Quand

1 - Déclaration sur demande de la mutualité du travailleur

Dès réception de la demande de scénario 1 adressée par le Collège intermutualiste national, vous complétez les différentes zones reprises dans le scénario 1, dont le contenu est explicité ci-après. Vous transmettez ensuite le scénario 1 dûment complété, par voie électronique, à la mutualité du travailleur (via le Collège intermutualiste national).

Si le risque déclaré concerne une incapacité de travail, vous transmettez la déclaration du risque social le plus rapidement possible (au plus tard le premier jour ouvrable du mois suivant le mois au cours duquel débute le risque social).

Vous adressez un avis de reprise du travail (scénario 6), à la mutualité, si le travailleur pour lequel vous avez reçu une demande de déclaration du risque social, a repris le travail avant l'expiration de la période de salaire garanti.

Si aucune demande ne vous est adressée par la mutualité concernant un travailleur dont l'incapacité de travail excède la période de salaire garanti, vous transmettez d'initiative un scénario 1 dûment complété, par voie électronique, à la mutualité du travailleur via le Collège intermutualiste national.

2 - Déclaration d'initiative moyennant inscription dans Destha

Moyennant inscription dans le service en ligne DestHa, vous pouvez choisir de ne pas recevoir les demandes génériques de risque social, adressées par la mutualité du travailleur, via le Collège intermutualiste national, et de procéder à des déclarations spontanées de risque social.

Selon la systématique du cycle salarial, vous devez alors compléter, au plus tard au début du mois suivant le mois au cours duquel débute le risque social (date butoir : le premier jour ouvrable), les différentes zones reprises dans la déclaration sans mini-trimestrielle du scénario 1, dont le contenu est explicité ci-après.

Si la période couverte par le salaire garanti prend fin durant le mois suivant le mois au cours duquel le risque a commencé, une déclaration de risque social est établie sur base des données salariales et de temps de travail consolidées du mois écoulé, émanant de l'employeur, et sur base d'une estimation de la période encore en cours couverte par le salaire garanti (l'estimation porte uniquement sur la période couverte par le salaire garanti).

Au début du mois suivant le mois durant lequel prend fin la période couverte par le salaire garanti, vous devez, le cas échéant, procéder à une déclaration rectificative, sur base des données salariales et de temps de travail consolidées émanant de l'employeur, en vue de corriger les données erronées adressée précédemment.

Vous devez également compléter les différentes zones reprises dans le scénario 1, dont le contenu est explicité ci-après, lorsque vous recevez des demandes ciblées de risque social, adressées pour réclamer des données trimestrielles complémentaires dans le cadre d'un scénario 1 (mini-dmfa) ou des données propres au scénario 1 : rappel, travailleur hors service dans les 30 jours qui précèdent, refus ou réserve formulé par l'entreprise d'accidents de travail.

3 - Protection de la maternité, congé de maternité converti, congé de de naissance, congé d'adoption et congé parental d'accueil

Pour les cas de repos de maternité, d'écartement complet ou partiel du travail et de congé de maternité converti (visé à l'art. 39, al. 6, loi du 16.3.1971), vous transmettez le scénario 1 le plus rapidement possible car l'assuré(e) émarge dès le premier jour, à l'assurance maternité. Pour le congé d'adoption (art. 30ter, loi du 3.7.1978) et le congé parental d'accueil (art. 30sexies, loi du 3.7.1978), le scénario 1 doit également être transmis le plus rapidement possible compte tenu de la durée limitée de la période prise en charge par l'employeur.

Pour le congé de de naissance (20 jours pour les accouchements ayant lieu depuis le 1er janvier 2023), le scénario 1 doit être transmis à la fin de la période de congé.

A partir du 1^er janvier 2025
Pour le congé de naissance (20 jours pour les accouchements ayant lieu depuis le 1er janvier 2023), vous transmettez un scénario 1 au plus tard le premier jour ouvrable du mois suivant le mois au cours duquel le travailleur a pris un jour de congé de naissance à charge de la mutualité (après les trois premiers jours rémunérés par l’employeur).
Vous transmettez ainsi une déclaration originale au plus tard le premier jour ouvrable du mois suivant le mois au cours duquel le travailleur a pris le 4^ème jour de congé de naissance. Si nécessaire, vous transmettez ensuite encore une déclaration modificative, pour compléter la déclaration originale ou modificative précédente, le premier jour du mois suivant le mois au cours duquel le travailleur a pris les jours de congé de naissance qui n’ont pas encore été déclarés.
Le congé de naissance doit, pour rappel, être pris dans les 4 mois qui suivent la naissance de l’enfant et doit en effet être rémunéré par l’employeur ou indemnisé mensuellement par la mutualité (à partir du 1^er janvier 2025).
Le lundi 3 février 2025 au plus tard, vous procédez, en outre, à la déclaration des jours de congé de naissance à charge de la mutualité, antérieur au 1^er janvier 2025, afin que la mutualité puisse également procéder à leur indemnisation (partielle éventuelle).
C’est notamment le cas si le travailleur a pris les 4 premiers jours de congé de naissance à la fin du mois de novembre 2024 et les 6 jours suivants au cours du mois de décembre 2024. L’employeur devra, dans cet exemple, procéder à la déclaration originale des 10 premiers jours de congé de naissance le 3 février 2025 au plus tard (même si le travailleur n’a pas pris de congé de naissance durant le mois de janvier 2025).
Si nécessaire, l’employeur devra, dans ce même exemple, encore procéder à une déclaration modificative, au plus tard le lundi 3 mars 2025 (si le travailleur prend, dans le même exemple, encore 3 jours de congé de naissance durant le mois de février 2025) et au plus tard le mardi 1er avril 2025 (si le travailleur prend, dans le même exemple, encore 7 jours de congé de naissance au début du mois de mars 2025).

4 - Situations particulières

Vous êtes également tenu de remplir une déclaration du risque social dans les deux situations suivantes :

lorsque le risque débute au plus tard le 30ème jour suivant la dernière journée de travail ou le dernier jour de la période couverte par l'indemnité pour rupture de contrat (ce délai est suspendu durant la période de vacances annuelles si cette période se situe immédiatement après la fin de l'occupation);
lorsque le titulaire est, lors de la survenance du risque, au bénéfice d'une indemnité pour rupture de contrat, d'une indemnité d'attente pour fermeture de l'entreprise ou d'une indemnité pour licenciement collectif.