7.4.1. Déclaration d’entrée en service ("avis d’entrée en service")
La déclaration d'entrée en service ou l'avis d'entrée en service doit être établi au plus tard au moment où le travailleur commence à travailler.
La déclaration peut évidemment être effectuée même avant, à condition que l’employeur veille à ce que tous les membres de son personnel soient repris dans la déclaration Dimona au plus tard au moment où ils commencent à fournir des prestations.
La “date d’entrée en service” à mentionner est celle à laquelle la relation contractuelle ou le lien juridique avec le travailleur commence. La date d’établissement de la déclaration et celle devant être communiquée comme date de début de la relation de travail ne correspondent pas nécessairement.
Exemple:
Un travailleur entre en service auprès d'une administration locale le 1er janvier. La relation de travail commence le 1er janvier. Si le premier jour de travail tombe le 2 janvier, la déclaration Dimona doit être envoyée au plus tard avant cette première prestation et l’employeur devra mentionner le 1er janvier comme date d’entrée en service. L’employeur peut toutefois envoyer la déclaration d'entrée en service plus tôt, par exemple dans le courant du mois de décembre.
Pour la déclaration d'un agent statutaire, l’administration ne doit donc pas attendre l'arrêté de nomination formelle, mais fera part de l'entrée en service au plus tard au moment où le membre du personnel se présentera à son service. L’employeur ne pourra dès lors pas attendre que la date d'entrée en service (c'est-à-dire la date à laquelle la relation juridique avec le membre du personnel prend cours) soit fixée officiellement.
Si l’administration conclut un second contrat de travail avec un membre du personnel contractuel qui travaillait déjà pour elle dans les liens d'un contrat de travail qui n'a pas été résilié, elle ne doit pas effectuer de nouvelle déclaration. En effet, au moment où le second contrat de travail est conclu et pour autant que les dates de début et de fin de travail soient identiques, il existe déjà une relation de travail entre le membre du personnel et l’administration. Grâce à l'avis d'entrée en service effectué lors de la conclusion du premier contrat, cette relation de travail est déjà enregistrée dans le système Dimona.
Lorsque l’administration établit un avis d'entrée en service pour un travailleur qu’elle a engagé dans les liens d'un contrat de travail à durée déterminée, il lui est loisible d'indiquer la date 'de sortie'.
Si la déclaration porte sur un contrat d'étudiant ou sur un contrat de formation professionnelle individuelle en entreprise, la date 'de sortie' doit être mentionnée lors de l'entrée en service.
Dans le cas où la date « de sortie » a été indiquée lors de la déclaration d'entrée en service, il n’y aura pas lieu d’établir ultérieurement un avis de sortie distinct. S'il devait cependant s'avérer par la suite que la date 'de sortie' indiquée n'est pas la bonne, la déclaration originale devra être modifiée ou annulée selon les règles explicitées ci-dessous.
Lorsqu'un travailleur est sous contrat à durée déterminée et qu'à la fin de ce contrat il reste en service dans le cadre d'un nouveau contrat, aucune nouvelle déclaration ne doit être introduite sauf si, et uniquement si, la déclaration originale contenait une date de sortie. La date « entrée en service » de la nouvelle déclaration sera celle du jour suivant celle précédemment communiquée comme étant la date de sortie de service.