De terugbetaling van kostenvergoedingen

Inhoudstafel

De bedragen die een terugbetaling zijn van de kosten die ten laste van de werkgever vallen, worden uitgesloten uit het loonbegrip.

Een kostenvergoeding wordt vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen indien tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:

de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
de kosten zijn reëel;
de juistheid van de uitgaven kan met bewijsstukken verantwoord worden.

Indien de kosten niet reëel zijn of niet gemaakt worden in het kader van de dienstbetrekking, dan wordt de kostenvergoeding beschouwd als loon en wordt zij onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, kunnen forfaitair geraamd en vergoed worden. De werkgever moet kunnen aanduiden tot dekking van welke reële, niet terugbetaalde kosten de forfaitaire vergoeding toegekend wordt en moet het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. Een forfaitaire kostenvergoeding die het bedrag van de reële kosten overschrijdt, wordt beschouwd als loon waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.

De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van een aantal kosten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en tevens de bedragen en de voorwaarden waaronder zij mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten, zoals het arbeidsreglement dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst, voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werknemer van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken, groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten bewijzen voor het geheel van de kosten met betrekking tot een post. Voor eenzelfde type kost mag men de reële kosten en de forfaitaire kosten immers niet samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

TYPE KOSTEN	BEDRAGEN	VOORWAARDEN
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto	0,3460 EUR/km	- het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden. - de forfaits zijn "all-in": onderhoud, verzekering, brandstof,...
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets	0,23 EUR/km	- voor beroepsverplaatsingen mag de vergoeding alleen toegekend worden als de fiets eigendom is van de werknemer
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten	10,00 EUR/dag	- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd	7,00 EUR/dag	- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). - het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.
Verblijfskosten in België	35,00 EUR/nacht	- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. - dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.
Dienstreizen naar het buitenland maximum 30 kalenderdagen: meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen:	categorie 1 categorie 2	voorwaarde: het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt, moet aan Belgische belastingen onderworpen zijn en moet, zoals eerder gezegd, overeenkomen met een kostenrealiteit. Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijden of kleine uitgaven ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden: - 15 % voor het ontbijt - 35 % voor het middagmaal - 45 % voor het avondmaal - 5 % voor de kleine uitgaven
Internationaal transport	verblijfsvergoedingen + ARAB vergoeding + aanvullende vergoeding	de aanvullende vergoeding mag slechts toegekend worden als de chauffeur verplicht is om zijn dagelijkse of zijn wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen en op voorwaarde dat: - de aanvullende vergoeding extra kosten dekt en dus strikt verbonden is aan de rusttijd; - het totale bedrag van de vergoeding (verblijfs-, ARAB + aanvulling) niet de forfaitaire bedragen overschrijdt die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toekent aan zijn ambtenaren voor officiële opdrachten naar het buitenland (categorie 1- zie fiscale circulaire). Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijden of kleine uitgaven ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden: - 15 % voor het ontbijt - 35 % voor het middagmaal - 45 % voor het avondmaal - 5 % voor de kleine uitgaven
Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen	124,45 EUR/maand	- dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ... Dit forfait mag alleen toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit f orfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever.
Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)	10 %	- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties.
Bureaukosten: telewerkers	10 %	- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk.
Internetverbinding (inclusief abonnement)	20 EUR/maand	De RSZ aanvaardt toekenning van deze bedragen op voorwaarde dat: - de werknemer zijn eigen PC en/of internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden wezenlijk en op regelmatige basis (1dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke maand, ...); - de werkgever komt niet op een andere manier tussen in deze kosten van PC en internet (bv. door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen). Opmerkingen: - bij overschrijding van het bedrag wordt het deel dat 20 EUR overschrijdt onderworpen, behalve als de werkgever het volledige bedrag kan verantwoorden; - het (de) forfait(s) mag(mogen) niet toegekend worden voor occasioneel gebruik van eigen PC en/of internet. Als de werkgever die kost wil vergoeden, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent kunnen verantwoorden.
Aankoop PC (inclusief randapparatuur en software)	20 EUR/maand
Arbeidsgereedschap	1,25 EUR/dag	- de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken.
Aankoop van werkkledij	1,67 EUR/dag	- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).
Onderhoud van werkkledij	1,67 EUR/dag	- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...).
Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer	0,84 EUR/dag	- betreft kledij (jeans, t-shirts,...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.
Kosten verbonden aan de auto: garage	50,00 EUR/maand	- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet.
Kosten verbonden aan de auto: parking	15,00 EUR/maand	- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen.
Kosten verbonden aan de auto: car-wash	15,00 EUR/maand	- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist.

De RSZ aanvaardt dat, als een werknemer zijn eigen PC (met randapparatuur en sofware) en/of internetverbinding (en abonnement) werkelijk en op een regelmatige basis gebruikt voor professionele doeleinden, bijvoorbeeld:

één dag per week,;
meedere keren per week, een paar uur,;
één week, elke maand...
….

de werkgever de kosten daarvan vergoedt op basis van een forfait van 20 EUR per maand voor de PC en 20 EUR per maand voor het internet. Voorwaarde is wel dat de werkgever niet ook nog op een andere manier tussenkomt in deze kosten (bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen). Op deze manier hanteert de RSZ dezelfde bedragen als de fiscale administratie (zie de fiscale circulaire over telewerk omzendbrief Ci.RH.241/616.975 van 16-1-2014).

Als de kostenvergoedingen hoger zijn dan 20 EUR per maand, dan moet de werkgever dat verantwoorden. Bij onstentenis van verantwoording wordt het gedeelte dat de 20 EUR overschrijdt, onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.

Voor de werknemers die hun eigen PC en/of internetverbinding slechts occasioneel gebruiken (bijvoorbeeld af en toe ’s avonds een verslag maken of documentatie nalezen) geldt het forfait van 20 EUR niet. Indien de werkgever die kosten wil vergoeden, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent, kunnen verantwoorden.

Bij betwisting van de realiteit van de kosten ten laste van de werkgever, dient de werkgever de realiteit van deze kosten aan te tonen door middel van bewijsstukken of, indien dit niet mogelijk is, door alle andere bewijsmiddelen, toegelaten door het gemeen recht, met uitzondering van de eed. Bij gebrek aan bewijskrachtige gegevens vanwege de werkgever kan de RSZ, op voorstel van de bevoegde inspectiediensten, ambtshalve een bijkomende aangifte verrichten.