Kosten

Erstattung von Kosten

Vom Lohnbegriff sind Beträge ausgeschlossen, die eine Erstattung von Kosten darstellen, die zu Lasten des Arbeitgebers gehen.

Eine Kostenentschädigung wird nur von Beiträgen zur sozialen Sicherheit befreit, wenn die drei folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt werden:

• die Kosten entstehen im Rahmen des Dienstverhältnisses;
• die Kosten sind real;
• die Richtigkeit der Ausgaben kann vom Arbeitgeber anhand von Beweisstücken belegt werden.

Im Falle einer Beanstandung liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, die tatsächlichen Kosten und die Richtigkeit der Ausgaben nachzuweisen.

Geringe Kosten, die schwer nachweisbar sind, dürfen pauschal veranschlagt werden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Pauschale selbstverständlich rechtfertigen können. Die Summen, die den Betrag der Effektivkosten überschreiten, sind Lohn, auf den Beiträge geschuldet werden.

Nachfolgende Unkostentabelle umfasst eine Beschreibung der verschiedenen Posten, für die das LSS einen pauschal veranschlagten Betrag akzeptiert, sowie die Beträge und Bedingungen, unter denen sie angewandt werden können. Diese Pauschalen dürfen natürlich nicht nach Belieben zugeteilt werden; es handelt sich schließlich um Pauschalen zur Deckung tatsächlich entstandener Kosten. Auf Ersuchen des LSS muss der Arbeitgeber daher sein System der Kostenerstattung begründen können, indem er auf Gesuch schriftliche Dokumente wie die Arbeitsordnung, dienstliche Mitteilungen oder Anlagen zum Arbeitsvertrag vorlegt und nachweist, dass die jeweilige Pauschale aus der Tabelle einem Arbeitnehmer zugeordnet wurde, dessen Aufwand dem Rahmen seiner Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsumstände entspricht.

Die Beträge in der Tabelle sind Höchstbeträge. Falls der Arbeitgeber der Auffassung ist, dass die für die Arbeitnehmer entstehenden Kosten diese Pauschalbeträge überschreiten, ist der Nachweis über die tatsächlichen Kosten zu erbringen. In diesem Fall muss er die Richtigkeit aller Kosten in Bezug auf einen Arbeitsplatz nachweisen. Für ein und dieselbe Kostenart können nicht beide Systeme, tatsächliche Kosten und Pauschalen, zusammen verwendet werden.

Auf keinen Fall dürfen die durch die Arbeitnehmer verursachten Kosten doppelt erstattet werden. Das LSS akzeptiert die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen daher nur für den Fall, dass diese Kosten nicht auf andere Weise erstattet werden.

Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice

Hinsichtlich der Qualifikation der Bereitstellung von Material und Rückzahlungen im Rahmen von Kosten für die Heimarbeit folgt das LSS vollständig den in Rücksprache zustande gekommenen Grundsätzen, wie in dem am 26. Februar 2021 vom FÖD Finanzen veröffentlichen Rundschreiben aufgenommen (Rundschreiben 2021/C/20). Die in diesem Rundschreiben enthaltenen Prinzipien sind der Art und Weise, wie das LSS diese Kostenerstattung bereits in der Vergangenheit angewendet hat, sehr ähnlich.

Im Großen und Ganzen geht es in diesem Rundschreiben um:

• Erstattungen
  • Bürokosten
  • Kosten für Büromöbel/Computerausstattung
  • Kosten für die berufliche Nutzung von Internetanschluss und Abonnement
  • Kosten für die berufliche Nutzung des privaten Computers
  • Kosten für die berufliche Nutzung eines eigenen zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne privaten Computer (mit einem neuen Festbetrag von 5,00 EUR/Monat pro Gerät und maximal 10,00 EUR/Monat für alle Geräte zusammen)
• Vorteil aus der Bereitstellung von
  • Büromöbeln/Computerausstattung.

Es handelt sich um

• Arbeit im Homeoffice,
  • d. h. Arbeit, die in den Privaträumen des Arbeitnehmers ausgeführt werden, die aber auch am Arbeitsplatz des Arbeitgebers ausgeführt werden kann
  • an normalen Arbeitstagen und während der normalen Arbeitszeiten.

Ein Arbeitgeber kann Arbeitnehmern, die strukturell und regelmäßig einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten, sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitbeschäftigte eine Bürokostenpauschale von bis zu 151,70 EUR pro Monat gewähren. Strukturell und regelmäßig bedeutet das Äquivalent von einem Arbeitstag pro Woche sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitbeschäftigte. Dies kann auf monatlicher Basis auf verschiedene Weise organisiert werden (nicht anteilig):

• 1 Kalendertag/Woche
• 2 halbe Arbeitstage: Woche
• 2 Stunden/Tag in einer 5-Tage-Woche
• 1 Woche/Monat.

Der Betrag von 151,70 EUR ist ein Höchstbetrag. Daher kann ein geringerer Betrag zuerkannt werden, aber es ist nicht zwingend erforderlich, den Betrag im Falle einer Teilzeitarbeit anteilig zu zahlen.

Darüber hinaus kann ein Zuschlag gewährt werden

• von maximal EUR 20,00/Monat für die berufliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses und Abonnements UND
• von bis zu EUR 20,00/Monat für die berufliche Nutzung des privaten Computers mit Peripheriegeräten
  • ODER von maximal 10,00 EUR/Monat für die berufliche Nutzung eines privaten zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne privaten Computer (5,00 EUR/Monat pro Gerät für maximal 3 Jahre).

Ausländische Führungskräfte und Forscher

Ab dem 1. Januar 2022 werden tiefgreifende Änderungen der Steuerregelung für ausländische Führungskräfte und Forscher vorgenommen. Die neue Regelung ist in Art. 13 ff. des Programmgesetzes vom 27. Dezember 2021 (BS 31/12/2021) enthalten und wird in das Einkommensteuergesetzbuch eingefügt.

Diese Regelung enthält die ausdrücklichen Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um in den Genuss dieser steuerlichen Sonderregelung zu kommen (siehe unten), und sieht vor, dass den unter diese Regelung fallenden Arbeitnehmern bestimmte Kosten steuerfrei erstattet werden können.

Es wird zwischen einer Reihe von Kosten unterschieden, die auf der Grundlage von Belegen erstattet werden können:

• die Umzugskosten nach Belgien;
• die Kosten für die Einrichtung der Wohnung;
• die Kosten der Schulausbildung der Kinder;

und eine Reihe von wiederkehrenden Kosten, die pauschal erstattet werden können:

• die Mehrkosten für eine Wohnung in Belgien im Vergleich zum Herkunftsland;
• die mit dem Leben in Belgien verbundenen Mehrkosten im Vergleich zum Herkunftsland;
• die Kosten für private Reisen ins Herkunftsland.   

Der Pauschalbetrag darf 30 % des Gehalts und 90.000,00 EUR pro Jahr nicht überschreiten.

Die im Rahmen dieser Regelung erstatteten tatsächlichen Kosten und Pauschalbeträge sind ebenfalls sozialversicherungsfrei.

Da es sich um eine Kostenerstattung handelt, für die keine Beiträge zu entrichten sind, muss ihr Betrag nicht in der DmfA angegeben werden.

Ab dem ersten Quartal ist es jedoch obligatorisch, die Personen, für die diese besondere Steuerregelung gilt, in der DmfA mit einem bestimmten „Status“-Code „FE“ zu kennzeichnen.

Dieses neue Gesetz ersetzt das frühere Steuergesetz, enthält jedoch eine Reihe wichtiger Unterschiede. So ist die Höchstdauer des Status auf 5 Jahre begrenzt (einmalig verlängerbar auf 8 Jahre), und es gelten strengere Bedingungen, wie z. B. dass man vor Aufnahme der Beschäftigung in Belgien nicht länger als 60 Monate in einem Umkreis von 150 Kilometern von der Grenze gewohnt haben darf und dass man für den Status als Führungskraft ein jährliches Bruttogehalt von mindestens 75.000 EUR (ohne Berücksichtigung der oben genannten Kosten) beziehen muss.

Für alle Fragen zu den Voraussetzungen, unter die dieser Status fällt, und zu den genauen Bedingungen und der Berechnungsmethode der verschiedenen Aufwandsentschädigungen verweist das LSS auf den FÖD Finanzen. Diese Regelung ist im Steuerrundschreiben 2022/C/47 enthalten.

Die neue Regelung enthält auch eine Übergangsregelung für diejenigen, die Ende 2021 unter die (frühere) besondere Steuerregelung fallen. Diese Übergangsregelung und die Abschaffung des früheren Systems werden im Steuerrundschreiben 2022/C/9 behandelt.