Déplacement domicile-lieu de travail, voiture de société et allocation de mobilité

Remboursement déplacement domicile-lieu de travail

Les sommes qui constituent le remboursement des frais de déplacement exposés par le travailleur pour se rendre de son domicile à son lieu de travail (aller et retour) sont exclues de la notion de rémunération. Néanmoins, l'ONSS estime que les cotisations de sécurité sociale sont dues sur ces montants lorsqu'ils sont évalués forfaitairement. Pour le calcul des cotisations, ces montants forfaitaires peuvent être diminués des frais réellement exposés par le travailleur dont le montant peut être prouvé.

Usage voiture de société

Par ailleurs, l'avantage relatif à l'utilisation d'un véhicule mis à la disposition du travailleur par l'employeur, que ce soit pour le déplacement du domicile au lieu de travail ou pour tout autre usage privé, est exclu de la notion de rémunération. Une cotisation forfaitaire de solidarité est cependant due sur cet avantage. Cette cotisation est fonction du taux de CO2 émis par le véhicule et du type de carburant utilisé par ce dernier.

Allocation de mobilité

A partir du 1er janvier 2018, certains travailleurs qui utilisent une voiture de société peuvent l'échanger contre une allocation de mobilité. Pour les cotisations, on applique le même système que celui qui vaut pour les voitures de société: l'allocation de mobilité même est exonérée, mais l'employeur est redevable d'une cotisation de solidarité. Celle-ci est aussi élevée que la cotisation de solidarité dont l'employeur était redevable pour les voitures de société échangées et est calculée de la même manière tant que l'allocation de mobilité est octroyée.

Quand les voitures de société peuvent-elles être échangées?

Employeur

  • L'employeur doit avoir mis à disposition une ou plusieurs voitures de société durant une période ininterrompue d'au moins 36 mois; une exception est faite pour les employeurs qui débutent.
  • Il doit prévoir le système d'échange dans l'entreprise, le faire connaître et en communiquer les conditions éventuelles.

 

Voiture de société

  • Seules les voitures de société pour lesquelles la cotisation de solidarité est due et pour lesquelles un avantage de toute nature est calculé, entrent en considération.
  • Les voitures de société qui ont été octroyées en échange d'une diminution de la rémunération brute ('salary sacrifice') ou en remplacement, total ou partiel, d'une prime ou d'un autre avantage, ne peuvent jamais être échangées contre l'allocation de mobilité, même si sur l'avantage converti aucune cotisation n'était due.

 

Travailleur

  • Le travailleur doit déjà disposer d'une voiture de société depuis une certaine période:
    • au moins 3 mois de manière ininterrompue au moment de sa demande d'échange
    • et au moins 12 mois au cours des 36 mois qui précèdent la demande.
  • Des dispositions spécifiques valent pour les travailleurs qui entrent en service et qui bénéficiaient déjà de l'allocation de mobilité ou ont disposé d'une voiture de société auprès de leur employeur précédent.
  • Le travailleur qui dispose de plusieurs voitures de société ne peut recevoir l'allocation qu'en échange d'une seule voiture de société et seulement s'il satisfait à toutes les 'conditions de disposition' pour toutes les voitures de société.

 

Formalités

  • Demande et réponse s'effectuent par écrit et une décision positive fait partie du contrat de travail.
  • La cotisation de solidarité est déclarée au niveau de la personne physique et l'avantage fiscal correspondant sous le code rémunération 10.

 

Changement d'employeur

L'employeur remet au travailleur au plus tard à la fin de son contrat de travail un document reprenant les informations utiles en vue de demander une allocation de mobilité à son nouvel employeur ou de poursuivre l'obtention de l'allocation de mobilité déterminée sur base de la voiture de société qui était mise à disposition par son employeur précédent.

Données qui doivent être reprises dans le document à propos de la voiture de société sur lesquelles l'allocation de mobilité est ou sera basée:

  • la période durant laquelle la voiture de société a été mise à disposition
  • la valeur catalogue conforme aux dispositions fiscales
  • l'émission CO2
  • le type de carburant
  • le cas échéant, la prise en charge partielle ou totale, par l'employeur, des frais de carburant liés à l'usage privé de la voiture de société
  • le cas échéant, l'intervention personnelle du travailleur pour la mise à disposition de la voiture de société au cours du dernier mois précédant la remise de celle-ci
  • le cas échéant, le fait que la mise à disposition de la voiture de société est liée à un remplacement ou à une conversion, total ou partiel, de rémunérations, primes, avantages en nature ou tout autre avantage ou complément de ceux-ci, pris en considération ou non pour la sécurité sociale
  • le cas échéant, le montant et le calcul de l'allocation de mobilité à la date de la fin du contrat de travail
  • le cas échéant, la date de l'échange contre une allocation de mobilité.

 

Impact

  • L'allocation de mobilité même est censée couvrir l'indemnité pour les déplacements domicile-lieu de travail. Toutes les indemnités de déplacement (domicile-lieu de travail et déplacements privés) que l'employeur octroie en plus, sont de la rémunération.
  • Seule exception: les indemnités de déplacement exonérées que l'employeur octroyait déjà également, en plus de la voiture de société, dans le cadre du déplacement domicile-lieu de travail dans les trois mois précédant la demande d'allocation de mobilité. Cela ne concerne que les montants qui se situent dans le même ordre de grandeur.

 

Calcul du montant

  • L'allocation correspond à la valeur de l'avantage d'utilisation de la voiture de société sur base annuelle:
    • 20% de 6/7e de la valeur catalogue de la voiture de société restituée, ou
    • 24% si l'employeur payait les (une partie des) frais de carburant pour l'usage privé de la voiture (via une carte d'essence ou le remboursement des frais de carburant).
  • Il s'agit de l'interprétation fiscale de la valeur catalogue:
    • Le prix catalogue du véhicule à l'état neuf lors d'une vente à un particulier, options et taxe sur la valeur ajoutée réellement payée comprises, sans tenir compte des réductions, diminutions, rabais ou ristournes.
    • L'intervention éventuelle que le travailleur payait pour l'utilisation privée au cours du mois qui précède la restitution de la voiture de société est extrapolée à un montant annuel et portée en déduction.
  • Il appartient à l'employeur de fixer le montant de l'allocation de mobilité à laquelle le travailleur a droit.
  • Il s'agit d'un montant fixe calculé au moment de la conversion. On procède seulement à une indexation de la valeur catalogue au 1er janvier de chaque année civile.
  • Le travailleur peut bénéficier de cet avantage jusqu'à ce qu'il fasse à nouveau usage d'une voiture de société pour les déplacements domicile-lieu de travail ou les déplacements privés ou jusqu'à ce qu'il exerce une fonction pour laquelle aucune voiture de société n'est prévue.