Remboursements de frais

Sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur.

Un remboursement de frais n'est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies:

  • les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail;
  • les frais sont réels;
  • l'exactitude des dépenses peut être établie par l'employeur au moyen de pièces justificatives.

En cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses.

Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Le tableau des frais ci-après reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeu r estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

MONTANTS

CONDITIONS

TYPES DE FRAIS

Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture

0,3573 EUR/km

- le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui.

- les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ...

Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec

0,23 EUR/km

- pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur

Frais de route des travailleurs itinérants

absence de commodités

10,00 EUR/jour

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers.

Frais de route des travailleurs itinérants

repas

7,00 EUR/jour

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures).

- le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.

Frais de séjour en Belgique

35,00 EUR/nuit

- si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné.

- comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.

Voyages de service à l'étranger

maximum 30 jours calendrier:

plus de 30 jours calendrier successifs:

catégorie 1

catégorie 2

condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt belge et doit, comme dit auparavant, correspondre à une réalité de coûts.

Remarque : lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit:
- 15 % pour le petit-déjeuner
- 35 % pour le repas de midi
- 45 % pour le repas du soir
- 5 % pour les menues dépenses

Transports internationaux

indemnités de séjour

+indemnité RGPT

+ complément

le complément ne peut-être octroyé que lorsque le chauffeur est obligé de prendre son temps de repos journalier ou hebdomadaire à l'étranger et pour autant que:
- l'indemnité complémentaire couvre les frais supplémentaires et soit donc strictement liée aux temps de repos;
- le montant total de l'indemnité (séjour, RGPT + complément) n'excède pas les montants forfaitaires que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et coopération au développement accorde à ses fonctionnaires pour les missions officielles à l'étranger (catégorie 1-voir circulaire fiscale) Remarque : lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi des indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit:
- 15 % pour le petit-déjeuner
- 35 % pour le repas de midi
- 45 % pour le repas du soir
- 5 % pour les menues dépenses

Frais de bureau

travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile

124,45 EUR/mois

- couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, ... Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le for fait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.

Frais de bureau

travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)

10 %

- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile.

Frais de bureau

télétravailleurs

10 %

- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail.

Connexion internet (abonnement compris)

20 EUR/mois

L'ONSS accepte que ces montants soient remboursés pour autant que:
- le travailleur utilise son propre PC et/ou sa propre connexion à des fins professionnelles de façon régulière et substantielle (1 jour/semaine, quelques heures plusieurs fois/semaine, une semaine chaque mois,...);
- l'employeur n'intervienne pas d'une autre manière dans ces frais de PC et internet (en prenant une partie du prix d'achat du PC à sa charge, par exemple).
Remarques:
- en cas de dépassement du montant, la partie qui excède le montant de 20 EUR sera assujettie sauf si l'employeur peut justifier l'ensemble du montant;
- le(s) forfait(s) ne peu(ven)t être appliqué(s) pour l'utilisation du PC/internet personnel à titre occasionnel. Si l'employeur souhaite quand même indemniser son travailleur, il lui appartient d'apporter tous les éléments justifiant le montant remboursé.

PC

(périphériques et logiciels compris)

20 EUR/mois
Outils de travail

1,25 EUR/jour

- le travailleur doit utiliser son propre matériel.

Achat des vêtements de travail

1,67 EUR/jour

- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).

Entretien des vêtements de travail

1,67 EUR/jour

- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).

Vêtements du travailleur

entretien et usure

0,84 EUR/jour

- concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale.

Frais de voiture

garage

50,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.

Frais de voiture

parking

15,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.

Frais de voiture

car-wash

15,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.

Indemnités de mobilité

Dans les branches d'activité où le lieu de travail n'est pas fixe, il existe, dans certains cas, un régime forfaitaire de remboursement de frais de déplacement, dénommé le plus souvent indemnités de mobilité. Cet avantage est exclu de la notion de rémunération lorsque les conditions ci-dessous sont simultanément réunies:

  • le régime forfaitaire de remboursement et les indemnités qu'il détermine doivent être définis par des conventions collectives de travail conclues au sein d'un organe paritaire et rendues obligatoires par arrêté royal;
  • le montant de l'indemnité ne peut excéder la somme de 0,1316 EUR par kilomètre de distance entre le domicile et le lieu de travail, à calculer sur la distance aller et retour.

L'attention des employeurs est attirée sur le fait que tout dépassement, prévu par C.C.T. ou non, de la somme de 0,1316 EUR lors de certains déplacements entraînera l'assujettissement total de la prime accordée pour ces déplacements.