La rectification d'une déclaration introduite

Pour les déclarations jusqu'au 4ème trimestre 2002 inclus, si, pour un motif quelconque, une déclaration antérieure doit être modifiée, il appartient à l'employeur d'en aviser par écrit l'ONSS qui se chargera d'établir la rectification. Cette lettre contiendra tous les renseignements nécessaires à l'établissement de cette rectification: le numéro d'entreprise (numéro BCE) complet correct ou le numéro d'identification à l'ONSS, le trimestre, l'identité du travailleur, le montant de la rémunération à rectifier, le nombre de journées de travail ou de journées assimilées, etc

Pour les déclarations DmfA introduites à partir du 1er trimestre 2003 (ou DmfAPPL à partir de 2005), il faut se conformer à ce qui suit.

Ces déclarations doivent obligatoirement être transmises de manière électronique, via internet ou par file transfer.

Vous avez la possibilité de modifier vous-même les déclarations déjà introduites. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les mêmes canaux que pour la déclaration originale. Il n'est même pas obligatoire d'utiliser pour les modifications le canal initialement choisi pour cette déclaration originale.

Sous DmfA via web ou DmfAPPL via web, vous trouverez plus d'informations pour modifier une déclaration via internet. La version DEMO (DmfA, pas DmfAPPL) peut également vous familiariser avec cette application interactive.

Les employeurs et les prestataires de services qui doivent gérer un volume important de modifications via file transfer trouveront des informations techniques sous Techlib. Pour leur permettre d'adapter rapidement leur programmation, la doclibrary est régulièrement alimentée avec les infomations techniques supplémentaires. Il s'agit cependant de données qui ne sont pas nécessairement absolument définitives.

Le principe de la modification via internet est de faire apparaître la déclaration originale et de modifier les données affichées.

La modification d'une déclaration implique donc l'accès à des données très confidentielles. On a en effet accès au dernier état de la banque de données de la sécurité sociale (à savoir les données originales déclarées, éventuellement adaptées par le biais de modifications apportées par une des institutions de sécurité sociale). Tout qui veut procéder à une modification via internet comprendra donc qu'une sécurisation supplémentaire est requise sous la forme d'une signature électronique (certificat).

Les modifications seront traitées de la même manière que la déclaration originale. Elles sont donc enregistrées sans qu'il soit nécessaire de donner plus d'explications que pour la déclaration originale. Dans une zone de texte libre, il est possible de communiquer la raison pour laquelle la déclaration doit être modifiée (= justification). 

Le programme prévoit également que l'ONSS peut bloquer temporairement ou définitivement les données relatives à certains travailleurs. Pendant cette période, vous ne pouvez pas les modifier vous-même. Un blocage temporaire signale qu'une institution (par exemple, l'ONSS) est occupée avec ces données et est donc nécessaire pour éviter que vous n'apportiez des modifications sur base de données "en mouvement". Un blocage définitif intervient quand l'ONSS (suite à une inspection sur place) a procédé à des modifications avec lesquelles l'employeur n'est pas d'accord.

Dès que des modifications sont apportées, le programme du site portail recalcule automatiquement le montant total à payer (recalcul des cotisations, des réductions, etc.), montant qui apparaîtra à l'écran. Ce n'est toutefois pas encore une invitation à payer. Une fois par mois, l'employeur qui n'est pas une administration provinciale ou locale reçoit de l'ONSS un décompte sur papier reprenant toutes les modifications effectuées au cours du mois écoulé et doit le plus rapidement possible payer le montant réclamé. Pour une administration provinciale ou locale, le montant des modifications est repris dans la facture mensuelle.

Informations complémentaires - Rectifications DMFA : prescription

Lors de l’introduction d’une rectification comme d’une déclaration tardive, la prescription triennale est d’application et des règles spécifiques en la matière sont à respecter.

Les dates de prescription et les modalités particulières de déclaration sont décrites sous la rubrique « prescription » du site portail de la sécurité sociale.