Les différentes déclarations Dimona

1. Dimona IN

Une Dimona IN crée une période et doit être établie au plus tard au moment où le travailleur débute effectivement ses prestations.

La date de début à renseigner est celle à laquelle le lien contractuel ou juridique avec le travailleur commence. Le moment où la déclaration est établie et la date de début à communiquer ne correspondent pas nécessairement.

Exemple:

un contrat (le lien contractuel) de travail prend cours le 1er mai. Si le travailleur commence effectivement ses prestations le 5 mai, la Dimona IN sera introduite au plus tard à cette date mais l'employeur indique comme date de début le 1er mai. La Dimona IN peut toutefois être introduite plus tôt, par exemple dans le courant du mois d'avril.

Si l'employeur communique la date de fin dans la Dimona IN, il ne doit pas par la suite effectuer une Dimona OUT séparée pour cette période. Si toutefois il s'avère par la suite que la date de fin qui a été communiquée n'est pas correcte, une procédure particulière séparée doit être suivie.

Pour un travailleur ordinaire sous contrat à durée déterminée, la date de fin peut être indiquée en même temps que la date de début. Si à l'expiration de ce contrat le travailleur reste en service sous un nouveau contrat, il n'est pas besoin d'effectuer une nouvelle déclaration si la déclaration initiale n'indiquait aucune date de fin. Si la déclaration initiale comportait bien une date de fin, celle-ci peut être supprimée par une modification.

Pour un étudiant, un travailleur sous contrat de type PFI, FPI ou IBO (plan de formation insertion en région wallonne, formation professionnelle individuelle en entreprise en région de Bruxelles-capitale ou Individuele Beroepsopleiding en région flamande), un intérimaire ou un travailleur occasionnel, la date de début et la date de fin doivent être mentionnées en même temps.

 

2. Dimona OUT

La Dimona OUT clôture une période. Elle doit être établie au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de la fin de la relation professionnelle c'est-à-dire la date à laquelle le membre du personnel n’est juridiquement ou contractuellement plus en service. Dans ce dernier cas, la date de fin à renseigner est le dernier jour du contrat.

Cette règle s'applique également en cas de prestations qui s'étendraient jusqu'au lendemain du dernier jour couvert par le contrat de travail. La date de sortie à renseigner est celle du dernier jour du contrat de travail en vertu du principe de l'unité des prestations. Ainsi, la date de sortie qui doit être renseignée pour un travailleur dont le contrat prend fin le 15 juillet mais qui termine ses prestations le 16 juillet à 2 heures du matin, est le 15 juillet.

Si le travailleur est licencié ou démissionne sans qu’un préavis ne lui soit accordé, vous établirez la Dimona OUT au plus tard le jour ouvrable qui suit la date de rupture du contrat.

Si votre travailleur bénéficie d'un préavis, la date de fin tombera à l'issue de cette période de préavis.

Les suspensions de l’exécution des prestations de travail, même de longue durée (comme le détachement d'un travailleur à l'étranger pour plusieurs années), ne constituent pas une sortie de service puisque le lien contractuel ou juridique entre le membre du personnel et l’employeur n’est pas rompu. Elles ne nécessitent pas une Dimona OUT.

De même, lorsqu’un travailleur passe d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel (ou vice-versa), la relation de travail continue à exister. Il ne faut donc pas procéder à une Dimona OUT, ni à une modification de la déclaration.

3. Modifications - annulations

Dates de début et de fin de période

Une déclaration de modification d’une date de début ou de fin de période préalablement introduite n’est possible que dans trois cas:

  • la date de début réelle est antérieure à celle renseignée: l'employeur doit faire part de la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona IN, donc au plus tard au moment où le travailleur entre en service;
  • la date de fin réelle est postérieure à celle renseignée: l'employeur doit signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona OUT, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de la fin renseignée;
  • la date de fin réelle est antérieure à celle renseignée: l'employeur doit signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona OUT, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien contractuel.

Par contre, si la date réelle de début est postérieure à la date renseignée, il n'y a aucune possibilité de la changer via une déclaration de modification. L'employeur doit procéder à une annulation de la période et à la création d'une nouvelle.

Quand, de manière inattendue, un travailleur ne se présente pas le jour prévu, la déclaration Dimona peut être annulée jusqu'à la fin du jour calendrier concerné. Si la déclaration Dimona concerne deux ou plusieurs jours calendrier, celle-ci doit être annulée au plus tard à la fin du premier jour calendrier de la prestation prévue.


Caractéristiques

Si une caractéristique (n° commission paritaire, type de travailleur, sous-entité ou utilisateur) change, elle ne pourra être adaptée que moyennant une Dimona OUT suivie d'une Dimona IN, laquelle reprendra la nouvelle caractéristique. Par contre, si une caractéristique doit être modifiée parce qu'une caractéristique fautive a été communiquée, la période devra être annulée et recréée. L’annulation porte sur toute la période Dimona. C’est donc l’ensemble de toutes les déclarations concernant une occupation donnée qui sera annulé: Dimona IN, Dimona OUT et le cas échéant, Dimona UPDATE.

Exemple

Un travailleur qui travaille sous un contrat initial de 2 jours successifs (les 3 et 4 mai, par exemple) dans l'horeca doit être déclaré sous le type travailleur "EXT" (travailleur occasionnel). Quand l'employeur occupe ce travailleur le jour qui suit ces deux jours, la Dimona-EXT initiale doit être annulée et une Dimona-OTH doit être introduite avec comme date de début le premier jour de l'occupation (le 3 mai) et comme date de fin le dernier jour de la période d'occupation (le 5 mai). Quand il travaille plus de deux jours successifs chez le même employeur, le travailleur occasionnel devient donc travailleur ordinaire.