2.4.3.2. La facture mensuelle
La facture mensuelle électronique est envoyée au début de chaque mois dans l’e-Box de l’employeur (= la boîte sécurisée de réception du courrier électronique de l’employeur sur le site portail de la sécurité sociale) et doit être payée pour le 5 du mois qui suit son établissement. Tout paiement en dehors des délais prévus sera sanctionné d'une majoration de 10% du montant total dû et d'un intérêt de retard de 7% à compter de la date d'échéance jusqu’à la date effective du paiement.
La facture mensuelle pour les administrations provinciales et locales affiliées à l'ONSS reprend tous les montants comptabilisés durant un mois ainsi que l'avance mensuelle du mois qui suit la date d'établissement de la facture. Le montant de cette avance correspond au tiers du montant total des cotisations du trimestre correspondant de l'année civile précédente.
| Montant | Dates 1er trim | Dates 2e trim | Dates 3e trim | Dates 4e trim |
|---|---|---|---|---|
| 1re avance mensuelle de 33% | 5 janvier | 5 avril | 5 juillet | 5 octobre |
| 2e avance mensuelle de 33% | 5 février | 5 mai | 5 août | 5 novembre |
| 3e avance mensuelle de 33% | 5 mars | 5 juin | 5 septembre | 5 décembre |
| Solde du trimestre | Calculé et facturé après introduction de la DMFAPPL | Calculé et facturé après introduction de la DMFAPPL | Calculé et facturé après introduction de la DMFAPPL | Calculé et facturé après introduction de la DMFAPPL |
Les cotisations dues suite à une régularisation doivent être versées à l’ONSS à la date d’échéance indiquée sur la facture mensuelle.
La facture mensuelle comprend entre autres les montants suivants :
- les cotisations de sécurité sociale (avances, soldes et régularisations) ;
- les cotisations pension de base pour le Fonds de pension solidarisé des administrations provinciales et locales;
- la contribution de régularisation due au Fonds de pension solidarisé des administrations provinciales et locales lors de la nomination tardive à titre définitif d'un agent contractuel ;
- les cotisations relatives au service social collectif (avances, soldes et régularisations) ;
- les cotisations relatives au service social de la police intégrée (avances, soldes et régularisations) ;
- les cotisations dues pour l'octroi et le paiement d'une prime syndicale ;
- la cotisation AMI sur les pensions ;
- la retenue de solidarité sur les pensions ;
- les remboursements de cotisations pour les détachés syndicaux ;
- les frais d'inspection pour les déclarations établies d'office.
Cette facture mentionne également les remboursements éventuels qui seront directement déduits du total dû pour un employeur.
A l'exception du montant de l'avance mensuelle, les montants des cotisations repris sur la facture mensuelle sont préalablement communiqués à l'administration ou à son centre de calcul via la notification de calculs.
Les données ainsi reprises sur la facture mensuelle sont identifiables à l'aide des références et des dates des avis de notification et du libellé de la somme. Une distinction est également faite entre les montants dus par l'employeur et ceux qui lui sont remboursés.
En ce qui concerne le paiement, une distinction est faite entre :
- les affiliés qui autorisent le prélèvement automatique des cotisations de leur compte ouvert auprès de Belfius Banque :
- la somme totale mentionnée en fin de facture est automatiquement prélevée avec la date valeur du 5 du mois qui suit la date de la facture ;
- et les affiliés qui paient eux-mêmes :
- l'ordre de virement doit comporter les données suivantes : le montant à payer, la date d'échéance, le numéro de compte de l'ONSS et la communication structurée correcte.
La procédure de prélèvement automatique offre l'avantage considérable d'assurer une perception correcte et régulière des cotisations dues et de respecter ainsi totalement, sans le moindre souci, les délais de paiement. Le prélèvement automatique permet donc d'éviter l'application de majorations et d 'intérêts de retard. Pour autoriser le prélèvement automati que, il faut remplir le volet 5 du formulaire R1 qui peut être téléchargé du portail de la sécurité sociale et le renvoyer dûment rempli et signé.