Télétravail – Explications concernant la déclaration obligatoire relative au télétravail - update 29/11/2021

Les obligations imposées par le Gouvernement

Le télétravail à domicile est de nouveau obligatoire pour toutes les entreprises, associations et services pour toutes les personnes y travaillant, à moins que ce ne soit impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l'entreprise, des activités ou des services.

Si le télétravail à domicile ne peut pas être appliqué, les entreprises, associations et services prennent les mesures nécessaires pour garantir le respect maximal des règles de distanciation sociale, en particulier le maintien d'une distance de 1,5 mètre entre chaque personne et le port obligatoire du masque. Ils ont l'obligation de fournir aux membres du personnel qui ne peuvent pas faire du télétravail à domicile une attestation ou toute autre preuve confirmant la nécessité de leur présence sur le lieu de travail. Pour plus d'information sur l'attestation ou sur la preuve acceptable, nous renvoyons vers le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale .

Les services d'inspection sociale sont compétents pour le contrôle du respect des obligations en matière de télétravail à domicile. Le non respect de ces obligations peut être sanctionné d'une amende pénale ou d'une amende pécuniaire administrative.

Cet update met le texte en concordance avec les modifications reprises dans l'arrêté royal du 27 novembre 2021 (MB 27 novembre 2021).

Déclaration mensuelle relative au télétravail

Tous les employeurs doivent communiquer chaque mois un certain nombre limité de données à l'ONSS:

le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise,
- lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement;
le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail,
- lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement.
la déclaration se rapporte à la situation du 1^er jour ouvrable du mois et doit être introduite au plus tard le 6^ème jour calendrier du mois;
- pour la période jusqu'au 31 décembre inclus, il s'agit de la situation au mercredi 24 novembre 2021. La déclaration doit être effectuée au plus tard le mardi 30 novembre 2021.

Lorsqu'il n'y a pas de modifications pour le mois suivant, une nouvelle déclaration ne doit pas être introduite.

Les services d'inspection sociale utiliseront ces données comme point de référence lorsqu'ils contrôlent le respect du télétravail. Celui qui exerce une fonction susceptible de télétravail, mais qui se trouve quand même dans l'entreprise, devra être capable de justifier sa présence.

La déclaration se fait via l'application 'Corona Déclaration Télétravail' sur le site portail. La procédure et les règles de déclaration sont en grande partie similaires à la déclaration obligatoire de télétravail au printemps 2021.

Qui fait la déclaration?

L'obligation d'enregistrement vaut pour tous les employeurs, sauf pour:

les PME qui occupent moins de 5 personnes, indépendamment de la nature de leur relation de travail,
les établissements qui tombent sous l'accord de coopération du 16 février 2016 entre l'Etat fédéral et les Régions sur les établissements et activités impliquant des substances dangereuses
les employeurs du secteur des soins comme visés à l'article 40 de la loi du 20 décembre 2020
les services de police visés à l’article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à 2 niveaux
les établissements d'enseignement tant pour leur personnel payé par les pouvoirs organisateurs que pour le personnel payé par les Communautés; cette exception ne vaut pas pour les universités, les écoles privées et autres institutions de formation qui payent elles-mêmes leur personnel
les services opérationnels de la sécurité civile visés à l'article 2, §1, 1°, de la loi du 15 mai 2007 relative à la sécurité civile
les établissements pénitentiaires, l'ordre judiciaire et les services de renseignement.

Celui qui veut effectuer la déclaration doit s'identifier au moyen de son e-ID, Itsme ou les autres possibilités techniques qui sont offertes par le système d'accès CSAM.

Il y a dans ce cas plusieurs possibilités:

L'entreprise est déjà connue dans le système CSAM et la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise dispose déjà des droits d'accès qui sont fournis par l'entreprise. Dans ce cas, la personne peut se connecter comme représentant de l'entreprise.
L'entreprise est déjà connue dans le système CSAM mais la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise ne dispose pas de droits d'accès qui sont fournis par l'entreprise. Dans ce cas, le Gestionnaire d’Accès Principal de l'entreprise peut lui accorder ces droits via le service en ligne Gestion des accès. Une fois que cela est fait, la personne peut se connecter comme le représentant de l'entreprise.
L'entreprise n'est pas encore connue dans le système CSAM et la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise ne dispose pas de droits d'accès qui sont fournis par l'entreprise.
Dans ce cas, il est admis que la personne se connecte comme citoyen avec son e-ID, Itsme ou les autres systèmes autorisés. Lorsque la personne se connecte comme citoyen, elle doit indiquer dans la déclaration qu'elle intervient comme le représentant de l'entreprise. L'entreprise reçoit toujours une confirmation de la déclaration.
Votre entreprise a-t-elle plusieurs unités d'établissement? Dans ce cas, la déclaration se fait toujours par unité d'établissement. Il n'est pas nécessaire qu'une personne effectue en une fois toutes les déclarations pour toute l'entreprise. Cette tâche peut également être confiée à un ou plusieurs responsables locaux.
Les entreprises avec plus de 20 unités d'établissement peuvent introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier excel structuré.

Quand la déclaration doit-elle être effectuée?

Cette déclaration porte sur la situation au 1^er jour ouvrable du mois et est déposée au plus tard le 6^ème jour de calendrier du mois:

la situation au mercredi 24 novembre 2021 doit être déclarée au plus tard le mardi 30 novembre 2021.
la situation au 3 janvier 2022 doit être déclarée au plus tard le jeudi 6 janvier 2022.
ensuite à chaque fois la situation au 1^er jour ouvrable du mois et la déclaration au plus tard le 6^ème jour calendrier du mois sauf si la situation est inchangée par rapport à la dernière déclaration.

Comment devez-vous remplir la déclaration?

Indiquez si votre entreprise dispose d'une ou plusieurs unités d'établissement. En cas de plusieurs unités d'établissement, identifiez l'unité d'établissement au moyen du numéro d'unité d'établissement.
- Par unité d'établissement on entend: un lieu (connu à l’aide d’une adresse) où s'exerce l'activité principale ou une activité auxiliaire de l'entreprise (par exemple, siège d'exploitation, département, atelier, usine, entrepôt, bureau, magasin...). Vous pouvez rechercher les unités d’établissement de votre entreprise sur la page 'Public Search' de la Banque-Carrefour des Entreprises .
- Chaque unité d’établissement est connue à la Banque-Carrefour des Entreprises grâce à son propre numéro d’identification, le numéro d'unité d'établissement. Ce numéro est différent du numéro BCE de votre entreprise. Vous pouvez rechercher le numéro d’unité d’établissement sur la page 'Public Search' de la Banque-Carrefour des Entreprises .
- Les entreprises avec plus de 20 unités d'établissement peuvent introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier excel structuré.
Complétez le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise.
- Il s'agit d'une photo de votre entreprise au 1^er jour de travail du mois. Si l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, le nombre de personnes occupées auprès de l'unité d'établissement doit être indiqué.
- Vous indiquez le nombre total de travailleurs que l'entreprise a en service (= liés par un contrat de travail, contrat d'apprentissage, statut...). Pour les flexi-travailleurs on se réfère aux contrats-cadres en cours. Les malades de longue durée et les personnes en crédit-temps sont aussi pris en considération, ainsi que les collaborateurs avec une fonction ambulante (par exemple coursiers, inspecteurs, ...).
- Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement (par exemple sous-traitants, détachés, personnel de garde,...), alors vous ajoutez au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous aux dates indiquées.
- Cela vaut également si dans votre entreprise des personnes sont occupées de manière structurelle sur une base indépendante (consultants, associés, ...). Il ne s'agit donc pas de présences ponctuelles, comme pour les réparations, le nettoyage, l'entretien,... .
- Les bureaux d'intérim doivent uniquement déclarer leur propre personnel, non les intérimaires qui en principe travaillent ailleurs. Ceux-ci sont comptés chez l'utilisateur. Cela vaut aussi pour les entreprises qui mettent du personnel à disposition ou font prester de manière structurelle du personnel dans une autre entreprise.
Complétez le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise qui exercent une fonction incompatible avec le télétravail.
- Par fonction incompatible avec le télétravail on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place, par exemple ouvriers, personnel technique, personnel d’accueil, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, les fonctions ambulantes comme inspecteurs, coursiers, soins à domicile, ... .
- Il s'agit d'une photo du nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise au 1^er jour de travail du mois. Si l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, le nombre de personnes occupées auprès de l'unité d'établissement doit être indiqué. Les personnes qui exceptionnellement doivent être présentes parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation, peuvent en fournir une justification et ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail. Cela vaut aussi pour les membres de la direction et les personnes qui appartiennent au management en ligne (par exemple les chefs d'ateliers, chefs d'équipes,...).
- Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement (par exemple sous-traitants, détachés, personnel de garde,...), alors vous ajoutez au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous aux dates indiquées.
- Cela vaut aussi pour les personnes qui sont présentes de manière structurelle sur une base indépendante.
- Aussi bien pour l'indication du nombre total de personnes occupées que pour le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail, une modification/rectification peut encore avoir lieu en établissant de nouveau une déclaration avec le nombre total des personnes occupées auprès de l'entreprise/établissement au 1^er jour de travail du mois et le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail. La déclaration envoyée en dernier lieu remplace les déclarations précédentes.
Indiquez vos coordonnées auxquelles l’administration peut vous contacter pour de plus amples informations.
Vérifiez l’aperçu de votre déclaration, puis soumettez-la.

Après avoir soumis votre déclaration, vous recevrez un accusé de réception, envoyé à l’adresse e-mail indiquée.