Mobilitätsbudget

Ab dem 1. März 2019 ist ein System vorgesehen, bei dem der Arbeitgeber, der seinem Personal einen Firmenwagen zur Verfügung stellt, ein Budget für dessen Ersatz bereitstellen und dem Arbeitnehmer die Wahl lassen kann, wie er seine Mobilitätskosten bestreitet (umweltfreundlicheres Auto, öffentliche Verkehrsmittel, Nutzung eines Elektrofahrrads oder einer Kombination davon, bestimmte Kosten für eine Wohnung in der Nähe des Arbeitsplatzes...). Das Mobilitätsbudget unterliegt nicht den Sozialversicherungsbeiträgen. Gegebenenfalls sind Sonderbeiträge zu entrichten.

Der Königliche Erlass vom 10. September 2023 legt die Regeln fest, nach denen die Höhe der Ausgaben in Pfeiler 1 für einen umweltfreundlichen Firmenwagen und der Betrag des Mobilitätsbudgets selbst berechnet werden. Dabei kann man wählen, ob man mit einer Istkostenformel oder mit einer Pauschalwertformel rechnet. Der königliche Erlass sieht außerdem vor, dass die getroffene Wahl für einen Zeitraum von drei Jahren gültig ist.

Arbeitgeber

Der Arbeitgeber muss über einen ununterbrochenen Zeitraum von wenigstens 36 Monaten ein oder mehrere Betriebsfahrzeuge zur Verfügung gestellt haben; es gilt eine Ausnahmeregelung für diesen Zeitraum für Unternehmen, die noch keine 36 Monate bestehen (ausgenommen der Fortsetzung der Aktivitäten einer natürlichen oder anderen Rechtsperson). Diese neuen Arbeitgeber können ebenfalls das Mobilitätsbudget einführen, wenn sie einem oder mehreren Arbeitnehmern ein Betriebsfahrzeug zur Verfügung stellen.
Der Arbeitgeber muss eine Einführung des Mobilitätsbudgets im Unternehmen bereitstellen, es bekannt machen und eventuelle Bedingungen mitteilen.

Arbeitnehmer

Ab dem 1. Januar 2022 kann der Arbeitnehmer sofort einsteigen, auch wenn er vorher keinen Dienstwagen hatte oder keinen Anspruch auf einen solchen hatte.
Der Arbeitnehmer, der über verschiedene Betriebsfahrzeuge verfügen kann, kann das Mobilitätsbudget nur im Austausch gegen ein (1) Betriebsfahrzeug erhalten. Der Eintausch des anderen Fahrzeugs kann nicht zu einem zusätzlichen Mobilitätsbudget führen.
Bei der Vergabe seines Mobilitätsbudgets darf er nur über ein „umweltfreundliches“ Betriebsfahrzeug gemäß der „Säule 1“ des Mobilitätsbudgets verfügen (siehe unten).

Betriebsfahrzeug

Nur die Betriebsfahrzeuge, für die ein Solidaritätsbeitrag geschuldet wird (oder geschuldet würde) und für die ein allgemeiner Vorteil berechnet wird (oder berechnet werden müsste), kommen in Betracht (d. h. bei einer (eventuellen) privaten Nutzung).

Das Mobilitätsbudget

Der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob er das Mobilitätsbudget einführt oder nicht. Er ist nicht dazu verpflichtet, es allen Arbeitnehmern zu ermöglichen, sondern kann beispielsweise eine Unterscheidung zwischen den verschiedenen objektiven Arbeitnehmerkategorien treffen oder angeben, welche Bedingungen zu erfüllen sind. Er kann beispielsweise zwischen verschiedenen objektiven Arbeitnehmerkategorien unterscheiden oder angeben, welche Bedingungen zu erfüllen sind.
Nur Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen haben oder aufgrund ihrer Funktionskategorie Anspruch darauf erheben, können sich entscheiden, den Wagen gegen ein Mobilitätsbudget einzutauschen. Sie sind nicht dazu verpflichtet. Es handelt sich um eine Wahlmöglichkeit.
Wurde das Betriebsfahrzeug als Ersatz oder als Lohnumwandlung (oder als sonstiger Vorteil auch beitragspflichtig) gewährt, kann das gesetzlich vorgesehene System des Mobilitätsbudgets nicht angewendet werden.
Das Mobilitätsbudget kann ebenso wenig für die vollständige oder teilweise Ersetzung oder Umwandlung von Löhnen, Prämien, Sachleistungen oder sonstigen Vorteilen oder Zuschlägen (auch wenn diese nicht beitragspflichtig sind) gewährt werden.
Das System kann angewandt werden, wenn der Arbeitnehmer sein Recht auf ein Betriebsfahrzeug nicht genutzt und stattdessen eine Ausgleichsentschädigung oder einen Vorteil erhalten hat.
Die Höhe des Mobilitätsbudgets beträgt mindestens 3.000,00 EUR und höchstens 1/5 des gesamten Bruttogehalts (Art. 2 Lohnschutzgesetz). In jedem Fall darf das Budget 16.000,00 EUR pro Kalenderjahr nicht überschreiten.
- für 2024 beträgt der Mindestbetrag 3.055,00 EUR und der Höchstbetrag 16.293,00 EUR.
Für Mobilitätsbudgets, die vor dem 3. Dezember 2021 begonnen haben, gelten die oben genannten Mindest- und Höchstbeträge erst ab dem 1. Januar 2023.
Der Anspruch auf ein Mobilitätsbudget erlischt am ersten Tag des laufenden Monats bei einem Funktionswechsel, für den im Lohnsystem des Arbeitgebers kein Betriebsfahrzeug bereitgestellt wird.
Bei einem Funktionswechsel oder einer Beförderung kann sich das Mobilitätsbudget erhöhen oder verringern.

Berechnung des Mobilitätsbudgets

Das Mobilitätsbudget entspricht dem gesamten Kostenpreis des Betriebsfahrzeugs (total cost of ownership - TCO) für den Arbeitgeber oder den Kosten, die ihm entstehen würden, da der Arbeitnehmer Anrecht auf dieses Betriebsfahrzeug erheben könnte. Der Kostenpreis enthält den Kaufpreis (Abschreibungskosten von 20 % pro Kalenderjahr) oder die Leasingkosten, die eventuellen Kraftstoffkosten, die Versicherungskosten, alle steuerlichen und steuerähnlichen Abgaben, die Parkkosten und die Kosten für die Autowäsche sowie alle sonstigen Kosten, die mit einem Firmenwagen verbunden sind

Bei der Festlegung des Mobilitätsbudgets kann der Arbeitgeber die Kosten für die Nutzung des Firmenwagens zu beruflichen Zwecken abziehen, sofern er dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten für berufliche Zwecke zusätzlich zum Mobilitätsbudget erstattet, wenn dieses gewährt wird.

Ab dem 1. Januar 2024 können die Arbeitgeber zwischen einer Berechnung auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten oder einer Pauschalwertformel wählen. Die Wahl ist frei, aber wenn sie einmal getroffen wurde, sollte die Berechnungsmethode für alle Arbeitnehmer für 3 Jahre angewendet werden. Nach Ablauf der drei Jahre muss eine neue Wahl getroffen werden, oder die vorherige Wahl gilt als stillschweigend erneuert. Die abgeschlossenen Verträge bleiben in vollem Umfang in Kraft. Die Wahl einer anderen Berechnungsmethode nach Ablauf der 3-Jahres-Frist hat hierauf keinen Einfluss.

Verwendung des Mobilitätsbudgets

Der Arbeitgeber kann wählen, welche Ausgabenoptionen er welchen (Kategorien von) Arbeitnehmern anbietet. Er muss aber zumindest ein Angebot im Rahmen der 2. Säule machen. Wenn er eine Unterscheidung trifft, muss er diese auch objektiv begründen können. Der Arbeitgeber muss außerdem alle Mitarbeiter über die Ausgabenoptionen informieren. Der Arbeitnehmer kann dann frei entscheiden, wofür er sein Budget ausgibt.

Die Rechtsvorschriften sehen drei Kategorien (oder Säulen) vor, zwischen denen gewählt werden kann:

Säule 1 ein umweltfreundlicher Firmenwagen:
- entweder ein Elektroauto;
- oder ein Auto, das bestimmte Normen für den Ausstoß von CO₂ und Luftschadstoffen erfüllt. Das nach etwaigen Ausgaben in Säule 1 verbleibende Budget kann der Arbeitnehmer in Säule 2 und/oder 3 ausgeben.

Säule 2 ist der Sammelbegriff für eine ganze Reihe nachhaltiger Verkehrsmittel, darunter öffentliche Verkehrsmittel, organisierte kollektive Beförderung, Fahrräder, Elektromotorräder, Carsharing Fahrzeuge usw. In diesem Rahmen werden bestimmte Wohnkosten, insbesondere Mieten sowie Zins- und Tilgungszahlungen für Hypothekendarlehen, für eine Wohnung in der Nähe des Arbeitsplatzes (maximal 10 km) den nachhaltigen Verkehrsmitteln gleichgestellt.

Säule 3 schließlich ist der Saldo des Haushalts, der nach Abzug aller Ausgaben in den Säulen 1 und 2 verbleibt. Einmal im Jahr zahlt der Arbeitgeber diesen Betrag aus, nachdem er zuvor den Arbeitnehmerbeitrag von 38,07 % davon abgezogen hat (der an das LSS abgeführt wird).

Weitere Informationen zur Anwendung der Formeln für die Berechnung der Ausgaben in Pfeiler 1 und der Höhe des Mobilitätsbudgets finden Sie im Steuerrundschreiben 2024/C/16 über das Mobilitätsbudget.

Auswirkungen

Ein Arbeitgeber kann das Mobilitätsbudget selbst verwalten oder auf eine Mobilitätsrechnung zurückgreifen, die von einem zugelassenen Herausgeber verwaltet wird.
- Ausnahme: Fahrtkostenentschädigungen, die der Arbeitgeber in den letzten drei Monaten vor der Beantragung des Mobilitätsbudgets zusätzlich zum Dienstwagen gewährt hat, bleiben auch nach Einführung des Mobilitätsbudgets steuerfrei. Es handelt sich also nur um Beträge in der gleichen Größenordnung.

Verwaltung der Mobilitätsrechnung

Der Arbeitgeber kann das Mobilitätsbudget selbst verwalten oder ein von einem zugelassenen Emittenten verwaltetes Mobilitätskonto nutzen.

Wählt der Arbeitnehmer ein umweltfreundliches Betriebsfahrzeug, so ist darauf jedes Quartal ein CO2-Solidaritätsbeitrag auf umweltfreundliche Fahrzeuge zu entrichten. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen anderen Code als die normalen CO2-Beiträge handelt, der aber auf die gleiche Weise berechnet wird.
Wichtig ist jedoch, dass die Arbeitnehmer immer einen Überblick über ihr Mobilitätskonto haben.

Formalitäten, Beiträge und Meldung an das LSS

Verfahren

Antrag und Antwort erfolgen schriftlich, und eine positive Entscheidung ist Teil des Arbeitsvertrags.

Umweltfreundliches Auto: jedes Quartal

Entscheidet sich der Arbeitnehmer für den umweltfreundlichen Firmenwagen, so wird für das umweltfreundliche Auto vierteljährlich ein CO₂-Solidaritätsbeitrag fällig. Beachten Sie, dass es sich hierbei um einen anderen Code als bei den regulären CO₂-Beiträgen handelt, der jedoch auf dieselbe Weise berechnet wird.
Der (steuerliche) Vorteil des Arbeitnehmers für die Nutzung des umweltfreundlichen Firmenwagens ist zu deklarieren (DmfA-Lohncode 10).
Das Nummernschild des umweltfreundlichen Autos wird auf Unternehmensebene mit einem speziellen Hinweis in einer neuen Zone versehen, dass es sich um ein umweltfreundliches Auto handelt.

Restsaldo: einmal pro Jahr

Einmal im Jahr, im Prinzip am Ende des Kalenderjahres und spätestens im Januar des folgenden Kalenderjahres, zahlt der Arbeitgeber den Restbetrag an den Arbeitnehmer aus. Davon zieht er zunächst einen besonderen Arbeitnehmerbeitrag von 38,07 % ab. Damit erwirbt der Arbeitnehmer auch bestimmte soziale Rechte (Krankheit, Arbeitslosigkeit und Rente).
Dieser Saldo (auch wenn er „0,00 EUR“ beträgt) wird unter dem DmfA-Lohncode 29 gemeldet. Der fällige Beitrag wird auf der Ebene der Arbeitnehmerzeile angegeben. In der vierteljährlichen Meldung wird auch der Betrag des Mobilitätsbudgets selbst im Infoblock Beschäftigung der DmfA angegeben.

Für Alternativen ausgegebenes Budget: keine spezifische Meldung

Der Teil des Budgets, der für Alternativen ausgegeben wird, sollte nicht angegeben werden.

Fragen und Kontakt

Auf der Seite #Mobilitätsbudget erhalten Sie einen Überblick über die Maßnahme sowie eine Erläuterung einiger arbeits-, sozial- und steuerrechtlicher Aspekte. Des Weiteren finden Sie hier auch ein Kontaktformular.