Codification des données relatives au temps de travail

Pour la déclaration, toutes les données relatives au temps de travail sont regroupées par code. Cela signifie que vous ne devez pas indiquer chaque composante du code individuellement, mais que vous devez réunir ces composantes et les déclarer sous le code prescrit. Rappelons une nouvelle fois qu'il est essentiel de scinder les prestations (tout comme les rémunérations qui s'y rapportent) par ligne d'occupation.

De la sorte, tous les secteurs de la sécurité sociale disposent de suffisamment de données pour remplir leur mission. Des données complémentaires ne doivent être envoyées au moyen de la déclaration d'un risque social que si un tel risque se produit au cours d'un trimestre. Par ailleurs, il est important de savoir qu'un jour ou une période déterminés ne sont déclarés qu'une fois. Vous ne pouvez donc jamais reprendre un jour déterminé sous plus d'un code.

Les codes sont répartis en "codes ordinaires " et "codes indicatifs". Pour les codes ordinaires, l'employeur est la source authentique: il est le seul à pouvoir indiquer de quel type de données relatives au temps de travail il s'agit. Les codes indicatifs correspondent à certaines situations pour lesquelles l'employeur est la source authentique pour le nombre de jours ou d'heures d'absence, mais généralement pas pour leur qualification. Ainsi, un employeur peut par exemple uniquement indiquer qu'il s'agit d'un jour où une situation de chômage temporaire s'est produite. Il ne sait toutefois pas toujours avec certitude si ce jour sera effectivement indemnisé. L'utilisation de codes indicatifs permet aux diverses institutions de sécurité sociale de retrouver ce jour déterminé dans la déclaration. Par ailleurs, ils sont aussi importants dans le cadre des réductions de cotisations.

Afin de ne pas trop compliquer la description des codes, il est toujours fait référence à la déclaration de jours.
Il va de soi que pour les travailleurs pour lesquels des jours et des heures doivent être déclarés (entre autres, les travailleurs à temps partiel) le nombre d'heures doit également être indiqué par code.

Certains codes prestation uniquement applicables au secteur public sont expliqués dans la description Capelo.

Codes ordinaires

CODE 1

• travail effectif normal (également le travail adapté avec perte de salaire);
• prestations supplémentaires sans repos compensatoire;
• repos compensatoire autre que le repos compensatoire entreprise de construction et repos compensatoire dans le cadre d'une réduction de la durée du travail (voir cependant le code 20 pour le repos compensatoire dans le système du salaire horaire majoré);
• incapacité de travail avec revenu garanti première semaine ou rémunération mensuelle garantie;
• période de préavis ou période couverte par une indemnité de rupture ou par une indemnité de reclassement;
• petits chômages;
• raison impérieuse avec maintien du salaire;
• absence couverte par une rémunération journalière garantie pour cause d'incapacité de travail;
• rémunération journalière garantie pour une raison autre que l'incapacité de travail;
• accident technique dans l'entreprise;
• fermeture de l'entreprise à titre de protection de l'environnement;
• jours fériés durant le contrat de travail, jours fériés après la fin du contrat de travail et jours de remplacement d'un jour férié;
• autre absence avec maintien de la rémunération normale et cotisations ONSS (telle que l'absence autorisée avec maintien du salaire, congé politique,...)
• vacances légales et complémentaires des employés.

Ce code reprend tous les jours pour lesquels une rémunération soumise aux co tisations ONSS est payée et qui ne doivent pas être déclarés séparément. Chaque jour pour lequel vous avez payé un salaire et que vous ne pouvez placer sous un autre code sera repris sous ce code.

On reprend également sous ce code la période de rupture du contrat de travail assortie du paiement d'une indemnité de rupture de la manière suivante:

• sur la première ligne d'occupation, les jours correspondant à la période d'occupation;
• sur la seconde ligne d'occupation, les jours correspondant à la partie de l'indemnité de rupture relative au trimestre de la rupture;
• sur une ligne d'occupation suivante, les jours correspondant à la partie de l'indemnité relative aux autres trimestres de l'année calendrier en cours;
• etc. pour chacune des années calendrier ultérieures.

L'indication de la période concernée par l'indemnité se fait donc toujours au moment de la déclaration de l'indemnité même (c'est-à-dire la date de début et de fin de chaque ligne d'occupation).

Les données concernant une période couverte par une indemnité de rupture payée mensuellement ou une période couverte par une indemnité de reclassement versée dans le cadre d'une restructuration doivent être reprises sur la déclaration des différents trimestres auxquels elles se rapportent. Donc, lorsque l'indemnité couvre plusieurs trimestres, il y a lieu, pour chaque trimestre complet, de reprendre comme date de début et date de fin de la ligne d'occupation, les dates de début et de fin de ce trimestre, de telle sorte que la date de début et la date de fin de la période couverte par l'indemnité apparaissent respectivement et exclusivement lors du premier et du dernier trimestre de la période couverte.

Comme cela a déjà été dit, un jour férié que l'employeur doit payer et qui tombe après la fin du contrat de travail, doit toujours être repris sur la déclaration du trimestre pendant lequel le contrat de travail prend fin même si ce jour férié se situe pendant le trimestre suivant.

En ce qui concerne les absences couvertes par un salaire garanti, il est important de noter qu'en cas de rechute après une reprise de travail, en cas de maladie non professionnelle ou d'accident autre qu'un accident de travail, un nouveau salaire garanti n'est dû qu'en cas de reprise du travail d'au moins 14 jours. Par contre, en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, en cas de rechute après reprise du travail, un nouveau salaire garanti est toujours dû.

Les jours de vacances légales qu'un employé n'a pas pu prendre suite à une incapacité de travail ne peuvent pas être repris sous ce code. Vous devez les reprendre sous le code indicatif de l'incapacité de travail.

 

 

CODE 101

• jours de navigation marins

En raison du régime de pension particulier des marins, l'employeur doit déclarer les jours de navigation sous ce code et pas sous le code 1. Les jours de standby, les jours de travail complémentaires et les jours pour lesquels une indemnité de préavis est due, restent déclarés sous le code prestation 1.

 

CODE 102

• jours de vacances pris marins

Parce que le régime de vacances des marins est organisé d'une manière très spécifique, les jours de vacances pris sont déclarés avec un code prestation particulier 102. Ceci concerne uniquement quelques déclarants.

 

CODE 2

• vacances légales des ouvriers

Vous reprenez ici les jours de vacances légales que l'ouvrier a pris au cours du trimestre. Il s'agit des jours couverts par un chèque de vacances.
Il faut également reprendre sous ce code les jours de vacances que l'ouvrier n'a pas pu prendre suite à une incapacité de travail.

 

CODE 3

• vacances complémentaires des ouvriers

On déclare sous ce code les jours où l'ouvrier a pris des vacances et qui ne sont pas déclarés sous les codes 2 ou 12. Il s'agit donc de jours payés par l'employeur, pour lesquels des cotisations de sécurité sociale sont dues.

 

CODE 4

• absence premier jour pour cause d'intempéries dans la construction

Il s'agit en l'occurrence de jours pour lesquels une rémunération incomplète est payée. Vous ne pouvez utiliser ce code que pour des jours où les activités ont déjà commencé.

 

CODE 5

• congé éducation payé

Il s'agit ici des jours pour lesquels l'employeur paye le salaire du travailleur et pour lesquels le travailleur bénéficie du régime du congé éducation payé. Dans les limites des dispositions légales, le salaire relatif à ces jours est remboursé par les entités régionalisées concernées. Depuis le 1^er avril 2015, le contact entre les employeurs et l'administration concernant les demandes de remboursement peut uniquement passer par ce canal. De plus amples informations et des adresses de contact figurent sur le site internet du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale.

Pour des formations débutant le 1^er septembre 2019, l'équivalent flamand entre en vigueur. Pour le congé formation flamand (Vlaams Opleidingsverlof : VOV) ce code devra également être utilisé en DmfA pour pouvoir obtenir une intervention.

A partir du 1^er trimestre 2020, le nombre d'heures d'absence pour suivre cette formation doit également être communiquée dans la zone 'Nombre d'heures congé formation flamand'.

 

CODE 10

• salaire garanti deuxième semaine;
• jours fériés et jours de remplacement pendant les périodes de chômage temporaire;
• fonction de juge en matière sociale

Les jours d'incapacité de travail complète temporaire par suite d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle donnant droit à une indemnisation ne sont pas inclus dans ce code, mais seront déclarés sous un code indicatif spécifique.

 

CODE 11

• incapacité de travail avec complément ou avance conformément à la C.C.T. 12bis/13bis

Il s'agit :

• des journées après la deuxième semaine de maladie ou d'accident de droit commun pour lesquelles l'employeur paie un supplément en sus de l'intervention de l'assurance maladie;
• des journées après la première semaine de maladie professionnelle ou d'accident de travail pour lesquelles l'employeur paie un supplément en sus de l'indemnité dans le cadre des accidents de travail ou de l'assurance maladie professionnelle.

Les 7 jours après les 7 premiers jours d'incapacité pour cause de maladie ou d'accident de droit commun ne sont pas repris sous ce code mais, comme déjà précisé, sous le code 10. Il s'agit en l'occurrence de journées de travail " incapacité de travail avec salaire garanti pour la deuxième semaine".

 

CODE 12

• vacances en vertu d'une C.C.T. rendue obligatoire;
• repos compensatoire construction

Ce code reprend exclusivement:

• les jours de vacances non payés par l'employeur, octroyés par CCT rendue obligatoire (=dans le secteur du textile, le secteur de l'agriculture dont l'activité principale consiste en la culture et la première transformation du lin et/ou du chanvre, le secteur diamantaire et la navigation intérieure);
• les jours de repos compensatoire accordés dans la construction dans le cadre de la réduction du temps de travail;
• les jours de repos compensatoire payés par le fonds de sécurité d'existence dans le commerce de combustibles et dans le secteur diamantaire.

Vous ne pouvez dès lors utiliser ce code que si vous êtes actif dans un de ces secteurs. Il ne s'agit que des jours que le travailleur a effectivement pris au cours du trimestre.

Vous trouverez les dates des jours de repos dans la construction dans les " Informations complémentaires" ci-dessous.

 

CODE 13

• promotion sociale

S'il s'agit d'une suspension du contrat de travail en raison de l'assistance à des cours de promotion sociale.

 

CODE 14

• jours de vacances supplémentaires en cas de début ou de reprise d'activité

 

Le code prestations 14 est utilisé pour les ouvriers et les employés. Pour ces jours, les employés reçoivent, de leur employeur, un pécule de vacances en cas de début ou de reprise d'activité. Les ouvriers reçoivent ce pécule de vacances de l'ONVA ou de leur caisse de vacances.

 

 

CODE 15

• flexi-jours de vacances

Etant donné le système spécifique de pécule de vacances, le code prestation ordinaire utilisé pour les vacances (2) n'est pas applicable pour les travailleurs flexi-job. Il n'y a pas non plus de pécule de sortie en cas de sortie (codes de rémunération 7 et 11). Les flexi-jours de vacances doivent donc être déclarés sous ce code prestations spécifique.

 

CODE 20

• repos compensatoire dans le cadre de la réduction de la durée du travail

Vous regroupez sous ce code les jours de repos compensatoire pris qui s'inscrivent dans un système de réduction du temps de travail par l'octroi de jours de compensation, lesquels ne sont pas payés au moment où ils sont effectivement pris, mais le sont indirectement par la technique de la rémunération horaire majorée. Cette technique implique que le salaire horaire déclaré couvre en réalité une période plus longue qu'une heure. Le travailleur se crée donc une période de récupération non rémunérée correspondant à la réduction de la durée du travail.

En résumé, on peut avoir recours à deux systèmes pour introduire une réduction du temps de travail par le biais de jours de récupération:

• soit le système dans lequel le jour de récupération est payé au moment où le travailleur prend sa récupération: les jours concernés doivent être déclarés sous le code prestations 1;
• soit le système dans lequel le jour de récupération n'est pas payé au moment où le travailleur prend sa récupération: les jours de récupération doivent alors être déclarés sous le code prestations 20; ce code doit donc être utilisé également lorsque la réduction du temps de travail est liée à une perte partielle ou totale de rémunération.

C'est pour le système de récupération dans le cadre d'une réduction du temps de travail où le jour de récupération n'est pas payé au moment où il est pris qu'il faut mentionner en outre le pourcentage de rémunération sur une base annuelle.

Attention: seuls les jours effectivement pris au cours du trimestre peuvent être déclarés sous ce code.

Le repos compensatoire qui est réellement payé au moment où le repos compensatoire est pris sera déclaré sous le code 1 (à l'exception du repos compensatoire de la construction, pour lequel un code distinct (code 12) est prévu).

 

CODE 21

• les jours de grève/lock-out

Vous reprenez sous ce code les jours de grève auxquels le travailleur a participé et les jours où le travailleur était absent du travail en raison d'un lock-out. S'il est question de chômage temporaire pour des jours complets en raison d'une grève à laquelle les travailleurs n'ont pas pris part, ces jours seront déclarés sous le code indicatif prévu pour le chômage temporaire.

 

CODE 22

• mission syndicale

Vous reprenez sous ce code les jours de mission syndicale pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunérations. Si toutefois vous avez payé une rémunération pour cette période, placez-la sous le code 1.

 

CODE 24

• congé pour raisons impérieuses sans maintien de la rémunération

Il s'agit en l'occurrence d'absences au travail résultant de la suspension de l'exécution du contrat de travail en application de l'article 30bis de la loi sur les contrats de travail du 3 juillet 1978, en raison d'un événement imprévu indépendant du travail. Cela comprend entre autres le congé pour soins.

Les employeurs des gardiens et des gardiennes d'enfants doivent utiliser ce code pour un maximum de 20 jours de vacances non rémunérés et pour les jours fériés légaux lorsqu'il n'y a pas accueil d'enfants.

 

CODE 25

• devoirs civiques sans maintien de rémunération
• mandat public

Dans ce cas aussi, il s'agit exclusivement des jours pour lesquels aucune rémunération n'est payée.

 

CODE 26

• devoirs de milice

S'il s'agit d'une suspension du contrat de travail en raison d'obligations de milice.

 

CODE 30

• congé sans solde;
• toutes les autres données relatives au temps de travail pour lesquelles l'employeur ne paie pas de rémunération ou d'indemnité, à l'exception de celles reprises sous un autre code.

Ce code est une catégorie résiduelle. Il regroupe tous les jours où votre personnel n'a pas travaillé et pour lesquels vous n'avez pas payé de rémunération et qui ne peuvent être pris en charge par la sécurité soc iale. Vous ne reprenez donc sous ce code que les jours qui ne peuvent être placés sous un autre code (ordinaire ou indicatif).

Vu les conséquences que l'utilisation de ce code peut avoir sur le droit à la sécurité sociale, il doit être utilisé avec discernement. En aucun cas, il ne doit être utilisé pour des travailleurs qui, dans les faits, passent d'une occupation à temps plein à une occupation à temps partiel. Dans ce dernier cas (même s'il s'agit d'une période relativement courte), il y a lieu de créer une nouvelle ligne d'occupation, et le travailleur doit être déclaré comme travailleur à temps partiel.

 

Code 80

• Heures supplémentaires non assujetties dans le secteur Horeca

Il s'agit ici de la déclaration de certaines heures supplémentaires dans le secteur Horeca sur lesquelles aucunes cotisations de sécurité sociale ne doivent être payées et qui sont exemptes d'impôts.

 

 

CODE 110

•   prestations parlementaires non-assujetties et prestations de mandataires locaux

Il s'agit ici de

• la déclaration des prestations dans le cadre d'un mandat en tant que membre du parlement ou du gouvernement fédéral / régional et de la période couverte par l'indemnité de sortie
• la déclaration des prestations des mandataires locaux protégés
• les prestations liées à l'indemnité de sortie des membres de la Députation permanente ou du collège provincial (mandataires locaux protégés et non protégés).

 

Codes indicatifs

Outre les codes "ordinaires" décrits ci-dessus, vous devez éventuellement aussi communiquer un certain nombre de données avec un code indicatif. A partir de ces codes indicatifs repris sur la déclaration, les différents secteurs de la sécurité sociale savent .qu'il s'agit de prestations pour lequelles ni l'employeur ni l'ONSS ne sont la source authentique pour la qualification finale mais qu'une autre institution externe contrôle et confirme les données en tant que source authentique. L'utilisation de ces codes évite des lacunes dans le trimestre de déclaration et est d'ailleurs nécessaire car ils permettent à l'ONSS de voir de quels jours/heures l'employeur a tenu compte pour calculer les réductions de cotisations.

Les données pourvues d'un code indicatif sont déclarées de la même manière que les autres données relatives au temps de travail (c.-à-d. aussi en heures ou en jours selon la qualité du travailleur). Les codes indicatifs suivants sont prévus:

Il s'agit toujours d'absences pour lesquelles l'employeur ne paie pas de salaire.

Ces codes indicatifs ne sont utilisés qu'en cas d'absences ne pouvant pas être communiquées à l'aide d'un code ordinaire ; chaque type de présence et d'absence ne peut être communiqué que par un seul code.

• Code 50: maladie (maladie ou accident de droit commun );
• Code 51: protection de la maternité (= mesure de protection de la maternité, repos de maternité ou congé de maternité converti en cas de décès ou d'hospitalisation de la mère) et pauses d'allaitement (CCT n° 80);
• Code 52: congé de paternité ou de naissance, congé d'adoption et congé parental d'accueil (seulement les jours à charge du secteur INAMI 'indemnités');
• Code 53: congé prophylactique;
• Code 60: accident du travail;
• Code 61: maladie professionnelle;
• Code 70: chômage temporaire autre que chômage économique et intempéries;
• Code 71: chômage économique;
• Code 72: chômage temporaire pour cause d'intempéries;
• Code 73: jours de vacances-jeunes, jours de vacances seniors;
• Code 74: prestations prévues mais non fournies par les gardiens et les gardiennes d'enfants pour des raisons indépendantes de leur volonté à la suite de l'absence des enfants;
• Code 75: soins d’accueil (à utiliser pour les jours d’absence du travail destinés aux soins d'accueil et pour lesquels une indemnité est versée par l’Onem);
• Code 76: jours de suspension pour les employés pour manque de travail.

 

 

Les jours d'interruption de la carrière professionnelle réglementés ne sont pas repris sous un code indicatif car cette donnée apparaît déjà à la ligne d'occupation.

Une règle qui prévalait dans l'ancienne déclaration ONSS disparaît: celle selon laquelle certaines absences ne devaient être déclarées que durant les douze premiers mois. Cela signifie qu'un travailleur doit être repris sous le code indicatif de l'incapacité de travail jusqu'à sa reprise du travail ou jusqu'à la rupture de son contrat de travail.