Remboursements de frais
Sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur. Il ne peut s'agir exclusivement que des frais dont la charge incombe à l'employeur, c'est-à-dire ceux occasionnés par l'exécution du contrat de travail (par exemple, les frais de déplacement, les frais de téléphone, etc.). L'employeur doit pouvoir démontrer à l'aide de pièces justificatives l'exactitude de ces frais. Le législateur a instauré, à partir du 1er janvier 2010, le principe selon lequel il appartient à l'employeur, en cas de contestation, de démontrer la justesse des frais exposés à l'aide de documents probants.
Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.
Le tableau des frais ci-après reprend une description des différents postes pour lesquels l’O.N.S.S. accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l’O.N.S.S., l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.
Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeu r estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.
En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’O.N.S.S. du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.
| TYPES DE FRAIS | MONTANTS | CONDITIONS |
| Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture | 0,3461 EUR/km | - le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui. - les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ... |
| Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette | 0,22 EUR/km | - pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette appartient au travailleur |
| Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités | 10,00 EUR/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers. |
| Frais de route des travailleurs itinérants repas | 6,00 EUR/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures). - le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur. |
| Frais de séjour en Belgique | 35,00 EUR/nuit | - si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné. - comprend repas du soir, logement et petit déjeuner. |
| Frais de bureau travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile | 117,27 EUR/mois | - couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau, ... Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail chez leur employeur, le for fait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur. |
| Frais de bureau travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires) | 10 % | - 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile. |
| Frais de bureau télétravailleurs | 10 % | - 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail. |
| Outils de travail | 1,25 EUR/jour | - le travailleur doit utiliser son propre matériel. |
| Achat des vêtements de travail | 1,58 EUR/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
| Entretien des vêtements de travail | 1,58 EUR/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
| Vêtements du travailleur entretien et usure | 0,79EUR/jour | - concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale. |
| Frais de voiture garage | 50,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage. |
| Frais de voiture parking | 15,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking. |
| Frais de voiture car-wash | 15,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable. |
Indemnités de mobilité
Dans les branches d'activité où le lieu de travail n'est pas fixe, il existe, dans certains cas, un régime forfaitaire de remboursement de frais de déplacement, dénommé le plus souvent indemnités de mobilité. Cet avantage est exclu de la notion de rémunération lorsque les conditions ci-dessous sont simultanément réunies:
- le régime forfaitaire de remboursement et les indemnités qu'il détermine doivent être définis par des conventions collectives de travail conclues au sein d'un organe paritaire et rendues obligatoires par arrêté royal;
- le montant de l'indemnité ne peut excéder la somme de 0,1316 EUR par kilomètre de distance entre le domicile et le lieu de travail, à calculer sur la distance aller et retour.
L'attention des employeurs est attirée sur le fait que tout dépassement de la somme de 0,1316 EUR (prévu par C.C.T. ou non) lors de certains déplacements entraînera l'assujettissement total de la prime accordée pour ces déplacements.
En date du 31 janvier 2002, le Conseil d'Etat a rendu un arrêt annulant l'article 1er (a) de l'arrêté royal du 19 juillet 1995, fixant la condition selon laquelle "le régime doit avoir été instauré avant le 1er janvier 1980 et avoir été appliqué depuis lors sans interruption ". Sur base de l'annulation de cette condition, l'O.N.S.S. invite les employeurs concernés à introduire une demande de remboursement des cotisations indûment perçues (pour rappel, l'exclusion de la notion de rémunération du régime forfaitaire de remboursement des frais de déplacement est applicable depuis 1er juillet 1992). La demande de remboursement doit être adressée à la Direction des déclarations. L'employeur devra être en mesure de justifier le montant global dont il demandera le remboursement.