Provisions

Principes

La plupart des employeurs sont redevables de provisions à l'ONSS.

Le montant des provisions est calculé par l'ONSS et communiqué à l'employeur ou à son secrétariat social. Les employeurs qui ne sont pas des administrations provinciales ou locales et qui ne sont pas affiliés à un secrétariat social agréé, reçoivent chaque mois un courrier de l'ONSS reprenant le calcul complet de la provision ainsi qu'une communication structurée spéciale que l'employeur peut seulement utiliser pour le paiement de la provision. Si ce courrier suscite des questions, l'employeur peut prendre contact avec son teneur de compte à la Direction Perception de l'ONSS.

Les administrations provinciales et locales reçoivent chaque mois de l'ONSS une facture mensuelle dans leur e-box. Si cette facture soulève des questions, l'employeur peut prendre contact avec son gestionnaire de dossier à la Drection Perception de l'ONSS.

Les cotisations visées sont non seulement les cotisations de sécurité sociale au sens strict, mais également toutes les autres cotisations dont la perception a été confiée par la loi à l'ONSS (cotisations de sécurité d'existence, cotisations destinées au Fonds de fermeture d'entreprises, retenue sur le double pécule de vacances, etc.). Néanmoins, les cotisations qui ne sont dues à l'ONSS qu'une fois l'an ne doivent pas être prises en considération. Il s'agit plus particulièrement du montant de l'avis de débit relatif aux vacances annuelles des travailleurs manuels et du montant de la cotisation de compensation éventuellement due par l'employeur dans le cadre de la redistribution des charges sociales.

Dates de paiement

La différence entre le montant total des provisions mensuelles et le montant total à payer, tel qu'il a été calculé dans la déclaration trimestrielle, doit parvenir à l'ONSS au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre.

Par conséquent, les dates ultimes de paiement à l'ONSS sont pour DmfA:

Nature des versements

1er trimestre

2ème trimestre

3ème trimestre

4ème trimestre

1e provision

5 février

5 mai

5 aôut 

5 novembre

2ème provision

5 mars

5 juin

5 septembre 

5 décembre

3ème provision

5 avril

5 juillet

5 octobre

5 janvier

Solde

30 avril

31 juillet

31 octobre

31 janvier

Délais et montants

Chaque trimestre, l'employeur doit se poser la question: dois-je payer des provisions et, dans l'affirmative, de quels montants et à quelles dates doivent-elles être versées ?

1° possibilité: pas de provision (DmfA)

Le montant total des cotisations pour l'avant-dernier trimestre(t-2) ne dépassait pas 4.000 EUR : l'employeur n'est pas tenu au paiement de provisions pour ce trimestre. Les cotisations peuvent être payées à l'ONSS en un seul versement.

Attention: un employeur qui ne devait pas rentrer de déclarations pour (t-2) est redevable de provisions forfaitaires à l'exception du nouvel employeur pour les deux premiers mois d'occupation, puisqu'il n'occupait pas de travailleur au à la fin de l'avant dernier mois (n-2).

2° possibilité: provisions forfaitaires (DmfA)

Montant du forfait

450,00 EUR

700,00 EUR

Quels employeurs ?

tous les employeurs à l'exception de ceux du secteur de la construction en ce qui concerne leurs ouvriers

employeurs qui ressortent à la Commission Paritaire de la construction pour leurs ouvriers uniquement (leurs employés ressortent du régime général ci-contre)

Quels travailleurs ?

tous les travailleurs à l'exception des ouvriers du secteur de la construction

Sont pris en compte:
- travailleurs qui sont déclarés en Dimona sous type de travailleur OTH ou EXT

Ne sont pas pris en compte:
- travailleurs qui sont déclarés en Dimona sous type de travailleur BCW, STU
- prépensionnés

ouvriers qui ressortent à la Commission Paritaire de la construction

Sont pris en compte:
- travailleurs qui sont déclarés en Dimona sous type de travailleur BCW

Ne sont pas pris en compte:
- travailleurs déclarés en Dimona sous type de travailleurs autre que BCW
- prépensionnés

C'est dû quand

- l'employeur n'était pas redevable de cotisations pour l'avant-dernier trimestre (t - 2) et ce, même s'il était redevable de cotisations pour t-4

OU

- l'employeur était redevable d'un montant > à 4.000 EUR pour t-2 mais n'était pas redevable de cotisations pour le trimestre correspondant de la précédente année calendrier ( t - 4)

- l'employeur n'était pas redevable de cotisations pour l'avant-dernier trimestre (t - 2)
OU

- l'employeur était redevable d'un montant > à 4.000 EUR pour t-2 mais n'était pas redevable de cotisations pour le trimestre correspondant de la précédente année calendrier ( t - 4)

Comment calculer ?

un forfait de 450,00 EUR pour chaque travailleur à partir du 3° travailleur occupé à la fin de l'avant-dernier mois (n - 2)

un forfait de 700,00 EUR pour chaque ouvrier à partir du 3° ouvrier occupé à la fin de l'avant-dernier mois (n-2)

Délai de paiement

au plus tard le 5 de chaque mois (n)

au plus tard le 5 de chaque mois (n)

Exemple

pour une provision qui est due au plus tard le 5 mai 2013 (n), il y a lieu de prendre en compte le nombre de travailleurs occupés à la fin du mois de mars 2013 (n - 2)

un employeur occupe 8 travailleurs depuis le 5 janvier 2013: 4 sous la CP construction et 4 sous une autre CP. La 1ère provision pour le 2° trimestre 2013 est due au plus tard le 5 mai (n). La situation au 31 mars 2013 à la fin de l'avant-dernier mois (n-2) est identique à celle du début. La 1ère provision pour le 2° trimestre 2013 s'élève à 2.300,00 EUR (450,00 * 2 + 700,00 * 2).

3° possibilité: provisions procentuelles (DmfA)

Quels employeurs: tous les employeurs.

Quand est-ce dû: le montant total des cotisations pour t-2 est plus grand que 4.000 EUR et l'employeur était redevable de cotisations pour t-4 (le trimestre correspondant de l'année calendrier précédente).

Montants et délais de paiement:

Trimestre 1ère provision 2° provision 3° provision

1er trimestre

30 % t-4 (5 février)

30 % t-4 (5 mars)

25 % t-4 (5 avril)

2° trimestre

30 % t-4 (5 mai)

30 % t-4 (5 juin)

25 % t-4 (5 juillet)

3° trimestre

30 % t-4 (5 août)

30 % t-4 (5 septembre)

25 % t-4 (5 octobre)

4° trimestre

30 % t-4 (5 novembre)

35 % t-4 (5 décembre)

15 % t-4 (5 janvier)

Explication tableau

Pour les 1er, 2° et 3° trimestres: le montant des 1ère et 2° provisions mensuelles s'élève à 30 % des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente. Il doit être payé au plus tard le 5° jour des 2° et 3° mois du trimestre courant.

Le montant de la 3° provision mensuelle s'élève à 25 % des cotisations dues pour le trimestre correspondant de la précédente année. Il doit être payé le 5° jour du mois qui suit le trimestre courant.

Pour le 4° trimestre: les montants provisionnels s'élèvent à 30, 35 et 15 % des cotisations du trimestre correspondant de l'année précédente, à payer au plus tard le 5 novembre, 5 décembre et 5 janvier.

Dans le cas de l'employeur qui n'était redevable d'aucune cotisation pour t-4, l'employeur est redevable des provisions forfaitaires (possibilité 2).

4ème possibilité: provisions procentuelles (DmfAPPL)

Quels empoyeurs: toutes les administrations provinciales et locales

Montant et délais de paiement:

Trimestre1ère provision2ème provision 3ème provision

1er trimestre

33 % t-4 (5 janvier)

33 % t-4 (5 février)

33 % t-4 (5 mars)

2ème trimestre

33 % t-4 (5 avril)

33 % t-4 (5 mai)

33 % t-4 (5 juin)

3ème trimestre

33 % t-4 (5 juillet)

33 % t-4 (5 aôut)

33 % t-4 (5 septembre)

4ème trimestre

33 % t-4 (5 octobre)

33 % t-4 (5 novembre)

33 % t-4 (5 décembre)

Explication tableau

La provision mensuelle est égale à un tiers des cotisations dues à l'ONSS par l'employeur pour le trimestre correspondant de l'année précédente.

Le montant des provisions mensuelles pour un employeur qui engage du personnel pour la première fois est fixé pour une année sur la base des cotisations estimées pour l'année en cours.

5ème possibilité: combinaison des provisions forfaitaire et procentuelle (DmfA)

Quels employeurs: les employeurs qui appartiennent à la Commission paritaire pour la construction, qui doivent payer des provisions procentuelles et connaissent une augmentation d'au moins 3 ouvriers entre:

  • les ouvriers occupés à la fin de t-4 (31 mars pour le 1er trimestre, 30 juin pour le 2° trimestre, 30 septembre pour le 3° trimestre et 31 décembre pour le 4° trimestre) et
  • les ouvriers occupés à la fin de l'avant-dernier mois (n-2).

Sont pris en compte:

Ne sont pas pris en compte:

Montant: un forfait de 700,00 EUR à partir du 3° ouvrier qui constitue une augmentation.

Délai de paiement: à payer au plus tard le 5° jour de chaque mois

Exemple: un employeur du secteur de la construction occupe du personnel depuis le 15 avril 2011. Au 30 juin 2012, il occupe 5 ouvriers. Au 31 mars 2013 (n-2), il occupe 9 ouvriers. Pour le 2° trimestre 2012, il devait payer un montant en cotisations de 10.000,00 EUR. La 1ère provision pour le 2° trimestre 2013 est due au plus tard le 5 mai (n) et s'élève à 4.400,00 EUR (30 % * 10.000,00 EUR + 2 * 700,00 EUR).

Diminution du montant des provisions

L' employeur qui estime que, respectivement, 35, 30, 25 ou 15 % du montant des cotisations dues pour le trimestre correspondant de l'année précédente seront supérieurs à respectivement 35, 30, 25 ou 15 % du montant des cotisations probables du trimestre en cours, peut réduire le montant de ses provisions à respectivement 35, 30, 25 ou 15 % de ce dernier montant.

L'employeur qui est seulement redevable des provisions forfaitaires, peut arrêter de payer à partir du moment où le montant total probable des cotisations dues est atteint.

Le fait de réduire le montant des provisions relève de la responsabilité personnelle.

Le montant des provisions d'une administration provinciale ou locale peut être modifié dans le courant de l'année à l'initiative de l'ONSS sur la base d'une demande écrite dûment motivée de l'employeur à l'ONSS. Le montant de la nouvelle provision est notifié par l'ONSS au plus tard 30 jours avant la date d'échéance de la provision suivante.  

En outre, pour déterminer si un employeur peut bénéficier du règlement du 22 février 1974 du Comité de Gestion de l'ONSS, il sera tenu compte du respect par celui-ci de l'obligation de payer des provisions. Ce règlement fixe les conditions dans lesquelles un employeur peut obtenir pour un trimestre déterminé, sans application de sanctions, un délai supplémentaire de deux mois pour le paiement de ses cotisations.

Sanctions

a) paiement incorrect des provisions forfaitaire (à l'exception du secteur de la construction, voir point b ci-après) et procentuelle

Les employeurs redevables pour un certain trimestre de provisions forfaitaire (uniquement le régime général-450 EUR) et/ou procentuelle qui ne s'acquittent pas de celles-ci ou s'en acquittent d'une manière insuffisante, sont redevables à l'ONSS d'une indemnité forfaitaire qui est fonction de la tranche de cotisations déclarées au trimestre concerné. Cette sanction est appliquée comme suit:

Montant des cotisations déclarées (en EUR)

Sanctions (en EUR)

0 à 18.592,03

123,95

18.592,04 à 24.789,37

185,92

24.789,38 à 37.184,04

247,89

37.184,05 à 49.578,72

371,84

49.578,73 à 61.973,40

495,79

61.973,41 à 74.368,07

619,73

74.368,08 à 99.157,42

743,68

99.157,43 à 123.946,78

991,57

123.946,79 à 198.314,84

1.239,47

198.314,85 à 247.893,54

1.983,15

247.893,55 à 495.787,06

2.478,94

495.787,07 à 743.680,59

4.957,87

743.680,60 à 991.574,11

7.436,81

991.574,12 à 1.239.467,62

9.915,74

+ de 1.239.467,62

12.394,68

A certaines conditions et dans certaines circonstances, l'employeur peut bénéficier d'une exonération ou d'une réduction des sanctions.

L'employeur qui justifie de l'existence d'un cas de force majeure l'ayant empêché de remplir ses obligations dans les délais fixés peut obtenir l'exonération totale de ces sanctions.

A la condition expresse d'avoir au préalable payé toutes ses cotisations échues, l'employeur qui prouve que le non-paiement des provisions dans les délais légaux est dû à des circonstances exceptionnelles, peut obtenir une ré duction maximum de 50 % des sanctions.

Cette réduction de 50 % peut être portée à 100 % par l'ONSS lorsque l'employeur, à l'appui de sa justification, apporte la preuve qu'au moment de l'exigibilité de la dette, il possédait une créance certaine et exigible à l'égard de l'Etat, d'une province ou d'un établissement public provincial, d'une commune, d'une association de communes ou d'un établissement public communal ou intercommunal, ou d'un organisme d'intérêt public visé à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public ou d'une société visée à l'article 24 de la même loi ou lorsque le Comité de gestion admet par décision motivée prise à l'unanimité que des raisons impérieuses d'équité ou d'intérêt économique national ou régional justifient, à titre exceptionnel, pareille réduction.

Ces sanctions ne sont pas d'application aux provisions forfaitaires dans le secteur de la construction.

b) Défaut de paiement de provisions forfaitaires dans le secteur de la construction

Ce défaut de paiement est intégré dans la notion de "dette sociale" qui détermine, dans le cadre de l'article 30bis de la loi du 27 juin 1969, l'obligation d'effectuer une retenue de 35 % sur les factures établies pour des travaux relevant du champ d'application de cet article.