Erstattung von Kosten

Vom Lohnbegriff sind Beträge ausgeschlossen, die eine Erstattung von Kosten darstellen, die zu Lasten des Arbeitgebers gehen.

Eine Kostenentschädigung wird nur von Beiträgen zur sozialen Sicherheit befreit, wenn die drei folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt werden:

  • die Kosten entstehen im Rahmen des Dienstverhältnisses;
  • die Kosten sind real;
  • die Richtigkeit der Ausgaben kann vom Arbeitgeber anhand von Beweisstücken belegt werden.

Im Falle einer Beanstandung liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, die tatsächlichen Kosten und die Richtigkeit der Ausgaben nachzuweisen.

Geringe Kosten, die schwer nachweisbar sind, dürfen pauschal veranschlagt werden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Pauschale selbstverständlich rechtfertigen können. Die Summen, die den Betrag der Effektivkosten überschreiten, sind Lohn, auf den Beiträge geschuldet werden.

Nachfolgende Unkostentabelle umfasst eine Beschreibung der verschiedenen Posten, für die das LSS einen pauschal veranschlagten Betrag akzeptiert, sowie die Beträge und Bedingungen, unter denen sie angewandt werden können. Diese Pauschalen dürfen natürlich nicht nach Belieben zugeteilt werden; es handelt sich schließlich um Pauschalen zur Deckung tatsächlich entstandener Kosten. Auf Ersuchen des LSS muss der Arbeitgeber daher sein System der Kostenerstattung begründen können, indem er auf Gesuch schriftliche Dokumente wie die Arbeitsordnung, dienstliche Mitteilungen oder Anlagen zum Arbeitsvertrag vorlegt und nachweist, dass die jeweilige Pauschale aus der Tabelle einem Arbeitnehmer zugeordnet wurde, dessen Aufwand dem Rahmen seiner Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsumstände entspricht.

Die Beträge in der Tabelle sind Höchstbeträge. Falls der Arbeitgeber der Auffassung ist, dass die für die Arbeitnehmer entstehenden Kosten diese Pauschalbeträge überschreiten, ist der Nachweis über die tatsächlichen Kosten zu erbringen. In diesem Fall muss er die Richtigkeit aller Kosten in Bezug auf einen Arbeitsplatz nachweisen. Für ein und dieselbe Kostenart können nicht beide Systeme, tatsächliche Kosten und Pauschalen, zusammen verwendet werden.

Auf keinen Fall dürfen die durch die Arbeitnehmer verursachten Kosten doppelt erstattet werden. Das LSS akzeptiert die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen daher nur für den Fall, dass diese Kosten nicht auf andere Weise erstattet werden.

KOSTENART

BETRÄGE

BEDINGUNGEN

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und beruflich bedingte Fahrten mit dem Auto

0,3542 EUR/km

- Das Fahrzeug darf weder Eigentum des Arbeitgebers sein noch durch ihn finanziert werden.

- Die Pauschalen verstehen sich „all inclusive“: Unterhalt, Versicherung, Kraftstoff…

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und beruflich bedingte Fahrten mit dem Fahrrad (ggf. elektrisch angetrieben) oder dem Speed-Pedelec

0,24 EUR/km

- für beruflich bedingte Fahrten kann die Entschädigung nur zuerkannt werden, wenn das Fahrrad oder das Speed-Pedelec Eigentum des Arbeitnehmers ist

Bahnkosten für Arbeitnehmer mit nicht ortsgebundenen Arbeitsstätten: Fehlen von Einrichtungen

10,00 EUR / Tag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss und während dieser Zeit keine sanitären Anlagen, wie Waschplätze, Speiseräume oder Toiletten,benutzen kann, die in einem Unternehmen, einer Zweigniederlassung oder auf den meisten Baustellen vorhanden sind.

Bahnkosten für Arbeitnehmer mit nicht ortsgebundenen Arbeitsstätten: Mahlzeit

7,00 EUR/Tag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss.

- Der Betrag der Entschädigung für Mahlzeitkosten wird nur anerkannt, wenn der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten außerhalb des Unternehmens einnehmen muss.

Aufenthaltskosten in Belgien

35,00 EUR/Übernachtung

- wenn der Arbeitnehmer zum Übernachten nicht heimkehren kann, da der Arbeitsplatz zu weit entfernt ist.

- deckt die Kosten für Abendessen, Unterkunft und Frühstück.

Dienstreisen ins Ausland

maximal 30 Kalendertage:

über 30 aufeinanderfolgende Kalendertage:

Kategorie 1

Kategorie 2

Voraussetzung: Der Lohn, den der Arbeitnehmer für diese Tage erhält, muss belgischen Steuern unterliegen und - wie bereits erwähnt - der Kostenrealität entsprechen.

Hinweis: Wenn der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten kleinerer Ausgaben zusätzlich zur Gewährung der nachfolgend genannten Entschädigungen übernimmt, müssen diese wie folgt verringert werden:
- 15 % für das Frühstück
- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen
- 5 % für kleinere Ausgaben

Internationaler Transport

Aufenthaltsentschädigungen

+ AASO-Entschädigung

+ Ergänzungsentschädigung

Die Ergänzungsentschädigung darf nur gewährt werden, wenn der Fahrer verpflichtet ist, seine tägliche oder seine gesetzliche Ruhezeit im Ausland zu nehmen, sofern:
- die Ergänzungsentschädigung Zusatzkosten deckt und daher strikt an die Ruhezeit gebunden ist;
- der Gesamtbetrag der Entschädigung (Aufenthalts-, AASO+ Entschädigung) nicht die Pauschalbeträge überschreitet, die der FÖD Inneres, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit seinen Beamten für offizielle Auslandsaufträge gewährt (Kategorie 1- siehe Liste).
Hinweis: Wenn der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten kleinerer Ausgaben zusätzlich zur Gewährung der nachfolgend genannten Entschädigungen übernimmt, müssen diese wie folgt verringert werden:
- 15 % für das Frühstück
- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen
- 5 % für kleinere Ausgaben

Bürokosten: Arbeitnehmer, die einen Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen

129,48 EUR/Monat

-siehe ‚Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice‘

Krisenmaßnahme COVID-19

Bürokosten:

 

 

Krisenmaßnahme COVID-19

dieser Betrag wird auf höchstens 144,31 EUR/Monat für die Monate April, Mai und Juni 2021 erhöht
Internet-Verbindung

(inklusive Abonnement)

20 EUR/Monat  
Anschaffung PC

(einschließlich Peripheriegeräten und Software)

20 EUR/Monat  

Bürokosten: Heimarbeiter (Arbeitsvertrag oder unter ähnlichen Bedingungen eingestellte Beschäftigte)

10 %

10 % des Bruttolohns, wobei der Bruttolohn auf den Teil beschränkt ist, der sich auf die zu Hause erbrachten Leistungen bezieht.

Bürokosten: Telearbeitnehmer

10 %

- 10 % des Bruttolohns, wobei der Bruttolohn auf den Teil beschränkt ist, der sich auf die Telearbeit bezieht.

Arbeitsgeräte

1,25 EUR/Tag

- Der Arbeitnehmer muss seine eigenen Arbeitsgeräte benutzen.

Anschaffung von Arbeitskleidung

1,74 EUR/Tag

- Es handelt sich ausschließlich um Arbeitskleidung im engeren Sinne des Wortes (Overalls, Schutzschuhe …) oder andere durch den Arbeitgeber vorgeschriebene Kleidung, die nicht als normale Stadt- oder Freizeitkleidung getragen werden kann (Uniform…).

Pflege von Arbeitskleidung

1,74 EUR/Tag

- Es handelt sich ausschließlich um Arbeitskleidung im engeren Sinne des Wortes (Overalls, Schutzschuhe …) oder andere durch den Arbeitgeber vorgeschriebene Kleidung, die nicht als normale Stadt- oder Freizeitkleidung getragen werden kann (Uniform…).

Pflege und Abnutzung der Kleidung des Arbeitnehmers

0,84 EUR/Tag

- Betrifft Oberkleidung (Jeans, T-Shirts …) und Unterwäsche, die wegen einer schmutzigen Arbeitsumgebung häufig gewaschen werden müssen.

Kfz-Kosten:

Garage

50,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn der Arbeitgeber zum Schutz des Fahrzeugs oder des Fahrzeuginhalts das Abstellen in einer Garage verlangt. Dies ist nur zulässig, wenn alle Arbeitnehmer mit gleicher Situation zur sicheren Unterstellung des Fahrzeugs verpflichtet sind. Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer Eigentümer der Garage ist oder nicht.

Kfz-Kosten:

Pkw-Stellplatz

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn der Arbeitnehmer regelmäßig geringe Parkgebühren zahlen muss.

Kfz-Kosten:

Autowäsche

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn die Art der Tätigkeit ein Fahrzeug in einwandfreiem Zustand erfordert.

Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice

Hinsichtlich der Qualifikation der Bereitstellung von Material und Rückzahlungen im Rahmen von Kosten für die Heimarbeit folgt das LSS vollständig den in Rücksprache zustande gekommenen Grundsätzen, wie in dem am 26. Februar 2021 vom FÖD Finanzen veröffentlichen Rundschreiben aufgenommen (Rundschreiben 2021/C/20). Die in diesem Rundschreiben enthaltenen Prinzipien sind der Art und Weise, wie das LSS diese Kostenerstattung bereits in der Vergangenheit angewendet hat, sehr ähnlich.

Das bedeutet auch, dass bei Zweifeln darüber, ob etwas bei der Erstattung von Aufwendungen, von denen man annimmt, dass sie vom Arbeitgeber getragen werden, als Lohn zu betrachten ist oder nicht, in erster Linie auf dieses Rundschreiben verwiesen wird.

Im Großen und Ganzen geht es in diesem Rundschreiben um:

  • Erstattungen
    • Bürokosten
    • Kosten für Büromöbel/Computerausstattung
    • Kosten für die berufliche Nutzung von Internetanschluss und Abonnement
    • Kosten für die berufliche Nutzung des privaten Computers
    • Kosten für die berufliche Nutzung eines eigenen zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne privaten Computer (mit einem neuen Festbetrag von 5,00 EUR/Monat pro Gerät und maximal 10,00 EUR/Monat für alle Geräte zusammen)
  • Vorteil aus der Bereitstellung von
    • Büromöbeln/Computerausstattung.

Es handelt sich um

  • Arbeit im Homeoffice,
    • d. h. Arbeit, die in den Privaträumen des Arbeitnehmers ausgeführt werden, die aber auch am Arbeitsplatz des Arbeitgebers ausgeführt werden kann
    • an normalen Arbeitstagen und während der normalen Arbeitszeiten.

Ein Arbeitgeber kann Arbeitnehmern, die strukturell und regelmäßig einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus leisten, eine Bürokostenpauschale von bis zu 129,48 EUR pro Monat gewähren, sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitbeschäftigte. Strukturell und regelmäßig bedeutet das Äquivalent von 1 Arbeitstag pro Woche sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitbeschäftigte. Dies kann auf monatlicher Basis auf verschiedene Art und Weise organisiert werden (ohne verhältnismäßige Berechnung):

  • 1 Kalendertag/Woche
  • 2 halbe Arbeitstage: Woche
  • 2 Stunden/Tag in einer 5-Tage-Woche
  • 1 Woche/Monat.

Der Betrag von 129,48 EUR ist ein Höchstbetrag. Daher kann ein geringerer Betrag zuerkannt werden, aber es ist nicht zwingend erforderlich, den Betrag im Falle einer Teilzeitarbeit anteilig zu zahlen.

Darüber hinaus kann ein Zuschlag gewährt werden

  • von maximal EUR 20,00/Monat für die berufliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses und Abonnements UND
  • von bis zu EUR 20,00/Monat für die berufliche Nutzung des privaten Computers mit Peripheriegeräten
    • ODER von maximal 10,00 EUR/Monat für die berufliche Nutzung eines privaten zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne privaten Computer (5,00 EUR/Monat pro Gerät für maximal 3 Jahre).

 

Mobilitätsprämien

In Geschäftsbereichen, in denen der Arbeitsplatz nicht festgelegt ist, wird manchmal ein Pauschalsystem zur Erstattung von Fahrtkosten, in der Regel Mobilitätsprämien, angewandt. Dieser Vorteil ist vom Lohnbegriff ausgeschlossen, wenn folgende Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

  • die Pauschalregelung zur Erstattung und die Entschädigungen, die sie feststellt, müssen in Tarifverträgen beschrieben werden, die in einem kollektiven Arbeitsabkommen beschlossen und durch Königlichen Erlass allgemein verbindlich erklärt wurden;
  • der Betrag der Entschädigung darf die Summe von 0,1579 EUR pro Kilometer Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz, die für die Strecke hin und zurück berechnet wird, nicht überschreiten.

Jede Entschädigung, die für eine bestimmte Fahrt einen Betrag von 0,1579 EUR (der eventuell durch einen KAA bestimmt wurde) überschreitet, wird integral als Lohn betrachtet.