Das Portal der sozialen Sicherheit verwendet Cookies, um die Website benutzerfreundlicher zu gestalten.

Weitere Informationen × Weiter

Zum Inhalt dieser Seite

Kosten

Terugbetaling van kosten

Uit het loonbegrip zijn uitgesloten de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Een kostenvergoeding wordt enkel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:

  • de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
  • de kosten zijn reëel;
  • de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.

In geval van betwisting komt het aan de werkgever toe om de realiteit van de kosten en de juistheid van de uitgaven aan te tonen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost beoogd door dat forfait plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de kosten van de werknemers dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

TYPE KOSTEN

BEDRAGEN

VOORWAARDEN

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto

0,4259 EUR/km

- het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden.

- de forfaits zijn "all-in": onderhoud, verzekering, brandstof,...

Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec

0,27 EUR/km

- voor beroepsverplaatsingen mag de vergoeding alleen toegekend worden als de fiets of de speed pedelec eigendom is van de werknemer

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten

10,00 EUR/dag

- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten zoals wasplaatsen, refters, toiletten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd

7,00 EUR/dag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss und während dieser Zeit keine sanitären Anlagen, wie Waschplätze, Speiseräume oder Toiletten, benutzen kann, die in einem Unternehmen, einer Zweigniederlassung oder auf den meisten Baustellen vorhanden sind.

Verblijfskosten in België

35,00 EUR/nacht

- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is.

- dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Aufenthaltskosten in Belgien

35,00 EUR/Übernachtung

forfaitaire dagvergoeding - overeenkomend met een kostenrealiteit

maximale logementskosten - op basis van bewijsstukken tot het vastgestelde maximum voor het betreffende land

Dienstreisen ins Ausland

maximal 30 Kalendertage:

über 30 aufeinanderfolgende Kalendertage:

verblijfsvergoedingen

+ ARAB vergoeding

de aanvullende vergoeding mag slechts toegekend worden als de chauffeur verplicht is om zijn dagelijkse of zijn wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen en op voorwaarde dat:
- de aanvullende vergoeding extra kosten dekt en dus strikt verbonden is aan de rusttijd;
- het totale bedrag van de vergoeding (verblijfs-, ARAB + aanvulling) niet de forfaitaire bedragen overschrijdt die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toekent aan zijn ambtenaren voor officiële opdrachten naar het buitenland (categorie 1- zie lijst).

maximale Unterkunftskosten - auf der Grundlage von Belegen bis zu dem für das betreffende Land festgelegten Höchstbetrag

Voraussetzung: Der Lohn, den der Arbeitnehmer für diese Tage erhält, muss belgischen Steuern unterliegen.

Hinweis: Übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für die Mahlzeiten, so sind diese zusätzlich zu den nebenstehend aufgeführten Entschädigungen wie folgt zu kürzen:

- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen

Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen

148,73 EUR/maand

+ AASO-Entschädigung

+ Ergänzungsentschädigung

- zie 'Vergoeding voor thuiswerk'

(inclusief abonnement)

151,70 EUR/Monat

-siehe „Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice“

Aankoop PC

(inclusief randapparatuur en software)

20 EUR/maand

Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)

10 %

Bureaukosten: telewerkers

10 %

- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.

Arbeidsgereedschap

1,25 EUR/dag

- de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken.

Ab dem 1. Juni 2022 läuft diese Regelung aus, und die Entschädigung kann nur noch denjenigen Arbeitnehmern gewährt werden, denen sie bereits vor diesem Datum gewährt wurde, und solange der Anteil der Telearbeit nicht steigt.

Aankoop van werkkledij

2,04 EUR/dag

- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).

Onderhoud van werkkledij

2,04 EUR/dag

- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).

Pflege von Arbeitskleidung

1,02 EUR/dag

- betreft kledij (jeans, t-shirts,...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.

Kosten verbonden aan de auto: garage

50,00 EUR/maand

- Betrifft Oberkleidung (Jeans, T-Shirts …) und Unterwäsche, die wegen einer schmutzigen Arbeitsumgebung häufig gewaschen werden müssen.

Kosten verbonden aan de auto:

parking

15,00 EUR/maand

- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.

- als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen.

Kosten verbonden aan de auto:

car-wash

15,00 EUR/maand

- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt.

- als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist.

Kfz-Kosten:

Autowäsche

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn die Art der Tätigkeit ein Fahrzeug in einwandfreiem Zustand erfordert.

Vergoeding voor thuiswerk

Wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk, volgt de RSZ volledig de in overleg tot stand gekomen principes opgenomen in de circulaire zoals gepubliceerd op 26 februari 2021 door de FOD Financiën (Circulaire 2021/C/20 ). De in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste.

Dat wil ook zeggen dat als er twijfel bestaat of iets al dan niet als loon moet worden beschouwd bij terugbetalingen van kosten waarvan men denkt dat ze ten laste zijn van de werkgever, in eerste instantie verwezen wordt naar deze circulaire.

In grote lijnen gaat deze circulaire over:

  • terugbetalingen
    • kantoorkosten
    • kosten kantoormeubilair / informaticamateriaal
    • kosten professioneel gebruik internetaansluiting en -abonnement
    • kosten professioneel gebruik privécomputer
    • kosten professioneel gebruik van eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (met een nieuw forfait van 5,00 EUR/maand per toestel en een maximum van 10,00 EUR/maand  voor alle toestellen samen)
  • voordeel voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van
    • kantoormeubilair / informaticamateriaal.

Het gaat om

  • thuiswerk,
    • dus over werk uitgevoerd in de private lokalen van de werknemer dat ook op de werkvloer van de werkgever kan worden uitgevoerd
    • op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 148,73 EUR per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):

  • 1 kalenderdag / week
  • 2 1/2de werkdagen : week
  • 2 uur/dag in 5-dagenweek
  • 1 week / maand.

Het bedrag van 148,73 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.

Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden

  • van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
  • van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur
    • OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Overgangsbepaling 10%-regel voor telewerkers:

Voor telewerkers die thuiswerk doen in de zin van cao nr. 85 kan ter terugbetaling van hun kosten, een vergoeding in rekening worden gebracht van 10% van het brutoloon met betrekking tot de dagen telewerk. Deze vergoedingsregeling dooft echter uit vanaf 1 juni 2022. Dit wil zeggen dat het vanaf juni 2022 niet meer mogelijk is om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding die betrekking heeft op de thuiswerkdagen.

Voor de werknemers die reeds in dit systeem zaten vóór 1 juni 2022, kan verder gebruik worden gemaakt van deze regeling op voorwaarde dat er niets gewijzigd wordt aan de overeenkomst.

Buitenlandse kaderleden en onderzoekers

Met ingang van 1 januari 2022 worden er grondige wijzigingen doorgevoerd aan het fiscale stelsel van buitenlandse kaderleden en onderzoekers. De nieuwe regeling is opgenomen in art. 13 en volgende van de Programmawet van 27 december 2021 (BS 31 december 2021), en wordt ingevoegd in het Wetboek van de inkomstenbelastingen.

Deze regeling bevat de expliciete voorwaarden waaraan moet voldaan zijn om voor dit bijzonder belastingstelsel in aanmerking te komen (zie hieronder), en voorziet dat aan de werknemers op wie dit stelsel van toepassing is, bepaalde kosten belastingvrij kunnen worden terugbetaald.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een aantal kosten die op basis van bewijsstukken kunnen worden terugbetaald:

  • de verhuiskosten naar België;
  • de kosten voor het inrichten van de woning;
  • de schoolkosten van de kinderen;

en een aantal repetitieve kosten die op forfaitaire basis kunnen worden terugbetaald:

  • de bijkomende kosten verbonden aan de huisvesting in België ten opzichte van het land van herkomst;
  • de bijkomende kosten verbonden aan de levensduurte in België ten opzichte van het land van herkomst;
  • de kosten van privéreizen naar het land van herkomst.   

Het forfait mag maximum 30% van de bezoldiging bedragen, en mag op jaarbasis niet hoger zijn dan 90.000,00 EUR.

 De reële en forfaitaire kosten die terugbetaald worden volgens deze regeling, zijn ook vrij van sociale bijdragen.

Aangezien het gaat om een kostenvergoeding, waarop dus geen bijdragen verschuldigd zijn, moet het bedrag ervan niet in de DmfA worden vermeld.

Vanaf het 1ste kwartaal  is het echter wel verplicht om de personen op wie dit bijzonder belastingstelsel van toepassing is, in de DmfA aan te duiden met een specifieke 'statuut' code 'FE'.

Dit nieuwe statuut komt in de plaats van het vroegere fiscaal statuut, maar bevat een aantal belangrijke verschilpunten. Zo is de maximale duur dat iemand het statuut kan hebben beperkt tot 5 jaar (eventueel eenmalig verlengbaar tot 8 jaar) en gelden er striktere voorwaarden, zoals voorafgaand aan de indiensttreding in België 60 maand niet binnen een afstand van 150 kilometer van de grens gewoond te hebben, en voor het statuut kaderlid dat men een jaarlijkse brutobezoldiging moet hebben van minstens 75.000 EUR (zonder rekening te houden met de hierboven bedoelde kosten).

Voor alle vragen over de voorwaarden om onder dit statuut te vallen, en over de exacte voorwaarden en berekeningswijze van de diverse kostenvergoedingen, verwijst de RSZ u door naar de FOD Financiën. Deze regeling  is opgenomen in de fiscale circulaire 2022/C/47.

De nieuwe regeling bevat ook een overgangsregeling voor de personen die eind 2021 in het (vroegere) bijzonder belastingstelsel zaten. Over die overgangsregeling en de opheffing van het vroegere stelsel handelt de fiscale circulaire 2022/C/9 .

 

Kilometervergoeding woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen

Gebruik van de eigen wagen

Vanaf 1 oktober 2022 wordt elk kwartaal een nieuwe kilometervergoeding berekend voor de federale overheidsdiensten. Dit bedrag geldt ook als maximumbedrag dat aanvaard wordt als onkostenvergoeding vrij van RSZ  voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met een eigen voertuig.

Maximumbedragen:

  • van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023 : 0,4259 EUR/km
  • van 1 april 2023 tot en met 30 juni 2023 : 0,4246 EUR/km
  • van 1 juli 2023 tot en met 30 september 2023 : 0,4237 EUR/km
  • van 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 : 0,4259 EUR/km.

Verwendung eines Jahresbetrags:

Zusätzlich zu dem vierteljährlichen Betrag für das maximale Kilometergeld wurde am 25. Juli 2023 ein Rundschreiben Nr. 722 mit einem jährlichen Betrag von 0,4280 EUR/km für das Kilometergeld für den Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2024 veröffentlicht..

Die Berechnung der jeweiligen Kilometergelder basiert auf zwei unterschiedlichen Berechnungen, die in zwei verschiedenen Rechtsvorschriften enthalten sind. Die Befreiung vom LSS basiert auf der vierteljährlichen Berechnung (Kilometergeld für föderale Beamte). Aber auch das annualisierte Kilometergeld wird als seriöser Standard akzeptiert.

Das bedeutet, dass:

  • sowohl die für ein Quartal festgesetzte Kilometerpauschale als auch die für den Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2024 festgesetzte Kilometerpauschale als seriöse Standards angesehen werden
  • Arbeitgeber, die sich für die Anwendung des jährlichen Pauschalierungssystems entscheiden, sich für den gesamten Zeitraum vom 1. Juli 2023 bis zum 30. Juni 2024 daran halten müssen; sie können während dieses Zeitraums nicht zum vierteljährlichen Pauschalierungssystem wechseln.
  • eine Umstellung auf das vierteljährliche Pauschalierungssystem für diejenigen, die im 3. Quartal 2023 die Pauschalierung auf jährlicher Basis nutzen, kann frühestens ab 1. Juli 2024 erfolgen.

Das diesbezügliche Steuerrundschreiben wurde ebenfalls am 18. September 2023 veröffentlicht.

Nutzung eines Fahrrads oder eines Speed Pedelecs

Das KAA Nr. 164 sieht eine Regelung vor, wonach in bestimmten Situationen eine Kilometerentschädigung für die Benutzung eines Fahrrads für den Arbeitsweg obligatorisch ist. Dieses KAA hat jedoch keine Auswirkungen auf die Freistellungsmodalitäten für die Kilometerentschädigung für Pendler- und Berufsfahrten mit dem Fahrrad (elektrisch oder anderweitig) oder dem Speed Pedelec.

Mobiliteitspremies

In bedrijfstakken waar de werkplaats niet vast is bepaald, bestaat er soms een forfaitair systeem van terugbetaling van verplaatsingskosten, meestal mobiliteitspremies genoemd. Dit voordeel is uitgesloten uit het loonbegrip, indien volgende voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn:

  • de forfaitaire regeling van terugbetaling en de vergoedingen die zij vast stelt moeten worden omschreven bij collectieve arbeidsovereenkomsten gesloten in een paritair orgaan en algemeen verbindend verklaard bij koninklijk besluit;
  • het bedrag van de vergoeding mag de som van 0,1579 EUR per kilometer afstand tussen de woonplaats en de werkplaats, te berekenen op de afstand heen en terug, niet overschrijden.

Elke vergoeding, al dan niet bepaald bij cao, die voor een bepaalde verplaatsing het bedrag van 0,1579 EUR overschrijdt, wordt integraal als loon beschouwd.

Fällt der Arbeitgeber nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes vom 5. Dezember 1968 über kollektive Arbeitsabkommen, so ist die Vergabe entsprechend zu regeln:

  • durch eine auf der Ebene des zuständigen Verhandlungsausschusses geschlossene Protokollvereinbarung oder
  • nach dem von der paritätischen Kommission gemäß Artikel 30 oder Artikel 31 des Gesetzes vom 21. März 1991 über die Reform bestimmter öffentlicher Wirtschaftsunternehmen angenommenen Plan.

Damit eröffnet sie den öffentlichen Wirtschaftsunternehmen die Möglichkeit, das System der Mobilitätsprämien auch für jene Arbeitnehmer zu nutzen, die keinen festen Arbeitsplatz haben.