Codierung der Arbeitszeitangaben

Alle Arbeitszeitangaben werden für die Meldung in Codes gruppiert. Das heißt, dass Sie nicht jede Komponente aus dem Code separat angeben, sondern dass Sie diese Komponenten zusammenfügen und unter dem vorgeschriebenen Code angeben müssen. An dieser Stelle sei nochmals darauf hingewiesen, dass es wesentlich ist, die Leistungen (wie die betreffenden Löhne) je Beschäftigungszeile aufzuschlüsseln.

Auf diese Weise verfügen alle Sektoren der Sozialen Sicherheit über ausreichende Angaben, um ihren Auftrag zu erfüllen. Nur dann, wenn sich im Laufe eines Quartals ein soziales Risiko ergibt, müssen zusätzliche Angaben über die Meldung eines sozialen Risikos weitergeleitet werden. Ferner ist wichtig zu wissen, dass ein bestimmter Tag oder eine bestimmte Periode nur ein einziges Mal gemeldet wird. Sie können deshalb einen bestimmten Tag nie mehr als einem Code zuordnen.

Die Codes sind aufgeteilt in „normale Codes“ und „Hinweiscodes“. Für die normalen Codes ist der Arbeitgeber die authentische Quelle: Nur er kann angeben, um welche Arbeitszeitangabe es sich handelt. Mit den Hinweiscodes werden bestimmte Zustände angegeben, für die der Arbeitgeber zwar die authentische Quelle für die Anzahl der Tage oder Stunden einer Abwesenheit ist, wobei er diese jedoch meistens nicht qualifizieren kann. So kann ein Arbeitgeber nur angeben, dass es sich um einen Tag handelt, an dem sich eine Situation einer vorübergehenden Arbeitslosigkeit ereignet hat. Er weiß aber nicht immer sicher, ob dieser Tag auch tatsächlich bezahlt werden wird. Über die Hinweiscodes können die verschiedenen Einrichtungen der sozialen Sicherheit diesen bestimmten Tag in der Meldung finden. Darüber hinaus sind sie auch im Rahmen der Beitragsermäßigungen wichtig.

Um die Besprechung der Codes nicht zu erschweren, werden bei den Codes stets Tage gemeldet. Selbstverständlich muss für Arbeitnehmer, für die sowohl Tage als auch Stunden anzugeben sind (u. a. Teilzeitarbeitnehmer), pro Code auch die Anzahl der Stunden mitgeteilt werden.

Eine Reihe von Leistungscodes, die nur für die Behörde gelten, werden bei der Erörterung von Capelo dargelegt.

 

Normale Codes

 

CODE 1

• normale effektive Arbeit (auch angepasste Arbeit mit Lohnverlust),
• Überarbeit ohne Ausgleichsruhe,
• Ausgleichsruhe, die weder Ausgleichsruhe im Bausektor noch Ausgleichsruhe im Rahmen einer Arbeitszeitverkürzung ist (siehe jedoch Code 20 für Ausgleichsruhezeit mit dem System der Stundenlohnerhöhung);
• Arbeitsunfähigkeit mit garantiertem Lohn für die erste Woche oder mit garantiertem Monatslohn;
• Periode der Kündigungsfrist oder Periode gedeckt durch die Kündigungs- oder die Eingliederungsentschädigung;
• kurzfristige Beurlaubung,
• zwingender Grund mit Lohnfortzahlung,
• Abwesenheit mit garantiertem Tageslohn wegen Arbeitsunfähigkeit,
• garantierter Tageslohn aus einem anderen Grund als Arbeitsunfähigkeit,
• technische Störung im Unternehmen;
• Unternehmensschließung aus Gründen des Umweltschutzes;
• Feiertage während der Dauer des Arbeitsvertrags, Feiertage nach Beendigung des Arbeitsvertrags und Ersatztage eines Feiertags,
• andere Abwesenheit mit Erhalt des normalen Lohns mit LSS-Beiträgen (beispielsweise erlaubte Abwesenheit mit Lohnfortzahlung, politischer Urlaub usw.);
• der gesetzliche und zusätzliche Urlaub für Angestellte.

Dieser Code umfasst alle Tage, für die ein Lohn bezahlt wird, auf den LSS-Beiträge geschuldet werden, und die nicht separat gemeldet werden müssen. Jeder Tag, für den Sie einen Lohn bezahlt haben und der keinem anderen Code zugeordnet werden kann, wird unter diesem Code gemeldet.

Auch die Periode, in der es sich um die Kündigung des Arbeitsvertrags mit Bezahlung einer Entlassungsentschädigung handelt, wird unter diesem Code wie folgt angegeben:

• Auf der ersten Beschäftigungszeile werden die Tage angegeben, die mit der Beschäftigungsperiode übereinstimmen;
• auf einer zweiten Beschäftigungszeile werden die Tage gemeldet, die mit dem Teil der Entlassungsentschädigung in Bezug auf das Quartal der Kündigung übereinstimmen;
• eine folgende Beschäftigungszeile ist für die Tage bestimmt, die mit dem Teil der Entschädigung in Bezug auf die sonstigen Quartale des laufenden Kalenderjahres übereinstimmen;
• usw. für alle späteren Kalenderjahre

Die Angabe der Periode, auf die sich die Entschädigung bezieht (d. h. das Beginn- und Enddatum jeder Beschäftigungszeile) erfolgt deshalb stets zum Zeitpunkt, zu dem die Entschädigung selbst gemeldet wird.

Die durch eine Vertragsbruchentschädigung gedeckte Periode, die in Monatsraten ausgezahlt wird, und die durch eine Eingliederungsentschädigung gedeckte Periode, die im Rahmen einer Umstrukturierung gewährt wird, werden für die verschiedenen Quartale, in denen die Entschädigung gezahlt wird, getrennt aufgeführt. Bezieht sich die Entschädigung auf mehrere Quartale, wird pro vollständigem Quartal für das Beginn- und Enddatum der Beschäftigungszeile das Beginn- und Enddatum dieses Quartals angegeben, sodass das Beginn- und Enddatum der Periode, die durch die Vertragsbruchentschädigung gedeckt ist, nur im ersten bzw. letzten Quartal der gedeckten Periode vorkommen.

Wie bereits erwähnt, wird ein Feiertag, den der Arbeitgeber bezahlen muss und der auf einen Tag nach dem Ende des Arbeitsvertrags fällt, stets in der Meldung des Quartals erwähnt, in dem der Arbeitsvertrag endet, sogar dann, wenn dieser Feiertag im darauffolgenden Quartal liegt.

In Bezug auf Abwesenheiten mit garantiertem Lohn ist es wichtig zu wissen, dass bei einem Rückfall nach Arbeitswiederaufnahme nach einer gemeinrechtlichen Krankheit oder bei Unfall, der kein Arbeitsunfall ist, nur dann erneut garantierter Lohn geschuldet wird, wenn die Wiederaufnahme mindestens 14 Tage dauert. Bei Arbeitsunfall und Berufskrankheit hingegen wird bei einem Rückfall nach einer Arbeitswiederaufnahme stets erneut ein garantierter Lohn geschuldet.

Die gesetzlichen Urlaubstage, die ein Angestellter wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen konnte, dürfen nicht unter diesem Code angegeben werden. Sie müssen mit dem Hinweiscode für Arbeitsunfähigkeit gemeldet werden.

 

CODE 101

• Fahrtage Seeleute
  

Aufgrund der besonderen Pensionsregelung für Seeleute muss der Arbeitgeber die Fahrtage unter diesem Code angeben und nicht unter dem Code 1. Die Bereitschaftstage, die Arbeitstage und die Tage, für die eine Entlassungsentschädigung geschuldet wird, werden weiterhin unter dem Leistungscode 1 angegeben.

 

CODE 102

• Aufgenommene Urlaubstage Seeleute
  

Weil die Urlaubsregelung für Seeleute auf besonders spezifische Weise organisiert ist, werden die aufgenommenen Urlaubstage mit einem separaten Leistungscode 102 angegeben. Es betrifft nur einige Anmelder.

 

CODE 2

• gesetzlicher Urlaub für Arbeiter

Hier geben Sie die gesetzlichen Urlaubstage an, die der Arbeiter im Laufe des Quartals nahm. Dies sind die Tage, für die der Arbeiter einen Urlaubsscheck erhält. Unter diesem Code werden auch die Urlaubstage angegeben, die der Arbeiter wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen konnte.

 

CODE 3

• zusätzlicher Urlaub für Arbeiter

Unter diesem Code werden die Tage angegeben, an denen der Arbeiter Urlaub genommen hat und die nicht unter Code 2 oder Code 12 angegeben werden. Es sind deshalb durch den Arbeitgeber entlohnte Tage, auf die Beiträge für die Soziale Sicherheit geschuldet werden.

 

CODE 4

• Abwesenheit erster Tag infolge ungünstiger Witterung im Bausektor

Es handelt sich um Tage, für die ein unvollständiger Lohn bezahlt wird. Sie dürfen diesen Code nur für Tage verwenden, an denen die Arbeiten bereits begonnen haben.

 

CODE 5

• bezahlter Bildungsurlaub

Es handelt sich um die Tage, für die der Arbeitgeber den Lohn zahlt und an denen der Arbeitnehmer die Regelung des bezahlten Bildungsurlaubs beanspruchen kann. Innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Regeln wird der Lohn für diese Tage durch die zuständige regionale Organisation erstattet. Ab 01.04.2015 wird der Kontakt zwischen den Arbeitgebern und der Verwaltung in Bezug auf Rückzahlungsanträge nur noch auf diesem Weg stattfinden. Weitere Informationen und Kontaktadressen finden Sie auf der Website des FÖD Beschäftigung, Arbeit und Soziale Konzertierung.

 

CODE 10

• garantierter Lohn für die zweite Woche;
• Feiertage und Ersatztage in der Periode der vorübergehenden Arbeitslosigkeit;
• Amt eines Sozialrichters;

Die Tage einer zeitweiligen, vollständigen Arbeitsunfähigkeit infolge Arbeitsunfalls oder Berufskrankheit, die zur Entschädigung berechtigen, sind nicht in diesem Code enthalten, sondern werden unter einem spezifischen Hinweiscode angegeben.

 

CODE 11

• Arbeitsunfähigkeit mit Zusatzentschädigung oder Vorschuss gemäß dem KAA Nr. 12bis oder Nr. 13bis

Hier handelt es sich um:

• die Tage nach der zweiten Krankheitswoche oder nach einem gemeinrechtlichen Unfall, für die der Arbeitgeber eine Zulage zusätzlich zur Krankenkassenleistung bezahlt;
• die Tage nach der ersten Woche im Falle eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit, für die der Arbeitgeber eine Zulage zusätzlich zur Arbeitsunfall- oder Berufskrankheitsversicherungsleistung zahlt.

Die 7 Tage nach den ersten 7 Tagen der Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit oder eines gemeinrechtlichen Unfalls werden nicht unter diesem Code angegeben, sondern unter Code 10. Es handelt sich dann nämlich um Tage der „Arbeitsunfähigkeit mit garantiertem Lohn für die zweite Woche“.

 

CODE 12

• Urlaub aufgrund eines für allgemein verbindlich erklärten kollektiven Arbeitsabkommens;
• Ausgleichsruhe im Bausektor

Dieser Code enthält ausschließlich:

• die nicht durch den Arbeitgeber bezahlten Urlaubstage, die durch das für allgemein verbindlich erklärte KAA gewährt werden (= in den Sektoren Textil, Flachsbearbeitung, Diamanten und Binnenschifffahrt);
• die Ausgleichstage, die im Bausektor im Rahmen der Arbeitszeitverkürzung gewährt werden;
• die durch den Fonds für Existenzsicherheit gezahlte Pauschale für die Ausgleichstage in den Sektoren Treibstoffhandel und Diamanten.

Sie dürfen diesen Code nur dann verwenden, wenn Sie in einem dieser Sektoren aktiv sind. Es handelt sich hier nur um die Tage, die der Arbeitnehmer im betreffenden Quartal tatsächlich genommen hat.

In den nachfolgenden „zusätzlichen Informationen“ finden Sie die Daten, an denen Ausgleichsruhetage im Bausektor anwendbar sind.

 

CODE 13

• Förderung des sozialen Aufstiegs

Es handelt sich um eine Aussetzung des Arbeitsvertrags wegen Besuchs von Kursen zur sozialen Förderung.

 

CODE 14

• Ergänzende Urlaubstage bei Beginn oder Wiederaufnahme der Aktivität

Der Leistungscode 14 gilt für Arbeiter und Angestellte. Angestellte erhalten für diese Tage bei Beginn oder Wiederaufnahme der Aktivität Urlaubsgeld von ihrem Arbeitgeber. Arbeiter erhalten dieses Urlaubsgeld vom LJU oder einer Urlaubskasse.

 

CODE 15

• Flexi-Urlaubstage

Da es ein eigenes, spezielles System von Urlaubsgeld betrifft, sind die normalen Leistungscodes, die sich auf Urlaub beziehen (2 und 3), nicht anwendbar für Flexijob-Arbeitnehmer. Ebenso wenig wird beim Abgang Abgangsurlaubsgeld geschuldet (Lohncodes 7 und 11). Die Flexi-Urlaubstage müssen daher mit diesen separaten Leistungscodes angegeben werden.

 

CODE 20

• Ausgleichsruhe im Rahmen einer Arbeitszeitverkürzung

Unter diesem Code geben Sie die genommenen Ausgleichstage an, die im Rahmen einer Regelung anfallen, bei der eine Arbeitszeitverkürzung durch die Gewährung von Ausgleichstagen realisiert wird, die nicht zum Zeitpunkt bezahlt werden, zu dem diese Tage tatsächlich genommen werden, sondern die indirekt über die Stundenlohnerhöhung bezahlt werden. So deckt der gemeldete Stundenlohn eigentlich eine längere Periode als nur eine Stunde. Der Arbeitnehmer erzeugt nämlich eine mit der Arbeitszeitverkürzung übereinstimmende Periode einer nicht bezahlten Ausgleichsruhezeit.

Zusammengefasst kann man deshalb zwei Regelungen verwenden, um über Ausgleichstage eine Arbeitszeitverkürzung einzuführen:

• einerseits die Regelung, bei der der Ausgleichstag zum Zeitpunkt bezahlt wird, zu dem der Arbeitnehmer seine Ausgleichsruhezeit nimmt: diese Tage sind mit Leistungscode 1 zu melden;
• andererseits die Regelung, bei der der Ausgleichstag nicht zu dem Zeitpunkt bezahlt wird, zu dem der Arbeitnehmer seine Ausgleichsruhezeit nimmt: diese Tage sind mit Leistungscode 20 anzugeben; der Code 20 muss deshalb auch verwendet werden, wenn die Arbeitszeitverkürzung mit einem teilweisen oder vollständigen Lohnverlust einhergeht.

Für die Regelung des Ausgleichs im Rahmen einer Arbeitszeitverkürzung, bei der der Ausgleichstag nicht zu dem Zeitpunkt gezahlt wird, zu dem er genommen wird, muss auch der Prozentsatz für die Zahlung auf Jahresbasis angegeben werden.

Hinweis: Nur die Tage, die tatsächlich im Laufe des Quartals genommen wurden, dürfen unter diesem Code angegeben werden.

Die Ausgleichsruhezeit, die tatsächlich zum Zeitpunkt bezahlt wird, zu dem die Ausgleichsruhezeit genommen wird, geben Sie unter Code 1 an (mit Ausnahme der Ausgleichsruhezeit im Bausektor, für die ein separater Code (Code 12) vorgesehen ist).

 

CODE 21

• Tage Streik/Lockout

Unter diesem Code geben Sie die Streiktage an, an denen sich der Arbeitnehmer beteiligt hat, sowie die Abwesenheitstage infolge Lockout. Im Falle einer vorübergehenden Arbeitslosigkeit für vollständige Tage infolge Streiks, an dem sich die Arbeitnehmer nicht beteiligt haben, werden diese Tage unter dem Hinweiscode für vorübergehende Arbeitslosigkeit angegeben.

 

CODE 22

• Gewerkschaftsauftrag

Unter diesem Code geben Sie die Tage mit einem Gewerkschaftsauftrag an, für die Sie keinen Lohn gezahlt haben. Wenn Sie für diese Periode aber einen Lohn bezahlt haben, geben Sie ihn unter Code 1 an.

 

CODE 24

• Urlaub aus zwingenden Gründen ohne Lohnfortzahlung

Es handelt sich um Abwesenheit vom Arbeitsplatz infolge Aussetzung der Erfüllung des Arbeitsvertrags in Anwendung von Artikel 30bis des Arbeitsvertragsgesetzes vom 03.07.1978 wegen eines nicht vorhergesehenen Ereignisses, das unabhängig von der Arbeit ist.

Die Arbeitgeber von Tageseltern müssen diesen Code für die höchstens 20 unbezahlten Urlaubstage und die gesetzlichen Feiertage ohne Kinderbetreuung verwenden.

 

CODE 25

• bürgerliche Pflichten ohne Lohnfortzahlung
• öffentliches Mandat

Auch hier handelt es sich nur um die Tage, für die Sie keinen Lohn bezahlen.

 

CODE 26

• Milizpflicht

Es handelt sich um eine Aussetzung des Arbeitsvertrags aus Milizverpflichtungen.

 

CODE 30

• unbezahlter Urlaub;
• alle anderen Arbeitszeitangaben, für die der Arbeitgeber keinen Lohn oder Entschädigung zahlt, mit Ausnahme derjenigen, die unter einem anderen Code angegeben werden.

Dieser Code ist eine Restkategorie. Sie gruppiert alle Tage, an denen der Arbeitnehmer nicht gearbeitet hat, und für die Sie keinen Lohn bezahlt haben und die nicht zu Lasten der sozialen Sicherheit gehen. Sie geben deshalb nur Tage unter diesem Code an, wenn sie nicht unter einem anderen Code (einem normalen oder Hinweiscode) gemeldet werden können.

Angesichts der Auswirkungen der Verwendung dieses Codes auf die Sozialversicherungsansprüche ist er behutsam zu verwenden. Auf keinen Fall darf er für Arbeitnehmer verwendet werden, die von einer Vollzeit- auf eine Teilzeitbeschäftigung übergehen. In diesem Fall (dies gilt auch, wenn es sich um einen relativ kurzen Zeitraum handelt) muss man mit einer neuen Beschäftigungszeile beginnen und den Arbeitnehmer als Teilzeitarbeitnehmer angeben

 

CODE 80

• nicht beitragspflichtige Überstunden im Horeca-Sektor

Es handelt sich hier um die Meldung von bestimmten Überstunden im Horeca-Sektor, für die keine Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen und die von Steuern befreit sind.

 

CODE 110

• Nicht sozialversicherungspflichtige parlamentarische Leistungen

Es handelt sich um die Meldung von Leistungen im Rahmen eines Mandats als föderales / Regionales Parlamentsmitglied und den durch die Abgangsentschädigung gedeckten Zeitraum.

 

Hinweiscodes

Neben den o.a. „normalen“ Codes müssen Sie ggf. einige Angaben mit einem Hinweiscode mitteilen. Anhand dieser Hinweiscodes wissen die verschiedenen Sektoren der sozialen Sicherheit, dass es sich um Leistungen handelt, für deren endgültige Qualifizierung nicht der Arbeitgeber und das LSS die authentische Quelle sind, sondern eine andere externe Einrichtung die Daten als authentische Quelle überprüft und bestätigt. Die Verwendung dieser Codes vermeidet Lücken im Meldequartal und ist außerdem erforderlich, da das LSS über den Code sehen kann, welche Tage/Stunden der Arbeitgeber bei der Berechnung der Beitragsermäßigungen berücksichtigt hat.

Die Meldung mit Hinweiscode erfolgt auf ähnliche Weise wie die Meldung der anderen Arbeitszeitangaben (d. h. auch in Stunden oder Tagen je nach Art des Arbeitnehmers). Die folgenden Hinweiscodes werden vorgesehen:

Es handelt sich stets um Abwesenheiten, für die der Arbeitgeber keinen Lohn bezahlt.

Diese Hinweiscodes werden nur für Abwesenheiten verwendet, die nicht mit einem normalen Code mitgeteilt werden; jeder Typ der An- oder Abwesenheit darf nämlich nur mit einem Code angegeben werden.

• CODE 50: gemeinrechtliche Krankheit oder gemeinrechtlicher Unfall
• Code 51: Mutterschutz (= Maßnahme des Mutterschutzes, der Mutterschaftsruhe und des umgewandelten Mutterschaftsurlaubs bei Tod oder Krankenhausaufenthalt der Mutter) und Stillpausen (KAA Nr. 80);
• Code 52: Vaterschafts- oder Geburtsurlaub, Adoptionsurlaub und Pflegeelternurlaub (ausschließlich die Tage zulasten des LIKIV-Sektors ‚Leistungen‘);
• CODE 53: prophylaktischer Urlaub
• Code 60: Arbeitsunfall;
• Code 61: Berufskrankheit;
• Code 70: vorübergehende Arbeitslosigkeit mit Ausnahme der Codes 71 und 72;
• Code 71: Arbeitslosigkeit aus wirtschaftlichen Gründen;
• Code 72: vorübergehende Arbeitslosigkeit infolge ungünstiger Witterung;
• Code 73: Jugendurlaubstage und Seniorenurlaubstage;
• Code 74: vorgesehene, jedoch nicht erbrachte Leistungen von Tageseltern wegen der Abwesenheit von Kindern aus Gründen, die nicht durch die Tageseltern zu verantworten sind;
• Code 75: Pflege (für die vom LfA bezahlten Tage der Abwesenheit von der Arbeit im Hinblick auf die Erbringung von Pflegeleistungen anzugeben);
• Code 76: Aussetzungstage Angestellte wegen Arbeitsmangel.

Die Tage, an denen von einer geregelten Laufbahnunterbrechung die Rede ist, werden nicht unter einem Hinweiscode angegeben, weil diese Angabe bereits auf dem Niveau der Beschäftigungszeile mitgeteilt wurde.

Die für die frühere LSS-Meldung geltende Regel, dass bestimmte Abwesenheiten nur zwölf Monate angegeben werden, entfällt. Das heißt, ein Arbeitnehmer muss mit dem Hinweiscode für die Arbeitsunfähigkeit angegeben werden, bis er die Arbeit wieder aufnimmt oder sein Arbeitsvertrag gekündigt wird.