Déplacement domicile-lieu de travail, voiture de société et allocation de mobilité

Remboursement déplacement domicile-lieu de travail

Les sommes qui constituent le remboursement des frais de déplacement exposés par le travailleur pour se rendre de son domicile à son lieu de travail (aller et retour) sont exclues de la notion de rémunération. Néanmoins, l'ONSS estime que les cotisations de sécurité sociale sont dues sur ces montants lorsqu'ils sont évalués forfaitairement. Pour le calcul des cotisations, ces montants forfaitaires peuvent être diminués des frais réellement exposés par le travailleur dont le montant peut être prouvé.

Usage voiture de société

Par ailleurs, l'avantage relatif à l'utilisation d'un véhicule mis à la disposition du travailleur par l'employeur, que ce soit pour le déplacement du domicile au lieu de travail ou pour tout autre usage privé, est exclu de la notion de rémunération. Une cotisation forfaitaire de solidarité est cependant due sur cet avantage. Cette cotisation est fonction du taux de CO2 émis par le véhicule et du type de carburant utilisé par ce dernier.

Allocation de mobilité

A partir du 1er janvier 2018, certains travailleurs qui utilisent une voiture de société peuvent l'échanger contre une allocation de mobilité. Pour les cotisations, on applique le même système que celui qui vaut pour les voitures de société: l'allocation de mobilité même est exonérée, mais l'employeur est redevable d'une cotisation de solidarité. Celle-ci est aussi élevée que la cotisation de solidarité dont l'employeur était redevable pour les voitures de société échangées et est calculée de la même manière tant que l'allocation de mobilité est octroyée.

 

Quand les voitures de société peuvent-elles être échangées?

Employeur

  • L'employeur doit avoir mis à disposition une ou plusieurs voitures de société durant une période ininterrompue d'au moins 36 mois; une exception est faite pour les employeurs qui débutent (sauf s'ils poursuivent les activités d'une personne physique ou d'une autre personne morale). Ces nouveaux employeurs peuvent également instaurer le budget mobilité s'ils mettent une voiture de société à disposition d'un ou de plusieurs travailleurs.
  • Il doit prévoir le système d'échange dans l'entreprise, le faire connaître et en communiquer les conditions éventuelles.

 

Travailleur

  • Le travailleur doit déjà disposer d'une voiture de société depuis une certaine période:
    • au moins 3 mois de manière ininterrompue au moment de sa demande d'échange ou y être éligible
    • et au moins 12 mois au cours des 36 mois qui précèdent la demande ou y avoir été éligible.
    • Ceci n'est pas valable au cas où l'entreprise n'existe pas encore depuis 36 mois (sauf en cas de poursuite des activités d'une personne physique ou d'une autre personne morale).
    • Ceci n'est pas non plus valable en cas de promotion ou de changement de fonction qui a eu lieu avant le 1er mars 2019.
  • Le travailleur qui dispose de plusieurs voitures de société ne peut recevoir l'allocation de mobilité qu'en échange d'une seule voiture de société. L'échange des autres voitures ne peut donner droit à une allocation de mobilité supplémentaire.
  • Le travailleur qui dispose de plusieurs voitures de société ne peut recevoir l'allocation qu'en échange d'une voiture de société et disposer encore d'une autre, seulement s'il satisfait à toutes les 'conditions de disposition' pour toutes les voitures de société. Si une des voitures de société ne satisfait pas aux délais minimum exigés, toutes les voitures de société doivent alors être échangées contre une allocation de mobilité.

 

Voiture de société

  • Seules les voitures de société pour lesquelles la cotisation de solidarité est (ou serait) due  et pour lesquelles un avantage de toute nature est calculé (ou devrait être calculé), entrent en considération (donc lorsqu'il y a ou aurait un usage privé).


Allocation de mobilité

  • L'employeur décide lui-même d'introduire ou non l'allocation de mobilité. Il n'est pas obligé de rendre cela faisable pour tous les travailleurs. Il peut, par exemple, faire une distinction entre différentes catégories de travailleurs objectives ou déclarer à quelles conditions il y a lieu de satisfaire.
  • Seuls les travailleurs qui ont une voiture de société ou qui y sont éligibles sur base de leur catégorie de fonction peuvent décider de l'échanger contre une allocation de mobilité. Ils n'y sont pas obligés. Il s'agit d'un choix.
  • Si, la voiture de société, avait été octroyée en remplacement ou en conversion de la rémunération (ou d’un autre avantage, soumis ou non aux cotisations), le système de l'allocation de mobilité prévu légalement, ne peut être appliqué.
  • L'allocation de mobilité ne peut pas non plus être octroyée en remplacement en tout ou partie ou conversion de rémunération, primes, avantages en nature ou tout autre avantage ou complément (soumis ou non aux cotisations).
  • Le système peut s'appliquer si le travailleur ne faisait pas usage de son droit à la voiture de société et recevait à la place un avantage ou une allocation compensatoire.
  • L'allocation de mobilité peut toutefois être introduite en remplacement du budget mobilité.
  • L'octroi ou la disposition d'un budget mobilité met fin à l'allocation de mobilité le 1er jour du mois en cours.
  • Le droit à une allocation de mobilité expire le 1er jour du mois en cours en cas de changement de fonction pour laquelle aucune voiture de société n'est prévue dans le système salarial de l'employeur.
  • En cas de changement de fonction ou de promotion, l'allocation de mobilité peut également augmenter ou diminuer.

 

 

Impact

  • L'allocation de mobilité même est censée couvrir l'indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail. Toutes les indemnités de déplacement (domicile-lieu de travail et déplacements privés) que l'employeur octroie en plus, sont de la rémunération.
  • Seule exception: les indemnités de déplacement exonérées que l'employeur octroyait déjà également, en plus de la voiture de société, dans le cadre du déplacement domicile-lieu de travail dans les trois mois précédant la demande d'allocation de mobilité. Cela ne concerne que les montants qui se situent dans le même ordre de grandeur.

 

Calcul de l'allocation de mobilité

  • L'allocation correspond à la valeur de l'avantage d'utilisation de la voiture de société sur base annuelle:
    • 20% de 6/7e de la valeur catalogue de la voiture de société restituée, ou
    • 24% si l'employeur payait les (une partie des) frais de carburant pour l'usage privé de la voiture (via une carte d'essence ou le remboursement des frais de carburant).
  • Il s'agit de l'interprétation fiscale de la valeur catalogue:
    • Le prix catalogue du véhicule à l'état neuf lors d'une vente à un particulier, options et taxe sur la valeur ajoutée réellement payée comprises, sans tenir compte des réductions, diminutions, rabais ou ristournes.
    • L'intervention éventuelle que le travailleur payait pour l'utilisation privée au cours du mois qui précède la restitution de la voiture de société est extrapolée à un montant annuel et portée en déduction.
  • Il appartient à l'employeur de fixer le montant de l'allocation de mobilité à laquelle le travailleur a droit.
  • Il s'agit d'un montant fixe calculé au moment de la conversion. On procède seulement à une indexation de la valeur catalogue au 1er janvier de chaque année civile.
  • Le travailleur peut bénéficier de cet avantage jusqu'à ce qu'il fasse à nouveau usage d'une voiture de société pour les déplacements domicile-lieu de travail ou les déplacements privés ou jusqu'à ce qu'il exerce une fonction pour laquelle aucune voiture de société n'est prévue.

Formalités, cotisation et déclaration ONSS