4.1.3.1. Mahlzeitschecks

Mahlzeitschecks werden in elektronischer Form gewährt. Die Ausstellung elektronischer Mahlzeitschecks erfolgt durch Gutschrift auf das Mahlzeitscheckkonto des Arbeitnehmers. Das Mahlzeitscheckkonto ist eine von einem anerkannten Aussteller verwaltete Datenbank, in der die elektronischen Mahlzeitschecks für einen Arbeitnehmer gespeichert werden.

Der in Form eines Mahlzeitschecks gewährte Vorteil wird für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge grundsätzlich als Lohn behandelt.

Der Vorteil in Form von Mahlzeitschecks wird dagegen nicht als Lohn behandelt, wenn folgende Bedingungen gleichzeitig erfüllt werden:

• Die Anzahl der gewährten Mahlzeitschecks muss der Anzahl der Tage entsprechen, an denen der Arbeitnehmer normale effektive Arbeit, Überarbeit ohne Ausgleichsruhe, Überarbeit mit Ausgleichsruhe und andere Überarbeit mit Ausgleichsruhe vollbringt.
  Bis zur Feststellung der Anzahl Arbeitstage, für die ein Mahlzeitscheck gewährt werden kann, sind zwei verschiedene Berechnungsweisen möglich.
  Gemäß der Standardregelung verleiht jeder Tag, an dem der Arbeitnehmer effektive Arbeitsleistungen erbracht hat, unabhängig von der Anzahl der Stunden, die er an diesem Tag gearbeitet hat, das Recht auf einen Mahlzeitscheck Bei dieser Regelung kann für Ausgleichstage kein Mahlzeitscheck gewährt werden, weil für diese Tage keine effektiven Arbeitsleistungen erbracht werden.
  Bei der Pro-rata-Regelung wird die Anzahl der dem Arbeitnehmer zu gewährenden Mahlzeitschecks auf der Grundlage der Anzahl der Arbeitsstunden ermittelt.
• Die Anzahl Tage wird berechnet, indem die Summe der normalen effektiven Arbeitsstunden, Überarbeit ohne Ausgleichsruhe, Überarbeit mit Ausgleichsruhe und andere Überarbeit mit Ausgleichsruhe, die der Arbeitnehmer während des Quartals erbracht hat, durch die normale Anzahl der Stunden pro Tag der Referenzperson in der Verwaltung geteilt wird. Entsteht bei diesem Rechenvorgang eine Stelle hinter dem Komma, so wird auf die höhere Einheit aufgerundet. Wenn die auf diese Weise erhaltene Zahl die Höchstzahl der Tage, an denen die Referenzperson in der Verwaltung im Quartal arbeiten kann, überschreitet, ist sie auf letztere Zahl zu begrenzen.
  Unabhängig von der angewandten Berechnungsweise werden Tage mit völliger Dienstbefreiung wie Urlaubstage zur Abgabe von Blut, Blutplasma und Blutplättchen nicht als vom Arbeitnehmer tatsächlich geleistete Arbeitstage betrachtet.
  Die elektronischen Mahlzeitschecks werden je nach der Anzahl der Tage, für die der Arbeitnehmer vermutlich Leistungen erbringen wird, ein- oder mehrmals monatlich seinem Mahlzeitscheckkonto gutgeschrieben. Es wird davon ausgegangen, dass sie dem Arbeitnehmer zum Zeitpunkt, zu dem die Gutschrift auf dem Mahlzeitscheckkonto eingeht, überreicht werden. Spätestens am letzten Tag des ersten Monats nach dem Quartal wird die Anzahl der Schecks der Anzahl der Tag angeglichen, an denen der Arbeitnehmer während des Quartals Leistungen erbrachte.
  Mahlzeitschecks, deren Anzahl über die der Leistungstage hinausgeht, gelten als Lohn. Falls der Arbeitnehmer weniger Schecks erhält als die Anzahl der Tage, an denen er Leistungen erbrachte, wird der Betrag des Arbeitgeberbeitrags an zu wenig erhaltenen Schecks als Lohn betrachtet. Um zu ermitteln, ob zu viel bzw. zu wenig Mahlzeitschecks gewährt wurden, wird die Situation am Ende des ersten Monats berücksichtigt, der dem Quartal folgt, auf das sich die Mahlzeitschecks beziehen.
• Der Mahlzeitscheck wird auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt. Diese Bedingung gilt als erfüllt, wenn die betreffende Gewährung und die Angaben, die sich darauf beziehen (Anzahl der Mahlzeitschecks, Bruttobetrag der Mahlzeitschecks abzüglich des Arbeitnehmeranteils) auf der individuellen Rechnung des Arbeitnehmers gemäß den Regeln über das Führen von Sozialdokumente vermerkt sind.
• Die Gültigkeitsdauer eines Mahlzeitschecks ist auf 12 Monate begrenzt, ab dem Zeitpunkt, an dem der Betrag auf dem Mahlzeitscheck auf dem Mahlzeitscheckkonto eingeht. Der Mahlzeitscheck darf nur zur Bezahlung einer Mahlzeit oder zum Kauf verbrauchsfertiger Lebensmittel verwendet werden.
• Der Arbeitgeberanteil am Mahlzeitscheck darf höchstens 6,91 EUR je Mahlzeitscheck betragen.
• Der Arbeitnehmeranteil beträgt mindestens 1,09 EUR.
• Die Anzahl der Mahlzeitschecks und der Bruttobetrag der Mahlzeitschecks abzüglich des Arbeitnehmeranteils werden auf dem Lohnzettel des Arbeitnehmers angegeben.
• Vor der Nutzung der elektronischen Mahlzeitschecks kann der Arbeitnehmer den Restbetrag und die Gültigkeitsdauer der Mahlzeitschecks überprüfen, die erteilt, aber noch nicht benutzt wurden.
• Die Mahlzeitschecks können nur von einem anerkannten Aussteller zur Verfügung gestellt werden. Der Aussteller muss gemeinsam vom Minister der Sozialen Angelegenheiten, dem Minister der Beschäftigung, dem für Selbständigen zuständigen Minister und dem Minister der Wirtschaft anerkannt werden.
• Die Benutzung von Mahlzeitschecks darf für den Arbeitnehmer außer bei Diebstahl oder Verlust keine Kosten verursachen. Im letztgenannten Fall dürfen die Kosten des Ersatzträgers nicht größer als der Nennwert eines Mahlzeitschecks sein.

Alle elektronischen Mahlzeitschecks, die nicht gleichzeitig alle diese Bedingungen erfüllen, gelten als Lohn.

Elektronische Mahlzeitschecks, die von einem Aussteller herausgegeben werden, dessen Zulassung widerrufen wurde oder abläuft, gelten bis zum Fälligkeit der Gültigkeitsdauer.

Mahlzeitschecks, die als Ersatz für oder zur Umsetzung von Lohn, Prämien, Sachvorteilen oder anderen Vorteilen gewährt werden, für die gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge geschuldet werden, entsprechen jedoch stets dem Begriff „sozialversicherungspflichtiger Lohn“, sofern es sich nicht um definitiv ernannte Personalmitglieder handelt.

Mahlzeitschecks oder eine Erhöhung des Arbeitgeberanteils an den Mahlzeitschecks, die als Ersatz für die von Sozialversicherungsbeiträgen befreiten Öko-Schecks gewährt werden, gelten nicht als Lohn. Dies ist eine Ausnahme vom allgemeinen Prinzip eines Umwandlungsverbots.

Als sozialversicherungspflichtiger Lohn gelten die Mahlzeitschecks auch für die Tage, an denen der Arbeitnehmer eine Mahlzeit unter dem Selbstkostenpreis in der Kantine erhält, es sei denn, die Mahlzeitschecks werden zu dem Zweck verwendet, diesen Vorteil in Anspruch zu nehmen.

Mit Selbstkostenpreis einer Mahlzeit ist der gesamte Preis gemeint, den die Mahlzeit den Arbeitgeber kostet (Zutaten, Löhne usw.).

Der Selbstkostenpreis einer Mahlzeit beträgt in der Regel in etwa so viel wie der maximale Anteil des Arbeitgebers am Mahlzeitscheck.

Ein Mahlzeitscheck darf nicht mit einer Unkostenentschädigung für ein und dieselbe Mahlzeit für ein und denselben Tag kumuliert werden.