Terugbetaling van kosten

Uit het loonbegrip zijn uitgesloten de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Een kostenvergoeding wordt enkel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:

  • de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
  • de kosten zijn reëel;
  • de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.

In geval van betwisting komt het aan de werkgever toe om de realiteit van de kosten en de juistheid van de uitgaven aan te tonen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost beoogd door dat forfait plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de kosten van de werknemers dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

TYPE KOSTEN

BEDRAGEN

VOORWAARDEN

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto

0,3707 EUR/km

- het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden.

- de forfaits zijn "all-in": onderhoud, verzekering, brandstof,...

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec

0,24 EUR/km

- voor beroepsverplaatsingen mag de vergoeding alleen toegekend worden als de fiets of de speed pedelec eigendom is van de werknemer

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten

10,00 EUR/dag

- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten zoals wasplaatsen, refters, toiletten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd

7,00 EUR/dag

- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend).

- het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.

Verblijfskosten in België

35,00 EUR/nacht

- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is.

- dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Dienstreizen naar het buitenland

maximum 30 kalenderdagen:

meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen:

categorie 1

categorie 2

voorwaarde: het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt, moet aan Belgische belastingen onderworpen zijn en moet, zoals eerder gezegd, overeenkomen met een kostenrealiteit.

Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijden of kleine uitgaven ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden:
- 15 % voor het ontbijt
- 35 % voor het middagmaal
- 45 % voor het avondmaal
- 5 % voor de kleine uitgaven

Internationaal transport

verblijfsvergoedingen

+ ARAB vergoeding

+ aanvullende vergoeding

de aanvullende vergoeding mag slechts toegekend worden als de chauffeur verplicht is om zijn dagelijkse of zijn wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen en op voorwaarde dat:
- de aanvullende vergoeding extra kosten dekt en dus strikt verbonden is aan de rusttijd;
- het totale bedrag van de vergoeding (verblijfs-, ARAB + aanvulling) niet de forfaitaire bedragen overschrijdt die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toekent aan zijn ambtenaren voor officiële opdrachten naar het buitenland (categorie 1- zie lijst).
Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijden of kleine uitgaven ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden:
- 15 % voor het ontbijt
- 35 % voor het middagmaal
- 45 % voor het avondmaal
- 5 % voor de kleine uitgaven

Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen

129,48 EUR/maand

- zie 'Vergoeding voor thuiswerk'

 

crisismaatregel COVID-19

Bureaukosten:

 

 

 

 

crisismaatregel COVID-19

dit bedrag wordt verhoogd tot maximum 144,31 EUR/maand voor de maanden april, mei en juni 2021 en deze verhoging wordt verlengd voor juli, augustus en september 2021

 

Internetverbinding

(inclusief abonnement)

20 EUR/maand  
Aankoop PC

(inclusief randapparatuur en software)

20 EUR/maand  

Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)

10 %

- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties.

Bureaukosten: telewerkers

10 %

- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.

Arbeidsgereedschap

1,25 EUR/dag

- de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken.

Aankoop van werkkledij

1,74 EUR/dag

- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).

Onderhoud van werkkledij

1,74 EUR/dag

- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).

Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer

0,84 EUR/dag

- betreft kledij (jeans, t-shirts,...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.

Kosten verbonden aan de auto:

garage

50,00 EUR/maand

- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.

- als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet.

Kosten verbonden aan de auto:

parking

15,00 EUR/maand

- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.

- als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen.

Kosten verbonden aan de auto:

car-wash

15,00 EUR/maand

- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.

- als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist.

 

Vergoeding voor thuiswerk

Wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk, volgt de RSZ volledig de in overleg tot stand gekomen principes opgenomen in de circulaire zoals gepubliceerd op 26 februari 2021 door de FOD Financiën (Circulaire 2021/C/20 ). De in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste.

Dat wil ook zeggen dat als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, in eerste instantie verwezen wordt naar deze circulaire.

In grote lijnen gaat deze circulaire over:

  • terugbetalingen
    • kantoorkosten
    • kosten kantoormeubilair / informaticamateriaal
    • kosten professioneel gebruik internetaansluiting en -abonnement
    • kosten professioneel gebruik privécomputer
    • kosten professioneel gebruik van eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (met een nieuw forfait van 5,00 EUR/maand per toestel en een maximum van 10,00 EUR/maand  voor alle toestellen samen)
  • voordeel voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van
    • kantoormeubilair / informaticamateriaal.

Het gaat om

  • thuiswerk,
    • dus over werk uitgevoerd in de private lokalen van de werknemer dat ook op de werkvloer van de werkgever kan worden uitgevoerd
    • op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 EUR per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):

  • 1 kalenderdag / week
  • 2 1/2de werkdagen : week
  • 2 uur/dag in 5-dagenweek
  • 1 week / maand.

Het bedrag van 129,48 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.

Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden

  • van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
  • van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur
    • OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

 

 

Mobiliteitspremies

In bedrijfstakken waar de werkplaats niet vast is bepaald, bestaat er soms een forfaitair systeem van terugbetaling van verplaatsingskosten, meestal mobiliteitspremies genoemd. Dit voordeel is uitgesloten uit het loonbegrip, indien volgende voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn:

  • de forfaitaire regeling van terugbetaling en de vergoedingen die zij vast stelt moeten worden omschreven bij collectieve arbeidsovereenkomsten gesloten in een paritair orgaan en algemeen verbindend verklaard bij koninklijk besluit;
  • het bedrag van de vergoeding mag de som van 0,1579 EUR per kilometer afstand tussen de woonplaats en de werkplaats, te berekenen op de afstand heen en terug, niet overschrijden.

Elke vergoeding, al dan niet bepaald bij cao, die voor een bepaalde verplaatsing het bedrag van 0,1579 EUR overschrijdt, wordt integraal als loon beschouwd.