Welke basisgegevens meedelen

1. De identificatie van de werkgever

Om een Dimona te kunnen verrichten, is één van de hiernavermelde nummers absoluut vereist:

  • definitief RSZ-nummer
  • voorlopig RSZ-nummer
  • ondernemingsnummer.

Wie geen van deze nummers heeft, zal zich eerst als werkgever moeten laten identificeren alvorens zijn eerste Dimona te kunnen doen. Deze identificatie verloopt via de toepassing "Wide" - Werkgevers-IDentificatie/ion-Employeurs -, die bereikbaar is vanuit de Dimona toepassing. Voor een provinciaal of plaatselijk bestuur is deze toepassing niet consulteerbaar. Zij moeten zich bij de RSZ identificeren via het formulier R1.

Het “voorlopig RSZ-nummer” is een nummer dat de werkgever ontvangt in afwachting van een definitieve identificatie bij de RSZ.

Dit voorlopige nummer mag alleen gebruikt worden om andere Dimona-aangiften te doen tot het moment dat de werkgever zijn definitief RSZ-nummer ontvangen heeft. Op dat moment vervalt het voorlopige nummer en mag het niet meer gebruikt worden. Automatisch worden alle RSZ-nummers in de reeds bestaande Dimona-aangiften aangepast. Pas op dat moment kan de werkgever (of zijn mandataris) de gegevens consulteren in het personeelsbestand.

Werkgevers uit de openbare sector moeten eraan denken dat:

  • indien de werkgever aangesloten is bij PersoPoint en geen eigen identificatienummer heeft, hij hier het RSZ-nummer opgeeft van de Belgische Staat: 0009354-67, zowel voor de Nederlandstalige als voor de Franstalige personeelsleden. In dat geval dient hij ook een bijkomende code op te geven, die specifiek is voor de instelling, het departement of de locatie. Deze code wordt aangeduid als de 'deelentiteit'. Het opgeven van deze code is nodig opdat de informatiedoorstroming met PersoPoint vlot kan verlopen. Een lijst met deze codes staat in de omzendbrief nr. 522 van 6 juni 2002;
  • indien de werkgever aangesloten is bij PersoPoint maar toch een eigen identificatienummer heeft, het volstaat om het eigen nummer door te geven;
  • indien de werkgever geen enkel nummer kan gebruiken, hij contact moet opnemen met de RSZ vooraleer hij een Dimona verricht;
  • indien een onderwijsinstelling meldingen verricht voor personeelsleden die uit de eigen werkingsmiddelen worden betaald, zij haar eigen identificatienummer moet gebruiken.
  • indien een werkgever meldingen verricht als onderwijsinstelling voor de personeelsleden die niet uit de eigen werkingsmiddelen worden betaald, hij het identificatienummer moet gebruiken van respectievelijk het Nederlands-, Frans- of Duitstalige onderwijs;
  • indien een provinciaal of plaatselijk bestuur meldingen verricht voor een personeelslid van een onderwijsinstelling, moet zij haar eigen identifcatienummer gebruiken (en niet dat van de onderwijsinstelling).

OPGELET: de Dimona moet verplicht gebeuren met hetzelfde nummer als de Dmfa.

2. De identificatie van het personeelslid

Tijdens een eerste contact, d.w.z. bij de eerste tewerkstelling van een werknemer van wie de werkgever het INSZ niet kent, moet hij al de Minimale Identificatie Data (MID) meedelen. Het INSZ is het identificatienummer van de werknemer bij de sociale zekerheid.

Tijdens de volgende contacten kan de werknemer geïdentificeerd worden door enkel het INSZ mee te delen.

Om een Dimona te verrichten voor gelegenheidswerknemers is het gebruik van het INSZ van de werknemer verplicht. De werkgever moet voor deze werknemers in het bezit zijn van een geldig INSZ of een geldig bisnummer (= identificatienummer toegekend aan vreemdelingen die tijdelijk naar België komen). Als een tijdelijke buitenlandse werknemer geen geldig bisnummer heeft, kan hij via Dimona niet in dienst worden gemeld. De werknemer moet dan eerst naar de administratieve diensten van de gemeente/stad waar hij/zij verblijft of op hotel is. Die gemeente zal dan een bisnummer aanmaken.

Voor de gelegenheidsarbeiders in de horecasector is het gebruik van het INSZ niet verplicht.

3. Belangrijkste karakteristieken

a. Het nummer van het paritair comité (enkel voor de DmfA, niet voor de DmfAPPL)

De werkgever duidt het paritair comité aan dat betrekking heeft op de werknemer voor wie hij de aangifte doet. De zes onderstaande nummers zijn in dit verband absoluut vereist (u mag maar drie cijfers meedelen, ook als er paritaire sub-comités bestaan). De andere paritaire comités mogen worden doorgegeven met de aanduiding XXX (paritair comité voor de andere sectoren).

  • 124 voor arbeiders en leerlingen uit de bouwsector (PC 124), met uitzondering van de arbeiders tewerkgesteld in de bouwsector door een uitzendkantoor. Voor hen moet PC 322 worden meegedeeld (en dus niet 124);
  • 140 voor arbeiders en leerlingen uit de transportsector (PC 140);
  • 144 voor gelegenheidsarbeiders uit de landbouw (PC 144);
  • 145 voor gelegenheidsarbeiders uit de tuinbouw (PC 145);
  • 149 voor arbeiders die vallen onder het paritair subcomité van de elektriciens (installatie en distributie - PsC 149.01).
  • 302 voor gelegenheidswerknemers uit de horeca (PC 302); voor studenten tewerkgesteld als gelegenheidswerknemers in de horeca mogen maximaal 475 uren aangegeven worden onder XXX, de overige prestaties moeten aangegeven worden onder 302;
  • 322 voor arbeiders en bedienden uit de uitzendsector (PC 322). Voor deze werknemers moet tevens het ondernemingsnummer en het paritaire comité (124, 140, 144, 145, 149, 302 of xxx) van de gebruiker worden meegedeeld.  Als de gebruiker niet in België gevestigd is en dus geen ondernemingsnummer heeft, moeten zijn benaming en adres worden meegedeeld.

OPMERKINGEN:

  • Gelegenheidswerknemers tewerkgesteld via een uitzendkantoor: de gelegenheidswerknemers land- en tuinbouw en horeca die aangeworven worden met een uitzendovereenkomst, moeten steeds aangegeven worden met de aanduiding PC 322 en met opgave van het begin- en einduur van de tewerkstelling (zie hierna). Het PC 144, 145 of 302 moet vermeld staan in het veld 'paritair comité van de gebruiker'. Voor de gelegenheidswerknemers in de horeca wordt het ondernemingsnummer van de gebruiker opgegegeven zodat deze dagen in mindering worden gebracht van de werkgever-gebruiker.
  • Werknemers met dienstencheques tewerkgesteld via een uitzendkantoor: werknemers die een uitzendkantoor tewerkstelt met een arbeidsovereenkomst in het systeem van de dienstencheques, zijn niet gebonden door een arbeidsovereenkomst voor uitzendkrachten. Zij mogen nooit aangegeven worden onder het PC 322, maar met de aanduiding XXX.

b. Type werknemer

Aan de hand van de volgende codes moet het 'type werknemer' gepreciseerd worden:

  • DWD 'Dimona Without Dmfa': voor een werknemer voor wie een Dimona moet gebeuren, maar die niet op de DmfA moet worden vermeld. Deze code primeert, dat wil zeggen dat ook als de betrokken werknemer voldoet aan een andere code 'type werknemer', toch de code DWD moet worden vermeld. De enige uitzonderingen daarop zijn de niet-onderworpen werknemers die worden tewerkgesteld in de socio-culturele sector of bij sportmanifestaties, de personen met een individuele beroepsopleiding en de personen die een instapstage volgen. Voor hen primeren respectievelijk de codes A17,  IVT en TRI;
  • BCW: voor een arbeider in de bouwsector met uitzondering van STU, DWD, IVT en RTA;
  • EXT: voor een gelegenheidswerknemer (inclusief de student-gelegenheidswerker voor wie de solidariteitsbijdrage niet wordt toegepast) tewerkgesteld in de landbouwsector (PC 144), tuinbouwsector (PC 145), horeca (PC 302) of uitzendsector (PC 322);
  • FLX: voor een flexi-job werknemer;
  • IVT: voor een persoon verbonden door een IBO, PFI of FPI overeenkomst (Individuele Beroepsopleiding in Vlaanderen, plan de formation insertion in Wallonië of formation professionnelle individuelle en entreprise in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest), maar gedurende zijn opleiding nog steeds het statuut van werkloze heeft en door de werkgever niet in de DmfA-aangifte moet worden opgenomen;
  • RTA: voor een leerling tewerkgesteld in de bouwsector. Leerlingen uit alle andere sectoren moeten worden aangegeven met OTH;
  • TRI: voor een persoon die een instapstage bij een werkgever volgt, maar gedurende zijn stage nog steeds het statuut van werkloze heeft en door de werkgever niet in de DmfA aangifte moet worden opgenomen;
  • STU: enkel voor een student die aangeworven wordt met een specifieke arbeidsovereenkomst voor studenten en voor wie de solidariteitsbijdrage voor studenten zal worden toegepast. Voor hem/haar moet altijd:
    • een Dimona-aangifte type STU gebeuren behalve voor een student die met een werkgever geen studentenovereenkomst meer kan sluiten, omdat hij al 12 maanden of meer ononderbroken in dienst is geweest bij hem;
    • indien de student tewerkgesteld wordt op een andere plaats dan de maatschappelijke zetel van de onderneming of op het officiële adres van de overheidsdienst, moet de werkgever het adres meedelen van de plaats waar de student fysiek tewerkgesteld zal zijn. Indien hij tijdens de periode op meerdere plaatsen zal werken, moet alleen de eerste plaats meegedeeld worden. Indien de plaats van tewerkstelling verandert tijdens de periode, moet er geen wijziging doorgegeven worden;
  • A17: voor een werknemer die wordt tewerkgesteld in de socio-culturele sector of bij sportmanifestaties met toepassing van artikel 17 van het koninklijk besluit van 28 november 1969; deze werknemers zijn niet onderworpen en moeten niet in Dmfa opgenomen worden;
  • TEA: voor een werknemer van een lokaal bestuur dat tot een onderwijsinstelling behoort;
  • OTH: voor de andere werknemers hierboven niet vernoemd. Met het type OTH worden onder andere aangegeven:
    • de studenten voor wie de solidariteitsbijdrage niet toegepast wordt;
    • de leerlingen in het stelsel van alternerend leren;
    • de vrijwillige brandweerlieden en de vrijwillige ambulanciers.