Lohncharakter
Ab 01.01.2016 können Mahlzeitschecks nur in elektronischer Form überreicht werden. Die elektronischen Mahlzeitschecks werden durch Gutschrift auf das Mahlzeitscheckkonto des Arbeitnehmers gewährt. Das Mahlzeitscheckkonto ist eine von einem anerkannten Aussteller verwaltete Datenbank, in der die elektronischen Mahlzeitschecks gespeichert werden.
Mahlzeitschecks entsprechen dem Lohnbegriff, es sei denn, dass sie gleichzeitig alle unten stehenden Bedingungen erfüllen.
Mahlzeitschecks, die als Ersatz für oder zur Umsetzung von Lohn, Prämien, Sachvorteilen oder anderen Vorteilen gewährt werden, für die eventuell Sozialversicherungsbeiträge geschuldet werden, entsprechen jedoch stets dem Lohnbegriff. Ab 01.10.2011 dürfen Mahlzeitschecks oder eine Erhöhung des Arbeitgeberanteils an Mahlzeitschecks jedoch als Ersatz für Öko-Schecks überreicht werden (sofern alle nachfolgend angegebenen Bedingungen erfüllt werden). Für die Kumulation von Mahlzeitschecks und Mahlzeiten in der Betriebskantine gelten Sonderregeln.
Kollektives Arbeitsabkommen
Die Gewährung von Mahlzeitschecks muss in einem kaa festgehalten worden sein, der auf Sektor- oder Unternehmensniveau geschlossen wurde. Wenn ein solcher Vertrag aufgrund des Fehlens einer Gewerkschaftsvertretung nicht geschlossen werden kann oder wenn es sich um eine Personalkategorie handelt, für die derartige Verträge nicht üblich sind, kann die Gewährung durch einen schriftlichen individuellen Vertrag geregelt werden. In diesem Fall darf der Betrag des Mahlzeitschecks den durch einen kaa im selben Unternehmen gewährten Betrag nicht überschreiten.
Alle Schecks, die ohne KAA oder individuellen Vertrag oder kraft eines KAA oder individuellen Vertrags gewährt wurden, die den folgenden Punkten nicht entsprechen, werden als Lohn betrachtet.
Ein Scheck pro Tag
Als allgemeine Regel gilt, dass die Anzahl der gewährten Mahlzeitschecks der Anzahl der Tage entsprechen muss, an denen der Arbeitnehmer effektiv Arbeitsleistungen erbringt. Für Feiertage, Ausgleichsruhetage, Urlaubstage, bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall usw. darf deshalb kein Mahlzeitscheck gewährt werden. Das heißt auch, dass ein Scheck für jede Tagesarbeit in Teilzeit, ungeachtet der Dauer, gewährt werden muss.
Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen des bezahlten Bildungsurlaubs an einer Ausbildung teilnimmt und diese Ausbildung während normaler Arbeitsstunden stattfindet, ist ein Mahlzeitscheck für diejenigen Tage auszustellen, an denen die Ausbildung während dieser normalen Arbeitsstunden tatsächlich besucht wurde.
Alternative Zählung:
Unter bestimmten Bedingungen kann sich ein Arbeitgeber für folgende alternative Zählung der Anzahl der Tage entscheiden, an denen ein Mahlzeitscheck zu gewähren ist.
- wenn unterschiedliche Arbeitsregelungen für Leistungen innerhalb der Gruppe der Vollzeitbeschäftigten und/oder
- wenn unterschiedliche Arbeitsregelungen für Leistungen innerhalb der Gruppe der Teilzeitbeschäftigten bestehen.
Wenn innerhalb einer Gruppe unterschiedliche Arbeitsregelungen bestehen, darf die alternative Zählung ausschließlich für diese Gruppe oder das gesamte Unternehmen angewendet werden. Dieses System bietet den Arbeitgebern die Möglichkeit, Ungleichheiten zwischen Arbeitnehmern, die in einem System mit gleicher Arbeitszeit beschäftigt sind, aber unterschiedlichen Arbeitsregelungen unterliegen, zu vermeiden.
Nur Unternehmen, die verpflichtet sind, bei Mehrleistungen Artikel 26bis des Arbeitsgesetzes vom 16. März 1971 anzuwenden, können das System nutzen. Öffentliche Einrichtungen können dieses System analog anwenden, auch wenn sie nicht unter dieses Gesetz fallen.
Arbeitsregelung:
Hierbei handelt es sich um die Anzahl der Tage pro Woche, an denen davon ausgegangen wird, dass der Arbeitnehmer arbeitet (ungeachtet der Anzahl der Stunden pro Tag).
- Beispiel 1: Im Unternehmen A arbeiten die Vollzeitkräfte (38 Std.) nur in einer 5-Tage-Regelung. Die Teilzeitarbeitnehmer (19 Std. oder 30 Std.) arbeiten ebenfalls nur in einer 5-Tage-Regelung. Hier kann die alternative Zählung nicht angewandt werden.
- Beispiel 2: Im Unternehmen B arbeiten die Vollzeitkräfte (38 h) nur in einer 5-Tage-Regelung. Die Teilzeitarbeitnehmer (19 Std. oder 30 Std.) arbeiten nur in einer 4-Tage-Regelung. Hier kann die alternative Zählung nicht angewandt werden.
- Beispiel 3: Im Unternehmen C arbeiten ausschließlich Vollzeitbeschäftigte (38 Std.). Ein Teil der Vollzeitkräfte absolviert die gültigen 38 Stunden an 5 Tagen in der Woche, die anderen Vollzeitkräfte leisten die 38 Stunden an 4 Tagen in der Woche. Hier kann die alternative Zählung angewandt werden.
- Beispiel 4: Im Unternehmen B arbeiten die Vollzeitkräfte (38 Std.) nur in einer 5-Tage-Regelung. Die Teilzeitarbeitnehmer (30 Std.) arbeiten in einer 4-Tage-Regelung, andere (19 Std.) in einer 3-Tage-Regelung. Hier kann eine alternative Zählung für die Gruppe der Teilzeitbeschäftigten oder auch das gesamte Unternehmen angewendet werden.
Zählung:
Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden des Arbeitnehmers während des Quartals / normale Tagesdauer im Unternehmen und aufrunden auf die höhere Einheit.
Die Anzahl der Mahlzeitschecks muss auf eine Höchstzahl von Tagen, an denen ein in Vollzeit beschäftigter Arbeitnehmer Arbeit im Unternehmen verrichten kann, beschränkt werden.
Normale Tagesdauer:
Die Zahl der Stunden pro Tag, an denen üblicherweise gearbeitet wird (also nicht die durchschnittliche Anzahl der Stunden pro Woche). In vielen Unternehmen mit einer 40-Stunden-Woche in einer 5-Tage-Regelung sind dies 8 Stunden pro Tag. Arbeitszeitermäßigungstage und -stunden sind keine tatsächlich geleisteten Stunden.
- Beispiel 1: Ein Unternehmen beschäftigt
Wochenendarbeiter und Wochenarbeiter. Die alternative Zählung
wird für das gesamte Unternehmen (sowohl Wochenendarbeiter,
als auch Wochenarbeiter) angewendet.
In der Annahme, dass Wochenarbeiter in einer 5-Tage-Woche von 38 Stunden arbeiten, wird die normale Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag für die Referenzperson‘ 7,6 betragen (38/5). Dies ergibt bei einer vollständigen tatsächlichen Beschäftigung:
- (tatsächlich geleistete Stunden auf Quartalsbasis/normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag = (65 x 7,6) /7,6 = 65 Mahlzeitschecks auf Quartalsbasis für einen Wochenarbeiter.
- (tatsächlich geleistete Stunden auf Quartalsbasis/normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag = (26 x 12)/7,6 = 42 Mahlzeitschecks auf Quartalsbasis für einen Wochenendarbeiter.
- Beispiel 2: In einem Unternehmen gibt es
sowohl Wochenend- als auch Wochenarbeiter. Die alternative
Zählung wird nur auf Wochenendarbeiter angewandt (die andere
Arbeitsregelungen haben)
- Für Wochenarbeiter wird das Prinzip von 1 Mahlzeitscheck pro Tag angewendet.
- Für die Wochenendarbeiter (12 Stunden/Tag) wird die
alternative Zählung angewendet. in diesem Fall wird die
‚normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag der
Referenzperson‘ 12 betragen (24/2).
Dies ergibt bei einer vollständigen tatsächlichen Beschäftigung:- (tatsächlich geleistete Stunden auf Quartalsbasis/normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag = 312/12 = 26 Mahlzeitschecks auf Quartalsbasis für einen Wochenendarbeiter.
Unternehmen, die sich für diese Alternative entscheiden, müssen sie per KAA festlegen oder andernfalls in der Arbeitsregelung für Unternehmen, die im Durchschnitt weniger als fünfzig Arbeitnehmer beschäftigen und keine Gewerkschaftsdelegation eingerichtet haben. Im KAA oder in der Arbeitsregelung ist festgelegt, wie viele Stunden pro Tag im Unternehmen normalerweise gearbeitet wird und wie die maximale Anzahl der Arbeitstage im Unternehmen im Quartal berechnet wird. Diese Bestimmung sollte nicht im Widerspruch zum Arbeitsrecht stehen.
Um zu ermitteln, ob zu viel bzw. zu wenig Schecks gewährt wurden, wird der Zustand am Ende des ersten Monats berücksichtigt, der dem Quartal folgt, auf das sich die Schecks beziehen.
Als Lohn gelten alle zu viel und zu wenig ausgestellten Schecks. Die Ermittlung der Anzahl der zu viel oder zu wenig zugeteilten Schecks basiert auf der Situation am Ende des ersten Monats nach dem Quartal, auf das sich die Schecks beziehen.
Auf den Namen des Arbeitnehmers
Der Mahlzeitscheck wird auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt. Diese Bedingung ist erfüllt, wenn die betreffende Gewährung und die Angaben, die sich darauf beziehen (Anzahl der Mahlzeitschecks, Bruttobetrag der Mahlzeitschecks abzüglich des Arbeitnehmeranteils) auf der individuellen Rechnung des Arbeitnehmers gemäß den Regeln über das Führen von Sozialdokumenten vermerkt sind.
Alle Schecks, die zu viel oder zu wenig gewährt wurden, werden als Lohn betrachtet
Gültigkeitsdauer
Die Gültigkeitsdauer des elektronischen Mahlzeitschecks ist auf 12 Monate begrenzt, ab dem Zeitpunkt, an dem der Mahlzeitscheck auf dem Mahlzeitscheckkonto eingeht, und er darf nur zur Bezahlung einer Mahlzeit oder zum Kauf verbrauchsfertiger Lebensmittel verwendet werden.
Arbeitgeberanteil
Der Arbeitgeberanteil am Mahlzeitscheck darf höchstens 6,91 EUR pro Scheck betragen. Alle Schecks mit einem Arbeitgeberanteil von mehr als 6,91 EUR werden als Lohn betrachtet.
Arbeitnehmeranteil
Die Beteiligung des Arbeitnehmers muss mindestens 1,09 EUR betragen. Alle Schecks mit einem Arbeitnehmeranteil von weniger als 1,09 EUR sind Lohn.
Kumulierungsverbot Mahlzeitscheck und Kostenentschädigung für ein und dieselbe Mahlzeit für ein und denselben Tag
Stellt der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten für eine oder mehrere Mahlzeiten (mit Ausnahme des Frühstücks) an einem Tag in Rechnung, muss der Arbeitgeberanteil des Mahlzeitschecks einmal von der Gesamtvergütung für diesen Tag abgezogen werden, unabhängig von der Dauer des Arbeitstages und der Anzahl der vom Arbeitgeber erstatteten Mahlzeiten.
Wenn sich der Arbeitgeber für eine pauschale Mahlzeitentschädigung entscheidet, berücksichtigt das LSS die Dauer des Werktags, um die zweite pauschale Mahlzeitentschädigung ggf. von Sozialversicherungsbeiträgen zu befreien:
- wenn der Arbeitstag höchstens acht Stunden dauert: Der Arbeitgeberanteil am Mahlzeitscheck ist von der pauschalen Mahlzeitentschädigung abzuziehen;
- wenn der Arbeitstag länger als acht Stunden dauert: Der Arbeitnehmer kann die pauschale Mahlzeitentschädigung und den Mahlzeitscheck erhalten, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer eine zweite Mahlzeit eingenommen hat.
Angaben auf der Abrechnung
Die Anzahl der Mahlzeitschecks und ihr Bruttobetrag, abzüglich des persönlichen Anteils des Arbeitnehmers, werden auf der in Artikel 15 Absatz 1 des Gesetzes vom 12. April 1965 über den Schutz der Entlohnung der Arbeitnehmer genannten Abrechnung angegeben.
Kontrolle vor der Nutzung
Vor der Verwendung der elektronischen Mahlzeitschecks kann der Arbeitnehmer den Saldo und die Gültigkeitsdauer der zugewiesenen Mahlzeitschecks, die noch nicht verwendet wurden, überprüfen.
Anerkannter Aussteller
Mahlzeitschecks in elektronischer Form können nur von einem Aussteller zur Verfügung gestellt werden, der gemeinsam vom Minister der Sozialen Angelegenheiten, dem Minister der Beschäftigung, dem für Selbstständigen zuständigen Minister und dem Minister der Wirtschaft anerkannt wird, gemäß den Bestimmungen im Königlichen Erlass vom 12.10.2010.
Diebstahl oder Verlust der Karte
Die Verwendung elektronischer Mahlzeitschecks darf für den Arbeitnehmer keine Kosten verursachen, außer bei Diebstahl oder Verlust unter den Bedingungen, die im Kollektiven Arbeitsabkommen auf Sektor- oder Unternehmensebene festgelegt sind, oder in der Arbeitsregelung, wenn die Gewährung durch eine individuelle schriftliche Vereinbarung geregelt ist. In jedem Fall dürfen die Kosten für den Ersatzträger bei Diebstahl oder Verlust den Nennwert eines Mahlzeitschecks nicht übersteigen.
Öffentlicher Sektor
Arbeitgeber aus dem öffentlichen Sektor können für ihre Beamten (sowohl für vertragliche, als auch statutarische Beamte) unter denselben Bedingungen wie Arbeitgeber, die unter das Gesetz vom 05.12.1968 über die kollektiven Arbeitsabkommen und paritätischen Kommissionen fallen, unter denselben Zuweisungsbedingungen Mahlzeitschecks sozialversicherungsbefreit anwenden.