Die Niederlassungseinheit (NE) – Identifizierungsnummer der lokalen Einheit

Über diese Adresse ist jede NE mit einer Region verknüpft. Andererseits basieren die regionalisierten Beitragsermäßigungen auf der Adresse der NE, an die der Arbeitnehmer gebunden ist. Daraus folgt , dass die NE für jeden Arbeitnehmer auf jeder Beschäftigungszeile (im Feld ,Identifizierungsnummer der lokalen Einheit‘) mitgeteilt werden muss, unabhängig davon, ob eine Ermäßigung beantragt wird und auch für den Fall, dass der Arbeitgeber nur über eine NE verfügt.

Jeder Arbeitgeber muss seine NE in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) registrieren. Jede NE hat eine eindeutige Nummer und Adresse (Identifizierungsnummer der lokalen Einheit). In der Dimona werden nur in der ZDU registrierte NE akzeptiert.

Verlegung einer Niederlassungseinheit

Eine NE, die verlegt wird, behält grundsätzlich ihre Nummer, unabhängig davon, ob die Verlegung innerhalb einer Gemeinde, in eine andere Gemeinde innerhalb der gleichen Region oder in eine Gemeinde in einer anderen Region erfolgt.

Wenn der Arbeitgeber während des Quartals, in dem die NE von einer Region in die andere verlegt wird, eine regionalisierte Arbeitgeberbeitragsermäßigung in Anspruch nehmen möchte, muss er eine neue Beschäftigungszeile einrichten.

Wenn der Arbeitgeber eine regionalisierte Zielgruppenermäßigung beantragt oder wenn die Verlegung innerhalb der gleichen Region erfolgt, kann eine neue Beschäftigungszeile begonnen werden; dies ist jedoch nicht obligatorisch.

Verknüpfung eines Arbeitnehmers mit einer Niederlassungseinheit

Allgemeine Regel:

• Die NE, mit der ein Arbeitnehmer verknüpft wird, ist eine unveränderliche Angabe, die dem Begriff Betriebssitz entspricht, der verwendet wird, um zu bestimmen, welches Sprachenrecht in den sozialen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer anwendbar ist (die für eine rechtsgültige Änderung oder Beendigung des Arbeitsvertrags zu verwendende Sprache).

In praktischer Hinsicht:

• Der Arbeitnehmer ist in NE ,A‘ tätig und wird im Laufe des Quartals in NE ,B‘ verlegt
  • In der DmfA müssen 2 aufeinanderfolgende Zeilen angegeben werden, eine erste mit der Nummer der NE ,A‘ und eine zweite mit der Nummer der NE ,B‘.
• Der Arbeitnehmer arbeitet gleichzeitig in 2 verschiedenen NE auf Basis von 2 verschiedenen Arbeitsverträgen
  • In der DmfA müssen 2 Beschäftigungszeilen für die gleiche Periode angegeben werden, jeweils mit ihrer NE.
• Ein Arbeitnehmer, der mit NE ,A‘ verknüpft ist, ersetzt vorübergehend einen kranken Arbeitnehmer von NE ,B‘:
  • In der DmfA wird der Arbeitnehmer weiter mit 1 Beschäftigungszeile mit der Nummer der NE ,A‘ angegeben.

Diese 3 Situationen gelten sowohl für NE in der gleichen Region als auch für NE in verschiedenen Regionen.

Sonderfälle:

• reisendes Personal (Handelsvertreter, Transportpersonal, Wartungsteams, Kontrolleure, Arbeitnehmer, die zeitweilig ins Ausland entsandt werden…) wird der NE zugeteilt, von der es abhängig ist, d. h. von der es seine Aufträge erhält und gegenüber der es rechenschaftspflichtig ist;
• Arbeitnehmer, die zeitweilig ins Ausland entsandt werden, behalten während der Entsendung die NE, zu der sie zum Zeitpunkt des Beginns der Entsendung gehörten;
• bei Kunden beschäftigte Arbeitnehmer erhalten immer eine in der ZDU registrierten NE des Arbeitgebers, nicht die NE des Kunden, bei dem sie arbeiten (manchmal auch für längere Zeit);
• Aushilfskräfte, die einem Unternehmen durch ein Unternehmen für Aushilfsarbeit überlassen werden, werden der NE des Unternehmens für Aushilfsarbeit zugeordnet, von dem sie abhängen; der ,Geschäftssitz‘ und der ,Betriebssitz des Unternehmens für Aushilfsarbeit‘ sind Angaben, die im Arbeitsvertrag der Aushilfskraft obligatorisch enthalten sein müssen; die Nummer der NE, die dem Betriebssitz des Unternehmens für Aushilfsarbeit entspricht, muss in die DmfA eingegeben werden; wenn die Aushilfskraft aufeinanderfolgende Verträge mit der gleichen NE abschließt, können die Angaben auf 1 Beschäftigungszeile zusammengefasst werden (soweit die anderen Merkmale der Beschäftigungszeile gleich sind); anderenfalls müssen verschiedene Beschäftigungszeilen eingerichtet werden;
• Personen, die im System der Dienstleistungsschecks beschäftigt sind, werden ebenfalls der NE des Dienstleistungsscheckunternehmens, von dem sie abhängen, zugewiesen.
• Hauspersonal erhält eine der fiktiven NE-Nummern (siehe ,zusätzliche Informationen – Niederlassungseinheit: fiktive Nummern‘ auf der Seite unten);
• die NE für Tageseltern ist nicht der Ort, an dem Kinder tatsächlich betreut werden, sondern eine NE der Einrichtung, an die die Tagesmutter/der Tagesvater gebunden ist.

Ausnahmen

• Für Arbeitnehmer im SAB und SAEA muss keine NE angegeben werden.
• Für Studenten, die mit einem Solidaritätsbeitrag angegeben werden, gilt eine separate Regelung.

Bemerkungen:

• Für im Ausland niedergelassene Unternehmen (d. h. Arbeitgeber, deren Geschäftssitz sich im Ausland befindet), unterscheidet man 3 Situationen (siehe auch ,zusätzliche Informationen – Niederlassungseinheit: fiktive Nummern‘ auf der Seite unten):
  • Arbeitgeber ohne NE in Belgien (Typ B) mit in Belgien beschäftigten Arbeitnehmern können die Zielgruppenermäßigungen der Region beanspruchen, in der sie ihren Arbeitnehmer (hautsächlich) beschäftigen; sie müssen eine fiktive NE-Nummer angeben; diese Möglichkeit ist auch für ausländische Arbeitgeber vorgesehen, die noch nicht Typ A, B oder C (Typ X) zugeteilt wurden;
  • Arbeitgeber ohne NE in Belgien mit nicht in Belgien beschäftigten Arbeitnehmern können für diese Arbeitnehmer keine regionalisierte Zielgruppenermäßigung anwenden; zum Beispiel kann durch einen Arbeitgeber Y keine regionalisierte Zielgruppenermäßigung angewandt werden, falls ein in Belgien wohnender Arbeitnehmer im Ausland für Arbeitgeber Y und gleichzeitig in Belgien für Arbeitgeber Z arbeitet);
  • Arbeitgeber mit einer NE in Belgien (Typ A) wenden die normalen Regeln an.
• Unternehmen tragen ihre NE gemäß den für sie geltenden Bestimmungen ein. Die Verfahren für die Eintragung einer NE oder für die Änderung von Niederlassungsangaben können in den meisten Fällen schneller durchlaufen werden. Falls eine NE trotz allem zum Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber seine Meldung einreichen muss, noch nicht registriert ist, kann der Arbeitgeber zu diesem Zeitpunkt keine regionalisierte Zielgruppenermäßigung anwenden. Sobald die Niederlassungsnummer bekannt ist, kann der Arbeitgeber mit der NE-Nummer und der beantragten Ermäßigung eine Änderung der Meldung übermitteln. Arbeitgeber, die ihre Pflichten gegenüber der ZDU bei der Registrierung von Niederlassungseinheiten nicht erfüllen, werden ersucht, die notwendigen Maßnahmen zu treffen.
• Das Fehlen einer NE-Nummer oder eine falsche Nummer führt ab dem 3. Quartal 2014 automatisch zur Ablehnung der regionalisierten Ermäßigung. Eine zu große Zahl von Anomalien kann bei der Registrierung der Meldung Probleme verursachen.
• Neben den bereits bestehenden Informationskanälen der ZDU (Public Search, Private Search…) wird das LSS den Arbeitgebern oder ihren Sozialsekretariaten am Ende jedes Quartals für alle seine Kunden die in der ZDU bekannten NE mitteilen. Das ändert nichts daran, dass eine nach der Mitteilung erstellte Niederlassungseinheit verwendet werden kann. Die Verantwortung für die Verknüpfung des Arbeitnehmers mit der richtigen NE liegt natürlich beim Arbeitgeber/ Sozialsekreriat.
• Ab 01. Juli 2014 werden die Zuständigkeiten und Mittel für bestimmte Ermäßigungen den Regionen übertragen, die bestehende Ermäßigungen abschaffen oder ändern oder neue Ermäßigungen einführen können. Solange die Regionen keine Änderungen vornehmen, bleiben die bestehenden Ermäßigungen und Ermäßigungscodes auch nach dem 3. Quartal 2014 anwendbar (durch die Angabe der NE kann ermittelt werden, für welche Region die Ermäßigung bestimmt ist). Erst wenn sich für eine bestimmte Region Kriterien verändern oder eine neue Ermäßigung eingeführt wird, werden die zusätzlichen Codes erzeugt.