Frais

Remboursements de frais

Sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur.

Un remboursement de frais n'est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies:

  • les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail;
  • les frais sont réels;
  • l'exactitude des dépenses peut être établie par l'employeur au moyen de pièces justificatives.

En cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses.

Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Le tableau des frais ci-après reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeu r estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

MONTANTS

CONDITIONS

TYPES DE FRAIS

Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture

0,3707 EUR/km

- le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui.

- les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ...

Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec

0,25 EUR/km

- pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur

Frais de route des travailleurs itinérants

absence de commodités

10,00 EUR/jour

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives) et n'a pas accès aux commodités sanitaires et autres facilités telles que lavabos, réfectoires, toilettes qui sont présentes dans l'entreprise, dans l'une de ses succursales ou sur certains chantiers.

Frais de route des travailleurs itinérants

repas

7,00 EUR/jour

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives).

- le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur.

Frais de séjour en Belgique

35,00 EUR/nuit

- si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné.

- comprend repas du soir, logement et petit déjeuner.

Voyages de service à l'étranger

maximum 30 jours calendrier:

plus de 30 jours calendrier successifs:

catégorie 1

catégorie 2

condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt belge et doit, comme dit auparavant, correspondre à une réalité de coûts.

Remarque : lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit:
- 15 % pour le petit-déjeuner
- 35 % pour le repas de midi
- 45 % pour le repas du soir
- 5 % pour les menues dépenses

Transports internationaux

indemnités de séjour

+indemnité RGPT

+ complément

le complément ne peut-être octroyé que lorsque le chauffeur est obligé de prendre son temps de repos journalier ou hebdomadaire à l'étranger et pour autant que:
- l'indemnité complémentaire couvre les frais supplémentaires et soit donc strictement liée aux temps de repos;
- le montant total de l'indemnité (séjour, RGPT + complément) n'excède pas les montants forfaitaires que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et coopération au développement accorde à ses fonctionnaires pour les missions officielles à l'étranger (catégorie 1 - voir liste) Remarque : lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi des indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit:
- 15 % pour le petit-déjeuner
- 35 % pour le repas de midi
- 45 % pour le repas du soir
- 5 % pour les menues dépenses

Frais de bureau

travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile

134,71 EUR/mois (132,07 EUR pour la période du 1er octobre 2021 au 31 janvier 2022)

 

- voir 'Indemnité pour travail à la maison' ci-dessous.

 

 

mesure de crise COVID-19

Frais de bureau

 

 

 

 

mesure de crise COVID-19

ce montant est porté à maximum 144,31 EUR/mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 et cette augmentation est prolongée pour juillet, août et septembre 2021

 

Connexion internet (abonnement compris)

20 EUR/mois
PC

(périphériques et logiciels compris)

20 EUR/mois
Frais de bureau

travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)

10 %

- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile.

Frais de bureau

télétravailleurs

10 %

- 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail.

Outils de travail

1,25 EUR/jour

- le travailleur doit utiliser son propre matériel.

Achat des vêtements de travail

1,84 EUR/jour

- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).

Entretien des vêtements de travail

1,84 EUR/jour

- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...).

Vêtements du travailleur

entretien et usure

0,92 EUR/jour

- concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale.

Frais de voiture

garage

50,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage.

Frais de voiture

parking

15,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.

Frais de voiture

car-wash

15,00 EUR/mois

- si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.

- si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable.

Indemnité pour travail à la maison

En ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison, l'ONSS suit complètement les principes établis de commun accord figurant dans la circulaire publiée le 26 février 2021 par le SPF Finances (Circulaire 2021/C/20 ) et correspondant fortement à la manière dont l'ONSS appliquait ce remboursement de frais dans le passé.

Cela veut dire aussi que lorsqu'il y a un doute sur la question de savoir si quelque chose doit ou ne doit pas être considéré comme rémunération en cas de remboursement de frais dont on pense qu'ils sont à charge de l'employeur, on renvoie en première instance à cette circulaire.

En grande ligne, cette circulaire traite de :

  • remboursements de
    • frais de bureau
    • frais relatifs à du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique
    • frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés
    • frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé 
    • frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner propres sans ordinateur privé ( avec un nouveau forfait de 5,00 EUR/mois par appareil et un maximum de 10,00 EUR/mois pour tous les appareils ensemble )
  • l'avantage découlant de la mise à disposition par l'employeur de
    • mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.

Cela concerne

  • le travail à la maison,
    • donc le travail effectué dans des locaux privatifs du travailleur qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur
    • aux  journées de travail normales et aux heures normales de travail.

Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 134,71 EUR par mois aux travailleurs qui effectuent du travail à la maison de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail, aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein. Par structurel et de manière régulière on entend l'équivalent d'une journée de travail par semaine aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein. Cela peut être organisé sur une base mensuelle de différentes manières (sans proratisation):

  • 1 jour / semaine
  • 2 1/2 jours / semaine
  • 2 heures/jour dans une semaine de 5 jours
  • 1 semaine / mois.

Le montant de 134,71 EUR est un montant maximum. Un montant moins élevé peut donc aussi être octroyé, mais il n'est pas obligatoire de proratiser le montant en cas de prestations à temps partiel.

En plus de cela, une indemnité supplémentaire peut être accordée

  • de 20,00 EUR maximum /mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés ET
  • de 20,00 EUR maximum /mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques
    • OU de 10,00 EUR maximum /mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé (5,00 EUR/mois par élément pendant 3 ans maximum).

Cadres étrangers et chercheurs

Des modifications majeures sont apportées au régime fiscal des cadres étrangers et chercheurs avec effet au 1er janvier 2022. Cette nouvelle réglementation est reprise à l'art.13 et suivants de la loi-programme du 27 décembre 2021 (MB du 31/12/2021), et est insérée dans le Code des impôts sur les revenus.

Cette réglementation contient les conditions explicites auxquelles il y a lieu de satisfaire pour bénéficier de ce régime spécial d'imposition (voir ci-dessous), et prévoit que certains frais exonérés d'impôt peuvent être remboursés aux travailleurs à qui ce régime est applicable.

Une distinction est faite à cet égard entre des frais qui peuvent être remboursés sur base de pièces justificatives:

  • les frais de déménagement vers la Belgique;
  • les frais d'aménagement du logement;
  • les frais scolaires des enfants;

et des frais répétitifs qui peuvent être remboursés sur base forfaitaire:

  • les frais supplémentaires liés au logement en Belgique par rapport au pays d'origine;
  • les frais supplémentaires liés au coût de la vie en Belgique par rapport au pays d'origine;
  • les frais des voyages privés vers le pays d'origine.   

Le forfait peut s'élever à maximum 30% de la rémunération, et ne peut pas être supérieur à 90.000 EUR sur base annuelle.

L'ONSS accepte que les frais réels et forfaitaires qui sont remboursés suivant ce régime, soient également exonérés de cotisations sociales. L'article 19 de l'arrêté royal du 28 novembre 1969 devra être adapté à cette fin. Ce qui précède est donc sous réserve de l'approbation définitive et de la signature de l'arrêté royal modificatif.

Vu qu'il s'agit d'une indemnité de frais, sur laquelle aucune cotisation n'est due, le montant de celle-ci ne doit pas être mentionnée dans la DmfA.

A partir du premier trimestre, il est cependant obligatoire d'identifier les personnes auxquelles s'applique ce régime spécial d'imposition avec un code 'statut' spécifique 'FE' dans la DmfA.

Ce nouveau statut remplace l'ancien statut fiscal, mais comporte un certain nombre de différences importantes. Par exemple, la période maximale pendant laquelle une personne peut bénéficier de ce statut est limitée à 5 ans (qui peut être prolongée une fois jusqu'à 8 ans) et il existe des conditions plus strictes, comme le fait de ne pas avoir résidé dans un rayon de 150 kilomètres de la frontière pendant les 60 mois précédant l'entrée en service en Belgique et, pour les cadres, de disposer d'un salaire brut annuel d'au moins 75 000 EUR (sans tenir compte des coûts susmentionnés).

Pour toutes questions sur les conditions pour relever de ce statut, et sur les conditions exactes ainsi que le mode de calcul des diverses indemnités de frais, l'ONSS vous renvoie au SPF Finances. Ce système sera également repris dans une circulaire fiscale encore à publier.

Le nouveau régime contient également un régime transitoire pour les personnes qui fin 2021 relevaient du (précédent) régime spécial d'imposition. C'est la circulaire fiscale 2022/C/9  qui traite de ce régime transitoire et de l'abrogation de l'ancien régime.

Indemnités de mobilité

Dans les branches d'activité où le lieu de travail n'est pas fixe, il existe, dans certains cas, un régime forfaitaire de remboursement de frais de déplacement, dénommé le plus souvent indemnités de mobilité. Cet avantage est exclu de la notion de rémunération lorsque les conditions ci-dessous sont simultanément réunies:

  • le régime forfaitaire de remboursement et les indemnités qu'il détermine doivent être définis par des conventions collectives de travail conclues au sein d'un organe paritaire et rendues obligatoires par arrêté royal;
  • le montant de l'indemnité ne peut excéder la somme de 0,1579 EUR par kilomètre de distance entre le domicile et le lieu de travail, à calculer sur la distance aller et retour.

L'attention des employeurs est attirée sur le fait que tout dépassement, prévu par C.C.T. ou non, de la somme de 0,1579 EUR/km lors de certains déplacements entraînera l'assujettissement total de la prime accordée pour ces déplacements.