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Telearbeit – Erläuterungen zur verpflichtenden Telearbeitsmeldung - Aktualisierung 29.11.2021

Die von der Regierung auferlegten Pflichten

Die Telearbeit ist in allen Unternehmen, Vereinigungen und Diensten für alle dort beschäftigten Personen obligatorisch, sofern dies aufgrund der Art der Funktion oder der Kontinuität der Betriebsführung, der Geschäftstätigkeiten oder der Dienstleistungen möglich ist.

Wenn kein(e) Arbeit im Homeoffice/Telearbeit möglich ist, treffen die Unternehmen, Vereinigungen und Dienste die erforderlichen Maßnahmen, um die maximale Einhaltung der Social-Distancing-Regeln zu gewährleisten, insbesondere hinsichtlich der Wahrung eines Abstands von 1,5 Metern zwischen allen Personen und der Maskenpflicht. Sie müssen den Personalmitgliedern, für die die Telearbeit von zu Hause aus nicht möglich ist, eine Bescheinigung oder sonstige Belege als Nachweis dafür übermitteln, dass ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz erforderlich ist. Weitere Informationen über die Bescheinigung oder akzeptable Nachweise finden Sie beim FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung.

Für die Überwachung der Einhaltung der Verpflichtungen zur Arbeit im Homeoffice/Telearbeit sind die Sozialinspektionsdienste zuständig. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann entweder mit einer strafrechtlichen Geldstrafe oder einer administrativen Geldbuße geahndet werden.

 

Mit dieser Aktualisierung wird der Text an die Änderungen angepasst, die im Königlichen Erlass vom 27. November 2021 (BS 27. November 2021) enthalten sind.

Monatliche Telearbeitsregistrierung

 Alle Arbeitgeber müssen monatlich eine beschränkte Anzahl Daten an das LSS melden:

  • Die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen,
    • wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten hat, muss dies für jede einzelne Niederlassungseinheit gemeldet werden;
  • Die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen, dieeine Funktion innehaben, die nicht telearbeitsfähigist;
    • wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten hat, muss dies für jede einzelne Niederlassungseinheit gemeldet werden.
  • die Meldung muss sich auf die Situation am erstenArbeitstag des Monats beziehen und spätestens am sechsten Kalendertag des Monats eingereicht werden;
    • für den Zeitraum bis 31. Dezember geht es um die Situation am Mittwoch, dem 24. November 2021. Die Meldung muss spätestens am Dienstag, den 30. November 2021 eingereicht werden.

Wenn es keine Änderung für die darauffolgenden Monate gibt, muss keine neue Meldung eingereicht werden.

Die Sozialinspektionsdienste werden diese Daten als Referenz bei ihrer Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtung zur Telearbeit verwenden. Eine Person, die eine telearbeitsfähige Funktion ausübt, aber dennoch im Betrieb anwesend ist, muss ihre Anwesenheit begründen können.

Die Meldung erfolgt über die Anwendung „Corona Telearbeitsmeldung“ auf dem Portal. Das Verfahren und die Meldevorschriften sind weitgehend dieselben wie bei der obligatorischen Telearbeitsmeldung im Frühjahr 2021.

Wer nimmt diese Meldung vor?

Die Meldepflicht gilt für alle Arbeitgebermit Ausnahme von:

  • KMU, bei denen weniger als 5 Personen beschäftigt sind, ungeachtet der Art ihrer Arbeitsbeziehung.
  • Einrichtungen, die unter das Zusammenarbeitsabkommen vom 16.Februar 2016  zwischen dem föderalen Staat und den Regionen im Zusammenhang mit Einrichtungen und Aktivitäten mit gefährlichen Stoffen fallen.
  •  Arbeitgeber aus dem Gesundheitswesen gemäß Artikel 40 des Gesetzes vom 20. Dezember 2020
  • die Polizeidienste gemäß Artikel 2, 2°, des Gesetzes vom 7.Dezember 1998  zur Organisation eines auf zwei Ebenen strukturierten integrierten Polizeidienstes
  • Bildungseinrichtungen sowohl für das von ihrem Schulträger bezahlte Personal als auch für das von den Gemeinschaften bezahlte Personal; diese Ausnahme gilt nicht für Universitäten, Privatschulen und sonstige Bildungseinrichtungen, die ihr Personal selbst bezahlen
  • die operativen Dienste der zivilen Sicherheit gemäß Artikel 2,  §1, 1°, des Gesetzes vom 15. Mai 2007 über die zivile Sicherheit
  • die Strafvollzugsanstalten, die Justiz und die Nachrichtendienste.

 Die Person, die die Erklärung abgeben möchte, muss sich mit ihrer e-ID, Itsme oder den anderen technischen Möglichkeiten, die das CSAM-Zugangssystem bietet, anmelden.

In diesem Fall gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Das Unternehmen ist bereits im Zugangssystem CSAM bekannt, und die Person, die im Namen des Unternehmens eine Meldung vornehmen will, hat bereits Zugriffsrechte, die ihr das Unternehmen gewährt hat. In diesem Fall kann die betreffende Person sich als Vertreter des Unternehmens anmelden.
  • Das Unternehmen ist bereits im Zugangssystem CSAM bekannt, aber die Person, die im Namen des Unternehmens eine Meldung vornehmen will, hat noch keine Zugriffsrechte, die ihr das Unternehmen gewährt hat. In diesem Fall kann der Hauptzugangsverwalter des Unternehmens diese Rechte über den Onlinedienst Zugangsverwaltungzuweisen. Wenn dies geschehen ist, kann sich die betreffende Person als Vertreter des Unternehmens anmelden.
  • Das Unternehmen ist noch nicht im Zugangssystem CSAM bekannt oder die Person, die im Namen des Unternehmens eine Meldung vornehmen will, hat noch keine Zugriffsrechte, die ihr das Unternehmen gewährt hat.
    In diesem Fall darf sich die Person auch als Bürger mit ihrer e-ID, Itsme oder den anderen zulässigen Systemen anmelden. Bei der Anmeldung als Bürger muss man in der Meldung erklären, dass man als Bevollmächtigter der Firma handelt. Die Firma erhält stets eine Bestätigung der Erklärung.
  • Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten? In diesem Fall ist die Meldung pro Niederlassungseinheitvorzunehmen. Es ist nicht erforderlich, dass eine Person alle Meldungen auf einmal für das gesamte Unternehmen vornimmt. Sie können auch eine oder mehrere lokal verantwortliche Personen mit der Meldung beauftragen.
    Unternehmen mit mehr als 20 Niederlassungseinheiten können die gewünschten Daten bezüglich aller ihrer Niederlassungseinheiten über die Anwendung mithilfe einer strukturierten Excel-Datei einreichen.

  Wann müssen Sie die Meldung machen?

Die Meldung muss sich auf die Situation am ersten Arbeitstag des Monats beziehen und spätestens am sechsten Kalendertag des Monats eingereicht werden.

  • die Situation am Mittwoch, dem 24. November 2021, muss spätestens am Dienstag, dem 30. November 2021 gemeldet werden.
  • die Situation am 3. Januar 2022 muss spätestens am Donnerstag, dem 6. Januar 2022 gemeldet werden.
  • anschließend jeweils die Situation am ersten Arbeitstag des Monats und die Meldung spätestens am 6. Kalendertag des Monats, außer wenn sich die Situation nicht verändert hat.

Wie füllen Sie die Meldung aus?

  1. Geben Sie an, ob Ihr Unternehmen eine oder mehrere Niederlassungseinheiten hat. Wenn es mehrere Niederlassungseinheiten gibt, identifizieren Sie die Niederlassungseinheit durch die Niederlassungseinheitsnummer.
    • Unter Niederlassungseinheit versteht man: einen Ort (bekannt mit einer Adresse), an dem oder von dem aus eine Haupt- oder Nebentätigkeit des Unternehmens ausgeübt wird (beispielsweise Betriebssitz, Abteilung, Atelier, Werkstatt, Fabrik, Lager, Geschäftsstelle, Büro, Geschäft usw.). Die Niederlassungseinheiten eines Unternehmens können Sie in der Public Search der Zentralen Datenbank der Unternehmen nachschlagen.
    • Jede Niederlassungseinheit ist in der Zentralen Datenbank der Unternehmen mit einer eigenen Identifikationsnummer, der Niederlassungseinheitsnummer, bekannt. Diese Nummer ist nicht identisch mit der Unternehmensnummer (ZDU-Nummer) Ihres Unternehmens.  Ihre Niederlassungseinheitsnummern können Sie in der Public Search der Zentralen Datenbank der Unternehmen nachschlagen.
    • Unternehmen mit mehr als 20 Niederlassungseinheiten können die gewünschten Daten bezüglich aller ihrer Niederlassungseinheiten über die Anwendung mithilfe einer strukturierten Excel-Datei einreichen.
       
  2. Geben Sie die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen ein.
    • Es handelt sich um die Momentaufnahme Ihres Unternehmens am ersten Werktag des Monats.  Wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten hat, sollte die Anzahl der Beschäftigten in den Niederlassungseinheiten eingegeben werden
    • Sie geben die Gesamtzahl der Mitarbeiter an, die das Unternehmen beschäftigt (= durch Arbeitsvertrag, Ausbildungsvertrag, Statut, etc. gebunden). Bei Flexi-Job-Arbeitnehmern werden die laufenden Rahmenvereinbarungen in Betracht gezogen. Langzeitkranke und Personen in Zeitkredit sowie Mitarbeiter mit einer ambulanten Funktion (z. B. Kuriere, Inspektoren usw.) werden ebenfalls mitgezählt.
    • Wenn Ihr Unternehmen auf struktureller Basis Leiharbeitnehmer beschäftigt oder wenn Personal eines anderen Arbeitgebers auf struktureller Basis (beispielsweise Subunternehmer, entsandte Personen, Wachpersonal usw.) in Ihrer Niederlassungseinheit anwesend ist, fügen Sie diese zur Gesamtanzahl, die nach den gemeldeten Daten bei Ihnen aktiv ist, hinzu.
    • Dies gilt auch, falls in Ihrem Unternehmen Selbstständige auf struktureller Basis beschäftigt sind (wie Berater, Gesellschafter usw.). Es handelt sich dabei also nicht um eine gelegentliche, befristete Anwesenheit wie für Reparaturen, Reinigung, Wartung usw.
    • Leiharbeitsagenturen müssen nur ihr eigenes Personal anmelden, nicht aber Leiharbeitnehmer, die grundsätzlich andernorts beschäftigt sind. Sie werden beim Benutzer mitgezählt. Unternehmen müssen das Personal, das sie anderen Unternehmen zur Verfügung stellen oder in einem anderen Unternehmen auf struktureller Basis Arbeiten durchführen lassen, nicht melden.
       
  3. Geben Sie die Anzahl der Personen ein, die in Ihrem Unternehmen in einer nicht telearbeitsfähigen Position beschäftigt sind.
    • Mit einer nicht telearbeitsfähigen Funktion ist jedeFunktion gemeint, die von Natur aus vor Ort durchgeführt werden muss, beispielsweise Arbeiter/-innen, technische Angestellte, Rezeptionspersonal, Küchen- und Reinigungspersonal, Verwaltungsmitarbeiter/-innen, die ihre Aufgaben nicht von zu Hause aus erfüllen können, ambulante Funktionen wie Inspektoren, Kuriere, Hauskrankenpfleger/-innen usw.
    • Es handelt sich um die Erfassung des Istzustands der Anzahl der in Ihrem Unternehmen amersten Werktag des Monats beschäftigten Personen. Wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten hat, sollte die Anzahl der Beschäftigten in den Niederlassungseinheiten eingegeben werden. Personen, die ausnahmsweise anwesend sind – beispielsweise um Material abzuholen, bestimmte Dokumente zu drucken oder ein Bewertungsgespräch zu führen – können dies begründen und werden bei den nichttelearbeitsfähigen Funktionen nicht mitgezählt. Das Gleiche gilt für Vorstandsmitglieder und Personen, die dem Linienmanagement angehören (z. B. Vorarbeiter, Teamleiter usw.).
    • Wenn Ihr Unternehmen auf struktureller Basis Leiharbeitnehmer beschäftigt oder wenn Personal eines anderen Arbeitgebers auf struktureller Basis in Ihrer Niederlassungseinheit anwesend ist, fügen Sie diese zur Gesamtanzahl der Personen ohne telearbeitsfähige Funktion, die nach den gemeldeten Daten bei Ihnen aktiv ist, hinzu.
    • Das Gleiche gilt für Personen, die strukturell als Selbstständige anwesend sind.
    • Sowohl für die Angabe der Gesamtzahl der Beschäftigten als auch für die Anzahl der nicht telearbeitsfähigen Funktionen kann eine Änderung/Korrektur noch vorgenommen werden, indem eine neue Meldung mit der Gesamtzahl der Beschäftigten im Unternehmen/der Niederlassung am ersten Arbeitstag des Monats und der Anzahl der nicht telearbeitsfähigen Funktionen eingereicht wird. Die zuletzt übermittelte Meldung ersetzt die vorigen Meldungen.
       
  4. Geben Sie die Kontaktinformationen ein, unter denen die Behörden Sie für weitere Informationen erreichen können.
     
  5. Prüfen Sie die Zusammenfassung der Meldung und reichen Sie Ihre Meldung ein.

Nach der Meldung wird eine Empfangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.