Données principales a renseigner

1. Identification employeur

Pour pouvoir effectuer une Dimona, un des numéros renseignés ci-après est obligatoire:

numéro O.N.S.S. définitif
numéro O.N.S.S. provisoire
numéro d'entreprise.

Si vous ne possédez aucun de ces numéros, il y a lieu de procéder à l'identification préalablement à la première déclaration Dimona. L' identification s'effectue via l'application "Wide" - Werkgevers-IDentificatie/ion-Employeurs - , laquelle est accessible via l'application Dimona.

Le "numéro d'identification provisoire" est un numéro que l'employeur reçoit dans l'attente de son identification définitive à l'O.N.S.S.

Ce numéro provisoire peut uniquement être utilisé pour introduire d'autres déclarations Dimona jusqu'au moment où l'employeur reçoit son numéro d'identification définitif. A ce moment, le numéro provisoire est supprimé et il ne pourra plus être utilisé. Toutes les déclarations Dimona introduites avec le numéro provisoire seront automatiquement adaptées. C'est seulement à partir de ce moment que l'employeur ou son mandataire peut consulter les données du fichier du personnel.

De plus, les situations spécifiques suivantes peuvent se présenter dans le secteur public :

si vous êtes affilié au Service Central des Dépenses Fixes (SCDF) et ne possédez pas de numéro d'identification distinct à l'ONSS, vous indiquez ici celui de l'Etat belge: 0009354-67 et ce, tant pour les membres du personnel francophone que néerlandophone. Dans ce cas, vous devez également mentionner un code supplémentaire, propre à votre institution, département ou service. Ce code est considéré comme une 'sous-entité' et son indication est indispensable au bon échange des informations avec le SCDF. Vous trouverez une liste de ces codes dans la circulaire n° 522 du 6 juin 2002;
si vous êtes affilié au SCDF mais possédez néanmoins votre propre numéro d'identification à l'ONSS, il suffit de communiquer celui-ci;
si vous ne pouvez utiliser aucun numéro, vous devez prendre contact avec l'O.N.S.S. avant de pouvoir effectuer une Dimona;
si vous remplissez des déclarations, en tant qu'établissement d'enseignement, pour les membres du personnel qui ne sont pas rémunérés sur fonds propres, vous utilisez un numéro différent selon qu'il s'agit de l'enseignement francophone, néerlandophone ou germanophone;
si vous remplissez cependant, en tant qu'établissement d'enseignement, des déclarations pour les membres du personnel qui sont bien rémunérés sur fonds propres, vous utilisez votre propre numéro d'identification.

ATTENTION : les Dimona doivent impérativement être effectuées sous le même numéro que les Dmfa

2. Identification travailleur

Lors d'un premier contact c'est-à-dire lors de la première occupation d'un travailleur et si l'employeur ne connaît pas le NISS (numéro d'identification de l'intéressé auprès de la sécurité sociale) qui se trouve dans le coin supérieur droit de la carte d'identité sociale (carte SIS), l'ensemble des MID (Minimal Identification Data) doivent être renseignées.

Par contre, lors d'un contact ultérieur, l'identification peut se faire en communiquant le NISS uniquement.

Pour la Dimona "occasionnel", l’utilisation du NISS (numéro d’identification à la sécurité sociale) du travailleur est obligatoire. Afin de pouvoir déclarer ces travailleurs occasionnels, vous devez disposer pour ces travailleurs d’un NISS ou d’un numéro bis valide. Si un travailleur ne peut le présenter, vous ne pouvez pas le déclarer via Dimona. Le travailleur doit alors d’abord se rendre à l’administration communale du lieu où il/elle réside ou de l’hôtel dans lequel il/elle loge. Cette administration fera une demande de numéro bis.

3. Caractéristiques principales

a) Commission paritaire

L'employeur indique le numéro de la commission paritaire du travailleur pour lequel la déclaration est faite. La mention des 6 commissions paritaires décrites ci-dessous est en tout cas indispensable. (Seuls 3 chiffres peuvent être renseignés et ce, même s'il existe des sous-commissions paritaires). Les autres commissions paritaires peuvent être renseignées sous la valeur xxx (commission paritaire pour les autres secteurs).

124 pour les ouvriers et les apprentis du secteur de la Construction (CP 124), à l'exception des ouvriers engagés dans le secteur de l'intérim qui doivent être renseignés sous la CP 322;
140 pour les ouvriers et les apprentis du secteur du transport (CP 140);
144 pour les travailleurs occasionnels de l'agriculture (CP 144);
145 pour les travailleurs occasionnels de l'horticulture (CP 145);
302 pour les travailleurs occasionnels de l'horeca (CP 302);
322 pour les ouvriers et les employés du secteur intérimaire (CP 322). Pour ces travailleurs, le numéro BCE et la commission paritaire (124,140,144,145,302 ou xxx) de l'utilisateur doivent aussi être renseignés.

REMARQUES :

Travailleurs occasionnels occupés par une société intérimaire : les travailleurs occasionnels dans les secteurs de l'agriculture, horticulture et Horeca occupés dans les liens d'un "contrat de travail intérimaire" doivent toujours être renseignés sous la CP 322 avec les heures de début et de fin. Les CP 144, 145 et 302 seront renseignées dans le champ commission paritaire de l'utilisateur utilisateurs doivent obligatoirement appartenir aux secteurs de l'agriculture, de l'horticulture ou de l'horeca.
Travailleurs titres-services occupés par une société intérimaire : les travailleurs engagés par les sociétés d'intérim dans le cadre du système des titres-services ne se trouvent pas dans les liens d'un "contrat de travail intérimaire" mais d'un "contrat de travail titres-services". Ces travailleurs titres-service ne peuvent donc en aucun cas être déclarés sous la Commission paritaire de l'intérim (CP 322) mais bien sous la valeur xxx.

b) Type travailleur

Les codes "type de travailleur" à renseigner sont les suivants :

DWD "Dimona Without Dmfa": pour un travailleur qui doit être repris dans Dimona et pas dans Dmfa. Ce code est prédominant c'est-à-dire que si les travailleurs concernés satisfont aussi à un autre "type de travailleur" c'est le code DWD qui doit prioritairement être mentionné à l'exception des personnes liées par un contrat PFI-FPI et des personnes qui suivent un stage de transition. Pour ces derniers, les codes IVT et TRI sont prédominants;
BCW : pour un ouvrier occupé dans le secteur de la construction (à l'exclusion des STU, DWD, IVT et RTA);
EXT : pour un travailleur occasionnel engagé dans le secteur de l'horeca, de l'agriculture, de l'horticulture ou de l'intérim;
IVT : pour une personne liée par un contrat PFI (FPI) c'est-à-dire celle qui suit un plan de formation insertion en région wallonne (ou une formation professionnelle individuelle en entreprise en région de Bruxelles-capitale) et qui, durant sa formation, conserve sa qualité de chômeur et n'est pas repris en DmfA;
RTA : pour l'apprenti agréé ou assimilé occupé dans le secteur de la construction. Les apprentis de tous les autres secteurs doivent être repris sous "OTH" ;
TRI : pour une personne qui suit un stage de transition chez un employeur mais qui a toujours le statut de demandeur d'emploi. L'employeur ne doit donc pas le déclarer en Dmfa;
STU : pour un étudiant c'est-à-dire une personne engagée dans les liens d'un contrat de travail spécifique pour étudiants. Pour lui, il faut toujours établir une déclaration Dimona. Le fait que vous deviez payer ou non des cotisations ONSS ordinaires pour cet étudiant n'a pas d'importance à cet égard. Seul le type de contrat joue un rôle. Ce qui implique que l'étudiant qui a déjà été occupé 12 mois ou plus de façon ininterrompue auprès du même employeur, ne peut plus être renseigné sous ce code;
STX : pour l'étudiant occupé comme travailleur occasionnel;
OTH : pour les autres travailleurs non repris ci-avant.

REMARQUE STU-STX:
si l'étudiant n'est pas occupé au siège social de votre entreprise ou de votre service public, il est indispensable de renseigner son lieu d'occupation physique exact. S'il y a plusieurs lieux de travail prévus, seul le premier doit être renseigné. Si le lieu de travail change au cours d'une même période, il ne faut pas procéder à sa modification.