Le concept de DmfA

Concept

Le principe qui sous-tend la déclaration trimestrielle DmfA est initialement celui d'une déclaration ou toutes les données sont communiquées au niveau du travailleur et le calcul des cotisations (y compris celui des cotisations spéciales) s'opère également à ce niveau. Dès lors, par employeur, un travailleur n'est identifié qu'une seule fois par trimestre.

La déclaration se fera toujours par voie électronique. Différents canaux seront mis à disposition (par exemple, un système de transfert de fichier (FTP) accessible aux personnes chargées d'introduire les déclarations d'un grand nombre d'employeurs ou de travailleurs et une application Internet pour les employeurs de moindre dimension).

La structure de la DmfA se présente comme suit:

  • Une déclaration par employeur incorporant tous les travailleurs.
  • Toutes les données sont regroupées par travailleur, celui-ci n'est dès lors identifié qu'une seule fois (en principe toutes les personnes occupées par un employeur qui ont été déclarées par lui via Dimona sont reprises dans son registre électronique du personnel. Lors de l'établissement d'une déclaration via internet, l'employeur voit dès lors apparaître toutes ces personnes qui ne doivent donc plus être de nouveau identifiées).
  • L'identification d'un travailleur est basée sur son numéro d'identification de sécurité sociale (NISS).
  • Une ligne travailleur par travailleur. C'est à ce niveau que les cotisations sont calculées pour ce travailleur et que doivent être mentionnées un certain nombre de données valables pour l'ensemble du trimestre. Il ne faudra utiliser plusieurs lignes travailleur que dans le cas relativement exceptionnel où plusieurs taux de cotisation sont à appliquer pour un travailleur (par exemple, un ouvrier devient employé en cours de trimestre, un apprenti agréé devient ouvrier, l'employeur change d'activité).
  • Le cas échéant, plusieurs lignes d'occupation seront requises par ligne travailleur (exemples : un travailleur passe d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel, un travailleur à temps partiel (80 %) réduit ses prestations à 50 %).

Exemple de modification de contrat de travail:

Un travailleur travaille auprès d'un employeur comme ouvrier à temps partiel jusqu'au 30 avril. A partir du 1er mai ce même employeur le prend en service à temps partiel comme employé. Le 1er juin ce contrat de travail est modifié en un contrat de travail pour des prestations à temps plein.

  • Il est identifié une seule fois en tant que personne.
  • Deux lignes travailleur sont créées: une pour ses prestations comme ouvrier et une pour les prestations comme employé (les cotisations sont toujours différentes).
  • Les données de rémunération et de prestations pour la période comme ouvrier (avril) sont déclarées sur une ligne d'occupation. Les cotisations dues pour cette période (et les éventuelles réductions de ces cotisations) sont calculées pour ces rémunérations.
  • Les données de rémunération et de prestations pour la période comme employé (mai-juin) sont scindées en deux lignes d'occupation. Les cotisations dues pour cette période sont calculées pour la totalité de la période (les cotisations sont toujours les mêmes pour les prestations à temps plein et à temps partiel comme employé).

Exemple de changement de statut:

Un travailleur travaille auprès d'une administration comme contractuel subventionné jusqu'au 30 avril. A partir du 1er mai cette même administration le prend en service à temps partiel comme employé contractuel. Le 1er juin ce contrat de travail est modifié en un contrat de travail pour des prestations à temps plein.

  • Il est identifié une seule fois en tant que personne.
  • Deux lignes travailleur sont créées: une pour ses prestations comme contractuel subventionné et une pour les prestations comme employé contractuel (les cotisations sont toujours différentes).
  • Les données de rémunération et de prestations pour la période comme contractuel subventionné (avril) sont déclarées sur une ligne d'occupation. Les cotisations dues pour cette période (contre un pourcentage de cotisation diminué) sont calculées pour ces rémunérations. 
  • Les données de rémunération et de prestations pour la période comme employé (mai-juin) sont scindées en deux lignes d'occupation. Les cotisations dues pour cette période sont calculées pour la totalité de la période (les cotisations sont toujours les mêmes pour les prestations à temps plein et à temps partiel comme employé contractuel).

Il ressort de l'exemple que le principe de la déclaration est basé sur l'utilisation de lignes travailleur et, au niveau de ces lignes travailleur, de lignes d'occupation. Les principes qui en régissent l'utilisation sont exposés en détail ci-après.

La notion de trimestre

La DmfA concerne toujours un trimestre déterminé. En ce qui concerne les travailleurs payés par mois civil, le "trimestre ONSS" correspond au trimestre civil. Pour les travailleurs payés suivant une périodicité différente (par exemple, à la semaine ou toutes les quatre semaines), une période de paie ne peut pas empiéter sur deux trimestres. Pour ces travailleurs, on entend par trimestre, la période couverte par les paies dont le jour de clôture se situe dans un même trimestre civil.
Exemple: un travailleur payé à la semaine dont la dernière période de paie se clôture le 27 mars 2010. Les rémunérations relatives à la période du 28 au 31 mars 2010 seront mentionnées dans la déclaration afférente au deuxième trimestre 2010.

En dérogation à ce qui précède, le quatrième trimestre de l'année prend toujours fin le 31 décembre de cette année et le premier trimestre de chaque année commence le 1er janvier de cette année.
Exemple: un travailleur payé à la semaine dont la dernière période de paie se clôture le 27 décembre. Les rémunérations relatives à la période du 28 au 31 décembre seront mentionnées dans la déclaration afférente au quatrième trimestre.

La notion de journée de travail

Le nombre de journées de travail doit être renseigné, pour chaque travailleur, sur la déclaration trimestrielle. Cette mention est importante pour diverses raisons telles que, par exemple, l'octroi de la réduction harmonisée, le calcul des cotisations dues pour les travailleurs pour lesquels des rémunérations forfaitaires journalières sont prises en considération, ... . Ne peuvent être mentionnées comme journées de travail sur les déclarations trimestrielles que les journées suivantes:

  • les journées effectivement consacrées au travail
  • les journées non consacrées au travail, mais pour lesquelles l'employeur paye une rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale (par exemple, les jours fériés, les jours de petit chômage, les jours de vacances légales et complémentaires des employés, etc.)
  • les journées de repos compensatoire autres que les journées de repos compensatoire dans la construction
  • les journées de vacances légales pour les ouvriers (=les jours couverts par un chèque de vacances délivré par une caisse officielle de vacances.

Des codes spécifiques sont prévus pour la déclaration des journées de travail.

Pour les apprentis, les marins pêcheurs et les travailleurs à domicile, des règles particulières doivent être appliquées pour le calcul des journées de travail.

La notion de déclaration multifonctionnelle

Déclaration multifonctionnelle signifie que la déclaration ne se limite pas au simple calcul correct des cotisations de sécurité sociale dues. Ces données sont également utilisées par les institutions chargées du paiement des prestations de sécurité sociale (assurance-maladie, chômage, pensions, accidents du travail, maladies professionnelles, allocations familiales et vacances annuelles des ouvriers).

Afin de rencontrer ces nombreux objectifs, toutes les données salariales et de temps de travail, indispensables aux différents utilisateurs de la DmfA, ont été analysées, puis elles ont été réparties entre une série de codes fonctionnels en partant du principe que les données qui seront traitées de manière identique par tous les utilisateurs sont regroupées sous un même code. Cette manière de procéder a permis de maintenir le nombre de codes à un niveau relativement bas.

 

Il importe dès lors tout particulièrement que vous suiviez le plus correctement possible les instructions.

En effet, si l'attribution d'un code inexact pour une rémunération ou des prestations n'influe pas nécessairement sur le montant des cotisations de sécurité sociale, ce code inexact peut léser gravement les travailleurs dans leurs droits sociaux.