7.4.2. Déclaration de sortie de service ("avis de sortie de service")

La date de sortie de service est le dernier jour de la relation de travail.

La déclaration de sortie ou l'avis de sortie doit être établi au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien juridique entre l’administration et le membre du personnel. Il s'agit donc de la date à laquelle le membre du personnel n'est juridiquement plus en service.

Cette règle est également d’application dans le cas où les prestations se poursuivent jusqu’au jour qui suit le dernier jour du contrat de travail. Compte tenu du principe de l’unité de prestation, la date de sortie de service qui doit être communiquée est celle du dernier jour couvert par le contrat de travail. Cela signifie que la date de sortie de service qui doit être communiquée pour un travailleur dont le contrat de travail prend fin le 15 juillet mais qui termine ses prestations le 16 juillet à 2 heures du matin, est le 15 juillet.

L’employeur doit procéder à cette déclaration pour chaque sortie de service.

Lorsque le travailleur est licencié ou démissionne sans qu’aucun délai de préavis ne soit pris en considération, l’employeur doit déclarer la sortie de service au plus tard le jour suivant celui auquel le contrat a été rompu.

Lorsque le travailleur a bénéficié d’un délai de préavis, la date de sortie de service sera celle à laquelle le délai de préavis prendra fin.

Les membres du personnel nommés à titre définitif qui sont mis d’office à la retraite anticipée en raison d’une incapacité médicale ne sont plus en service. Au moment du commencement de la retraite anticipée (temporaire ou définitive) un avis de sortie de service doit être établi.

Les suspensions de l'exécution des prestations de travail ne constituent pas une sortie de service et ne donnent, dès lors, pas lieu à un avis de sortie. En effet, dans les cas de suspensions ou absences - même si elles sont de longue durée - le lien juridique entre le membre du personnel et l’administration n'est pas rompu.

L’employeur ne doit dès lors établir aucun avis de sortie en cas d'absence d'un membre du personnel, par exemple en raison d'un congé sans solde, d'une interruption totale de la carrière professionnelle, d’une mise en disponibilité ou d'une absence de longue durée pour convenances personnelles.

Lorsque le travailleur passe d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel (ou inversement) la relation de travail demeure. Il ne sera donc pas nécessaire d’effectuer une déclaration de sortie, ni une déclaration d’entrée en service ni une modification à la déclaration précédemment introduite.