Die Niederlassungseinheit (NE) – Identifizierungsnummer der lokalen Einheit

Über diese Adresse ist jede NE mit einer Region verknüpft. Andererseits basieren die regionalisierten Beitragsermäßigungen auf der Adresse der NE, an die der Arbeitnehmer gebunden ist. Daraus folgt , dass die NE für jeden Arbeitnehmer auf jeder Beschäftigungszeile (im Feld ,Identifizierungsnummer der lokalen Einheit‘) mitgeteilt werden muss, unabhängig davon, ob eine Ermäßigung beantragt wird und auch für den Fall, dass der Arbeitgeber nur über eine NE verfügt.

Jeder Arbeitgeber muss seine NE in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) registrieren. Jede NE hat eine eindeutige Nummer und Adresse (Identifizierungsnummer der lokalen Einheit). In der Dimona werden nur in der ZDU registrierte NE akzeptiert.

Zur Erinnerung: Jede Identifikationsnummer einer lokalen Einheit ist ausschließlich mit einer Unternehmensnummer verknüpft. Wenn ein Arbeitnehmer die Nummer einer NE eines anderen Arbeitgebers verwendet, entsteht dadurch eine Anomalie in seiner Meldung. Vor allem kleinere Unternehmen mit verschiedenen Niederlassungseinheiten unter derselben Adresse, deren (für die Meldungen verantwortliche) Verwalter oder Leiter dieselben natürlichen Personen sind, müssen dies berücksichtigen.

Verlegung einer Niederlassungseinheit

Eine NE, die verlegt wird, behält grundsätzlich ihre Nummer, unabhängig davon, ob die Verlegung innerhalb einer Gemeinde, in eine andere Gemeinde innerhalb der gleichen Region oder in eine Gemeinde in einer anderen Region erfolgt.

Wenn der Arbeitgeber während des Quartals, in dem die NE von einer Region in die andere verlegt wird, eine regionalisierte Arbeitgeberbeitragsermäßigung in Anspruch nehmen möchte, muss er eine neue Beschäftigungszeile einrichten.

Wenn der Arbeitgeber eine regionalisierte Zielgruppenermäßigung beantragt oder wenn die Verlegung innerhalb der gleichen Region erfolgt, kann eine neue Beschäftigungszeile begonnen werden; dies ist jedoch nicht obligatorisch.

Verknüpfung eines Arbeitnehmers mit einer Niederlassungseinheit

Allgemeine Regel

  • Die NE, mit der ein Arbeitnehmer verknüpft wird, ist eine unveränderliche Angabe, die dem Begriff Betriebssitz entspricht, der verwendet wird, um zu bestimmen, welches Sprachenrecht in den sozialen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer anwendbar ist (die für eine rechtsgültige Änderung oder Beendigung des Arbeitsvertrags zu verwendende Sprache).

Praktisch:

  • Der Arbeitnehmer ist in NE ,A‘ tätig und wird im Laufe des Quartals in NE ,B‘ verlegt
    • In der DmfA müssen 2 aufeinanderfolgende Zeilen angegeben werden, eine erste mit der Nummer der NE ,A‘ und eine zweite mit der Nummer der NE ,B‘.
  • Der Arbeitnehmer arbeitet gleichzeitig in 2 verschiedenen NE auf Basis von 2 verschiedenen Arbeitsverträgen
    • In der DmfA müssen 2 Beschäftigungszeilen für die gleiche Periode angegeben werden, jeweils mit ihrer NE.
  • Ein Arbeitnehmer, der mit NE ,A‘ verknüpft ist, ersetzt vorübergehend einen kranken Arbeitnehmer von NE ,B‘:
    • In der DmfA wird der Arbeitnehmer weiter mit 1 Beschäftigungszeile mit der Nummer der NE ,A‘ angegeben.

Diese 3 Situationen gelten sowohl für NE in der gleichen Region als auch für NE in verschiedenen Regionen.

Sonderfälle:

  • reisendes Personal (Handelsvertreter, Transportpersonal, Wartungsteams, Kontrolleure, Arbeitnehmer, die zeitweilig ins Ausland entsandt werden…) wird der NE zugeteilt, von der es abhängig ist, d. h. von der es seine Aufträge erhält und gegenüber der es rechenschaftspflichtig ist;
  • Arbeitnehmer, die zeitweilig ins Ausland entsandt werden, behalten während der Entsendung die NE, zu der sie zum Zeitpunkt des Beginns der Entsendung gehörten;
  • bei Kunden beschäftigte Arbeitnehmer erhalten immer eine in der ZDU registrierten NE des Arbeitgebers, nicht die NE des Kunden, bei dem sie arbeiten (manchmal auch für längere Zeit);
  • Aushilfskräfte, die einem Unternehmen durch ein Unternehmen für Aushilfsarbeit überlassen werden, werden der NE des Unternehmens für Aushilfsarbeit zugeordnet, von dem sie abhängen; der ,Geschäftssitz‘ und der ,Betriebssitz des Unternehmens für Aushilfsarbeit‘ sind Angaben, die im Arbeitsvertrag der Aushilfskraft obligatorisch enthalten sein müssen; die Nummer der NE, die dem Betriebssitz des Unternehmens für Aushilfsarbeit entspricht, muss in die DmfA eingegeben werden; wenn die Aushilfskraft aufeinanderfolgende Verträge mit der gleichen NE abschließt, können die Angaben auf 1 Beschäftigungszeile zusammengefasst werden (soweit die anderen Merkmale der Beschäftigungszeile gleich sind); anderenfalls müssen verschiedene Beschäftigungszeilen eingerichtet werden;
  • Personen, die im System der Dienstleistungsschecks beschäftigt sind, werden ebenfalls der NE des Dienstleistungsscheckunternehmens, von dem sie abhängen, zugewiesen.
  • Hauspersonal erhält eine der fiktiven NE-Nummern (siehe ,zusätzliche Informationen – Niederlassungseinheit: fiktive Nummern‘ auf der Seite unten);
  • die NE für Tageseltern ist nicht der Ort, an dem Kinder tatsächlich betreut werden, sondern eine NE der Einrichtung, an die die Tagesmutter/der Tagesvater gebunden ist.

Ausnahmen

  • Für Arbeitnehmer im SAB und SAEA muss keine NE angegeben werden.
  • Für Studenten, die mit einem Solidaritätsbeitrag angegeben werden, gilt eine separate Regelung.

Bemerkungen:

  • Für im Ausland niedergelassene Unternehmen (d. h. Arbeitgeber, deren Geschäftssitz sich im Ausland befindet), unterscheidet man 3 Situationen (siehe auch ,zusätzliche Informationen – Niederlassungseinheit: fiktive Nummern‘ auf der Seite unten):
    • Arbeitgeber ohne NE in Belgien (Typ B) mit in Belgien beschäftigten Arbeitnehmern können die Zielgruppenermäßigungen der Region beanspruchen, in der sie ihren Arbeitnehmer (hautsächlich) beschäftigen; sie müssen eine fiktive NE-Nummer angeben; diese Möglichkeit ist auch für ausländische Arbeitgeber vorgesehen, die noch nicht Typ A, B oder C (Typ X) zugeteilt wurden;
    • Arbeitgeber ohne NE in Belgien mit nicht in Belgien beschäftigten Arbeitnehmern können für diese Arbeitnehmer keine regionalisierte Zielgruppenermäßigung anwenden; zum Beispiel kann durch einen Arbeitgeber Y keine regionalisierte Zielgruppenermäßigung angewandt werden, falls ein in Belgien wohnender Arbeitnehmer im Ausland für Arbeitgeber Y und gleichzeitig in Belgien für Arbeitgeber Z arbeitet);
    • Arbeitgeber mit einer NE in Belgien (Typ A) wenden die normalen Regeln an.
  • Unternehmen tragen ihre NE gemäß den für sie geltenden Bestimmungen ein. Die Verfahren für die Eintragung einer NE oder für die Änderung von Niederlassungsangaben können in den meisten Fällen schneller durchlaufen werden. Falls eine NE trotz allem zum Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber seine Meldung einreichen muss, noch nicht registriert ist, kann der Arbeitgeber zu diesem Zeitpunkt keine regionalisierte Zielgruppenermäßigung anwenden. Sobald die Niederlassungsnummer bekannt ist, kann der Arbeitgeber mit der NE-Nummer und der beantragten Ermäßigung eine Änderung der Meldung übermitteln. Arbeitgeber, die ihre Pflichten gegenüber der ZDU bei der Registrierung von Niederlassungseinheiten nicht erfüllen, werden ersucht, die notwendigen Maßnahmen zu treffen.
  • Das Fehlen einer NE-Nummer oder eine falsche Nummer führt ab dem 3. Quartal 2014 automatisch zur Ablehnung der regionalisierten Ermäßigung. Eine zu große Zahl von Anomalien kann bei der Registrierung der Meldung Probleme verursachen.
  • Neben den bereits bestehenden Informationskanälen der ZDU (Public Search, Private Search…) wird das LSS den Arbeitgebern oder ihren Sozialsekretariaten am Ende jedes Quartals für alle seine Kunden die in der ZDU bekannten NE mitteilen. Das ändert nichts daran, dass eine nach der Mitteilung erstellte Niederlassungseinheit verwendet werden kann. Die Verantwortung für die Verknüpfung des Arbeitnehmers mit der richtigen NE liegt natürlich beim Arbeitgeber/ Sozialsekreriat.
  • Ab 01. Juli 2014 werden die Zuständigkeiten und Mittel für bestimmte Ermäßigungen den Regionen übertragen, die bestehende Ermäßigungen abschaffen oder ändern oder neue Ermäßigungen einführen können. Solange die Regionen keine Änderungen vornehmen, bleiben die bestehenden Ermäßigungen und Ermäßigungscodes auch nach dem 3. Quartal 2014 anwendbar (durch die Angabe der NE kann ermittelt werden, für welche Region die Ermäßigung bestimmt ist). Erst wenn sich für eine bestimmte Region Kriterien verändern oder eine neue Ermäßigung eingeführt wird, werden die zusätzlichen Codes erzeugt.

Erläuterung und Auswirkungen des Begriffs „Niederlassungseinheit“

Jeder dauerhafte Beschäftigungsort entspricht unabhängig von der Tätigkeit (kommerziell oder nicht kommerziell) einer NE des Unternehmens. Es gibt jedoch einige Beschränkungen.

  • Wenn ein Arbeitnehmer zu Hause oder bei einem Kunden arbeitet, ist die NE der Ort, von dem er abhängig ist oder von dem aus er seine Anweisungen erhält und von dem aus die Arbeit organisiert ist. Dies bedeutet zum Beispiel:
    • dass Unternehmen für Aushilfsarbeit, Unternehmensberatungen, Wartungsfirmen… keine Niederlassungseinheit unter der Adresse des Kunden einrichten können, selbst wenn langfristige Verträge für die Dienstleistung vereinbart werden;
    • dass die Privatadressen der Heimarbeiter keine Niederlassungseinheiten sind (Telearbeiter, Inspektoren, Handelsvertreter usw.).
  • NE müssen über eine Unabhängigkeit im Rahmen einer dauerhaften oder fast dauerhaften Struktur verfügen. Dies bedeutet, dass es möglich sein muss, die physische Ansiedlung zu jedem Zeitpunkt Tag und Nacht zu identifizieren, dass die NE über eine dauerhafte Infrastruktur und über eine Postanschrift verfügen muss:
    • Baustellen, Stände auf Messen und Ähnliches können nie als Niederlassungseinheit betrachtet werden;
    • Blutabnahmen, Untersuchungen des Dienstes für Kind und Familie, Bereitschaftsdienste der Krankenkassen, ständige Fortbildungen in Lokalen von Dritten… sind sogar auf regelmäßiger Basis nie Anlass zur Einrichtung einer NE unter diesen Adressen;
    • Räumlichkeiten von Krankenkassen, Gewerkschaften, …. die für diese Tätigkeiten dauerhaft gebunden sind, selbst wenn sie nur einmal pro Woche geöffnet sind, geben dagegen sehr wohl Anlass zur Einrichtung einer NE unter diesen Adressen.
  • Die NE werden an die Unternehmensnummer gekoppelt, von der sie abhängig sind:
    • Die NE eines Franchisenehmers werden an die Unternehmensnummer des Geschäftsführers gekoppelt. Das Personal, das eine übergreifende Kette dieser Franchisenehmer Personal zu Wartungsarbeiten vor Ort entsendet, bleibt an diese NE der übergreifenden Kette, die es entsendet, gekoppelt;
    • wenn eine Cafetaria in einem Theater, Schwimmbad, Erholungspark … an einen Dritten weitergegeben wird, wird eine NE eingerichtet, die von der Unternehmensnummer des Betreibers der Cafetaria abhängt.
  • Jedes Unternehmen mit einem Geschäftssitz in Belgien muss mindestens eine NE besitzen. Die einzige Ausnahme ist die Auswirkung des Schutzes auf die Privatsphäre: die Beschäftigung von Hauspersonal.

Zusätzliche Informationen DmfA – Niederlassungseinheit: fiktive Nummern

Ab 1/2015 ist die Nummer der Niederlassungseinheit auch für Studenten anzugeben, die unter Kennzahl 840 oder 841 gemeldet werden.


Ab 1/2014 müssen Arbeitgeber in bestimmten Fällen folgende fiktive Niederlassungsnummern verwenden:

Fiktive NE-Nr.

Art Arbeitgeber

8999999993

Ausländische Arbeitgeber ohne NE in Belgien für Arbeitnehmer, die nicht auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt sind (Typ C oder X*)

8999999104

Arbeitnehmer, die in der Flämischen Region beschäftigt werden durch:
- einen ausländischen Arbeitgeber ohne NE in Belgien für Arbeitnehmer, die nicht auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt sind (Typ B oder X*)
- einen Arbeitgeber von Hauspersonal (Kategorien 037, 039 und AKN 035, 439, 043 und 044 in den Kategorien 094 und 193)

8999999203

Arbeitnehmer, die in der Region Brüssel-Hauptstadt beschäftigt werden durch:
- einen ausländischen Arbeitgeber ohne NE in Belgien für Arbeitnehmer, die nicht auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt sind (Typ B oder X*)
- einen Arbeitgeber von Hauspersonal (Kategorien 037, 039 und AKN 035, 439, 043 und 044 in den Kategorien 094 und 193)

8999999302

Arbeitnehmer, die in der Wallonischen Region beschäftigt werden, mit Ausnahme der Gemeinden der Deutschsprachigen Gemeinschaft, durch:
- einen ausländischen Arbeitgeber ohne NE in Belgien für Arbeitnehmer, die nicht auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt sind (Typ B oder X*)
- einen Arbeitgeber von Hauspersonal (Kategorien 037, 039 und AKN 035, 439, 043 und 044 in den Kategorien 094 und 193)

8999999401

Arbeitnehmer, die in der Wallonischen Region in Gemeinden der Deutschsprachigen Gemeinschaft beschäftigt werden durch:
-
einen ausländischen Arbeitgeber ohne NE in Belgien für Arbeitnehmer, die nicht auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt sind (Typ B oder X*)
- einen Arbeitgeber von Hauspersonal (Kategorien 037, 039 und AKN 035, 439, 043 und 044 in den Kategorien 094 und 193)

8999999005

Arbeitgeber in Erwartung einer NE-Nummer NE

8999999894

Nicht zutreffend:
- Drittzahler (Arbeitgeberkategorien 033, 099, 199, 299, 699 und 898)
- nur durch eine Entlassungsentschädigung abgesicherte Beschäftigung (Lohncode = 03 oder 09)

- statutarisches Personal mit Verwaltungssitz im Ausland

* Das LSS teilt jeden ausländischen Arbeitgeber in einen der folgenden Typen ein:

A

Ausländischer Arbeitgeber mit NE in Belgien
Enge Verbindung mit Belgien (NE lokalisiert)

B

Ausländischer Arbeitgeber ohne NE in Belgien, der Personal auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt
Mittlere Verbindung mit Belgien (Arbeitnehmer in Belgien, aber NE nicht lokalisiert

C

Ausländischer Arbeitgeber ohne NE in Belgien, der kein Personal auf dem belgischen Staatsgebiet beschäftigt, aber Arbeitnehmer beschäftigt, die der belgischen sozialen Sicherheit unterliegen
Schwache Verbindung mit Belgien (keine NE in Belgien - Arbeitnehmer im Ausland)

X

Ausländischer Arbeitgeber unbestimmten Typs (wird geändert in A, B oder C je nach Ergebnis der Untersuchung durch den Statistikdienst)