Déclarations et modifications-annulations

1. Dimona IN

La Dimona IN crée une période. Elle doit être établie au plus tard avant le moment où le travailleur débute physiquement ses prestations. La date à renseigner est celle du début de la relation professionnelle entre vous et votre travailleur c'est-à-dire le moment où le lien contractuel ou juridique commence avec votre travailleur. Le moment où vous établissez la déclaration et la date de début à communiquer ne correspondront donc pas nécessairement. Exemple : si un contrat de travail prend cours le 1^er mai et que le travailleur commence effectivement ses prestations le 5 mai, la Dimona IN sera établie avant le début effectif du travail (peut-être après le 1^er mai) mais la date de début renseignée sera le 1^er mai, date juridique. A noter que la Dimona IN peut aussi être effectuée plus tôt, par exemple dans le courant du mois d'avril.

Si vous établissez une Dimona IN pour un travailleur que vous avez engagé dans les liens d’un contrat à durée déterminée, vous pouvez également indiquer la date de fin. Si la déclaration porte sur un contrat d’étudiant, un contrat de type PFI (Plan de Formation Insertion en région wallonne) ou FPI (Formation Professionnelle Individuelle en entreprise en Région de Bruxelles-capitale), vous êtes obligé de mentionner la date de fin de service dans la Dimona IN. Ceci vaut aussi pour les intérimaires et les travailleurs occasionnels.Si vous indiquez la date de fin lors de la Dimona IN, vous ne devrez plus établir de Dimona OUT pour cette période. S’il devait cependant s’avérer par la suite que la date de fin indiquée n’est pas correcte, vous devrez néanmoins modifier votre déclaration originale selon une procédure particulière.

Lorsqu'un membre du personnel est sous contrat à durée déterminée et qu'à la fin du contrat, il reste en service dans le cadre d'un nouveau contrat, aucune nouvelle déclaration ne doit être introduite s'il n'y avait pas de date de fin renseignée. Si la déclaration initiale reprenait une date de fin, il y a lieu de la modifier via une déclaration de modification.

Un "numéro Dimona" est attribué à chaque Dimona IN. Il correspond au numéro d'identification de la période.

Particularités pour les étudiants

Pour le contrat d'étudiant uniquement, la Dimona IN doit:

• être établie sur base d'un contrat d'occupation d'étudiant signé. En d'autres termes, elle ne peut être effectuée si aucun contrat n'a été conclu;
• reprendre pour chaque trimestre d'occupation le nombre de jours de travail planifiés (= le nombre de jours de travail prévu dans le contrat d'étudiant);
  
• couvrir l'ensemble du contrat. Cela signifie qu'il existera autant de Dimona IN que de trimestres d'occupation couverts par contrat, à l'exception des trimestres où aucun jour de travail n'est planifié. Il n'est, en effet pas possible de déclarer 0 jour;
• pour les étudiants occupés dans le secteur de la construction, la déclaration trimestrielle implique que les 2 numéros de carte C3.2. soient communiqués chaque trimestre.
  

2. Dimona OUT

La Dimona OUT clôture une période. Elle doit être établie au plus tard le pre mier jour ouvrable qui suit la date de la fin de la relation professionnelle c'est-à-dire la date à laquelle le membre du personnel n’est juridiquement ou contractuellement plus en service. Dans ce dernier cas, la date de fin à renseigner est le dernier jour du contrat.

Cette règle s'applique également en cas de prestations qui s'étendraient jusqu'au lendemain du dernier jour couvert par le contrat de travail. La date de sortie à renseigner est celle du dernier jour du contrat de travail en vertu du principe de l'unité des prestations. Ainsi, la date de sortie qui doit être renseignée pour un travailleur dont le contrat prend fin le 15 juillet mais qui termine ses prestations le 16 juillet à 2 heures du matin, est le 15 juillet.

Si le travailleur est licencié ou démissionne sans qu’un préavis ne lui soit accordé, vous établirez la Dimona OUT au plus tard le jour ouvrable qui suit la date de rupture du contrat.

Si votre travailleur bénéficie d'un préavis, la date de fin tombera à l'issue de cette période de préavis.

Les suspensions de l’exécution des prestations de travail, même de longue durée (comme le détachement d'un travailleur à l'étranger pour plusieurs années), ne constituent pas une sortie de service puisque le lien contractuel ou juridique entre le membre du personnel et l’employeur n’est pas rompu. Elles ne nécessitent donc pas une Dimona OUT.

De même, lorsqu’un travailleur passe d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel (ou vice-versa), la relation de travail continue à exister. Il ne faut donc pas procéder à une Dimona OUT, ni à une modification de la décl aration.

3. Modifications - annulations

Dates de début et de fin de période

Une déclaration de modification d’une date de début ou de fin de période préalablement introduite n’est possible que dans trois cas :

• la date de début réelle est antérieure à celle renseignée : vous devez faire part de la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona IN, donc au plus tard au moment où le travailleur entre en service;
• la date de fin réelle est postérieure à celle renseignée : vous devez signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona OUT, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de la fin renseignée;
• la date de fin réelle est antérieure à celle renseignée : vous devez signaler la modification selon les mêmes règles que celles d’application pour la Dimona OUT, donc au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la date de rupture du lien contractuel entre votre travailleur et vous.
  

Par contre, si la date réelle de début est postérieure à la date renseignée, il n'y a aucune possibilité de la changer via une déclaration de modification. Vous devez procéder à une annulation de la période et à la création d'une nouvelle.

Caractéristiques

Si une caractéristique (n° commission paritaire, type de travailleur, sous-entité ou utilisateur) change, elle ne pourra être adaptée que moyennant une Dimona OUT suivie d'une Dimona IN, laquelle reprendra la nouvelle caractéristique. Par contre, si une caractéristique doit être modifiée parce qu'une caractéristique fautive a été communiquée, la période devra être annulée et recréée. L’annulation porte sur toute la période Dimona. C’est donc l’ensemble de toutes les déclarations concernant une occupation donnée qui sera annulé : Dimona IN, Dimona OUT et le cas échéant, Dimona UPDATE.

Etudiants: nombre de jours planifiés

L' employeur peut modifier le nombre de jours qu'il a planifiés au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre concerné. Le contingent sera automatiquement adapté sur base des modifications apportées. La modification du nombre de jours renseignés en Dimona après l'introduction de la Dmfa pour le trimestre concerné, n'aura pas d'impact sur le contingent.

Exception: la Dimona IN pour les trimestres durant lesquels l'étudiant ne preste pas ou n'est pas rémunéré (voir Contingent 50 jours) doit être annulée purement et simplement et non modifiée. Seuls les trimestres pour lesquels il y a au moins un jour d'occupation ou un jour rémunéré doivent figurer en Dimona. Il ne peut être renseigné 0 jour.

Malgré la possibilité de modification, il est vivement recommandé d'indiquer dans la Dimona IN le nombre de jours planifiés le plus préçis possible et de ne compter sur la rectification que pour les cas imprévus car:
- si trop peu de jours sont planifiés par l'employeur A, il n'est pas exclut qu'entre le moment de la déclaration et celui de la rectification, un employeur B réserve des jours qui épuisent le contingent et que la cotisation de solidarité ne soit plus applicable aux jours ajoutés par l'employeur A via sa rectification;
- si trop de jours sont planifiés par l'employeur A, cela pénalise l'étudiant et l'employeur B qui ne pourront pas bénéficier de la cotisation de solidarité pour les jours déclarés en trop par l'employeur A.

Le contingent sera aussi adapté sur base de la Dmfa. Cette adaptation s'effectuera, en général, dès que les données trimestrielles du dernier trimestre calendrier pour lequel l'employeur a déclaré des jours en Dimona, sont disponibles (si l'étudiant a un contrat qui couvre les trois premiers trimes tres d'une année, l'adaptation du 1er trimeste n'aura lieu qu'au moment de l'introduction de la Dmfa du 3° trimestre). Pour éviter ces effets négatifs, il est donc recommandé de modifier d'initiative si nécessaire les jours réservés en Dimona plutôt que d'attendre l'adaptation sur base de la Dmfa.