Wann?

1- Meldung auf Anfrage der Krankenkasse des Arbeitnehmers

Sobald Sie die Anfrage von Szenario 1 erhalten, die vom Nationalen Krankenkassenkollegium übermittelt wird, müssen die verschiedenen Felder in Szenario 1 ausgefüllt werden, deren Inhalt im Folgenden näher erläutert wird. Danach müssen Sie das ordentlich ausgefüllte Szenario 1 auf elektronischem Weg an die Krankenkasse des Arbeitnehmers senden (über das Nationale Krankenkassenkollegium).

Handelt es sich bei dem angegebenen Risiko um Arbeitsunfähigkeit, muss die Meldung des Sozialrisikos so schnell wie möglich übermittelt werden (spätestens am ersten Arbeitstag des Monats nach dem Monat, in dem das Sozialrisiko beginnt).

Es muss eine Meldung der Arbeitswiederaufnahme (Szenario 6) an die Krankenkasse geschickt werden, wenn der Arbeitnehmer, für den Sie eine Anfrage bezüglich einer Meldung des Sozialrisikos erhalten haben, vor Ablauf der Periode des garantierten Lohns die Arbeit wieder aufgenommen hat.

Haben Sie keine Anfrage der Krankenkasse für einen Arbeitnehmer erhalten, dessen Arbeitsunfähigkeit länger dauert als die Periode des garantierten Lohns, dann werden Sie gebeten, auf eigene Initiative ein ordentlich ausgefülltes Szenario 1 elektronisch über das Nationale Krankenkassenkollegium an die Krankenkasse des Arbeitnehmers zu übermitteln.

2- Meldung auf eigene Initiative durch Eintragung in das Routing-Modul

Durch Eintragung in den Online-Dienst DestHa (vormals Routing-Modul) können Sie sich dafür entscheiden, keine generischen Anfragen eines Sozialrisikos mehr zu erhalten, die über das Nationale Krankenkassenkollegium von der Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt werden, um stattdessen Meldungen des Sozialrisikos spontan einzureichen.

Gemäß dem System des Lohnzyklus müssen Sie daher spätestens bei Beginn des Monats nach dem Monat, in dem das Sozialrisiko beginnt (spätestes Datum: der erste Werktag), die verschiedenen Felder ausfüllen, die in der Meldung ohne Mini-Quartalsmeldung von Szenario 1 enthalten sind, deren Inhalt im Folgenden näher erläutert wird.

Wenn die Periode des garantierten Lohns während des Monats nach dem Monat des Risikoeintritts endet, wird eine Meldung des Sozialrisikos auf Basis der feststehenden Lohnangaben und Arbeitszeit des abgelaufenen Monats erstellt, die vom Arbeitgeber stammen, und auf Basis einer Schätzung der noch laufenden Periode, die durch den garantierten Lohn abgedeckt wird (die Schätzung bezieht sich ausschließlich auf die durch den garantierten Lohn abgedeckte Periode).

Zu Beginn des Monats nach dem Monat, in dem die durch den garantierten Lohn abgedeckte Periode endet, müssen Sie gegebenenfalls eine Berichtigungsmeldung vornehmen, auf Basis der feststehenden Lohnangaben und Arbeitszeit, die vom Arbeitgeber stammen, mit Blick auf die Berichtigung von fehlerhaften Angaben, die vorher übermittelt wurden.

Sie müssen ebenso die unterschiedlichen in Szenario 1 enthaltenen Felder ausfüllen, deren Inhalt nachfolgend erläutert wird, wenn Sie zielgerichtete Sozialrisikoanfragen erhalten, die gesendet wurden, um zusätzliche Quartalsdaten im Rahmen eines Szenarios 1 (Mini-DmfA) oder Daten, die zu Szenario 1 gehören, zu erfragen: zur Erinnerung, für einen Arbeitnehmer, der aus dem Dienst ausgeschieden ist, innerhalb von 30 Tagen vorher, Verweigerung oder Vorbehalt, die vom Arbeitsunfallversicherer formuliert wurden.

3- Mutterschutz, umgewandelter Mutterschaftsurlaub, Vaterschafts- oder Geburtsurlaub, Adoptionsurlaub und Pflegeelternurlaub

Für Versicherte in Mutterschaftsruhe, teilweiser oder vollständiger Fernhaltung von der Arbeit und umgewandeltem Mutterschaftsurlaub (gemäß Artikel 39, Absatz 7 des Arbeitsgesetzes vom 16.03.1971) muss das Szenario 1 schnellstmöglich übermittelt werden, denn der Versicherte fällt ab dem ersten Tag unter die Mutterschaftsversicherung. Für den Adoptionsurlaub (Art. 30ter des Gesetzes vom 03.07.1978) und den Pflegeelternurlaub (Artikel 30sexies des Gesetzes vom 03.07.1978) muss angesichts der begrenzten Dauer der Periode zu Lasten des Arbeitgebers das Szenario 1 ebenfalls so schnell wie möglich übersandt werden.

Für den Vaterschafts- oder Geburtsurlaub (10 Tage gemäß Artikel 30 § 2 des Gesetzes vom 03.07.1978) muss das Szenario 1 zum Ende der Urlaubsperiode übersandt werden.

4- Besondere Situationen

In den beiden folgenden Situationen müssen Sie gleichfalls eine Meldung des Sozialrisikos ausfüllen:

  • Wenn das Risiko spätestens am 30. Tag nach dem letzten Arbeitstag oder dem letzten Tag des Zeitraums, der durch eine Entschädigung aufgrund der Beendigung des Arbeitsvertrags gedeckt ist, beginnt (diese Frist wird während des Jahresurlaubs aufgehoben, wenn der Urlaub unmittelbar auf das Ende der Beschäftigung folgt)
  • Wenn der Berechtigte – bei Beginn des Risikos – eine Entschädigung wegen Beendigung des Arbeitsvertrags, wegen Schließung des Unternehmens oder wegen kollektiver Entlassung erhält.