Généralités
1. Obligation
Tous les employeurs tant du secteur public que du secteur privé, sont obligés de communiquer électroniquement les entrées et sorties de leur personnel à l'ONSS
Il s'agit de la déclaration immédiate de l'emploi appelée également DIMONA (déclaration immédiate - onmiddellijke aangifte). Elle vise à signaler immédiatement aux institutions de sécurité sociale le début et la fin d’une relation de travail entre le travailleur et l’employeur.
Les déclarations introduites par l’employeur et immédiatement contrôlées par l’ONSS alimentent une banque de données appelée "fichier du personnel". L'employeur peut le consulter dans un environnement sécurisé. Les critères de recherches sont nombreux : ils peuvent s'effectuer sur base de caractéristiques et de combinaisons de caractéristiques.
En cas de non respect de cette obligation de déclaration, des sanctions pénales sont prévues par l'article 181 du Code pénal social.
De plus, en cas d'omission de déclaration, l'employeur sera redevable à l'ONSS d'une cotisation de solidarité.
2. Concept et terminologie
"Relation employeur-travailleur": relation du couple " employeur- travailleur ". Cette relation comporte des données stables (numéro d'identication de l'employeur, NISS du travailleur, date de début de la relation et éventuellement de fin), qui seront maintenues même en cas de création, clôture, modification ou annulation d'une période. Cette relation commence avec le premier engagement du travailleur et se termine à la fin de sa dernière occupation. Dans le fichier du personnel, les relations " employeur-travailleur" constituent le premier niveau de consultation. Le deuxième niveau englobe l'ensemble des périodes Dimona;
"Période Dimona" : période créée à chaque déclaration IN, donc au début de chaque nouvelle occupation. Elle est clôturée par une date de sortie à la fin de chaque occupation. La relation employeur-travailleur, quant à elle, est maintenue jusqu'à la fin de la dernière occupation. Plusieurs périodes Dimona peuvent se succéder ou non au sein d'une même relation employeur-travailleur. C'est sur ce deuxième niveau que s'opèrent les éventuels changements générés par une déclaration OUT, une modification (UPDATE) ou une annulation (CANCEL).
Cette période Dimona est identifiée par un "numéro d'identification de la période". Il est attribué à chaque déclaration IN et constitue la clé unique d'identification d'une période pour introduire les déclarations OUT, de modification ou d'annulation.
"Numéro Dimona" : un numéro unique que l'ONSS attribe à chaque déclaration Dimona (IN, OUT, UPDATE, CANCEL,...). Pour une déclaration IN, celui-ci est le numéro d'identification de la période. En cas d'introduction des déclarations par transfert de fichiers, plusieurs numéros Dimona sont créés : un numéro par relation de travail qui est reprise dans le message structuré;
"Caractéristiques Dimona" : données obligatoires d'une déclaration Dimona. Elles sont au nombre de quatre : le n° de commission paritaire, le type de travailleur, la sous-entité (réservée à certains employeurs du secteur public) et l'utilisateur (pour les travailleurs intérimaires). Les cractéristiques sont toujours liées à une période. En cas de caractéristiques différentes, plusieurs périodes peuvent coexister;
"Confirmation de réception" : confirme pour les utilisateurs web que la déclaration a bien été reçue (apparaît immédiatement sur l'écran), ;
"Accusé de réception" : message électronique pour les expéditeurs batch qui indique si le fichier est utilisable pour l'ONSS. Cet "accusé de réception" contient le n° de ticket (= n° d’identification du fichier) et le statut du fichier : accepté ou refusé selon que le fichier est ou non lisible;
"Notification" : message électronique avec feedback sur le traitement de la déclaration. La notification est le résultat immédiat des contrôles de forme et de fond. Elle peut être de trois types: positive (Dimona acceptée), négative (Dimona refusée) ou provisoire (uniquement en cas de problème dans le cadre de l'identification du travailleur). La notification provisoire sera toujours suivie d'une notification positive ou négative.
Pour la déclaration des étudiants sous contrat d'étudiant (STU), la notification contiendra également un avertissement si l'étudiant est déclaré plus de 475 heures. Si la déclaration a été introduite via un canal sécurisé, le nombre exact de jours de dépassement sera communiqué.
Pour la déclaration journalière des travailleurs occasionnels dans l'horeca, la notification contiendra également un avertissement si le travailleur est déclaré plus de 50 jours et/ou pour le contingent employeur, si plus de 100 jours de travail occasionnel ont été déclarés.
Dès que vous avez reçu cette notification, vous disposez de cinq jours ouvrables pour contester l'exactitude des données y mentionnées. A l'expiration de ce délai, ces données seront considérées comme définitives. Pour toute contestation, vous devez vous adresser au Centre de Contact Eranova (tél: 02 511 51 51, email: contactcenter@eranova.fgov.be).
A noter que si l'employeur est affilié à un secrétariat social agréé ou à un secrétariat full service, il est possible qu'il ne reçoive aucune notification. Dans ce cas, les notifications sont transmises électroniquement au secrétariat social ou au secrétariat full service, même pour les déclarations que l'employeur a introduites personnellement. L'employeur a toutefois accès au fichier du personnel, dans lequel il peut consulter l'ensemble des données.
3. Canaux
La déclaration Dimona doit parvenir sous la forme d’un message électronique via l'un des canaux suivants :
Le choix de l’un ou l’autre canal n’a aucune incidence sur la déclaration. Vous pouvez donc choisir en toute liberté le canal que vous utiliserez.
Les éventuelles modifications de déclaration peuvent aussi s'effectuer par l'un de ces quatre canaux. Le canal par lequel la déclaration originale a été transmise ne joue aucun rôle.
Une déclaration Dimona ne peut pas être introduite par SMS.