Arbeitnehmerzeile

Wie erwähnt, gibt es je Arbeitnehmer stets eine Arbeitnehmerzeile. Nur wenn sich die Arbeitgeberkategorie für den Arbeitnehmer im Laufe des Quartals ändert (d. h. wenn sich die Aktivität des Arbeitgebers im Laufe des Quartals ändert, oder wenn der Arbeitgeber verschiedene Aktivitäten durchführt oder der Arbeitnehmer bleibend vom einen zum anderen wechselt) oder wenn sich die Arbeitnehmerkennzahl ändert (d. h. wenn sich die Beiträge unterscheiden), müssen Sie mehr als eine Arbeitnehmerzeile erstellen. In diesem Fall müssen die erforderlichen Angaben pro Arbeitnehmerzeile gemeldet werden.

Im Kern ist die Arbeitnehmerzeile das Niveau, auf dem die Beiträge zur sozialen Sicherheit berechnet werden. Das heißt, dass – auch wenn die Lohn- und Arbeitszeitangaben im Laufe des Quartals weiter aufgeschlüsselt werden müssen – die Beiträge auf Basis der Gesamtheit der Löhne berechnet werden, die sich auf eine Arbeitnehmerzeile beziehen. Die folgenden Angaben müssen Sie nur einmal pro Arbeitnehmerzeile mitteilen, auch dann, wenn für diese Arbeitnehmerzeile verschiedene Beschäftigungszeilen zu verwenden sind.

 

Die Arbeitgeberkategorie und die Arbeitnehmerkennzahl

Mit der durch das LSS zugeordneten Arbeitgeberkategorie kann zwischen den Arbeitgebern je nach ihren Verpflichtungen in Abhängigkeit der besonderen Merkmale unterschieden werden, die für die ausgeübte Tätigkeit typisch sind. In fast allen Fällen ist dies deshalb so, weil andere Beitragsprozentsätze anwendbar sind (in der Regel sektorspezifische Beiträge für Fonds für Existenzsicherung) Weitere Informationen zu bestimmten spezifischen Kategorien von Arbeitgebern finden Sie auf der Seite ‚Arbeitgeberkategorien - Erstellungen, Änderungen und Streichungen‘.

Anhand dieser Arbeitnehmerkennzahlen kann bestimmt werden, welche Beiträge für den Arbeitnehmer geschuldet werden. Deshalb gibt es verschiedene Arbeitnehmerkennzahlen für Angestellte, Arbeiter, Lehrlinge, mit Trinkgeldern bezahlte Arbeitnehmer usw.

 

Beginn- und Enddatum des Quartals

Es handelt sich um das Beginn- und das Enddatum des Quartals, das nicht mit dem Beginn- und Enddatum der Beschäftigungszeile zu verwechseln ist. Diese Termine beziehen sich stets auf das gesamte Quartal. Das heißt, als Beginndatum wird – auch dann, wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Quartals den Dienst antritt – das Beginndatum des Quartals und nicht das Dienstantrittsdatum des Arbeitnehmers angegeben.

Das Beginn- und Enddatum fällt in den meisten Fällen auf den ersten Tag (01.01., 01.04., 01.07., 01.10.) oder den letzten Tag (31.03., 30.06., 30.09., 31.12.) des Kalenderquartals. Wenn die durch eine Lohnauszahlung gedeckte Periode nicht mit dem Kalendermonat zusammenfällt (z. B. die Arbeitnehmer werden pro Woche, pro 4 Wochen bezahlt usw.) ist mit Beginndatum der erste Tag der Zahlungsperiode gemeint, deren Enddatum in das Kalenderquartal fällt. Mit Enddatum ist in diesem Fall der letzte Tag der Zahlungsperiode gemeint, der noch im Kalenderquartal liegt. Wenn diesem letzten Tag jedoch unmittelbar ein oder mehrere normale Ruhetage folgen, wird der Ruhetag - sofern er kein Sonntag ist - in das Quartal übernommen und als Enddatum vermerkt.

Hinweis: Abweichend von dieser Regel endet das vierte Quartal des Jahres stets am 31. Dezember und beginnt das erste Quartal stets am 1. Januar.

 

Die Risikoklasse für Arbeitsunfälle

Diese Angabe finden Sie in Ihrer Versicherungspolice. Mit der Risikoklasse kann Ihr Versicherer die geschuldete Prämie korrekt berechnen. Sie muss aber nicht in allen Fällen ausgefüllt werden, sondern nur dann, wenn der Arbeitnehmer zu einer Risikoklasse gehört, die von der wichtigsten Aktivität des Arbeitgebers abweicht, und wenn dies zu einer separaten Tarifierung in der Police geführt hat:

  • wenn in der Arbeitsunfallpolice des Unternehmens für eine Arbeitnehmerkategorie (Angestellte/Arbeiter) nur eine einzige Risikoklasse vorgesehen ist, müssen Sie diese Angabe nicht in der DmfA mitteilen;
  • wenn in der Versicherungspolice für eine Arbeitnehmerkategorie mehrere Risikoklassen vorgesehen sind (beispielsweise sesshafte Angestellte und Vertreter), müssen Sie die Angabe für jeden Arbeitnehmer mitteilen.

Bei Fragen zum Ausfüllen der Risikoklasse wenden Sie sich am besten an Ihren Versicherer.

Wenn Sie ein Sportverein sind, sollten Sie immer die Daten für jeden Sportler ausfüllen. Für diese Arbeitnehmerkategorie ist sie auch für die Berechnung des Basislohns im Falle eines Arbeitsunfalls unerlässlich.

Dies wird in der ersten vierteljährlichen Erklärung, in der der Arbeitnehmer gemeldet wird, mitgeteilt. Sie sollte in den Meldungen für die folgenden Quartale nicht wiederholt werden, es sei denn, die Risikoklasse ändert sich. Für Arbeitnehmer, die in einem vorangegangenen Quartal in den Dienst eingetreten sind, werden die Daten also nicht übermittelt, es sei denn, die Risikoklasse des Arbeitnehmers hat sich gegenüber der zuvor mitgeteilten dauerhaft geändert. Es spricht jedoch nichts dagegen, diese Daten weiterhin vierteljährlich zu übermitteln, wenn dies für den Meldepflichtigen einfacher ist.

Wechselt der Arbeitnehmer im Laufe des Quartals dauerhaft die Risikoklasse, zeigen Sie den Code an, der sich auf den Zustand des Arbeitnehmers am letzten Tag des Quartals oder am letzten Tag der Beschäftigung in der betreffenden Arbeitnehmerzeile bezieht. So wird der sitzende Arbeiter, der auf Baustellen arbeitet, als „Arbeiter auf Baustellen“ bezeichnet. Ein sitzender Arbeitnehmer, der zum sitzenden Angestellten wird, wird als sitzender Arbeitnehmer bezeichnet, wenn er als Arbeitnehmer angemeldet wird, und als sitzender Angestellter, wenn er als Angestellter angemeldet wird.

Folgende Codes müssen verwendet werden:

  Arbeiter:

  • 001: Arbeiter ohne Reisen
    Arbeiter, spezialisiert oder nicht, die während der Arbeitszeit den Arbeitsplatz (Werkstatt, Fabrik u. dgl. m.) nicht verlassen und deshalb Infrastruktur, Sicherheits- und Präventionssysteme des Unternehmens nutzen.
  • 002: Arbeiter auf der Baustelle
    Arbeiter, spezialisiert oder nicht, die keinen festen Beschäftigungsort haben, die aber bei Dritten oder auf Baustellen arbeiten.
  • 003: Hausmeister
    Personen vom Typ Hausangestellte, die durch Privatpersonen (z. B. in einem Appartementhaus) oder von Unternehmen beschäftigt werden und in der Regel sonstige Vorteile wie Wohnung, Heizung, Elektrizität usw. erhalten.
  • 004: Reinigungs- und Wartungspersonal
    Personal des Unternehmens, das sich mit dem Reinigen von Büros, Industrieräumen, Werkstätten usw. oder mit der Instandhaltung und Reparatur des Materials, der Industrieanlagen, sanitären Anlagen usw. beschäftigt.
  • 005: Küchenpersonal
    Personal des Unternehmens, das in der Kantine arbeitet (Kochen, Bedienen, Abwaschen usw.). Nicht für Horeca-Unternehmen verwenden.
  • 006: Fahrer
    Personalmitglieder des Unternehmens, die sich nicht direkt am Zweck und Gegenstand der Gesellschaft beteiligen und die mit der Beförderung oder der Lieferung von Rohstoffen, (Halb-) Fertigerzeugnissen oder Personen beauftragt sind.

Dieses Feld muss nur ausgefüllt werden, wenn der Arbeitnehmer über den Steuerstatus eines Grenzgängers verfügt. Dies ist unter anderem wichtig, weil die Urlaubskassen für Grenzgänger keinen Berufssteuervorabzug vom Urlaubsgeld einbehalten.

  • 401: Angestellter ohne Reisen
    Angestellte, die in der Arbeitszeit den Arbeitsplatz nie zu Berufszwecken verlassen.
  • 402: Angestellter mit gelegentlichen Aufträgen außerhalb des Unternehmens. Personen, die bestimmte, nicht repetitive Aufträge außerhalb des Unternehmens erfüllen (höchstens 10 % der Arbeitszeit)
  • 403: Angestellter mit regelmäßigen Aufträgen außerhalb des Unternehmens
    Personen, die regelmäßig Aufgaben außerhalb des Unternehmens erfüllen (11 bis 50 % der Arbeitszeit)
  • 404: Vertreter, reisendes Personal, Laufbursche
    Personen, die zum größten Teil (> 50 %) ihre Arbeit außerhalb ihres Unternehmens oder ihrer Wohnung ausführen. Meistens handelt es sich um kommerzielle oder technisch-kommerzielle Funktionen, jedoch auch um Laufburschen, Inspektoren, Kranken- und Altenpfleger bei Patienten zu Hause usw.
  • 405: Angestellter, der Handarbeiten durchführt
    Personen mit dem Statut eines Angestellten, die zu einem wichtigen Teil Arbeit manueller Art erledigen (z. B. bestimmte Fleischer in Supermärkten).
  • 406: Heimarbeitende Angestellte
    Sesshafte Angestellte, die ihren Beruf bei sich zu Hause ausüben (oft mit einer Telefon- oder Informatikverbindung mit ihrem Arbeitgeber) und für die deshalb das Wegeunfallrisiko nicht besteht.
  • 407: Pflegepersonal
    Ärzte, Krankenpfleger, Hilfspfleger, Sanitäter usw.
  • 408: Verkäufer
    Sesshaftes Personal mit einer kommerziellen Funktion, das meistens mit einem festen Lohn und einer Provision bezahlt wird.
  • 409: Fußballer mit dem Statut eines entlohnten Sportlers.
  • 410: Fußballer ohne Statut eines entlohnten Sportlers
    mit einem festen Jahreslohn von 1.239,47 EUR oder mehr.
  • 411: Fußballer ohne Statut eines entlohnten Sportlers
    mit einem festen Jahreslohn von weniger als 1.239,47 EUR.
  • 412: Anderer Sportler als Fußballer.

Der Begriff Grenzgänger

Füllen Sie dieses Feld nur aus, wenn der Arbeitnehmer den Steuerstatus eines Grenzgängers hat. Dies ist unter anderem deshalb wichtig, weil die Urlaubskassen für Grenzgänger keinen Berufssteuervorabzug vom Urlaubsgeld einbehalten.

Seit 2004 können nur noch Arbeitnehmer, die in der französischen Grenzregion leben, den Status eines „Grenzgängers“ erhalten. Nur sie können weiterhin vom Berufssteuervorabzug auf ihr Urlaubsgeld in Belgien befreit werden und ihre Steuern in ihrem Wohnsitzland zahlen. Für Arbeitnehmer, die in der französischen Grenzregion leben, muss daher das Feld „Grenzgänger“ in der Arbeitnehmerzeile ausgefüllt werden, sofern sie die vom FÖD Finanzen geforderten Bedingungen erfüllen. Den Eintrag nicht mehr vornehmen, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr den Status eines Grenzgängers hat (z. B. wenn der Arbeitnehmer aus der Grenzregion wegzieht). Angestellte können auch den Status eines „Grenzgängers“ haben und als solcher bezeichnet werden.

Wenn ein Arbeitnehmer zum ersten Mal als „Grenzgänger“ in der DmfA gemeldet wird, muss ein Formular 276 F (ausgefüllt vom Arbeitnehmer, dem Arbeitgeber und der französischen Steuerverwaltung) bei der zuständigen Urlaubskasse abgegeben werden.