Wann?

1- Meldung auf Anfrage der Krankenkasse des Arbeitnehmers

Füllen Sie nach Erhalt des Antrags für Szenario 1, der vom Nationalen Krankenkassenkollegium übermittelt wurde, die verschiedenen Zonen aus, die in Szenario 1 enthalten sind und deren Inhalt im Folgenden erläutert wird. Anschließend übermitteln Sie das ordnungsgemäß ausgefüllte Szenario 1 elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers (über das Nationale Krankenkassenkollegium).

Handelt es sich bei dem angegebenen Risiko um Arbeitsunfähigkeit, muss die Meldung des Sozialrisikos so schnell wie möglich übermittelt werden (spätestens am ersten Arbeitstag des Monats nach dem Monat, in dem das Sozialrisiko beginnt).

Sie senden eine Meldung der Arbeitswiederaufnahme (Szenario 6) an die Krankenkasse, wenn der Arbeitnehmer, für den Sie eine Anfrage bezüglich einer Meldung des Sozialrisikos erhalten haben, vor Ablauf der Periode des garantierten Lohns die Arbeit wieder aufgenommen hat.

Haben Sie keine Anfrage der Krankenkasse für einen Arbeitnehmer erhalten, dessen Arbeitsunfähigkeit länger dauert als die Periode des garantierten Lohns, dann senden Sie auf eigene Initiative ein ordentlich ausgefülltes Szenario 1 elektronisch über das Nationale Krankenkassenkollegium an die Krankenkasse des Arbeitnehmers.

2 - Meldung auf eigene Initiative durch Eintragung in DestHa

Durch Eintragung in den Onlinedienst DestHa können Sie sich dafür entscheiden, keine generischen Anfragen eines Sozialrisikos mehr zu erhalten, die über das Nationale Krankenkassenkollegium von der Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt werden, um stattdessen Meldungen des Sozialrisikos spontan einzureichen.

Gemäß dem System des Lohnzyklus müssen Sie daher spätestens bei Beginn des Monats nach dem Monat, in dem das Sozialrisiko beginnt (spätestes Datum: der erste Werktag), die verschiedenen Felder ausfüllen, die in der Meldung ohne Mini-Quartalsmeldung von Szenario 1 enthalten sind, deren Inhalt im Folgenden näher erläutert wird.

Wenn die Periode des garantierten Lohns während des Monats nach dem Monat des Risikoeintritts endet, wird eine Meldung des Sozialrisikos auf Basis der feststehenden Lohnangaben und Arbeitszeit des abgelaufenen Monats erstellt, die vom Arbeitgeber stammen, und auf Basis einer Schätzung der noch laufenden Periode, die durch den garantierten Lohn abgedeckt wird (die Schätzung bezieht sich ausschließlich auf die durch den garantierten Lohn abgedeckte Periode).

Zu Beginn des Monats nach dem Monat, in dem die durch den garantierten Lohn abgedeckte Periode endet, müssen Sie gegebenenfalls eine Berichtigungsmeldung vornehmen, auf Basis der feststehenden Lohnangaben und Arbeitszeit, die vom Arbeitgeber stammen, mit Blick auf die Berichtigung von fehlerhaften Angaben, die vorher übermittelt wurden.

Sie müssen ebenso die unterschiedlichen in Szenario 1 enthaltenen Felder ausfüllen, deren Inhalt nachfolgend erläutert wird, wenn Sie zielgerichtete Sozialrisikoanfragen erhalten, die gesendet wurden, um zusätzliche Quartalsdaten im Rahmen eines Szenarios 1 (Mini-DmfA) oder Daten, die zu Szenario 1 gehören, zu erfragen: zur Erinnerung, für einen Arbeitnehmer, der aus dem Dienst ausgeschieden ist, innerhalb von 30 Tagen vorher, Verweigerung oder Vorbehalt, die vom Arbeitsunfallversicherer formuliert wurden.

3- Mutterschutz, umgewandelter Mutterschaftsurlaub, Geburtsurlaub, Adoptionsurlaub und Pflegeelternurlaub

Für Versicherte in Mutterschaftsruhe, teilweiser oder vollständiger Fernhaltung von der Arbeit und umgewandeltem Mutterschaftsurlaub (gemäß Artikel 39 Absatz 6 des Arbeitsgesetzes vom 16.03.1971) muss das Szenario 1 schnellstmöglich übermittelt werden, denn der Versicherte fällt ab dem ersten Tag unter die Mutterschaftsversicherung. Für den Adoptionsurlaub (Art. 30ter des Gesetzes vom 03.07.1978) und den Pflegeelternurlaub (Artikel 30sexies des Gesetzes vom 03.07.1978) muss angesichts der begrenzten Dauer der Periode zu Lasten des Arbeitgebers das Szenario 1 ebenfalls so schnell wie möglich übersandt werden.

Ab 1. Januar 2025

Für den Geburtsurlaub (20 Tage für Geburten ab dem 1. Januar 2023) übermitteln Sie das Szenario 1 spätestens am ersten Arbeitstag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Arbeitnehmer einen von der Krankenkasse bezahlten Tag Geburtsurlaub genommen hat (nach den ersten drei vom Arbeitgeber bezahlten Tagen).

Sie müssen daher spätestens am ersten Arbeitstag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Arbeitnehmer den vierten Tag des Geburtsurlaubs genommen hat, eine Originalmeldung übermitteln. Gegebenenfalls übermitteln Sie dann am ersten Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Arbeitnehmer die nicht gemeldeten Tage des Geburtsurlaubs genommen hat, eine modifizierende Meldung, die die frühere ursprüngliche oder modifizierende Meldung ergänzt.

Zur Erinnerung: Der Geburtsurlaub muss innerhalb von vier Monaten nach der Geburt des Kindes genommen werden und wird vom Arbeitgeber bezahlt oder monatlich von der Krankenkasse übernommen (ab 1. Januar 2025).

Spätestens am Montag, dem 3. Februar 2025, müssen Sie auch die vor dem 1. Januar 2025 zu Lasten der Krankenkasse genommenen Tage des Geburtsurlaubs melden, damit die Krankenkasse auch deren (eventuell teilweise) Zahlung vornehmen kann.  

Dies ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitnehmer die ersten 4 Tage des Geburtsurlaubs Ende November 2024 und die nächsten 6 Tage im Dezember 2024 nimmt. In diesem Beispiel muss der Arbeitgeber die Originalmeldung für die ersten 10 Tage des Geburtsurlaubs bis zum 3. Februar 2025 einreichen (auch wenn der Arbeitnehmer im Januar 2025 keinen Geburtsurlaub genommen hat).

Gegebenenfalls muss der Arbeitgeber im gleichen Beispiel spätestens am Montag, den 3. März 2025 (wenn der Arbeitnehmer im gleichen Beispiel im Monat Februar 2025 weitere 3 Tage Geburtsurlaub nimmt) und spätestens am Dienstag, den 1. April 2025 (wenn der Arbeitnehmer im gleichen Beispiel ab März 2025 weitere 7 Tage Geburtsurlaub nimmt) eine weitere Änderungsmeldung abgeben.

4- Besondere Situationen

In den beiden folgenden Situationen müssen Sie gleichfalls eine Meldung des Sozialrisikos ausfüllen:

• Wenn das Risiko spätestens am 30. Tag nach dem letzten Arbeitstag oder dem letzten Tag des Zeitraums, der durch eine Entschädigung aufgrund der Beendigung des Arbeitsvertrags gedeckt ist, beginnt (diese Frist wird während des Jahresurlaubs aufgehoben, wenn der Urlaub unmittelbar auf das Ende der Beschäftigung folgt)
• Wenn der Berechtigte – bei Beginn des Risikos – eine Entschädigung wegen Beendigung des Arbeitsvertrags, wegen Schließung des Unternehmens oder wegen kollektiver Entlassung erhält.