Erstattung von Kostenentschädigungen

Vom Lohnbegriff sind Beträge ausgeschlossen, die eine Erstattung von Kosten darstellen, die zu Lasten des Arbeitgebers gehen.

Eine Kostenentschädigung wird von Beiträgen zur sozialen Sicherheit befreit, wenn die drei folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt werden:

  • die Kosten entstehen im Rahmen des Dienstverhältnisses
  • die Kosten sind real
  • die Richtigkeit der Ausgaben kann anhand von Beweisstücken belegt werden.

Wenn die Kosten nicht tatsächlich anfallen oder nicht im Rahmen des Dienstverhältnisses entstehen, wird die Kostenentschädigung als sozialversicherungspflichtiger Lohn behandelt.

Geringe Kosten, die schwer nachweisbar sind, dürfen pauschal veranschlagt werden. Der Arbeitgeber muss angeben, bis zu welcher Höhe tatsächlich entstandener, nicht erstatteter Kosten die Pauschalentschädigung gewährt wird und er muss die Pauschale rechtfertigen können. Eine pauschale Kostenentschädigung, die den Betrag der tatsächlich anfallenden Kosten überschreitet, wird als sozialversicherungspflichtiger Lohn behandelt.

Nachfolgende Unkostentabelle umfasst eine Beschreibung der verschiedenen Kosten, für die das LSS einen pauschal veranschlagten Betrag akzeptiert, sowie die Beträge und Bedingungen, unter denen sie angewandt werden können. Diese Pauschalen dürfen natürlich nicht nach Belieben zugeteilt werden; es handelt sich schließlich um Pauschalen zur Deckung tatsächlich entstandener Kosten. Auf Ersuchen des LSS muss der Arbeitgeber daher sein System der Kostenerstattung begründen können, indem er auf Gesuch schriftliche Dokumente wie die Arbeitsordnung, dienstliche Mitteilungen oder Anlagen zum Arbeitsvertrag vorlegt und nachweist, dass die jeweilige Pauschale aus der Tabelle einem Arbeitnehmer zugeordnet wurde, dessen Aufwand dem Rahmen seiner Tätigkeitsbeschreibung und Arbeitsumstände entspricht.

Die Beträge in der Tabelle sind Höchstbeträge. Falls der Arbeitgeber der Auffassung ist, dass die für die Arbeitnehmer entstehenden Kosten diese Pauschalbeträge überschreiten, ist der Nachweis über die tatsächlichen Kosten zu erbringen. In diesem Fall muss er die Richtigkeit aller Kosten in Bezug auf einen Arbeitsplatz nachweisen. Für ein und dieselbe Kostenart können die tatsächliche Kosten und Pauschalen nicht zusammen verwendet werden.

Auf keinen Fall dürfen die durch die Arbeitnehmer verursachten Kosten doppelt erstattet werden. Das LSS akzeptiert die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen daher nur für den Fall, dass diese Kosten nicht auf andere Weise erstattet werden.

KOSTENART

BETRÄGE

BEDINGUNGEN

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und beruflich bedingte Fahrten mit dem Auto

0,3460 EUR/km

- Das Fahrzeug darf weder Eigentum des Arbeitgebers sein noch durch ihn finanziert werden.

- Die Pauschalen verstehen sich „all inclusive“: Unterhalt, Versicherung, Kraftstoff...

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und beruflich bedingte Fahrten mit dem Fahrrad

0,23 EUR/km

- für beruflich bedingte Fahrten kann die Entschädigung nur zuerkannt werden, wenn das Fahrrad Eigentum des Arbeitnehmers ist.

Bahnkosten für Arbeitnehmer mit nicht ortsgebundenen Arbeitsstätten: Fehlen von Einrichtungen

10,00 EUR / Tag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss und während dieser Zeit keine sanitären Anlagen oder andere Einrichtungen benutzen kann, die in einem Unternehmen, einer Zweigniederlassung oder auf den meisten Baustellen vorhanden sind.

Bahnkosten für Arbeitnehmer mit nicht ortsgebundenen Arbeitsstätten: Mahlzeit

7,00 EUR/Tag

- Nicht ortsgebunden bedeutet, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitstages den Ort seiner Arbeitsstätte (mindestens 4 Stunden ohne Unterbrechung) verändern muss.

- Der Betrag der Entschädigung für Mahlzeitkosten wird nur anerkannt, wenn der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten außerhalb des Unternehmens einnehmen muss.

Aufenthaltskosten in Belgien

35,00 EUR/Übernachtung

- wenn der Arbeitnehmer zum Übernachten nicht heimkehren kann, da der Arbeitsplatz zu weit entfernt ist.

- deckt die Kosten für Abendessen, Unterkunft und Frühstück.

Dienstreisen ins Ausland

maximal 30 Kalendertage:

über 30 aufeinanderfolgende Kalendertage:

Kategorie 1

Kategorie 2

Voraussetzung: Der Lohn, den der Arbeitnehmer für diese Tage erhält, muss belgischen Steuern unterliegen und - wie bereits erwähnt - der Kostenrealität entsprechen.

Hinweis: Wenn der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten kleinerer Ausgaben zusätzlich zur Gewährung der nachfolgend genannten Entschädigungen übernimmt, müssen diese wie folgt verringert werden:
- 15 % für das Frühstück
- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen
- 5 % für kleinere Ausgaben

Internationaler Transport

Aufenthaltsentschädigungen

+ AASO-Entschädigung

+ Zusatzentschädigung

Die Zusatzentschädigung darf nur gewährt werden, wenn der Fahrer verpflichtet ist, seine tägliche oder seine gesetzliche Ruhezeit im Ausland zu nehmen, sofern:
- die Zusatzentschädigung Zusatzkosten deckt und daher strikt an die Ruhezeit gebunden ist;
- der Gesamtbetrag der Entschädigung (Aufenthalts-, AASO+ Entschädigung) nicht die Pauschalbeträge überschreitet, die der FÖD Inneres, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit seinen Beamten für offizielle Auslandsaufträge gewährt (Kategorie 1- siehe Steuerrundschreiben).
Hinweis: Wenn der Arbeitgeber auch die tatsächlichen Kosten kleinerer Ausgaben zusätzlich zur Gewährung der nachfolgend genannten Entschädigungen übernimmt, müssen diese wie folgt verringert werden:
- 15 % für das Frühstück
- 35 % für das Mittagessen
- 45 % für das Abendessen
- 5 % für kleinere Ausgaben

Bürokosten: Arbeitnehmer, die einen Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen

124,45 EUR/Monat

- deckt die Kosten für Heizung, Strom, kleine Bürogeräte … Diese Pauschale darf nur Arbeitnehmern gewährt werden, die strukturell und auf regelmäßiger Basis einen Teil ihrer Arbeitszeit zu Hause ableisten und daher in ihrer Wohnung einen Raum einrichten müssen, um diese Arbeit zu verrichten. Für Arbeitnehmer, die bei ihrem Arbeitgeber einen Arbeitsplatz haben, wird diese Pauschale nur akzeptiert, wenn aus ihrer Funktion eindeutig hervorgeht, dass sie auf regelmäßiger Basis zu Hause arbeiten. Für Arbeitnehmer, die unter das Arbeitszeitgesetz fallen, wird diese Pauschale daher nicht akzeptiert, wenn es sich um einen Arbeitnehmer handelt, der die für ihn gültige höchstzulässige gesetzliche Arbeitszeit fast ausschließlich auf einem vom Arbeitgeber eingerichteten Arbeitsplatz verbringt.

Bürokosten: Heimarbeiter (Arbeitsvertrag oder unter ähnlichen Bedingungen eingestellte Beschäftigte)

10 %

10 % des Bruttolohns, wobei der Bruttolohn auf den Teil beschränkt ist, der sich auf die zu Hause erbrachten Leistungen bezieht.

Bürokosten: Telearbeitnehmer

10 %

- 10 % des Bruttolohns, wobei der Bruttolohn auf den Teil beschränkt ist, der sich auf die Telearbeit bezieht.

Internet-Verbindung

(inklusive Abonnement)

20 EUR/Monat

Das LSS genehmigt die Zuerkennung dieser Beträge, sofern:
- der Arbeitnehmer seinen eigenen PC und/oder Internetanschluss tatsächlich und auf regelmäßiger Basis zu beruflichen Zwecken nutzt (1 Tag/Woche, mehrere Male ein paar Stunden/Woche, einmal im Monat...);
- sich der Arbeitgeber nicht auf andere Weise an diesen Kosten beteiligt (zum Beispiel durch Übernahme eines Teils der Anschaffungskosten des PC).
Bemerkungen:
- Bei Überschreitung des Betrags ist der Teil, der 20 Euro überschreitet, sozialversicherungspflichtig, außer wenn der Arbeitgeber den vollständigen Betrag begründen kann;
- die Pauschale(n) kann/können nicht für die gelegentliche Nutzung des eigenen PC und/oder Internetanschlusses gewährt werden.Wenn der Arbeitgeber die Kosten entschädigen lassen möchte, muss er die Höhe der Entschädigung, die er gewährt, begründen können.

Anschaffung PC

(einschließlich Peripheriegeräten und Software)

20 EUR/Monat

Arbeitsgeräte

1,25 EUR/Tag

- Der Arbeitnehmer muss seine eigenen Arbeitsgeräte benutzen.

Anschaffung von Arbeitskleidung

1,67 EUR/Tag

- Es handelt sich ausschließlich um Arbeitskleidung im engeren Sinne des Wortes (Overalls, Schutzschuhe …) oder andere durch den Arbeitgeber vorgeschriebene Kleidung, die nicht als normale Stadt- oder Freizeitkleidung getragen werden kann (Uniform...).

Pflege von Arbeitskleidung

1,67 EUR/Tag

- Es handelt sich ausschließlich um Arbeitskleidung im engeren Sinne des Wortes (Overalls, Schutzschuhe …) oder andere durch den Arbeitgeber vorgeschriebene Kleidung, die nicht als normale Stadt- oder Freizeitkleidung getragen werden kann (Uniform...).

Pflege und Abnutzung der Kleidung des Arbeitnehmers

0,84 EUR/Tag

- Betrifft Oberkleidung (Jeans, T-Shirts ...) und Unterwäsche, die wegen einer schmutzigen Arbeitsumgebung häufig gewaschen werden müssen.

Kfz-Kosten:

Garage

50,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn der Arbeitgeber zum Schutz des Fahrzeugs oder des Fahrzeuginhalts das Abstellen in einer Garage verlangt. Dies ist nur zulässig, wenn alle Arbeitnehmer mit gleicher Situation zur sicheren Unterstellung des Fahrzeugs verpflichtet sind. Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitnehmer Eigentümer der Garage ist oder nicht.

Kfz-Kosten:

Pkw-Stellplatz

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn der Arbeitnehmer regelmäßig geringe Parkgebühren zahlen muss.

Kfz-Kosten:

Autowäsche

15,00 EUR/Monat

- wenn das Fahrzeug hauptsächlich zu Berufszwecken verwendet wird.

- wenn die Art der Tätigkeit ein Fahrzeug in einwandfreiem Zustand erfordert.

Das LSS akzeptiert, wenn ein Arbeitnehmer seinen eigenen PC (mit Peripheriegeräten und Software) und/oder Internetanschluss (und -abonnement) tatsächlich und auf regelmäßiger Basis zu beruflichen Zwecken nutzt, zum Beispiel:

  • einen Tag pro Woche;
  • mehrmals pro Woche für ein paar Stunden;
  • eine Woche jeden Monat...
  •  ….

dem Arbeitgeber für die diesbezüglichen Kosten auf Basis einer Pauschale von 20 Euro pro Monat für den PC und von 20 Euro pro Monat für das Internet entschädigt. Voraussetzung ist, dass sich der Arbeitgeber nicht auf andere Weise an diesen Kosten beteiligt (zum Beispiel durch Übernahme eines Teils der Anschaffungskosten des PC). Damit legt das LSS die gleichen Beträge wie die Steuerverwaltung zugrunde (siehe das Steuerrundschreiben über Telearbeit Ci.RH.241/616.975 vom 16.01.2014).

Wenn die Kostenentschädigungen mehr als 20 Euro pro Monat betragen, muss sie der Arbeitgeber begründen. Bei fehlender Begründung ist der Teil, der 20 Euro überschreitet, sozialversicherungspflichtig.

Für Arbeitnehmer, die ihren eigenen PC und/oder einen Internetanschluss nur gelegentlich gebrauchen (um zum Beispiel hin und wieder abends einen Bericht zu erstellen oder Unterlagen nachzulesen), gilt die Pauschale von 20 Euro nicht. Wenn der Arbeitgeber die Kosten entschädigen lassen möchte, muss er die Höhe der Entschädigung, die er gewährt, begründen können.

Bei Anfechtung der realen Kosten zu Lasten des Arbeitgebers muss der Arbeitgeber die Realität der Kosten durch Belege oder, falls dies nicht möglich ist, durch alle anderen gemeinrechtlich zulässigen Beweismittel, ausgenommen durch Eid, nachweisen. In Ermangelung beweiskräftiger Angaben des Arbeitgebers kann das LSS auf Vorschlag der zuständigen Inspektionsdienste von Amts wegen eine zusätzliche Meldung vornehmen.