Projet-pilote Flexi-jobs

Depuis le 1^er janvier 2024, l'exonération fiscale dont bénéficient les flexi-travailleurs non pensionnés est limitée à un plafond de revenus de 12.000,00 EUR par an. Sur mycareer.be, les flexi-travailleurs pourront consulter leurs revenus issus de leurs flexi-jobs pour vérifier s'ils dépassent ou non ce plafond. 

En 2024, ce compteur sera basé sur les données de la DmfA. Toutefois, la déclaration trimestrielle DmfA n'étant introduite qu'après la clôture du trimestre concerné, elle accuse un retard relativement important par rapport aux faits. Par exemple, un flexi-salaire versé en janvier n'est déclaré en DmfA qu'en avril. 

Afin d'adapter plus rapidement le compteur à la réalité, celui-ci sera mis à jour à partir du 1^er janvier 2025 via une transmission de flexi-données digitale obligatoire sur une nouvelle déclaration: la déclaration flexi-salaire. Celle-ci contiendra des informations (limitées) sur les fiches de paie des flexi-travailleurs.

Cette nouvelle transmission de flexi-données constitue un projet pilote s'inscrivant dans le cadre plus vaste du projet eGov 3.0. C'est ce projet pilote qui provisoirement fait l'objet exclusif de ce mode de déclaration.

Les flexi-travailleurs doivent toujours être déclarés en Dimona et en DmfA. L'évolution future de la DmfA sera examinée au cours du développement du projet 'eGov 3.0'.

Modalités pratiques

Flexi at work concerne les fiches de paie des flexi-travailleurs pensionnés et des flexi-travailleurs non pensionnés, plus précisément les fiches de paie émises en 2025 et les éventuelles fiches de paie avec des régularisations relatives aux années précédentes et qui appartiennent à l'année fiscale 2025.

En principe, la transmission de données devra être envoyée au plus tard 5 jours après la création de chaque fiche de paie. Si plusieurs fiches de paie sont générées au cours d'un même mois, les données de ces fiches de paie peuvent être envoyées à la fin du mois. Dans la phase pilote, une transmission des données distincte devra être effectuée pour chaque fiche de paie. Elles devront être déclarées au plus tard 5 jours après la création de la dernière fiche de paie se rapportant au mois concerné.

• Prenons l'exemple d'un intérimaire pour lequel une fiche de paie est établie chaque semaine. En février, une fiche de paie est créée les 7,14, 21 et 28 février 2025. Les données des quatre fiches de paie pour le mois de février pourront être envoyées au plus tard le 5 mars 2025.

Les données pourront être envoyées via

• un canal batch ou 
• une application web sur le portail de la sécurité sociale.

Le canal batch est plutôt destiné aux gros expéditeurs tels que les secrétariats sociaux, les prestataires de services et les grands employeurs. L'application web est plutôt destinée aux petits employeurs. 

Il existe trois types de transmissions de données:

• une transmissions de données originale avec laquelle les données d'une fiche de paie sont transmises pour la première fois à l'ONSS;
• une transmissions de données de modification qui adapte une transmissions de données introduite précédemment;
• une transmissions de données d'annulation qui supprime une transmissions de données introduite précédemment.

Les modifications s'effectuent selon le principe 'annule et remplace'. En d'autres termes, si une situation change, c'est toute la nouvelle situation (y compris les éventuels éléments inchangés) qui doit être déclarée et pas uniquement la différence entre l'ancienne situation et la nouvelle situation. 

Un employeur peut désigner un mandataire pour introduire la transmission de flexi-données. Un nouveau groupe 'Flexi at work' sera créé dans Mahis. Un employeur pourra nommer plusieurs mandataires pour le groupe 'Flexi at work'. Le mandataire DmfA aura automatiquement le mandat 'Flexi at work'.

Terminologie et confection de la transmission de données

La transmission de données comporte différents blocs de données avec un certain nombre de zones par bloc. Lors de la future réalisation de la 'couche centrale de données' dans le cadre du projet eGov 3.0, les blocs contiendront des données supplémentaires et de nouveaux blocs y seront ajoutés.

Le 'Débiteur'

Tant les employeurs que les tiers payant sont des 'débiteurs'.

Un employeur est toujours identifié par son 'numéro d'entreprise' (aussi appelé numéro BCE) ou par son numéro ONSS.  Cependant, les employeurs avec un numéro ONSS provisoire ne pourront pas effectuer de transmission de flexi-données. Dès qu'ils sont définitivement inscrits dans le répertoire des employeurs ONSS, ils doivent déclarer les éventuelles fiches de paie établies avant leur inscription définitive au moyen de leur numéro d'entreprise.

Tout tiers payant (un fonds de sécurité d'existence p. ex.) est toujours identifié à l'aide de son 'numéro ONSS'. Il n'est pas possible de déclarer un numéro d'entreprise pour un tiers payant (cela est réservé à la déclaration de son propre personnel par le tiers payant). Dans la phase pilote, le nombre de tiers payant sera très limité.

Le 'Bénéficiaire'

Ce bloc de données contient le 'numéro d’identification à la sécurité sociale' (NISS) du flexi-travailleur. Ce NISS est soit le numéro de registre national, soit un numéro BIS pour les personnes qui ne sont pas enregistrées dans le registre national.

La 'Relation'

Ce bloc de données comporte l'élément 'type de relation' auquel les données se rapportent. 

Dans la phase pilote, cette zone contient toujours la valeur '1' (contrat de travail). Lors de la réalisation ultérieure de la 'couche centrale de données', d'autres valeurs permettront d'indiquer d'autres types de relation dans cette zone. 

Ce bloc permet à l'expéditeur de scinder les données d'une manière qui correspond le mieux à son propre fonctionnement.

• Par exemple, un travailleur a deux contrats-cadre de travail avec le même employeur. Pour chaque contrat-cadre un bloc 'Relation' distinct peut être créé (ainsi que des blocs sous-jacents).

Le 'Calcul'

Ce bloc de données contient les informations suivantes:

• la 'date de début de période de calcul' 
• la 'date de fin de période de calcul'
• la 'date de calcul'.

Ces données se rapportent à une fiche de paie. Chaque bloc 'calcul' correspond à une fiche de paie.

Les champs 'date de début de période de calcul' et 'date de fin de période de calcul' délimitent la période à laquelle se rapporte la fiche de paie.

Le champ 'date de calcul' correspond à la date à laquelle les données en question ont été calculées. Dans la pratique, cela coïncide avec la date à laquelle la fiche de paie a été générée.

Les 'Caractéristiques' 

Ce bloc de données contient les informations suivantes:

• la 'date de début de période de validité'
• la 'date de fin de période de validité'
• la 'catégorie employeur' 
• le 'code travailleur'

Les champs 'date de début de période de validité' et 'date de fin de période de validité' délimitent la période à laquelle se rapportent la catégorie employeur et le code travailleur. Cette période se situe toujours dans la période délimitée par les champs 'date de début de période de calcul' et 'date de fin de période de calcul' repris dans le bloc 'calcul'. 

• la 'date de début de période de calcul'
  - la 'date de début de période de validité'
         > la 'catégorie employeur' 
         > le 'code travailleur'
  - la 'date de fin de période de validité'
• la 'date de fin de période de calcul'

La catégorie employeur et le code travailleur sont des concepts issus de la déclaration DmfA trimestrielle. 

• La catégorie employeur est attribuée par l'ONSS. Elle permet de différencier les employeurs selon leurs obligations en fonction des particularités propres à l'activité exercée. 
• Le code travailleur indique le type de travailleur. 
  • Dans la phase pilote, seuls deux codes sont autorisés: 050 pour les flexi-ouvriers et 450 pour les flexi-employés.

L' 'Élément financier'

Ce bloc de données contient les informations suivantes:

• le 'type d'élément financier'
• le 'code de l'élément financier'
• le 'montant'
• la 'fréquence en mois de paiement de la prime'

'Le champ 'type élément financier' identifie le type d'élément déclaré. 

• Dans cette première phase, seules les rémunérations et la valeur '1' (rémunération) peuvent être déclarées. .
• Dans une phase ultérieure du projet, d'autres valeurs permettront d'indiquer d'autres éléments financiers dans cette zone (des retenues p. ex.).

Le champ 'code élément financier' identifie la rémunération. 

• Dans cette première phase, seules deux valeurs peuvent être déclarées:
  • 0001001000 pour le flexi-salaire
    • dans le cas des flexi-travailleurs, le code 0001001000 correspond au code rémunération DmfA 22 (flexi-salaire)
  • 0002001000 pour les primes
    • dans le cas des flexi-travailleurs, le code 0002001000 correspond au code rémunération DmfA 23 (prime pour flexi-travailleur).
• Une nouvelle annexe structurée avec ces codes sera créée.

Le champ 'montant' contient le montant de l'élément financier. Pour les rémunérations, il s'agit toujours de montants bruts.

• Lorsqu'un travailleur perçoit différentes indemnités relevant du même 'code élément financier', leurs montants sont additionnés (voir cependant ci-dessous une exception lorsque les primes ont une périodicité différente).

Le champ 'fréquence en mois de paiement de la prime'

• Dans la phase pilote, le champ 'fréquence en mois de paiement de la prime' ne doit être mentionné que pour les rémunérations déclarées sous le code 0002001000. Il peut donc être nécessaire de scinder ces rémunérations si leurs fréquences de paiement diffèrent. La périodicité est exprimée par un chiffre qui correspond à la fréquence de paiement mensuelle:
  • La prime est versée mensuellement = '1'
  • La prime est versée semestriellement = '6' 
  • La prime est versée annuellement = '12' 
  • S'il s'agit de primes uniques ou de primes à périodicité irrégulière, il y a lieu d'indiquer '0'.
  • Si la fréquence de paiement est inférieure à un mois, il convient d'indiquer la valeur '1'.

• L'on tient compte ici du paiement effectif de l'avantage. Ainsi, une prime de fin d'année versée en 12 paiements mensuels doit être déclarée avec la fréquence '1', alors qu'une prime versée en une fois à la fin de l'année doit être déclarée avec la fréquence '12'.

Déclaration via batch

Pour la transmission de données via batch, deux autres blocs de données s'y ajoutent :

• le 'Formulaire' avec 5 zones de données pour caractériser le formulaire
• la 'Référence' avec 3 zones de données prévues pour les références nécessaires.

De plus amples informations sont reprises dans Techlib.

Exemples

 

De plus amples informations sont reprises dans Techlib.