Kosten

Erstattung von Kosten

Vom Lohnbegriff sind Beträge ausgeschlossen, die eine Erstattung von Kosten darstellen, die zu Lasten des Arbeitgebers gehen.

Eine Kostenentschädigung wird nur von Beiträgen zur sozialen Sicherheit befreit, wenn die drei folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt werden:

  • die Kosten entstehen im Rahmen des Dienstverhältnisses;
  • die Kosten sind real;
  • die Richtigkeit der Ausgaben kann vom Arbeitgeber anhand von Beweisstücken belegt werden.

Im Falle einer Beanstandung liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, die tatsächlichen Kosten und die Richtigkeit der Ausgaben nachzuweisen.

Geringe Kosten, die schwer nachweisbar sind, dürfen pauschal veranschlagt werden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Pauschale selbstverständlich rechtfertigen können. Die Summen, die den Betrag der Effektivkosten überschreiten, sind Lohn, auf den Beiträge geschuldet werden.

Nachfolgende Unkostentabelle umfasst eine Beschreibung der verschiedenen Posten, für die das LSS einen pauschal veranschlagten Betrag akzeptiert, sowie die Beträge und Bedingungen, unter denen sie angewandt werden können. Diese Pauschalen dürfen natürlich nicht nach Belieben zugeteilt werden; es handelt sich schließlich um Pauschalen zur Deckung tatsächlich entstandener Kosten. Auf Ersuchen des LSS muss der Arbeitgeber daher sein System der Kostenerstattung begründen können, indem er auf Gesuch schriftliche Dokumente wie die Arbeitsordnung, dienstliche Mitteilungen oder Anlagen zum Arbeitsvertrag vorlegt und nachweist, dass die jeweilige Pauschale aus der Tabelle einem Arbeitnehmer zugeordnet wurde, dessen Aufwand dem Rahmen seiner Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsumstände entspricht.

Die Beträge in der Tabelle sind Höchstbeträge. Falls der Arbeitgeber der Auffassung ist, dass die für die Arbeitnehmer entstehenden Kosten diese Pauschalbeträge überschreiten, ist der Nachweis über die tatsächlichen Kosten zu erbringen. In diesem Fall muss er die Richtigkeit aller Kosten in Bezug auf einen Arbeitsplatz nachweisen. Für ein und dieselbe Kostenart können nicht beide Systeme, tatsächliche Kosten und Pauschalen, zusammen verwendet werden.

Auf keinen Fall dürfen die durch die Arbeitnehmer verursachten Kosten doppelt erstattet werden. Das LSS akzeptiert die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen daher nur für den Fall, dass diese Kosten nicht auf andere Weise erstattet werden.

KOSTENART

BETRÄGE

BEDINGUNGEN

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und beruflich bedingte Fahrten mit dem Auto

noch zu veröffentlichender Betrag für das 4. Quartal 2022

- Das Fahrzeug darf weder Eigentum des Arbeitgebers sein noch durch ihn finanziert werden.

- Die Pauschalen verstehen sich „all inclusive“: Unterhalt, Versicherung, Kraftstoff…

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und beruflich bedingte Fahrten mit dem Fahrrad (ggf. elektrisch angetrieben) oder dem Speed-Pedelec

0,25 EUR/km

- für beruflich bedingte Fahrten kann die Entschädigung nur zuerkannt werden, wenn das Fahrrad oder das Speed-Pedelec Eigentum des Arbeitnehmers ist

Bahnkosten für Arbeitnehmer mit nicht ortsgebundenen Arbeitsstätten: Fehlen von Einrichtungen

10,00 EUR / Tag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss und während dieser Zeit keine sanitären Anlagen, wie Waschplätze, Speiseräume oder Toiletten,benutzen kann, die in einem Unternehmen, einer Zweigniederlassung oder auf den meisten Baustellen vorhanden sind.

Bahnkosten für Arbeitnehmer mit nicht ortsgebundenen Arbeitsstätten: Mahlzeit

7,00 EUR/Tag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss.

- Der Betrag der Entschädigung für Mahlzeitkosten wird nur anerkannt, wenn der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten außerhalb des Unternehmens einnehmen muss.

Aufenthaltskosten in Belgien

35,00 EUR/Übernachtung

- wenn der Arbeitnehmer zum Übernachten nicht heimkehren kann, da der Arbeitsplatz zu weit entfernt ist.

- deckt die Kosten für Abendessen, Unterkunft und Frühstück.

Dienstreisen ins Ausland

maximal 30 Kalendertage:

über 30 aufeinanderfolgende Kalendertage:

Kategorie 1

Kategorie 2

Voraussetzung: Der Lohn, den der Arbeitnehmer für diese Tage erhält, muss belgischen Steuern unterliegen und - wie bereits erwähnt - der Kostenrealität entsprechen.

Hinweis: Wenn der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten kleinerer Ausgaben zusätzlich zur Gewährung der nachfolgend genannten Entschädigungen übernimmt, müssen diese wie folgt verringert werden:
- 15 % für das Frühstück
- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen
- 5 % für kleinere Ausgaben

Internationaler Transport

Aufenthaltsentschädigungen

+ AASO-Entschädigung

+ Ergänzungsentschädigung

Die Ergänzungsentschädigung darf nur gewährt werden, wenn der Fahrer verpflichtet ist, seine tägliche oder seine gesetzliche Ruhezeit im Ausland zu nehmen, sofern:
- die Ergänzungsentschädigung Zusatzkosten deckt und daher strikt an die Ruhezeit gebunden ist;
- der Gesamtbetrag der Entschädigung (Aufenthalts-, AASO+ Entschädigung) nicht die Pauschalbeträge überschreitet, die der FÖD Inneres, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit seinen Beamten für offizielle Auslandsaufträge gewährt (Kategorie 1- siehe Liste).
Hinweis: Wenn der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten kleinerer Ausgaben zusätzlich zur Gewährung der nachfolgend genannten Entschädigungen übernimmt, müssen diese wie folgt verringert werden:
- 15 % für das Frühstück
- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen
- 5 % für kleinere Ausgaben

Bürokosten: Arbeitnehmer, die einen Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen

145,81 EUR/Monat (142,95 EUR für den Zeitraum vom 1. September 2022 bis zum 30. November 2022)

-siehe „Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice“

Internet-Verbindung

(inklusive Abonnement)

20 EUR/Monat
Anschaffung PC

(einschließlich Peripheriegeräten und Software)

20 EUR/Monat

Bürokosten: Heimarbeiter (Arbeitsvertrag oder unter ähnlichen Bedingungen eingestellte Beschäftigte)

10 %

10 % des Bruttolohns, wobei der Bruttolohn auf den Teil beschränkt ist, der sich auf die zu Hause erbrachten Leistungen bezieht.

Bürokosten: Telearbeitnehmer

10 %

- 10 % des Bruttolohns, wobei der Bruttolohn auf den Teil beschränkt ist, der sich auf die Telearbeit bezieht.

Ab dem 1. Juni 2022 läuft diese Regelung aus, und die Entschädigung kann nur noch denjenigen Arbeitnehmern gewährt werden, denen sie bereits vor diesem Datum gewährt wurde, und solange der Anteil der Telearbeit nicht steigt.

Arbeitsgeräte

1,25 EUR/Tag

- Der Arbeitnehmer muss seine eigenen Arbeitsgeräte benutzen.

Anschaffung von Arbeitskleidung

1,84 EUR/Tag

- Es handelt sich ausschließlich um Arbeitskleidung im engeren Sinne des Wortes (Overalls, Schutzschuhe …) oder andere durch den Arbeitgeber vorgeschriebene Kleidung, die nicht als normale Stadt- oder Freizeitkleidung getragen werden kann (Uniform…).

Pflege von Arbeitskleidung

1,84 EUR/Tag

- Es handelt sich ausschließlich um Arbeitskleidung im engeren Sinne des Wortes (Overalls, Schutzschuhe …) oder andere durch den Arbeitgeber vorgeschriebene Kleidung, die nicht als normale Stadt- oder Freizeitkleidung getragen werden kann (Uniform…).

Pflege und Abnutzung der Kleidung des Arbeitnehmers

0,92 EUR/Tag

- Betrifft Oberkleidung (Jeans, T-Shirts …) und Unterwäsche, die wegen einer schmutzigen Arbeitsumgebung häufig gewaschen werden müssen.

Kfz-Kosten:

Garage

50,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn der Arbeitgeber zum Schutz des Fahrzeugs oder des Fahrzeuginhalts das Abstellen in einer Garage verlangt. Dies ist nur zulässig, wenn alle Arbeitnehmer mit gleicher Situation zur sicheren Unterstellung des Fahrzeugs verpflichtet sind. Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer Eigentümer der Garage ist oder nicht.

Kfz-Kosten:

Pkw-Stellplatz

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn der Arbeitnehmer regelmäßig geringe Parkgebühren zahlen muss.

Kfz-Kosten:

Autowäsche

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn die Art der Tätigkeit ein Fahrzeug in einwandfreiem Zustand erfordert.

Entschädigung für die Arbeit im Homeoffice

Hinsichtlich der Qualifikation der Bereitstellung von Material und Rückzahlungen im Rahmen von Kosten für die Heimarbeit folgt das LSS vollständig den in Rücksprache zustande gekommenen Grundsätzen, wie in dem am 26. Februar 2021 vom FÖD Finanzen veröffentlichen Rundschreiben aufgenommen (Rundschreiben 2021/C/20). Die in diesem Rundschreiben enthaltenen Prinzipien sind der Art und Weise, wie das LSS diese Kostenerstattung bereits in der Vergangenheit angewendet hat, sehr ähnlich.

Das bedeutet auch, dass bei Zweifeln darüber, ob etwas bei der Erstattung von Aufwendungen, von denen man annimmt, dass sie vom Arbeitgeber getragen werden, als Lohn zu betrachten ist oder nicht, in erster Linie auf dieses Rundschreiben verwiesen wird.

Im Großen und Ganzen geht es in diesem Rundschreiben um:

  • Erstattungen
    • Bürokosten
    • Kosten für Büromöbel/Computerausstattung
    • Kosten für die berufliche Nutzung von Internetanschluss und Abonnement
    • Kosten für die berufliche Nutzung des privaten Computers
    • Kosten für die berufliche Nutzung eines eigenen zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne privaten Computer (mit einem neuen Festbetrag von 5,00 EUR/Monat pro Gerät und maximal 10,00 EUR/Monat für alle Geräte zusammen)
  • Vorteil aus der Bereitstellung von
    • Büromöbeln/Computerausstattung.

Es handelt sich um

  • Arbeit im Homeoffice,
    • d. h. Arbeit, die in den Privaträumen des Arbeitnehmers ausgeführt werden, die aber auch am Arbeitsplatz des Arbeitgebers ausgeführt werden kann
    • an normalen Arbeitstagen und während der normalen Arbeitszeiten.

Ein Arbeitgeber kann Arbeitnehmern, die strukturell und regelmäßig einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus leisten, eine Bürokostenpauschale von bis zu 145,81 EUR pro Monat gewähren (142,95 EUR/Monat vom 1. September 2022 bis zum 30. November 2022), sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitbeschäftigte. Strukturell und regelmäßig bedeutet das Äquivalent von 1 Arbeitstag pro Woche sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitbeschäftigte. Dies kann auf monatlicher Basis auf verschiedene Art und Weise organisiert werden (ohne verhältnismäßige Berechnung):

  • 1 Kalendertag/Woche
  • 2 halbe Arbeitstage: Woche
  • 2 Stunden/Tag in einer 5-Tage-Woche
  • 1 Woche/Monat.

Der Betrag von 145,81 EUR ist ein Höchstbetrag (142,95 EUR/Monat vom 1. September 2022 bis zum 30. November 2022). Daher kann ein geringerer Betrag zuerkannt werden, aber es ist nicht zwingend erforderlich, den Betrag im Falle einer Teilzeitarbeit anteilig zu zahlen.

Darüber hinaus kann ein Zuschlag gewährt werden

  • von maximal EUR 20,00/Monat für die berufliche Nutzung eines privaten Internetanschlusses und Abonnements UND
  • von bis zu EUR 20,00/Monat für die berufliche Nutzung des privaten Computers mit Peripheriegeräten
    • ODER von maximal 10,00 EUR/Monat für die berufliche Nutzung eines privaten zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne privaten Computer (5,00 EUR/Monat pro Gerät für maximal 3 Jahre).

10 %-Übergangsregel für Telearbeitnehmer:

Für Telearbeiter, die im Sinne des KAA Nr. 85 von zu Hause aus arbeiten, kann eine Zulage in Höhe von 10 % des Bruttolohns für die Tage der Telearbeit zur Erstattung ihrer Kosten berechnet werden. Diese Ausgleichsregelung tritt jedoch am 1. Juni 2022 außer Kraft. Dies bedeutet, dass es ab Juni 2022 nicht mehr möglich ist, die 10 %ige Zulage für Heimarbeitstage in das System einzubringen.

Diese Regelung enthält die ausdrücklichen Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um in den Genuss dieser steuerlichen Sonderregelung zu kommen (siehe unten), und sieht vor, dass den unter diese Regelung fallenden Arbeitnehmern bestimmte Kosten steuerfrei erstattet werden können.

Ausländische Führungskräfte und Forscher

Ab dem 1. Januar 2022 werden tiefgreifende Änderungen der Steuerregelung für ausländische Führungskräfte und Forscher vorgenommen. Die neue Regelung ist in Art. 13 ff. des Programmgesetzes vom 27. Dezember 2021 (BS 31/12/2021) enthalten und wird in das Einkommensteuergesetzbuch eingefügt.

Diese Regelung enthält die ausdrücklichen Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um in den Genuss dieser steuerlichen Sonderregelung zu kommen (siehe unten), und sieht vor, dass den unter diese Regelung fallenden Arbeitnehmern bestimmte Kosten steuerfrei erstattet werden können.

Es wird zwischen einer Reihe von Kosten unterschieden, die auf der Grundlage von Belegen erstattet werden können:

  • die Umzugskosten nach Belgien;
  • die Kosten für die Einrichtung der Wohnung;
  • die Kosten der Schulausbildung der Kinder;

und eine Reihe von wiederkehrenden Kosten, die pauschal erstattet werden können:

  • die Mehrkosten für eine Wohnung in Belgien im Vergleich zum Herkunftsland;
  • die mit dem Leben in Belgien verbundenen Mehrkosten im Vergleich zum Herkunftsland;
  • die Kosten für private Reisen ins Herkunftsland.   

Der Pauschalbetrag darf 30 % des Gehalts und 90.000,00 EUR pro Jahr nicht überschreiten.

Die im Rahmen dieser Regelung erstatteten tatsächlichen Kosten und Pauschalbeträge sind ebenfalls sozialversicherungsfrei.

Da es sich um eine Kostenerstattunghandelt, für die keine Beiträge zu entrichten sind, muss ihr Betrag nicht in der DmfA angegeben werden.

Ab dem ersten Quartal ist es jedoch obligatorisch, die Personen, für die diese besondere Steuerregelung gilt, in der DmfA mit einem bestimmten „Status“-Code „FE“ zu kennzeichnen.

Dieses neue Gesetz ersetzt das frühere Steuergesetz, enthält jedoch eine Reihe wichtiger Unterschiede. So ist die Höchstdauer des Status auf 5 Jahre begrenzt (einmalig verlängerbar auf 8 Jahre), und es gelten strengere Bedingungen, wie z. B. dass man vor Aufnahme der Beschäftigung in Belgien nicht länger als 60 Monate in einem Umkreis von 150 Kilometern von der Grenze gewohnt haben darf und dass man für den Status als Führungskraft ein jährliches Bruttogehalt von mindestens 75.000 EUR (ohne Berücksichtigung der oben genannten Kosten) beziehen muss.

Für alle Fragen zu den Voraussetzungen, unter die dieser Status fällt, und zu den genauen Bedingungen und der Berechnungsmethode der verschiedenen Aufwandsentschädigungen verweist das LSS auf den FÖD Finanzen. Diese Regelung ist im Steuerrundschreiben 2022/C/47 enthalten.

Die neue Regelung enthält auch eine Übergangsregelung für diejenigen, die Ende 2021 unter die (frühere) besondere Steuerregelung fallen. Diese Übergangsregelung und die Abschaffung des früheren Systems werden im Steuerrundschreiben 2022/C/9 behandelt.

 

Kilometererstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und für beruflich bedingte Fahrten

Ab dem 1. Oktober 2022 wird für den föderalen öffentlichen Dienst ein neues vierteljährliches Kilometergeld berechnet. Dieser Betrag ist auch der Höchstbetrag, der als Aufwandsentschädigung LSS-frei für Pendler- und Berufsfahrten mit dem Privatfahrzeug akzeptiert wird.

Außerdem wird die Kilometerentschädigung rückwirkend für den Zeitraum vom 1. März 2022 bis zum 30. Juni 2022 auf 0,4020 EUR/km erhöht. Das heißt, wenn eine Kilometerentschädigung in Höhe des Höchstbetrags der freigestellten Leistung gewährt wurde, können die gewährten Kilometerentschädigungen auf diesen Betrag angehoben werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Nicht-Anwendung der Beitragspflicht hat.

Die Höhe der Kilometerentschädigung ab 1. Oktober 2022 wird nach Veröffentlichung des Rundschreibens bekannt gegeben.

Zusammengefasst beläuft sich die Kilometerentschädigung für die Nutzung des Privatfahrzeugs im Jahr 2022 also auf:

  • vom 1. Januar 2022 bis 28. Februar 2022: 0,3707 EUR/km
  • van 1 juli 2022 tot 30 september 2022: 0,4170 euro/km
  • vom 1. Juli 2022 bis 30. September 2022: 0,4170 EUR/km
  • vom 1. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2022: Betrag wird noch veröffentlicht.

 

Mobilitätsprämien

In Branchen, in denen der Arbeitsplatz nicht ortsgebunden ist, gibt es manchmal ein pauschales System zur Erstattung von Reisekosten, das in der Regel als Mobilitätsprämie bezeichnet wird. Diese Leistung ist vom Lohnbegriff ausgeschlossen, wenn die folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

  • die Pauschalregelung zur Erstattung und die Entschädigungen, die sie feststellt, müssen in Tarifverträgen beschrieben werden, die in einem kollektiven Arbeitsabkommen beschlossen und durch Königlichen Erlass allgemein verbindlich erklärt wurden;
  • der Betrag der Entschädigung darf die Summe von 0,1579 EUR pro Kilometer Entfernung zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz, die für die Strecke hin und zurück berechnet wird, nicht überschreiten.

Jede Entschädigung, ob per KAA festgelegt oder nicht, die den Betrag von 0,1579 EUR für eine bestimmte Bewegung übersteigt, gilt in vollem Umfang als Lohn.

Fällt der Arbeitgeber nicht in den Geltungsbereich des Gesetzes vom 5. Dezember 1968 über kollektive Arbeitsabkommen, so ist die Vergabe entsprechend zu regeln:

  • durch eine auf der Ebene des zuständigen Verhandlungsausschusses geschlossene Protokollvereinbarung oder
  • nach dem von der paritätischen Kommission gemäß Artikel 30 oder Artikel 31 des Gesetzes vom 21. März 1991 über die Reform bestimmter öffentlicher Wirtschaftsunternehmen angenommenen Plan.

Damit eröffnet sie den öffentlichen Wirtschaftsunternehmen die Möglichkeit, das System der Mobilitätsprämien auch für jene Arbeitnehmer zu nutzen, die keinen festen Arbeitsplatz haben.