Wanneer

1- Aangifte op vraag van het ziekenfonds van de werknemer

Vanaf de ontvangst van de aanvraag van scenario 1, verstuurd door het Nationaal Intermutualistisch College, vult u de verschillende in scenario 1 opgenomen zones waarvan de inhoud hierna wordt toegelicht. Nadien moet u het scenario 1, naar behoren ingevuld, via elektronische weg overmaken aan het ziekenfonds van de werknemer (via het Nationaal Intermutualistisch College).

Als het aangegeven risico een arbeidsongeschiktheid betreft, moet de aangifte van het sociaal risico zo snel mogelijk worden verzonden (ten laatste de eerste werkdag van de maand die volgt op de maand waarin het sociaal risico aanvangt).

U verstuurt een bericht van arbeidshervatting (scenario 6) naar het ziekenfonds, indien de werknemer voor wie u een aanvraag tot aangifte van sociaal risico heeft ontvangen, het werk hervat heeft vóór het verstrijken van het tijdvak van gewaarborgd loon.

Als aan u geen aanvraag door het ziekenfonds is gestuurd voor een werknemer wiens arbeidsongeschiktheid langer dan het tijdvak van gewaarborgd loon duurt, verstuurt u op eigen initiatief een scenario 1, naar behoren ingevuld, via elektronische weg aan het ziekenfonds van de werknemer, via het Nationaal Intermutualistisch College.

2- Aangifte op eigen initiatief door inschrijving in Destha

Door inschrijving in de onlinedienst DestHa kan u ervoor opteren om geen generieke aanvragen van sociaal risico meer te ontvangen, verstuurd, via het Nationaal Intermutualistisch College, door het ziekenfonds van de werknemer en om over te gaan tot spontane aangiftes van sociaal risico.

Volgens het systeem van de looncyclus dient u dus, ten laatste bij het begin van de maand volgend op de maand waarin het sociaal risico aanvangt (uiterste datum: de eerste werkdag), de verschillende zones in te vullen die zijn opgenomen in de aangifte zonder mini-trimestriële van het scenario 1, waarvan de inhoud hierna wordt toegelicht.

Als het tijdvak dat door het gewaarborgd loon is gedekt, een einde neemt gedurende de maand volgend op de maand waarin het risico is aangevangen, wordt een aangifte van sociaal risico opgesteld op basis van de vaststaande loongegevens en arbeidstijd van de afgelopen maand, afkomstig van de werkgever, en op basis van een raming van het nog lopende tijdvak dat door het gewaarborgd loon is gedekt (de raming heeft enkel betrekking op de periode die door het gewaarborgd loon is gedekt).

Bij het begin van de maand volgend op de maand waarin de door het gewaarborgd loon gedekte periode een einde neemt, moet u in voorkomend geval overgaan tot een rectificerende aangifte, op grond van de vaststaande loongegevens en arbeidstijd, afkomstig van de werkgever, met het oog op het corrigeren van de foutieve gegevens die voorafgaandelijk zijn verstuurd.

U moet eveneens de verschillende in scenario 1 opgenomen zones invullen, waarvan de inhoud hierna wordt toegelicht, wanneer u doelgerichte aanvragen van sociaal risico ontvangt, verstuurd om aanvullende kwartaalgegevens op te vragen in het kader van een scenario 1 (mini-dmfa) of om gegevens op te vragen eigen aan scenario 1: ter herinnering, werknemer die uit dienst is binnen 30 dagen die voorafgaan, weigering of voorbehoud geformuleerd door de arbeidsongevallenverzekeraar.

3- Moederschapsbescherming, omgezet moederschapsverlof, geboorteverlof, adoptieverlof en pleegouderverlof

Voor de gevallen van moederschapsrust, volledige of gedeeltelijke werkverwijdering en omgezet moederschapsverlof (bedoeld in artikel 39, zesde lid, wet van 16.3.1971), dient het scenario 1 zo snel mogelijk te worden verstuurd omdat de verzekerde vanaf de eerste dag ten laste van de moederschapsverzekering valt. Voor het adoptieverlof (artikel 30ter van de wet van 3.7.1978) en het pleegouderverlof (artikel 30sexies van de wet van 3.7.1978) moet het scenario 1 eveneens zo snel mogelijk worden verstuurd rekening houdend met de beperkte duur van de periode die ten laste is van de werkgever.

Vanaf 1 januari 2025

Voor het geboorteverlof (20 dagen voor de geboortes die plaatsvinden sinds 1 januari 2023) stuurt u een scenario 1 uiterlijk op de eerste werkdag van de maand die volgt op de maand waarin de werknemer een dag geboorteverlof heeft opgenomen die wordt betaald door het ziekenfonds (na de eerste drie dagen die worden betaald door de werkgever).

U moet dus uiterlijk de eerste werkdag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer de 4e dag geboorteverlof heeft opgenomen een originele aangifte versturen. Indien nodig stuurt u vervolgens een wijzigende aangifte, ter aanvulling van de eerdere originele of wijzigende aangifte, op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer de nog niet aangegeven dagen geboorteverlof heeft opgenomen.

Geboorteverlof moet, ter herinnering, worden opgenomen binnen 4 maanden vanaf de geboorte van het kind en moet worden betaald door de werkgever of maandelijks worden vergoed door het ziekenfonds (vanaf 1 januari 2025).

Uiterlijk op maandag 3 februari 2025 moet u ook de vóór 1 januari 2025 opgenomen dagen geboorteverlof ten laste van het ziekenfonds aangeven, zodat het ziekenfonds ook kan overgaan tot hun (eventueel gedeeltelijke) vergoeding.  

Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer de eerste 4 dagen geboorteverlof op het einde van de maand november 2024 heeft opgenomen en de volgende 6 dagen in december 2024. In dit voorbeeld zal de werkgever de originele aangifte voor de eerste 10 dagen geboorteverlof uiterlijk op 3 februari 2025 moeten doen (zelfs als de werknemer in januari 2025 geen geboorteverlof heeft opgenomen).

Indien nodig zal de werkgever in hetzelfde voorbeeld nog een wijzigende aangifte moeten doen, uiterlijk op maandag 3 maart 2025 (als de werknemer in hetzelfde voorbeeld nog 3 dagen geboorteverlof opneemt tijdens de maand februari 2025) en uiterlijk op dinsdag 1 april 2025 (als de werknemer in hetzelfde voorbeeld nog 7 dagen geboorteverlof opneemt begin maart 2025).

4- Bijzondere situaties

U moet eveneens een aangifte van het sociaal risico invullen in de volgende twee situaties :

• wanneer het risico aanvangt ten laatste de dertigste dag, volgend op de laatste arbeidsdag of de laatste dag van de periode gedekt door een vergoeding wegens beëindiging van de arbeidsovereenkomst (deze termijn wordt geschorst tijdens de periode van jaarlijkse vakantie wanneer de vakantie onmiddellijk volgt op het einde van de tewerkstelling)
• wanneer de gerechtigde, bij de aanvang van het risico, een vergoeding wegens beëindiging van de arbeidsovereenkomst, een wachtvergoeding voor sluiting van de onderneming of een vergoeding bij collectief ontslag ontvangt.