Véhicules de société

L'avantage relatif à l'utilisation d'un véhicule mis à la disposition du travailleur par l'employeur, est exclu de la notion de rémunération. Cet avantage est soumis à une cotisation patronale de solidarité.

Employeurs concernés

Cette cotisation est due par tout employeur qui met à la disposition de certains de ses travailleurs un véhicule qu'ils utilisent à des fins autres que strictement professionnelles:

  • tant déplacement domicile - lieu de travail
  • que tout autre usage privé
  • que transport collectif des travailleurs.

La cotisation est également due lorsqu'il s'agit de véhicules de société utilisés par des personnes exclues de la loi du 27 juin 1969 mais occupées soit dans les liens d'un contrat de travail, soit selon des modalités similaires à celles d'un contrat de travail (entre autres, étudiants, etc.).

Est légalement présumé être mis à la disposition du travailleur pour un usage autre que strictement professionnel tout véhicule immatriculé au nom de l'employeur ou faisant l'objet d'un contrat de location ou de leasing ou de tout autre contrat d'utilisation de véhicule sauf si l'employeur démontre que:

  • l'usage autre que strictement professionnel est exclusivement le fait d'une personne qui ne ressort pas du champ d'application de la sécurité sociale des travailleurs salariés.
  • l'usage du véhicule est strictement professionnel.

Les employeurs qui ne paient pas cette cotisation spéciale pour certains véhicules devront, si l'ONSS leur demande une justification, pouvoir démontrer qu'une des conditions reprises ci-dessus est rencontrée.

Pour l'appréciation, il est fait une distinction entre les véhicules utilitaires et les autres:

  • Par véhicule utilitaire, il y a lieu d'entendre tout véhicule tombant dans le champ d'application de la cotisation de solidarité mais qualifié par le fisc de camionnette. Ces véhicules sont fiscalement imposés sur base de la valeur réelle de l'avantage, et non pas sur base d'un pourcentage CO2 appliqué sur 6/7ème de la valeur catalogue.
  • Les véhicules ordinaires sont tous les autres véhicules appartenant à la classe M1 et N1 (voiture personnelle, voiture mixte, minibus, monovolume/véhicule tout-terrain de luxe);
  • M1 = véhicules conçus et construits pour le transport de passagers comportant, outre le siège du conducteur, huit places assises au maximum;
  • N1 = véhicules affectés au transport de marchandises ayant une masse maximale qui n'excède pas 3,5 tonnes.

Selon cette typologie, un véhicule dont la banquette arrière est convertible en une plate-forme de chargement est un véhicule ordinaire (voiture pour usage mixte) et un véhicule avec un espace de chargement à l'arrière, sans fenêtre et dans lequel aucun passager ne peut (légalement) être transporté, est un véhicule utilitaire.

 

Usage privé

Si un véhicule mis à disposition par l'employeur peut être utilisé à des fins privées, la cotisation de solidarité est due sans égard au nombre de kilomètres privés parcourus. Seul un usage très occasionnel (par exemple le travailleur emprunte un véhicule pour un weekend pour déménager quelques meubles et le rapporte ensuite immédiatement) n'entraîne pas le calcul de la cotisation.

Si un véhicule reste à la disposition du travailleur en dehors des heures de travail, l'affirmation de l'employeur selon laquelle le véhicule n'est pas utilisé pour un usage privé ne sera pas acceptée par l'ONSS sans autre forme de procès. La simple existence, sans plus, d'une interdiction par l'entreprise de l'utilisation d'un véhicule de société pour un usage privé est insuffisante.

L'employeur devra être en mesure de démontrer qu'il a mis en place un système cohérent (tenant compte, entre autres, de la fonction des travailleurs concernés) et qu'il contrôle de manière effective un usage prohibé des véhicules d'entreprise. Le système mis en place doit en outre prévoir des sanctions dissuasives en cas d'infraction. Cela implique également que, lorsque le travailleur ne doit fournir aucune prestation (vacances ou maladie, par exemple) pendant une longue période (plus d'une semaine), l'employeur doit en principe veiller à ce que le véhicule ne reste pas à la disposition du travailleur pendant cette période.

En ce qui concerne les véhicules utilitaires, l'usage privé n'est pas présumé mais peut toutefois être établi par constatations des services de l'inspection.

 

Déplacement domicile-lieu de travail

Lorsque le véhicule mis à disposition est utilisé pour effectuer des déplacements domicile-lieu de travail, la cotisation CO2 est due, même si l'usage privé du véhicule est interdit et que cette interdiction est respectée.

Ne sont pas considérés comme déplacements domicile-lieu de travail, les déplacements que le travailleur effectue avec un véhicule utilitaire de son domicile pour se rendre à son lieu de travail, qu'il s'agisse de son entreprise, d'un chantier, d'un client, etc., ou du même endroit où le travailleur se rend le matin pendant toute l'année et d'où il retourne chez lui le soir, même sans avoir eu à utiliser son véhicule durant la journée.

Sont considérés comme déplacements domicile-lieu de travail, les déplacements que le travailleur effectue avec un véhicule ordinaire de son domicile pour se rendre à un lieu fixe de travail. Un lieu fixe de travail répond aux deux conditions suivantes:

  • Il s'agit d'un endroit où le travailleur fournit effectivement des prestations d'une certaine ampleur (sa propre entreprise, un chantier, un client,...)
    • Un technicien qui se rend à son entreprise le matin, y répare des appareils l'avant-midi et les installe chez des clients l'après-midi, se trouve dans ce cas, même s'il ne regagne pas l'entreprise à la fin de ses tâches du jour mais que de chez son dernier client il rentre directement chez lui.
    • Par contre, le travailleur qui se rend à son entreprise uniquement pour charger des marchandises qu'il livre ensuite toute la journée chez des clients, et qui enfin rentre chez lui avec ce véhicule, ne se trouve pas dans ce cas car il ne fournit pas de prestations substantielles dans l'entreprise.
  • Le véhicule est utilisé au moins 40 jours sur l'année pour se rendre au même endroit, que ces jours soient consécutifs ou non. Dès que ces 40 jours sont atteints pour un endroit, la cotisation de solidarité est due pour toute l'année (éventuellement limitée à la période pendant laquelle le véhicule a été mis à disposition, par exemple un véhicule acheté en cours d'année).

 

Transport collectif
Si un déplacement domicile-lieu de travail tel que défini ci-dessus est effectué en groupe, la cotisation de solidarité est due sauf si les conditions suivantes sont réunies simultanément:

  • Il s'agit d'un système de transport de travailleurs convenu entre partenaires sociaux dans lequel il est fait usage d'un véhicule appartenant aux catégories N1 et M1. Le système doit faire l'objet d'une CCT. conclue au niveau d'une entreprise ou d'un secteur ou de tout autre règlement négocié entre employeur et travailleurs.
  • Pour les véhicules appartenant à la catégorie N1, outre le conducteur, au moins deux autres travailleurs de l'entreprise sont présents pendant au moins 80 % du trajet accompli de et jusqu'au domicile du conducteur. Lorsque le véhicule utilisé comprend moins de trois places ou si l'espace réservé au transport de personnes est constitué d'une seule banquette ou d'une seule rangée de sièges, il suffit qu'outre le conducteur, au moins un autre travailleur de l'entreprise soit présent pendant au moins 80 % du trajet.
  • Pour les véhicules appartenant à la catégorie M1 et comprenant au moins 5 places, non compris le siège du conducteur et au maximum 8 places, non compris le siège du conducteur, outre le conducteur, au moins 3 travailleurs de l' ent reprise sont habituellement présents pendant au moins 80 % du trajet accompli de et jusqu'au domicile du conducteur.
  • L'employeur peut prouver qu'il n'y a aucun autre usage privé du véhicule.

 

Montant de la cotisation

Montant forfaitaire sur base de l'émission CO2

La cotisation de solidarité pour l’usage d’un véhicule de société à des fins privées ou pour le déplacement domicile-lieu de travail est calculée comme un montant mensuel forfaitaire par véhicule que l’employeur met à disposition de ses travailleurs, de manière directe ou indirecte. Cette cotisation de solidarité forfaitaire est due pour les véhicules ordinaires des classes M1 ou N1 indépendamment de la participation financière du travailleur et ceci quelle que soit la hauteur de l’intervention du travailleur.

Cette cotisation mensuelle, qui ne peut pas être inférieure à 20,83 EUR, dépend du taux d’émission de CO2 et du type de carburant et est forfaitairement fixée comme suit (montants non indexés) :

  • Pour les véhicules à essence : [(Y x 9) - 768] : 12 = montant (en EUR)
  • Pour les véhicules diesel : [(Y x 9) - 600] : 12 = montant (en EUR)
  • Pour les véhicules LPG : [(Y x 9) - 990] : 12 = montant (en EUR)
  • Pour les véhicules électriques : 20,83 EUR

où Y représente le taux d’émission de CO2 en grammes par kilomètre tel que mentionné dans le certificat de conformité ou dans le procès-verbal de conformité du véhicule ou dans la banque de données de la direction de l’immatriculation des véhicules (DIV).

Pour 2019, les montants doivent être multipliés par 147,73 et divisés par 114,08.

Les années antérieures

Pour 2014, les montants doivent être multipliés par 137,45 et divisés par 114,08.
Pour 2015, les montants doivent être multipliés par 137,48 et divisés par 114,08.
Pour 2016, les montants doivent être multipliés par 139,94 et divisés par 114,08.
Pour 2017, les montants doivent être multipliés par 142,46 et divisés par 114,08.
Pour 2018, les montants doivent être multipliés par 144,97 et divisés par 114,08.

La cotisation est due pour chaque véhicule indépendamment du fait qu’il soit utilisé pendant un mois entier ou seulement pendant une partie de mois. Lorsque le travailleur change de véhicule en cours de mois, et ce en remplacement du premier véhicule, le véhicule pris en compte sera le véhicule le plus fréquemment utilisé. Si le travailleur utilise plusieurs véhicules de société sans qu'il s'agisse d'un remplacement, la cotisation est due pour chaque véhicule utilisé.

 

Emission CO2

La DIV dispose de deux différentes normes d'émission CO2 pour les véhicules plus récents (une valeur NEDC et une valeur WLTP). Seul un taux d'émission CO2 est mentionné sur le certificat d'immatriculation qui suivant la date d'inscription du véhicule est la valeur WLTP ou la valeur NEDC. Dans une période transitoire jusque fin 2020, c'est la valeur NEDC mentionnée dans le tableau (code 49.1) du certificat de conformité du véhicule (valeur CO2 combinée) et non la valeur WLTP (code 49.4), qui doit être utilisée. De même pour le calcul de l'avantage de l'utilisation privée d'un véhicule de société (code rémunération DmfA 10 ou code rémunération DmfAPPL 770).  

Dans le cas des véhicules pour lesquels aucune donnée relative à l’émission de CO2 n’est disponible (à l’exception des véhicules appartenant à la catégorie M1 qui sont transformés en véhicules de la catégories N1 pour lesquels le taux d’émission de CO2 est calculé comme s’ils appartenaient à la catégorie M1), le calcul est fait sur la base suivante :

  • Emission de CO2 de 182 g/km (véhicules à essence)
  • Emission de CO2 de 165 g/km (véhicules diesel).

 

Sanctions

Une sanction forfaitaire égale au double de la cotisation de solidarité est due pour les véhicules de société lorsqu’il est établi que l’employeur n’a pas déclaré un ou plusieurs véhicules soumis à cette cotisation de solidarité ou qu’il a commis une ou plusieurs fausses déclarations visant à éluder cette cotisation ou partie de celle-ci.

L’indemnité forfaitaire est appliquée si l’employeur ou son mandataire apportent des modifications après la fin du trimestre qui suit le trimestre auquel la déclaration se rapporte. Si la modification est effectuée à l’initiative des services d’inspection, tant l’indemnité forfaitaire que les majorations (10 %) et intérêts (7 %) seront appliqués.

Pour autant qu'il ait préalablement payé toutes les cotisations de sécurité sociale échues et ait remis une déclaration à cette fin, l'employeur ou le curateur peut demander une réduction maximale de 50 % du montant de l’indemnité forfaitaire s'il apporte la preuve de circonstances exceptionnelles, justificatives de l’absence de déclaration ou de déclaration incomplète ou inexacte d’un ou de plusieurs véhicules soumis à la cotisation de solidarité.

L'employeur dont toutes les cotisations échues sont payées et qui peut invoquer des raisons impérieuses d'équité, peut faire valoir ces raisons auprès de l'ONSS Lorsque le Comité de Gestion en reconnaît le bien-fondé, il peut, par décision motivée prise à l'unanimité et à titre exceptionnel, porter la réduction susvisée de 50 % à 100 %.

 

Formalités à remplir

Le montant global de ces cotisations doit être communiqué au niveau des données relatives à l'ensemble de l'entreprise. Par contre, l'avantage retiré par le travailleur doit être mentionné sous le code rémunération DmfA 10 ou le code rémunération DmfAPPL 770.

Comme expliqué ci-dessus, les véhicules utilitaires sont qualifiés par le fisc de camionnettes. Ces véhicules sont fiscalement imposés sur base de la valeur réelle de l'avantage, et non pas sur base d'un pourcentage CO2 appliqué sur 6/7e de la valeur catalogue. Cet avantage doit également être déclaré en tant que tel sous ce code de rémunération spécifique. Ce code ne pouvant être techniquement utilisé que lorsque dans la déclaration de l'employeur une cotisation de solidarité véhicule de société est mentionnée, si seuls des véhicules de ce type sont mis à disposition, une cotisation de solidarité égale à 0,00 EUR doit donc être déclarée.

 

L'allocation de mobilité - 'Cash-for-cars'

A partir du 1er janvier 2018, certains travailleurs qui utilisent un véhicule de société peuvent l'échanger contre une allocation de mobilité. Pour les cotisations, on applique le même système que celui qui vaut pour les voitures de société: l'allocation de mobilité même est exonérée, mais l'employeur est redevable d'une cotisation de solidarité. Celle-ci est aussi élevée que la cotisation de solidarité dont l'employeur était redevable pour les voitures de société échangées et est calculée de la même manière tant que l'allocation de mobilité est octroyée.

Contrairement à la cotisation de solidarité ordinaire, celle-ci est communiquée lors de la déclaration des données pour toute l'entreprise. La cotisation de solidarité pour ceux qui ont échangé leur voiture de société contre une allocation de mobilité, est déclarée au niveau de la personne physique. Un avantage fiscal doit toujours être déclaré sous le code rémunération DmfA 10 ou le code rémunération DmfAPPL 770.

 

Le budget mobilité

A partir du 1er mars 2019, certains travailleurs qui utilisent un véhicule de société peuvent l'échanger contre un budget mobilité. Pour les cotisations, on applique le même système que celui qui vaut pour les voitures de société antérieures en ce qui concerne le calcul, mais basé alors sur l'émission CO2 des nouvelles voitures de société (plus respectueuses de l'environnement).

Contrairement à la cotisation de solidarité ordinaire, qui est communiquée lors de la déclaration des données pour toute l'entreprise, la cotisation de solidarité pour ceux qui ont échangé leur voiture de société contre une voiture de société plus respectueuse de l'environnement, est déclarée au niveau de la personne physique. Un avantage fiscal doit continuer à être déclaré sous le code rémunération DmfA 10 ou le code rémunération DmfAPPL 770. La cotisation de solidarité est déduite du budget mobilité.

 

 

Informations complémentaires DmfAPPL - Cotisation pour véhicules de société

En DmfAPPL, la cotisation de solidarité sur l’usage personnel d’un véhicule de société se déclare de préférence au niveau du travailleur individuel. La cotisation peut également être déclarée par catégorie d'employeur avec le code travailleur cotisations 862 dans le bloc 'Cotisation non liée à une personne physique'.

De plus, dans le bloc fonctionnel 90294 « Véhicule de société », la mention des numéros de plaque des véhicules concernés est obligatoire.

Rem : un même numéro d’immatriculation ne peut être repris qu’une seule fois. 

Lorsque la DMFAPPL est introduite via le web, le montant global de cette cotisation doit être mentionné dans les cotisations dues pour le travailleur concerné et les numéros de plaques des véhicules concernés introduits dans l’écran prévu.

Informations complémentaires DmfAPPL - Déclaration de la Cotisation de solidarité sur l'allocation de mobilité

En DmfAPPL, la cotisation de solidarité sur l’allocation de mobilité se déclare par ligne travailleur dans le bloc 90001 « cotisation due pour la ligne travailleur » sous le code travailleur cotisation 860 avec le type 0.

Seul le montant de la cotisation doit être mentionné.

Lorsque la DmfAPPL est introduite via le web, le montant  de cette cotisation doit être mentionné dans les cotisations dues pour le travailleur concerné. 

Informations complémentaires DMFAPPL - Déclaration des cotisations sur le budget mobilité

En DMFAPPL, les cotisations dues dans le cadre du budget mobilité se déclarent comme suit par ligne travailleur dans le bloc 90001 « cotisation due pour la ligne travailleur » :

  • la cotisation patronale de solidarité sur le nouveau véhicule de société respectueux de l'environnement sous le code travailleur cotisation 868 avec le type 0 en mentionnant  le montant de la cotisation.

    Doivent également être déclarés l'avantage pour l'usage d'un véhicule de société (pour le nouveau véhicule) sous  le code rémunération DMFA 10 ou code   rémunération DMFAPPL 770 ainsi que, dans le bloc 90294, le numéro de plaque de ce nouveau véhicule en précisant dans la zone 01217 qu'il s'agit (code 1) d'un véhicule de société respectueux de l'environement qui est mis à disposition dans le cadre du budget mobilité .

  • la cotisation spéciale personnelle due sur le solde du budget mobilité au trimestre au cours duquel ce solde est versé au travailleur sous le code travailleur cotisation 869 avec le type 0 en mentionnant le montant de la cotisation.
    Le montant du solde du budget mobilité qui a été versé au travailleur doit aussi être déclaré sous le code rémunération 29. Si le solde est égal à zéro, on indique 0,00.
    Ainsi que le montant total du budget mobilité auquel le travailleur a a eu droit dans la zone 01216  "Budget mobilité" du bloc Occupation - Informations (90313).

Lorsque la DMFAPPL est introduite via le web, ces mêmes informations doivent être communiquées et pour la cotisation due sur le solde du budget mobilité, celle-ci sera automatiquement calculée.