Codering van de arbeidstijdgegevens

Alle arbeidstijdgegevens worden voor de aangifte gegroepeerd in codes. Dat betekent dat u niet elke component uit de code apart moet aangeven, maar dat u deze componenten moet samenvoegen en aangeven onder de voorgeschreven code. Hierbij wordt nogmaals herhaald dat het essentieel is dat de prestaties (net als de lonen die erop betrekking hebben) opgesplitst worden per tewerkstellingslijn.

Op die manier hebben alle sectoren van sociale zekerheid voldoende gegevens om hun opdracht te vervullen. Enkel waar er zich in de loop van een kwartaal een sociaal risico voordoet moeten bijkomende gegevens worden doorgestuurd, via de aangifte van een sociaal risico. Verder is het belangrijk te weten dat een bepaalde dag of periode slechts één keer wordt aangegeven. U kan dus nooit een bepaalde dag onder meer dan één code plaatsen.

De codes zijn opgedeeld in "gewone codes" en " indicatieve codes". Voor de gewone codes is de werkgever de authentieke bron: enkel hij kan aanduiden om welk soort arbeidstijdgegeven het gaat. Met de indicatieve codes duidt men bepaalde toestanden aan, waarvoor de werkgever wel de authentieke bron is voor het aantal dagen of uren afwezigheid, maar meestal niet voor de kwalificatie ervan. Zo kan een werkgever enkel aanduiden dat het gaat om een dag waarop er zich een situatie van tijdelijke werkloosheid heeft voorgedaan. Hij weet echter niet altijd zeker of die dag ook effectief zal worden vergoed. Het gebruik van indicatieve codes laat toe dat de verschillende instellingen van sociale zekerheid die bepaalde dag kunnen terugvinden in de aangifte. Ze zijn daarnaast ook van belang in het kader van de bijdrageverminderingen.

Om de bespreking van de codes niet te verzwaren wordt bij de codes steeds gesproken van de aangifte van dagen. Het zal duidelijk zijn dat voor de werknemers voor wie zowel dagen als uren moeten worden aangegeven (o.a. deeltijdse werknemers), per code ook het aantal uren moet worden meegedeeld.

Een aantal prestatiecodes die alleen gelden voor de overheid worden uitgelegd bij de bespreking van Capelo

 

Gewone codes

 

CODE 1

  • normale werkelijke arbeid (ook aangepaste arbeid met loonverlies);
  • meerprestaties zonder inhaalrust;
  • inhaalrust andere dan inhaalrust bouwbedrijf en inhaalrust in het kader van arbeidsduurvermindering (zie echter code 20 voor inhaalrust met het systeem van verhoogd uurloon);
  • arbeidsongeschiktheid met gewaarborgd loon 1ste week of gewaarborgd maandloon;
  • periode van opzegtermijn of periode gedekt door de verbrekingsvergoeding of de inschakelingsvergoeding;
  • kort verzuim;
  • dwingende reden met behoud van loon;
  • afwezigheid met gewaarborgd dagloon wegens arbeidsongeschiktheid;
  • gewaarborgd dagloon wegens een andere reden dan arbeidsongeschiktheid;
  • technische stoornis in de onderneming;
  • sluiting van de onderneming ter bescherming van het leefmilieu;
  • feestdagen tijdens de arbeidsovereenkomst, feestdagen na beëindiging van de arbeidsovereenkomst en vervangingsdagen van een feestdag;
  • andere afwezigheid met behoud van normaal loon met RSZ-bijdragen (b.v. toegestane afwezigheid met behoud van loon, politiek verlof, ...);
  • wettelijke en bijkomende vakantie voor bedienden.

Deze code bevat alle dagen waarvoor er een loon wordt betaald waarop RSZ-bijdragen verschuldigd zijn, en die niet apart moeten worden opgegeven. Elke dag waarvoor u een loon heeft betaald en die u niet onder een andere code kan plaatsen, wordt in deze code gegroepeerd.

Ook de periode waarin het gaat om de verbreking van de arbeidsovereenkomst met betaling van een verbrekingsvergoeding wordt onder deze code aangegeven als volgt:

  • op de eerste tewerkstellingslijn de dagen die overeenstemmen met de periode van tewerkstelling;
  • op een tweede tewerkstellingslijn de dagen die overeenstemmen met het gedeelte van de verbrekingsvergoeding m.b.t. het kwartaal van de verbreking;
  • op een volgende tewerkstellingslijn de dagen die overeenstemmen met het gedeelte van de vergoeding m.b.t. de overige kwartalen van het lopende kalenderjaar;
  • enz. voor elk der latere kalenderjaren

De aanduiding van de periode waarop de vergoeding betrekking heeft (d.w.z. de begin- en einddatum van iedere tewerkstellingslijn), gebeurt dus altijd op het moment waarop de vergoeding zelf wordt aangegeven.

De periode gedekt door een verbrekingsvergoeding die in maandelijkse termijnen wordt uitbetaald en de periode gedekt door een inschakelingsvergoeding toegekend in het kader van een herstructurering, worden gespreid aangegeven over de verschillende kwartalen waarin de vergoeding wordt betaald. Indien de vergoeding dus meerdere kwartalen dekt, wordt per volledig kwartaal voor de begin- en einddatum van de tewerkstellingslijn de begin- en einddatum van dit kwartaal vermeld, zodat de begin- en einddatum van de periode gedekt door de verbrekingsvergoeding slechts voorkomen in respectievelijk het eerste en laatste kwartaal van de gedekte periode

Zoals reeds gezegd wordt een feestdag die de werkgever moet betalen en die valt na het einde van de arbeidsovereenkomst, steeds vermeld op de aangifte van het kwartaal waarin de arbeidsovereenkomst eindigt, zelfs als die feestdag in het daaropvolgende kw artaal valt

Wat betreft de afwezigheden met gewaarborgd loon is het belangrijk te noteren dat bij herval na een werkhervatting in geval van een ziekte van gemeen recht of een ongeval dat geen arbeidsongeval is, er slechts opnieuw gewaarborgd loon verschuldigd is indien de herneming ten minste veertien dagen duurt. Bij een arbeidsongeval en bij beroepsziekte daarentegen is er bij herval na een werkhervatting steeds opnieuw gewaarborgd loon verschuldigd

De wettelijke vakantiedagen die een bediende niet heeft kunnen opnemen omwille van arbeidsongeschiktheid, mogen niet onder deze code worden aangegeven. U moet ze aangeven met de indicatieve code voor de arbeidsongeschiktheid

 

CODE 101

  • vaartdagen zeevarenden

Omwille van de bijzondere pensioenregeling van zeevarenden moet de werkgever de vaartdagen aangeven onder deze code en niet onder code 1. De standby-dagen, de bijwerkdagen en de dagen waarvoor een opzeggingsvergoeding verschuldigd is, blijven aangegeven onder prestatiecode 1.

 

CODE 102

  • opgenomen vakantiedagen zeevarenden

Omdat de vakantieregeling van zeevarenden op een zeer specifieke manier georganiseerd is, worden de opgenomen vakantiedagen aangegeven met een aparte prestatiecode 102. Het betreft slechts enkele aangevers.

 

CODE 2

  • wettelijke vakantie voor arbeiders

Hier vermeldt u de dagen wettelijke vakantie die de arbeider tijdens het kwartaal opnam. Het zijn de dagen gedekt door een vakantiecheque. Onder deze code ook de vakantiedagen vermelden die de arbeider omwille van arbeidsongeschiktheid niet heeft kunnen opnemen

 

CODE 3

  • bijkomende vakantie voor arbeiders

Onder deze code worden de dagen aangegeven waarop de arbeider vakantie heeft genomen en die niet worden aangegeven onder code 2 of code 12. Het zijn dus door de werkgever betaalde dagen met loon waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.

 

CODE 4

  • afwezigheid eerste dag wegens slecht weer bouwbedrijf

Het gaat hier om dagen waarvoor een onvolledig loon wordt uitbetaald. U mag deze code enkel gebruiken voor dagen waarop de werkzaamheden reeds een aanvang hebben genomen.

 

CODE 5

  • betaald educatief verlof

Het gaat hier om de dagen waarvoor de werkgever het loon betaalt en waarop de werknemer geniet van de regeling van het betaald educatief verlof. Binnen de wettelijk voorziene regels wordt het loon voor deze dagen door de bevoegde  geregionaliseerde entiteit terugbetaald. Vanaf 1 april 2015 zal het contact tussen de werkgevers en de administratie met betrekking tot de aanvragen om terugbetaling nog enkel via deze weg gebeuren. Meer informatie en contactadressen zijn terug te vinden op de website FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

 

CODE 10

  • gewaarborgd loon tweede week;
  • feestdagen en vervangingsdagen tijdens periode van tijdelijke werkloosheid;
  • functie van rechter sociale zaken;

De dagen tijdelijke volledige arbeidsongeschiktheid ingevolge een arbeidsongeval of een beroepsziekte die recht geven op schadeloosstelling zijn niet in deze code vervat, maar worden aangegeven onder een specifieke indicatieve code.

 

CODE 11

  • arbeidsongeschiktheid met aanvulling of voorschot overeenkomstig de C.A.O. 12bis/13bis

Hier gaat het:

  • om de dagen na de tweede week ziekte of ongeval van gemeen recht, waarvoor de werkgever een supplement betaalt bovenop de uitkering van de ziekteverzekering;
  • om de dagen na de eerste week in geval van arbeidsongeval of beroepsziekte, waarvoor de werkgever een supplement betaalt bovenop de uitkering in het kader van de arbeidsongevallen- of beroepsziekteverzekering.

De 7 dagen die volgen op de eerste zeven dagen arbeidsongeschiktheid ingevolge ziekte of ongeval van gemeen recht worden niet vermeld onder deze code, maar zoals gezegd onder code 10. Het gaat dan namelijk over dagen " arbeidsongeschiktheid met gewaarborgd loon tweede week".

 

CODE 12

  • vakantie krachtens algemeen verbindend verklaarde C.A.O.;
  • inhaalrust bouwbedrijf

Deze code bevat uitsluitend:

  • de niet door de werkgever betaalde vakantiedagen toegekend bij algemeen verbindend verklaarde CAO (=in de textielsector, de sector van de vlasbewerking, de diamantsector en de binnenscheepvaart);
  • de dagen van inhaalrust die in de bouwsector worden toegekend in het kader van de arbeidsduurvermindering;
  • de door het fonds voor bestaanszekerheid betaalde inhaalrust in de sector van de handel in brandstoffen en in de diamantsector.

U mag deze code dan ook enkel gebruiken indien u actief bent in één van deze sectoren. Het gaat hier enkel om de dagen die de werknemer in het kwartaal effectief opnam.

In de "bijkomende informatie" onderaan, vindt u de datums waarop de inhaalrustdagen in de bouwsector vallen.

 

CODE 13

  • sociale promotie

Het gaat hier om een schorsing van de arbeidsovereenkomst wegens het volgen van cursussen sociale promotie.

 

CODE 14

  • aanvullende vakantiedagen bij activiteitsaanvang of -hervatting

De prestatiecode 14 geldt voor arbeiders en bedienden. Bedienden krijgen voor deze dagen een vakantiegeld bij activiteitsaanvang of -hervatting van hun werkgever. Arbeiders ontvangen dit vakantiegeld van de RJV of van een vakantiefonds.

 

CODE 15

  • flexi-vakantiedagen

Gezien het eigen specifieke systeem van vakantiegeld zijn de gewone prestatiecodes die met vakantie te maken hebben (2 en 3) niet toepasselijk voor de flexi-jobwerknemers. Evenmin is bij vertrek vertrekvakantiegeld verschuldigd (looncodes 7 en 11). De flexi-vakantiedagen moeten dan ook aangegeven worden met deze aparte prestatiecode.

 

CODE 20

  • inhaalrust in het kader van arbeidsduurvermindering

Onder deze code plaatst u de opgenomen inhaalrustdagen die kaderen in een systeem waarbij een vermindering van de arbeidstijd verwezenlijkt wordt door de toekenning van compensatiedagen die niet betaald worden op het moment dat deze dagen effectief genomen worden, maar indirect door de techniek van het verhoogde uurloon. Deze techniek houdt in dat het uurloon dat aangegeven wordt, eigenlijk een langere periode dekt dan louter dat uur. De werknemer creëert immers een aan de arbeidsduurvermindering overeenkomstige periode van niet-betaalde recuperatie.

Samengevat kan men dus twee verschillende systemen gebruiken om via recuperatiedagen een arbeidsduurvermindering in te voeren:

  • enerzijds het systeem waarbij de recuperatiedag betaald wordt op het moment dat de werknemer zijn recuperatie neemt: deze dagen moeten aangegeven worden met prestatiecode 1;
  • anderzijds het systeem waarbij de recuperatiedag niet betaald wordt op het moment dat de werknemer zijn recuperatie neemt: deze dagen moeten aangegeven worden met prestatiecode 20; de code 20 moet dus ook gebruikt worden indien de arbeidsduurvermindering gepaard gaat met gedeeltelijk of volledig loonverlies.

Het is voor dit systeem van recuperatie in het kader van een arbeidsduurvermindering waarbij de recuperatiedag niet betaald wordt op het moment dat hij wordt opgenomen, dat tevens het percentage bezoldiging op jaarbasis moet worden vermeld.

Let op: enkel de dagen die werkelijk werden opgenomen in de loop van het kwartaal mogen onder deze code worden aangegeven.

De inhaalrust die wel degelijk betaald wordt op het moment dat de inhaalrust genomen wordt, geeft u aan onder code 1 (met uitzondering van de inhaalrust in de sector bouwbedrijf, waarvoor een aparte code (code 12) voorzien is.

 

CODE 21

  • de dagen staking/lock-out

Onder deze code plaatst u de dagen van staking waaraan de werknemer heeft deelgenomen en de dagen waarop de werknemer van het werk afwezig was ingevolge een lock-out. Indien er sprake is van tijdelijke werkloosheid voor volledige dagen ingevolge een staking waaraan de werknemers niet hebben deelgenomen, worden die dagen aangegeven onder de indicatieve code voor tijdelijke werkloosheid.

 

CODE 22

  • syndicale opdracht

Onder deze code plaatst u de dagen van syndicale opdracht, waarvoor u geen loon heeft uitbetaald. Heeft u voor deze periode wel een loon betaald, dan plaatst u ze onder code 1.

 

CODE 24

  • verlof om dwingende redenen zonder behoud van loon

Het gaat hier om afwezigheid op het werk ingevolge de schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst in toepassing van artikel 30bis van de arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, wegens een niet voorziene gebeurtenis die losstaat van het werk.

De werkgevers van onthaalouders moeten deze code gebruiken voor de maximum 20 onbezoldigde vakantiedagen en de wettelijke feestdagen zonder opvang van kinderen.

 

CODE 25

  • burgerplichten zonder behoud van loon
  • openbaar mandaat

Ook hier gaat het uitsluitend om de dagen waarvoor u geen loon uitbetaalt.

 

CODE 26

  • militieverplichtingen

Het gaat hier om een schorsing van de arbeidsovereenkomst wegens militieverplichtingen.

 

CODE 30

  • verlof zonder wedde;
  • alle andere arbeidstijdgegevens waarvoor de werkgever geen loon of vergoeding betaalt, met uitzondering van deze die onder een andere code vermeld worden

Deze code is een restcategorie. Zij groepeert alle dagen waarop de werknemer niet gewerkt heeft en waarvoor u geen loon heeft betaald en die niet ten laste kunnen worden genomen van de sociale zekerheid. U plaatst dus enkel dagen onder deze code indien ze niet onder een andere (gewone of indicatieve) code kunnen worden geplaatst.

Gezien de gevolgen die het gebruik van deze code kan hebben op de rechten inzake sociale zekerheid, moet ze met omzichtigheid gebruikt worden. In geen geval mag ze gebruikt worden voor werknemers die overstappen van een voltijdse naar een deeltijdse tewerkstelling. In dat geval (zelfs al gaat het om een vrij korte periode) moet men een nieuwe tewerkstellingslijn beginnen, en de we rknemer aangeven als een deeltijdse werknemer

 

CODE 80

  • niet-onderworpen overuren in de horeca

Het gaat hier om de aangifte van bepaalde overuren in de horeca, waarvoor geen socialezekerheidsbijdragen betaald moeten worden en die vrijgesteld zijn van belastingen.

 

CODE 110

  • niet-onderworpen parlementaire prestaties

Het gaat hier om de aangifte van de prestaties in het kader van een mandaat als federaal / regionaal parlementslid en de door de uittredingsvergoeding gedekte periode.

 

Indicatieve codes

Naast de hierboven besproken "gewone" codes, moet u eventueel ook een aantal gegevens met een indicatieve code meedelen. Aan de hand van deze indicatieve codes weten de verschillende sectoren van sociale zekerheid dat het om prestaties gaat waarvoor niet de werkgever en de RSZ voor de uiteindelijke kwalificatie de authentieke bron zijn maar dat een andere externe instelling als authentieke bron de gegevens controleert en bevestigt. Het gebruik van deze codes vermijdt hiaten in het aangiftekwartaal en is daarenboven noodzakelijk omdat het de RSZ in staat stelt te zien met welke dagen/uren de werkgever rekening hield bij de berekening van de bijdrageverminderingen.

De aangifte met een indicatieve code gebeurt op dezelfde manier als de aangifte van de andere arbeidstijdgegevens (d.w.z. dus ook in uren of dagen naargelang de hoedanigheid van de werknemer). De volgende indicatieve codes worden voorzien:

Het gaat steeds om afwezigheden waarvoor de werkgever geen loon uitbetaalt.

Deze indicatieve codes worden slechts gebruikt voor afwezigheden die niet met een gewone code worden meegedeeld; ieder type van aan- of afwezigheid mag immers slechts met één code worden meegedeeld.

  • Code 50: ziekte (ziekte of ongeval van gemeen recht );
  • Code 51: moederschapsbescherming (= maatregel van moederschapsbescherming, moederschapsrust en omgezet moederschapsverlof bij overlijden of hospitalisatie van de moeder) en borstvoedingspauzes (CAO nr. 80);
  • Code 52: vaderschaps- of geboorteverlof, adoptieverlof en pleegouderverlof (alleen de dagen ten laste van de RIZIV-sector 'uitkeringen');
  • Code 53: profylactisch verlof;
  • Code 60: arbeidsongeval;
  • Code 61: beroepsziekte;
  • Code 70: tijdelijke werkloosheid andere dan de codes 71 en 72;
  • Code 71: economische werkloosheid;
  • Code 72: tijdelijke werkloosheid ingevolge slecht weer;
  • Code 73: jeugdvakantiedagen en seniorvakantiedagen;
  • Code 74: voorziene maar niet geleverde prestaties van onthaalouders wegens de afwezigheid van kinderen om redenen buiten de wil van de onthaalouder;
  • Code 75: pleegzorg (te gebruiken voor de door de RVA betaalde dagen afwezigheid op het werk met het oog op het verstrekken van pleegzorgen);
  • Code 76: schorsingsdagen bedienden wegens werkgebrek.

De dagen waarop er sprake is van een gereglementeerde onderbreking van de loopbaan worden niet opgegeven onder een indicatieve code, omdat dit gegeven al voorkomt op de tewerkstellingslijn.

De regel die voor de vroegere RSZ aangifte gold, nl. dat bepaalde afwezigheden slechts gedurende twaalf maanden moesten worden aangegeven, vervalt. Dit betekent dat een werknemer met de indicatieve code voor de arbeidsongeschiktheid moet worden aangegeven tot hij het werk opnieuw aanvat of tot zijn arbeidsovereenkomst verbroken wordt.

Bijkomende informatie - Inhaalrust bouwsector

Tijdens het jaar 2019, hebben de handarbeiders in de bouwsector (kengetallen 024, 026, 044,054) alsook de interims aangeworven bij een werkgever uit de bouwsector (kengetallen 224, 226, 244 en 254) recht op :

  • maximum 6 dagen inhaalrust krachtens het KB nr 213 van 26/09/1983, namelijk op2, 3, 4, januari, 19 april, 31 mei en 16 augustus 2019 ;
  • en een maximum van 6 dagen inhaalrust krachtens de C.A.O. van 29/06/2017, namelijk op 23, 24, 26, 27, 30 et 31 december 2019. 

Tijdens het jaar 2018, hebben de handarbeiders in de bouwsector (kengetallen 024, 026, 044,054) alsook de interims aangeworven bij een werkgever uit de bouwsector (kengetallen 224, 226, 244 en 254) recht op :

  • maximum 6 dagen inhaalrust krachtens het KB nr 213 van 26/09/1983, namelijk op 2, 3, 4, 5 januari, 3 en 30 april 2018 ;
  • en een maximum van 6 dagen inhaalrust krachtens de C.A.O. van 29/06/2017, namelijk op 11 mei, 24, 26, 27, 28 en 31 december 2018.

 

Deze inhaalrustdagen moeten aangegeven worden onder prestatiecode “12”. Zij worden in aanmerking genomen voor de bepaling van de prestatiebreuk (µ) gebruikt in het systeem van de geharmoniseerde bijdrageverminderingen en de µ(c) die tussenkomt in de berekening van de forfaitaire bijdrage voor het fonds van de bouw.