2.3.6. Le prestataire de services et le secrétariat ‘full service’

Pour effectuer et introduire les différentes déclarations de sécurité sociale destinées à l’ONSS, les administrations provinciales et locales ont le choix entre trois possibilités:

Les administrations peuvent décider d’effectuer elles-mêmes leurs déclarations, éventuellement en utilisant un ou plusieurs programmes qu’elles auraient acquis après d’un bureau de software.
Les administrations peuvent demander l’aide d’un “prestataire de service”. Un prestataire de service est une personne morale ou physique, externe à l’administration, avec laquelle ladite administration a conclu un contrat. Il peut s’agir d’une autre administration publique, d’un centre de calcul ou d’une autre personne intermédiaire qui aide l’administration dans sa gestion sociale. Sur la base du contrat avec l’administration et de l’identification auprès de l’ONSS au moyen du formulaire “désignation du gestionnaire local et du prestataire de services”, le prestataire de service a accès aux applications sécurisées de la sécurité sociale concernant les données de l’administration.
Les administrations peuvent faire appel à un secrétariat “full service”.

Le label “secrétariat full service” (SFS) est accordé, sous conditions strictes, à un centre de calcul qui remplit les obligations relevant de la sécurité sociale au nom et pour le compte des administrations provinciales et locales.

Le secrétariat full service est le point de contact pour l’ONSS, et l’ONSS lui communique le résultat du traitement des diverses déclarations (déclaration Dimona, DmfAPPL).

Pour être reconnu comme secrétariat full service, les conditions suivantes doivent être remplies:

Un SFS doit représenter au moins 5 administrations, ou 2 administrations occupant ensemble au moins 1000 travailleurs.
Le SFS doit traiter l’output de l’ONSS (notifications de calculs et d’erreurs dans la déclaration de sécurité sociale, notifications Dimona), le diffuser et éventuellement le corriger.
Un SFS doit effectuer diverses transmissions de données via les canaux électroniques prescrits.
Un SFS doit s’engager à respecter la loi du 8-12-1992 sur la vie privée.

Le statut de SFS apporte différents avantages:

Un délai d’un mois calendrier supplémentaire pour l’introduction de la déclaration de sécurité sociale (cela évite un nombre trop important de régularisations).
Le SFS prend part à une concertation structurelle individuelle et régulière avec l’ONSS.
Un avantage commercial lié au label SFS.

Le SFS fonctionne de manière autonome et n’est pas un mandataire de l’ONSS, mais doit se soumettre aux instructions de l’Office qui exerce un certain contrôle sur son fonctionnement. Bien que le SFS soit le mandataire des employeurs affiliés auprès de lui et exécute leurs mandats, il doit veiller à ce que les tâches qu’il exécute soient conformes aux dispositions légales et réglementaires.

Toutefois, seul l’employeur reste civilement et pénalement responsable pour le non-respect de ses obligations dans le cadre de la législation de sécurité sociale. Puisque l’employeur est responsable pour la non-introduction d’une déclaration complète, il ne peut, en vue du respect de ses obligations en matière de sécurité sociale, s’affilier qu’à un seul prestataire de services ou secrétariat full service. Dans la pratique, la déclaration trimestrielle ne peut être introduite que par un seul prestataire de services ou un seul secrétariat full service.

Les données erronées ou incomplètes relatives à la relation existant entre une administration et un prestataire de services ou un secrétariat full service dans le répertoire des employeurs ONSS peuvent donner lieu au rejet de la déclaration DmfAPPL et à une sanction pour cause de déclaration tardive. Toute modification dans les fichiers client d’un prestataire de services ou d’un secrétariat full service doit immédiatement être communiquée au service répertoire des employeurs de l’ONSS ( repertoppl@onssrszlss.fgov.be ). Au plus tard le dernier jour du trimestre au cours duquel un contrat est passé ou prend fin avec une administration locale ou provinciale, cette modification doit être confirmée auprès de l’ONSS au moyen de l’application en ligne Mahis.