Date de début et de fin de la ligne d'occupation

Il s'agit de la date de début de la période à laquelle les données communiquées à ce niveau ont trait. Lorsqu'il n'y a pas eu de modification au niveau de l'occupation, la date de début de l'occupation correspond donc à une date antérieure au début du trimestre en cours. S'il n'y pas eu de nouvelle occupation depuis l'entrée en service du travailleur, la date de début de la ligne d'occupation coïncide avec la date de l'entrée en service.

Ne confondez donc pas ces dates avec les dates de début et de fin demandées au niveau de la ligne travailleur et qui renvoient toujours au trimestre en cours.

 

Pour chaque ligne d'occupation, vous êtes tenu, chaque trimestre, de mentionner de manière explicite la date de début. Lorsqu'une occupation se termine au cours ou à la fin d'un trimestre (par exemple, dans le cas d'un travail à temps plein qui devient un travail à temps partiel), vous devez également indiquer la date de fin de la ligne d'occupation.

Trois remarques importantes

Indemnités de rupture

Le salaire et les données relatives aux prestations se rapportant à une indemnité payée suite à une rupture irrégulière de contrat de travail doivent toujours être repris sur une ligne d'occupation distincte (donc séparée des données se rapportant à la période pendant laquelle le contrat de travail a été exécuté).

Les règles de distinction qui étaient d'application sous l'ancienne déclaration pour déclarer des indemnités de rupture sont conservées (la partie se rapportant au trimestre pendant lequel le contrat est rompu, la partie se rapportant aux trimestres ultérieurs de l'année civile en cours, la partie se rapportant à chacune des années civiles suivantes). Les dates de début et de fin de cette ligne d'occupation sont celles des périodes couvertes par l'indemnité de rupture.

Exemple

Un employé a été licencié le 31 août 2003 et a droit à une indemnité de rupture de 18 mois. Dans ce cas, vous reprenez les données relatives à la rémunération et aux prestations de ce travailleur sur la déclaration du troisième trimestre de 2003 sur cinq lignes d'occupation différentes.

  • Ligne 1: les données relatives à la période pendant laquelle il y a eu des prestations c'est-à-dire du 1er juillet 2003 au 31 août 2003 (tenant compte naturellement du fait que cette période ne doit pas être scindée en plusieurs lignes d'occupation).
  • Ligne 2: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er septembre 2003 au 30 septembre 2003.
  • Ligne 3: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er octobre 2003 au 31 décembre 2003.
  • Ligne 4: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004.
  • Ligne 5: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er janvier 2005 au 28 février 2005 (fin de la période couverte par l'indemnité de rupture).

A l'exception des cas relativement exceptionnels prévus dans la législation sur les contrats de travail prévoyant que de telles indemnités peuvent être payées mensuellement (entreprises en difficulté), les indemnités doivent toujours être reprises intégralement sur la déclaration du trimestre au cours duquel le contrat de travail a été rompu.

Si la base de calcul de l'indemnité de rupture est différente de celle d'indemnités liées à d'autres périodes, il y a lieu de déclarer en premier lieu la période couverte par l'indemnité de rupture et ensuite les autres périodes.

Exemple

Un employeur paye lors du licenciement d'un représentant de commerce le 31 octobre 2013 une indemnité de rupture de 4 mois et une indemnité de non-concurrence de 3 mois.

La déclaration au 4/2013 doit donc se passer comme suit:

  • ligne 1: jours et rémunération octobre 2013.
  • ligne 2: jours et montant de l'indemnité de rupture pour la période du 1er novembre 2013 au 31 décembre 2013.
  • ligne 3: jours et montant de l'indemnité de rupture pour la période du 1er janvier 2014 au 28 février 2014.
  • ligne 4: jours et montant de l'indemnité de non-concurrence pour la période du 1er mars 2014 au 31 mai 2014.

Pour un travailleur qui est licencié durant une période d'interruption de carrière partielle ou de crédit-temps partiel et pour qui l'employeur doit calculer l'indemnité de rupture sur base de la rémunération à laquelle le travailleur a effectivement droit  au moment de la notification de la fin du contrat, une nouvelle ligne d'occupation doit être commencée avec les mêmes caractéristiques qu'avant le licenciement, donc avec le code mesures de réorganisation du temps de travail.

Jours fériés

Lorsque le contrat de travail se termine et que l'employeur doit, en vertu de la législation relative aux jours fériés, payer un jour férié qui tombe après la fin du contrat de travail, ce jour doit être déclaré avec le code de prestations 1 sur la déclaration du trimestre au cours duquel le contrat de travail se termine, et ceci, que le jour férié tombe ou ne tombe pas dans le trimestre suivant. En d'autres mots, le jour férié est déclaré comme s'il tombait pendant la période d'occupation sans que la date de fin de contrat de la ligne d'occupation soit modifiée.

Quand deux contrats de travail intérimaire auprès de la même entreprise de travail intérimaire pour une mission chez un même utilisateur ne sont interrompus que par un ou plusieurs jours fériés ou jours de remplacement d'un jour férié, les jours fériés concernés ou les jours de remplacement sont considérés comme un jour férié ou un jour de remplacement durant lequel le travailleur intérimaire était au service de l'entreprise de travail intérimaire.

L'occupation se termine donc seulement à la fin de ce(s) jour(s) fériés et/ou de remplacement et l'employeur est redevable de la rémunération pour ces jours. Vu qu'il n'y a pas de réelle interruption, les données peuvent être communiquées sur une même ligne d'occupation (voir aussi plus loin sous 'contrats successifs').

Ce qui précède est également d'application si le jour férié et/ou de remplacement est combiné avec un ou plusieurs jours durant lesquels il n'est habituellement pas travaillé dans l'entreprise de l'utilisateur.

Contrats successifs

Lorsqu'un travailleur est occupé dans le cadre de contrats de travail successifs, une nouvelle ligne d'occupation doit être utilisée et les données relatives à la rémunération et aux prestations doivent être scindées par lignes. Si les différents contrats se succèdent sans être interrompus par autre chose que par des jours de repos normaux (par exemple les contrats utilisés dans le secteur de l'intérim du lundi au vendredi), les données relatives à la rémunération et aux prestations des différents contrats peuvent être rassemblées sur une seule ligne.
Cela est uniquement autorisé si les différents contrats ont les mêmes caractéristiques. Cela signifie que s'il s'agit de travailleurs dont les prestations doivent être déclarées en heures (travailleurs à temps partiel, travailleurs saisonniers, intérimaires,...) le nombre d'heures du travailleur et de la personne de référence doivent être identiques et pas seulement la proportion entre les deux.

Exemple

Un travailleur d'un bureau d'intérim travaille dans le cadre de sept contrats successifs du lundi au vendredi, trois semaines consécutives à mi-temps dans un système 19/38 heures par semaine, ensuite une semaine à 18h30/37 et finalement à nouveau trois semaines à 19/38 heures.
Dans ce cas, vous devez utiliser trois lignes d'occupation, une pour les rémunérations et les données relatives aux prestations des trois premières semaines, une pour les données relatives à la quatrième semaine et une pour les données relatives aux trois dernières semaines.