4.1.3.4. De terugbetaling van kostenvergoedingen

Inhoudstafel

De bedragen die een terugbetaling zijn van de kosten die ten laste van de werkgever vallen, worden uitgesloten uit het loonbegrip.

Een kostenvergoeding wordt vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen indien tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:

de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
de kosten zijn reëel;
de juistheid van de uitgaven kan met bewijsstukken verantwoord worden.

Indien de kosten niet reëel zijn of niet gemaakt worden in het kader van de dienstbetrekking, dan wordt de kostenvergoeding beschouwd als loon en wordt zij onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, kunnen forfaitair geraamd en vergoed worden. De werkgever moet kunnen aanduiden tot dekking van welke reële, niet terugbetaalde kosten de forfaitaire vergoeding toegekend wordt en moet het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. Een forfaitaire kostenvergoeding die het bedrag van de reële kosten overschrijdt, wordt beschouwd als loon waarop socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.

De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van een aantal kosten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en tevens de bedragen en de voorwaarden waaronder zij mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten, zoals het arbeidsreglement dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst, voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werknemer van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken, groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten bewijzen voor het geheel van de kosten met betrekking tot een post. Voor eenzelfde type kost mag men de reële kosten en de forfaitaire kosten immers niet samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

TYPE KOSTEN	BEDRAGEN	VOORWAARDEN
woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de wagen	0,3363 EUR / km	- het voertuig mag geen eigendom zijn van de werkgever of door hem gefinancierd worden; - de forfaits zijn “all-in”: onderhoud, verzekering, brandstof…
woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets	0,23 EUR / km	- voor beroepsverplaatsingen mag de vergoeding alleen toegekend worden als de fiets eigendom is van de werknemer.
bureaukosten voor werknemers die een deel van hun werk thuis verrichten	122,01 EUR / maand	- dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap… Dit forfait mag enkel toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt het forfait alleen aanvaard als uit hun functie blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken.
bureaukosten voor telewerkers	10%	- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties.
arbeidsgereedschap	1,25 EUR / dag	- de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken.
aankoop van werkkledij	1,65 EUR / dag	- het gaat alleen om de werkkledij in de stricte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen,…) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform,…).
onderhoud van werkkledij	1,65 EUR / dag	- het gaat alleen om de werkkledij in de stricte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen,…) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform,…).
onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer	0,83 EUR / dag	- betreft kledij (jeans, t-shirts…) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.

De RSZ aanvaardt dat, als een werknemer zijn eigen PC (met randapparatuur en sofware) en/of internetverbinding (en abonnement) werkelijk en op een regelmatige basis gebruikt voor professionele doeleinden, bijvoorbeeld:

één dag per week,;
meedere keren per week, een paar uur,;
één week, elke maand...
….

de werkgever de kosten daarvan vergoedt op basis van een forfait van 20 EUR per maand voor de PC en 20 EUR per maand voor het internet. Voorwaarde is wel dat de werkgever niet ook nog op een andere manier tussenkomt in deze kosten (bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen). Op deze manier hanteert de RSZ dezelfde bedragen als de fiscale administratie (zie de fiscale circulaire over telewerk omzendbrief Ci.RH.241/616.975 van 16-1-2014).

Als de kostenvergoedingen hoger zijn dan 20 EUR per maand, dan moet de werkgever dat verantwoorden. Bij onstentenis van verantwoording wordt het gedeelte dat de 20 EUR overschrijdt, onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.

Voor de werknemers die hun eigen PC en/of internetverbinding slechts occasioneel gebruiken (bijvoorbeeld af en toe ’s avonds een verslag maken of documentatie nalezen) geldt het forfait van 20 EUR niet. Indien de werkgever die kosten wil vergoeden, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent, kunnen verantwoorden.

Bij betwisting van de realiteit van de kosten ten laste van de werkgever, dient de werkgever de realiteit van deze kosten aan te tonen door middel van bewijsstukken of, indien dit niet mogelijk is, door alle andere bewijsmiddelen, toegelaten door het gemeen recht, met uitzondering van de eed. Bij gebrek aan bewijskrachtige gegevens vanwege de werkgever kan de RSZ, op voorstel van de bevoegde inspectiediensten, ambtshalve een bijkomende aangifte verrichten.