Telearbeit – Erläuterungen zur verpflichtenden Telearbeitsmeldung

Durch den M. E. vom 28. Oktober 2020 auferlegte Verpflichtungen

Die Arbeit im Homeoffice/Telearbeit ist für alle Personalmitglieder in allen Unternehmen, Vereinigungen und Diensten obligatorisch, sofern dies aufgrund der Art der Funktion oder der Kontinuität der Betriebsführung, der Geschäftstätigkeiten oder der Dienstleistungen möglich ist.

Wenn kein(e) Arbeit im Homeoffice/Telearbeit möglich ist, treffen die Unternehmen, Vereinigungen und Dienste die erforderlichen Maßnahmen, um die maximale Einhaltung der Social-Distancing-Regeln zu gewährleisten, insbesondere hinsichtlich der Wahrung eines Abstands von 1,5 Metern zwischen allen Personen und der Maskenpflicht. Sie müssen den Personalmitgliedern, für die die Telearbeit von zu Hause aus nicht möglich ist, eine Bescheinigung oder sonstige Belege als Nachweis dafür übermitteln, dass ihre Anwesenheit am Arbeitsplatz erforderlich ist.

Für die Überwachung der Einhaltung der Verpflichtungen zur Arbeit im Homeoffice/Telearbeit sind die Sozialinspektionsdienste zuständig. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann entweder mit einer strafrechtlichen Geldstrafe oder einer administrativen Geldbuße geahndet werden.

 

Monatliche Telearbeitsmeldung

Die Regierung hat ebenfalls beschlossen, dass die Überwachung der Einhaltung verstärkt werden muss. Daher müssen alle Arbeitgeber ab April für jeden Monat eine begrenzte Anzahl von Daten an das LSS übermitteln.

• Die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen.  Wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, muss dies für jede einzelne Niederlassung gemeldet werden.
• Die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen, die eine Position innehaben, die nicht telearbeitsfähig sind. Wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungen hat, muss dies für jede einzelne Niederlassung gemeldet werden.

Die Sozialinspektionsdienste werden diese Daten als Referenz bei ihrer Kontrolle der Einhaltung der Verpflichtung zur Telearbeit verwenden. Eine Person, die eine telearbeitsfähige Funktion ausübt, aber dennoch im Betrieb anwesend ist, muss ihre Anwesenheit begründen können.

 

Wer nimmt diese Meldung vor?

Die Verpflichtung gilt für alle Arbeitgeber, mit Ausnahme der Unternehmen, die verpflichtet sind, vollständig geschlossen zu sein.

Die Person, die die Erklärung abgeben möchte, muss sich mit ihrer e-ID, Itsme oder den anderen technischen Möglichkeiten, die das CSAM-Zugangssystem bietet, anmelden.

In diesem Fall gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Das Unternehmen ist bereits im Zugangssystem CSAM bekannt, und die Person, die im Namen des Unternehmens eine Meldung vornehmen will, hat bereits Zugriffsrechte, die ihr das Unternehmen gewährt hat. In diesem Fall kann die betreffende Person sich als Vertreter des Unternehmens anmelden.
• Das Unternehmen ist bereits im Zugangssystem CSAM bekannt, aber die Person, die im Namen des Unternehmens eine Meldung vornehmen will, hat noch keine Zugriffsrechte, die ihr das Unternehmen gewährt hat. In diesem Fall kann der Hauptzugangsverwalter des Unternehmens diese Rechte über den Onlinedienst Zugangsverwaltungzuweisen. Wenn dies geschehen ist, kann sich die betreffende Person als Vertreter des Unternehmens anmelden.
• Das Unternehmen ist noch nicht im Zugangssystem CSAM bekannt oder die Person, die im Namen des Unternehmens eine Meldung vornehmen will, hat noch keine Zugriffsrechte, die ihr das Unternehmen gewährt hat.
  In diesem Fall darf sich die Person auch als Bürger mit ihrer e-ID, Itsme oder den anderen zulässigen Systemen anmelden. Bei der Anmeldung als Bürger muss man in der Meldung erklären, dass man als Bevollmächtigter der Firma handelt. Die Firma erhält stets eine Bestätigung der Erklärung.
• Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten? In diesem Fall ist die Meldung pro Niederlassungseinheitvorzunehmen. Es ist nicht erforderlich, dass eine Person alle Meldungen auf einmal für das gesamte Unternehmen vornimmt. Sie können auch eine oder mehrere lokal verantwortliche Personen mit der Meldung beauftragen.
  Unternehmen mit mehr als 20 Niederlassungseinheiten können die gewünschten Daten bezüglich aller ihrer Niederlassungseinheiten über die Anwendung mithilfe einer strukturierten Excel-Datei einreichen.

 

Wann müssen Sie die Meldung machen?

Die Meldung muss sich auf die Situation am ersten Arbeitstag des Monats beziehen und spätestens am sechsten Kalendertag des Monats eingereicht werden.

• Die Situation am ersten Arbeitstag des Monats April 2021 muss spätestens am Dienstag, den 6. April 2021, gemeldet werden.
• Die Situation am ersten Arbeitstag des Monats Mai 2021 muss spätestens am Donnerstag, den 6. Mai 2021, gemeldet werden.
• Die Situation am ersten Arbeitstag des Monats Juni 2021 muss spätestens am Sonntag, den 6. Juni 2021, gemeldet werden.

 

Wie füllen Sie die Meldung aus?

1. Geben Sie an, ob Ihr Unternehmen eine oder mehrere Niederlassungseinheiten hat. Wenn es mehrere Niederlassungseinheiten gibt, identifizieren Sie die Niederlassungseinheit durch die Niederlassungseinheitsnummer.
   • Unter Niederlassungseinheit versteht man: einen Ort (bekannt mit einer Adresse), an dem oder von dem aus eine Haupt- oder Nebentätigkeit des Unternehmens ausgeübt wird (beispielsweise Betriebssitz, Abteilung, Atelier, Werkstatt, Fabrik, Lager, Geschäftsstelle, Büro, Geschäft usw.). Die Niederlassungseinheiten eines Unternehmens können Sie in der Public Search der Zentralen Datenbank der Unternehmen nachschlagen.
   • Jede Niederlassungseinheit ist in der Zentralen Datenbank der Unternehmen mit einer eigenen Identifikationsnummer, der Niederlassungseinheitsnummer, bekannt. Diese Nummer ist nicht identisch mit der Unternehmensnummer (ZDU-Nummer) Ihres Unternehmens.  Ihre Niederlassungseinheitsnummern können Sie in der Public Search der Zentralen Datenbank der Unternehmen nachschlagen.
   • Unternehmen mit mehr als 20 Niederlassungseinheiten können die gewünschten Daten bezüglich aller ihrer Niederlassungseinheiten über die Anwendung mithilfe einer strukturierten Excel-Datei einreichen.
      
2. Geben Sie die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen ein.
   • Es handelt sich um die Erfassung des Istzustands Ihres Unternehmens am ersten Werktag des Monats (1. April, 3. Mai und 1. Juni).  Wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten hat, sollte die Anzahl der Beschäftigten in den Niederlassungseinheiten eingegeben werden
   • Sie geben die Gesamtzahl der Mitarbeiter an, die das Unternehmen beschäftigt (= durch Arbeitsvertrag, Ausbildungsvertrag, Statut, etc. gebunden). Bei Flexi-Job-Arbeitnehmern werden die laufenden Rahmenvereinbarungen in Betracht gezogen. Langzeitkranke und Personen in Zeitkredit sowie Mitarbeiter mit einer ambulanten Funktion (z. B. Kuriere, Inspektoren usw.) werden ebenfalls mitgezählt.
   • Wenn Ihr Unternehmen auf struktureller Basis Leiharbeitnehmer beschäftigt oder wenn Personal eines anderen Arbeitgebers auf struktureller Basis (beispielsweise Subunternehmer, entsandte Personen, Wachpersonal usw.) in Ihrer Niederlassungseinheit anwesend ist, fügen Sie diese zur Gesamtanzahl, die nach den gemeldeten Daten bei Ihnen aktiv ist, hinzu.
   • Dies gilt auch, falls in Ihrem Unternehmen Selbstständige auf struktureller Basis beschäftigt sind (wie Berater, Gesellschafter usw.). Es handelt sich dabei also nicht um eine gelegentliche, befristete Anwesenheit wie für Reparaturen, Reinigung, Wartung usw.
   • Leiharbeitsagenturen müssen nur ihr eigenes Personal anmelden, nicht aber Leiharbeitnehmer, die grundsätzlich andernorts beschäftigt sind. Sie werden beim Benutzer mitgezählt. Unternehmen müssen das Personal, das sie anderen Unternehmen zur Verfügung stellen oder in einem anderen Unternehmen auf struktureller Basis Arbeiten durchführen lassen, nicht melden.
      
3. Geben Sie die Anzahl der Personen ein, die in Ihrem Unternehmen in einer nicht telearbeitsfähigen Position beschäftigt sind.
   • Mit einer nicht telearbeitsfähigen Funktion ist jedeFunktion gemeint, die von Natur aus vor Ort durchgeführt werden muss, beispielsweise Arbeiter/-innen, technische Angestellte, Rezeptionspersonal, Küchen- und Reinigungspersonal, Verwaltungsmitarbeiter/-innen, die ihre Aufgaben nicht von zu Hause aus erfüllen können, ambulante Funktionen wie Inspektoren, Kuriere, Hauskrankenpfleger/-innen usw.
   • Es handelt sich um die Erfassung des Istzustands der Anzahl der in Ihrem Unternehmen am ersten Werktag des Monats beschäftigten Personen. Wenn das Unternehmen mehrere Niederlassungseinheiten hat, sollte die Anzahl der Beschäftigten in den Niederlassungseinheiten eingegeben werden. Personen, die ausnahmsweise anwesend sind – beispielsweise um Material abzuholen, bestimmte Dokumente zu drucken oder ein Bewertungsgespräch zu führen – können dies begründen und werden bei den nichttelearbeitsfähigen Funktionen nicht mitgezählt. Das Gleiche gilt für Vorstandsmitglieder und Personen, die dem Linienmanagement angehören (z. B. Vorarbeiter, Teamleiter usw.).
   • Wenn Ihr Unternehmen auf struktureller Basis Leiharbeitnehmer beschäftigt oder wenn Personal eines anderen Arbeitgebers auf struktureller Basis in Ihrer Niederlassungseinheit anwesend ist, fügen Sie diese zur Gesamtanzahl der Personen ohne telearbeitsfähige Funktion, die nach den gemeldeten Daten bei Ihnen aktiv ist, hinzu.
   • Das Gleiche gilt für Personen, die strukturell als Selbstständige anwesend sind.
   • Sowohl für die Angabe der Gesamtzahl der Beschäftigten als auch für die Anzahl der nicht telearbeitsfähigen Funktionen kann eine Änderung/Korrektur noch vorgenommen werden, indem eine neue Meldung mit der Gesamtzahl der Beschäftigten im Unternehmen/der Niederlassung am ersten Arbeitstag des Monats und der Anzahl der nichttelearbeitsfähigen Funktionen eingereicht wird. Die zuletzt übermittelte Meldung ersetzt die vorigen Meldungen.
      
4. Geben Sie die Kontaktinformationen ein, unter denen die Behörden Sie für weitere Informationen erreichen können.
    
5. Prüfen Sie die Zusammenfassung der Meldung und reichen Sie Ihre Meldung ein.

Nach der Meldung wird eine Empfangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse und an die e-Box des Unternehmens gesendet.