De dienstverlener en het 'full service' secretariaat

Met het oog op de opmaak en de indiening van de verschillende aangiften die aan de RSZ moeten worden bezorgd, kunnen de lokale en provinciale besturen kiezen uit drie mogelijkheden:

  • De besturen kunnen ervoor opteren om de aangiften geheel zelf te verzorgen, eventueel door gebruik te maken van één of meerdere programma’s die bij een softwarebureau werden aangekocht.
  • De besturen kunnen de hulp van een zogenaamde “dienstverlener” inroepen. Een dienstverlener is een rechtspersoon of een natuurlijk persoon, extern aan de administratie van het bestuur, waarmee het bestuur een overeenkomst heeft afgesloten. Het kan gaan om een andere overheidsdienst of een rekencentrum die het bestuur helpen bij de sociale administratie. Op grond van de overeenkomst met het bestuur en een identificatie bij de RSZ via het formulier " aanstelling van de lokale beheerder en de dienstverlener” krijgt de dienstverlener toegang tot de beveiligde toepassingen van de sociale zekerheid met betrekking tot de gegevens van het bestuur.
  • De besturen kunnen een beroep doen op een ‘full service’ secretariaat.

Het label ‘full service’ secretariaat (FSS) wordt onder strikte voorwaarden verleend aan rekencentra die in naam en voor rekening van de provinciale en lokale besturen de verplichtingen op het vlak van sociale zekerheid vervullen.

Het 'full service' secretariaat is het aanspreekpunt voor de RSZ, en de RSZ maakt het resultaat van de verwerking van de diverse aangiften (zoals de Dimona-aangifte en de socialezekerheidsaangifte) over aan het FSS.

Om als FSS aanvaard te worden, moeten de volgende voorwaarden worden nageleefd:

  • Een FSS dient hetzij tenminste 5 besturen, hetzij tenminste 2 besturen met samen minstens 1.000 werknemers te vertegenwoordigen.
  • De output van de RSZ (berekeningsberichten en foutmeldingen inzake de socialezekerheidsaangifte, de Dimona-berichten) dient door het FSS verwerkt, verspreid en eventueel verbeterd te worden.
  • Een FSS moet de diverse gegevensoverdrachten verwezenlijken door middel van de voorgeschreven elektronische kanalen.
  • Een FSS moet het engagement aangaan om de wet van 8-12-1992 op de privacy te respecteren.

Het statuut van FSS brengt een aantal voordelen met zich mee. Deze zijn:

  • 1 extra kalendermaand voor het indienen van de socialezekerheidsaangifte (hierdoor worden veel regularisaties vermeden);
  • deelname aan een regelmatig structureel individueel overleg met de RSZ;
  • commercieel voordeel door gebruik van het label van FSS.

Een FSS leidt een autonoom bestaan en is geen mandataris van de RSZ, maar moet zich schikken naar de onderrichtingen van de Rijksdienst die een zeker toezicht uitoefent op zijn werking. Alhoewel het FSS de lasthebber is van de bij hem aangesloten werkgevers en hun opdrachten uitvoert, moet het ervoor zorgen dat de uitgevoerde opdrachten in overeenstemming zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen.

Uitsluitend de werkgever zelf blijft echter burgerlijk en strafrechtelijk aansprakelijk voor de niet-naleving van zijn verplichtingen in het kader van de socialezekerheidswetgeving. Aangezien de werkgever verantwoordelijk is voor het indienen van een volledige aangifte, kan hij voor het naleven van zijn socialezekerheidverplichtingen van een kwartaal slechts aangesloten zijn bij één dienstverlener of één FSS. In de praktijk kan de kwartaalaangifte slechts door één dienstverlener of één FSS ingediend worden.

Onjuiste of onvolledige gegevens over de relatie van een bestuur met een dienstverlener of een “full service” secretariaat in het RSZ-werkgeversrepertorium kunnen aanleiding geven tot het weigeren van een DmfAPPL en een sanctie wegens laattijdige aangifte. Elke wijziging in het klantenbestand van een dienstverlener of een “full service” secretariaat moet onmiddellijk aan de cel werkgeversrepertorium (repertoppl@rsz.fgov.be) van de RSZ gemeld worden. Uiterlijk de laatste dag van het kwartaal waarop een nieuw contract met een lokaal of provinciaal bestuur gesloten wordt of een bestaand contract beëindigd wordt, moet dit met de online applicatie Mahis bevestigd worden bij de RSZ.