7.4.1. Aangifte van indiensttreding van een personeelslid ("indienstmelding")
De aangifte van een indiensttreding of indienstmelding moet worden verricht uiterlijk op het moment waarop het personeelslid begint te werken.
De melding kan uiteraard ook vroeger geschieden, zolang de werkgever er maar voor zorgt dat elk van zijn personeelsleden opgenomen is in de Dimona-aangifte, ten laatste op het ogenblik waarop het personeelslid arbeidsprestaties begint te leveren.
Als “datum van indiensttreding” wordt de datum vermeld waarop de contractuele of juridische band met de werknemer start. Het moment waarop de aangifte verricht wordt en de mee te delen datum van het begin van de arbeidsrelatie, stemmen dus niet noodzakelijk overeen.
Voorbeeld:
Een werknemer treedt in dienst bij een plaatselijk bestuur op 1 januari. De arbeidsrelatie begint op 1 januari. Indien de eerste werkdag 2 januari is, moet de Dimona-aangifte uiterlijk op die dag doorgestuurd worden en moet de werkgever als datum van indiensttreding 1 januari vermelden. De indienstmelding mag echter ook vroeger doorgestuurd worden, bijvoorbeeld in de loop van de maand december.
Voor de aangifte van een statutair personeelslid wacht het bestuur niet op het formeel benoemingsbesluit, maar meldt de indiensttreding ten laatste op het moment waarop het personeelslid zich bij hem aanbiedt. De werkgever mag dus niet wachten tot de datum van indiensttreding (dit is de datum waarop de juridische band met het personeelslid begint) officieel vaststaat.
Indien het bestuur met een contractueel personeelslid waarmee het reeds verbonden is door een arbeidsovereenkomst die niet beëindigd wordt, een tweede arbeidsovereenkomst afsluit voor een bijkomende tewerkstelling, moet er geen nieuwe indiensttreding gemeld worden. Bij het afsluiten van de tweede arbeidsovereenkomst bestaat er al een arbeidsrelatie tussen het personeelslid en het bestuur. Ingevolge de indienstmelding bij het afsluiten van de eerste arbeidsovereenkomst is deze arbeidsrelatie reeds geregistreerd in het Dimona-systeem.
Indien het bestuur een indienstmelding doet voor een contractueel personeelslid dat aangeworven is met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur, mag het bij de indienstmelding ook reeds de datum “uit dienst” melden.
Indien de aangifte betrekking heeft op een studentenovereenkomst of een Individuele BeroepsOpleiding (IBO), moet de datum “uitdienst” verplicht gemeld worden bij de indiensttreding.
Indien het bestuur de datum “uit dienst” meedeelt bij de indienstmelding, hoeft nadien geen aparte uitdienstmelding meer verricht worden. Indien echter later blijkt dat de opgegeven datum “uit dienst” niet de juiste is, moet de oorspronkelijke aangifte gewijzigd worden volgens de regels die hierna uitgelegd worden.
Indien een werknemer een contract van bepaalde duur heeft, maar na verloop van dit contract in dienst blijft ingevolge het afsluiten van een nieuw contract, is alleen een nieuwe aangifte nodig indien er bij de oorspronkelijke aangifte een "uitdienstmelding" opgegeven werd. De “datum indienst” van de nieuwe aangifte is dan de dag die volgt op de eerder meegedeelde datum uit dienst.