Justification des prestations

Sur la déclaration, pour chaque ligne d'occupation, il y a lieu de communiquer le régime de travail et le nombre total de jours (éventuellement répartis sur plusieurs codes prestations).

Pour préserver au mieux la qualité des déclarations, un programme de contrôle surveille l'établissement de chaque déclaration et notamment la compatibilité entre les deux données signalées ci-dessus. Lorsqu'une différence apparaît, une faute est signalée. Dans ce cas, il y a deux possibilités. Soit il y a effectivement eu faute (par exemple, un travailleur a travaillé 64 jours dans un régime de 5 jours par semaine mais a été déclaré erronément pour 54 jours au lieu de 64, ou en régime "3" au lieu de "5"). Dans ce cas, il faut directement corriger la faute. Soit la déclaration est correcte mais elle paraît erronée. Cela peut résulter de diverses causes.

  • Le travailleur travaille selon un cycle qui ne concorde pas avec le trimestre, par exemple 6 semaines qui comportent 6 jours de travail par semaine, suivies de 6 semaines qui comportent 4 jours de travail par semaine. Ce travailleur travaille dans un régime de travail de 5 jours par semaine en moyenne mais vu que le cycle de travail chevauche les trimestres, il peut arriver qu'un trimestre il travaille un plus grand nombre de jours et un autre trimestre un moins grand nombre de jours.
  • Le travailleur travaille un nombre de jours plus élevé que ce qui est prévu dans son contrat. Par exemple son contrat prévoit 4 jours de travail par semaine (régime de travail = 4), mais, au cours d'un trimestre déterminé, il y a un surcroît de travail et le travailleur preste 10 jours supplémentaires. Si ces 10 jours sont récupérés par la suite il n'y a pas de problème puisqu'ils doivent être déclarés au moment de la récupération. Pour les travailleurs occupés à temps partiel, il n'y a pas souvent obligation de récupérer ces jours de telle sorte qu'ils doivent être déclarés dans le trimestre au cours duquel ils ont été prestés, ce qui entraîne la déclaration d'un nombre de jours supérieur à celui prévu par le régime de travail

Le programme de contrôle n'admet pas qu'aucune prestation ne soit déclarée sur une ligne d'occupation (sauf si on a indiqué qu'il s'agissait d'une interruption totale de carrière), en d'autres termes, si ces données ne sont pas communiquées, le programme vous signale que vous avez oublié de les communiquer.
Il peut aussi arriver, très exceptionnellement, qu'un travailleur en service ne fournit aucune prestation au cours du trimestre (ou de la partie de trimestre pendant laquelle il est occupé), c'est par exemple le cas du travailleur à temps partiel sous contrat free-lance qui n'est pas appelé au cours d'un trimestre.

Le but de ce programme de contrôle est de vous donner la possibilité d'établir formellement que ce que vous avez déclaré est, selon vous, correct (et n'est donc pas une faute de frappe). La zone facultative ne doit être complétée que lorsque, pour un trimestre déterminé, il pourrait y avoir contradiction entre le nombre de jours déclarés et le nombre de jours normalement attendus en fonction du régime de travail

Dans cette zone vous pouvez utiliser un des codes suivants:

  1. Travailleur à temps plein occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté plus de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  2. Travailleur à temps plein occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté moins de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  3. Travailleur à temps partiel occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté plus de jours que ceux prévus par son régime de travail moyen par semaine.
  4. Travailleur à temps partiel occupé dans un cycle de travail dépassant le trimestre qui, au cours du trimestre, a presté moins de jours que ceux prévus p ar son régime de travail moyen par semaine.
  5. Travailleur à temps partiel qui, en sus de ses prestations contractuelles prévues, fournit au cours du trimestre un nombre de jours non récupérables.
  6. Combinaison des points 3 et 5 ou des points 4 et 5.
  7. Travailleur qui au cours du trimestre (ou de la partie de trimestre au cours de laquelle il était en service) n'a dû fournir aucune prestation. Au niveau de la ligne occupation, il n’y a pas de bloc avec des données de prestation prévu à cet effet.

Exceptionnellement le code “7” peut être utilisé pour les catégories suivantes des membres du personnel :

  • un travailleur contractuel qui est payé en trentièmes et dont le contrat de travail se termine un samedi ou un dimanche dans les premiers jours d’un trimestre ou qui commence un samedi ou un dimanche dans les derniers jours du trimestre;
  • un ambulancier qui effectue un service de garde, mais qui ne reçoit aucun appel durant tout le trimestre (et qui ne perçoit qu’une indemnité de garde);
  • un travailleur qui est détaché au cabinet d’une administration provinciale ou locale qui ne lui paye qu’une indemnité de cabinet (tandis que l’employeur juridique continue de payer le traitement);
  • un membre du personnel d’une école communale qui reçoit son traitement de la Communauté et auquel la commune n’octroie qu’une indemnité supplémentaire qui n’a aucun rapport avec les prestations trimestrielles (par exemple indemnité de directeurs ou une allocation d’ancienneté).

Le code 7 ne peut jamais être utilisé lorsqu’une absence complète est mentionnée dans la zone “mesure de réorganisation du temps de travail ”.

En fonction du code utilisé, certaines "fautes" ne seront pas mentionnées.
Il va de soi que cette zone ne doit être utilisée que dans des cas exceptionnels et pas de manière inconsidérée. Son utilisation sera strictement contrôlée et des renseignements complémentaires seront éventuellement demandés

Ainsi par exemple, il y a une différence fondamentale dans la déclaration de travailleurs à horaire de travail variable mais qui, dans un cas ont droit à un salaire de base fixe (A), et, dans l’autre cas, sont rémunérés en fonction de leurs prestations (B et C)

A) Déclaration d’un régime variable (avec ou sans cycles) moyennant une rémunération fixe: le travailleur est rémunéré chaque mois sur la base d’un

horaire hebdomadaire de travail de 19 heures par exemple sans égard au nombre d’heures prestées.

Nous attirons l’attention sur la situation des travailleurs qui sont employés dans le cadre d’un horaire moyen de travail hebdomadaire mais qui travaillent sur une base variable de sorte que les prestations peuvent différer d’un trimestre à l’autre. Il est possible qu’un travailleur n’effectue aucune prestation durant un trimestre mais qu’indépendamment de ses prestations réelles, il perçoive chaque mois le même salaire sur la base de l’horaire moyen de travail hebdomadaire (par exemple 19 heures par semaine).

L’ONSS considère qu’au cours du trimestre dans lequel le travailleur n’effectue aucune prestation (ou effectue peu de prestations), il récupère des jours supplémentaires qu’il a prestés dans un autre trimestre. L’employeur déclarera ces jours de congé compensatoire ainsi que la rémunération correspondante payée au cours du trimestre. La zone « justification de jours » ne doit pas être utilisée. Le travailleur sera déclaré en mentionnant le nombre d’heures de l’horaire hebdomadaire contractuellement convenu qu’il presterait sur une base semestrielle ou annuelle. Lire également l’exemple (prestations supplémentaires récupérées).

B) Déclaration d’un régime variable avec cycle et une rémunération variable: le travailleur est rémunéré par heure prestée.

Dans la zone « justification de jours » un code doit parfois être mentionné. Un code doit être mentionné pour les travailleurs ayant un régime de travail variable et un salaire variable, lorsqu’en raison du cycle la différence entre le nombre de jours à déclarer et le régime de travail est trop importante. Il convient de remarquer que le régime de travail pendant le cycle de travail reste le même car il équivaut au nombre de jours moyen par semaine que le travailleur est censé prester durant tout le cycle. Pour les trimestres durant lesquels le travailleur a effectué plus de prestations par rapport à son régime de travail, il faut utiliser le code 1 ou 3, et si le travailleur a effectué moins de prestations par rapport à son régime de travail, il faut utiliser le code 2 ou 4. Dans le cas d’une ligne d’occupation sans aucune prestation effectuée durant tout le trimestre, il faut utiliser le code 7. 

C) Déclaration d’un régime variable sans cycle et avec une rémunération variable: le travailleur est rémunéré par heure prestée.

Puisque chaque trimestre le nombre de jours de travail par semaine doit à nouveau être calculé, il ne faut utiliser ni les codes 1 ou 3, ni les codes 2 ou 4 . Dans le cas où aucune prestation n’a été effectuée durant le trimestre, le régime de travail est de “0” et il faut utiliser le code 7.