Der Dienstleister und das „Full Service“-Sekretariat

Im Hinblick auf die Erstellung und Einreichung der verschiedenen Meldungen, die für das LSS erledigt werden müssen, stehen den lokalen und provinzialen Verwaltungen drei Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Die Verwaltungen können entscheiden, die Meldungen in Eigenregie vorzunehmen, ggf. mittels eines oder mehrerer Programme, die bei einem Softwarebüro erworben wurden.
  • Die Verwaltungen können die Hilfe eines so genannten „Dienstleisters“ in Anspruch nehmen. Ein Dienstleister ist eine Rechts- bzw. natürliche Person, die nicht mit administrativen Aufgaben der Verwaltung betraut ist und mit dem die Verwaltung einen Vertrag abgeschlossen hat. Dabei kann es sich um einen anderen öffentlichen Dienst, ein Rechenzentrum oder andere Vermittler handeln, die die Verwaltung bei der administrativen Aufgaben im sozialen Bereich unterstützen. Aufgrund dieses Vertrags mit der Verwaltung und einer Identifizierung beim LSS über das Formular „Einstellung des lokalen Verwalters und des Dienstleisters“ erhält der Dienstleister Zugriff auf die gesicherten Anwendungen der sozialen Sicherheit in Bezug auf die Daten der Verwaltung.
  • Die Verwaltungen können sich an ein „Full Service“-Sekretariat wenden.

Das „Full Service“-Sekretariat (FSS) wird unter strengen Bedingungen Rechenzentren verliehen, die im Namen und für Rechnung der provinzialen und lokalen Verwaltungen die Verpflichtungen auf dem Gebiet der sozialen Sicherheit erfüllen.

Das „Full Service“-Sekretariat wird der Ansprechpartner für das LSS, welches das Ergebnis der Bearbeitung der verschiedenen Meldungen (wie die Dimona-Meldung und die Sozialversicherungsmeldung) an das FSS weiterleitet.

Um als FSS akzeptiert zu werden, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Ein FSS muss mindestens 5 Verwaltungen oder mindestens 2 Verwaltungen mit zusammen mindestens 1 000 Arbeitnehmern vertreten.
  • Das Ergebnis des LSS (Berechnungsberichte und Fehlermeldungen für die Sozialversicherungsmeldungen, DIMONA-Meldungen) ist vom FSS zu verarbeiten, zu verbreiten und ggf. zu verbessern.
  • Ein FSS muss verschiedene Dateiübertragungen mittels der vorgeschriebenen elektronischen Übertragungswege durchführen.
  • Ein FSS muss sich gemäß dem Gesetz vom 08.12.1992 verpflichten, die Privatsphäre zu wahren.

Der Status als FSS ist mit einer Reihe von Vorteilen verbunden. Dazu gehören:

  • Ein zusätzlicher Kalendermonat für das Einreichen der Sozialversicherungsmeldung (hierdurch werden zahlreiche Regularisierungen vermieden).
  • Teilnahme an einer regelmäßigen strukturellen individuellen Beratung mit dem LSS;
  • geschäftlicher Nutzen durch Gebrauch des Titels FSS.

Ein FSS besteht unabhängig und ist kein Bevollmächtigter des LSS, ist jedoch an die Weisungen des Landesamtes gebunden, das eine gewisse Aufsicht über seine Arbeitsweise ausübt. Obwohl das FSS Bevollmächtigter der ihm angeschlossenen Arbeitgeber ist und ihre Aufträge ausführt, ist es verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass die ausgeführten Aufträge die gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen erfüllen.

Nur der Arbeitgeber selbst bleibt jedoch zivil- und strafrechtlich haftbar für die Nichteinhaltung seiner Verpflichtungen im Rahmen der Gesetzgebung zur sozialen Sicherheit. Da der Arbeitgeber für die Einreichung einer vollständigen Meldung verantwortlich ist, kann er für die Erfüllung seiner Sozialversicherungsverpflichtungen eines Quartals nur einem einzigen Dienstleister oder FSS angeschlossen sein. In der Praxis kann die Quartalsmeldung nur von einem Dienstleister oder einem FSS eingereicht werden.

Unrichtige oder unvollständige Angaben über die Beziehung zwischen einer Verwaltung und einem Dienstleister oder einem „Full Service“-Sekretariat im LSS-Arbeitgeberrepertorium können zur Ablehnung einer DmfAPPL und einer Sanktion aufgrund verspäteter Meldung führen. Jede Änderung am Kundenbestand eines Dienstleisters oder eines „Full Service“-Sekretariats muss unverzüglich dem Büro Arbeitgeberrepertorium (repertoppl@dibiss.fgov.be) des LSS gemeldet werden. Spätestens am letzten Tag des Quartals, für das ein neuer Vertrag mit einer lokalen oder provinzialen Verwaltung abgeschlossen oder ein bestehender Vertrag beendet wird, muss dies mit der Online-Anwendung Mahis beim LSS bestätigt werden.