Lohncharakter
Ab 01.01.2016 können Mahlzeitschecks nur in elektronischer Form überreicht werden. Die elektronischen Mahlzeitschecks werden durch Gutschrift auf das Mahlzeitscheckkonto des Arbeitnehmers gewährt. Das Mahlzeitscheckkonto ist eine von einem anerkannten Aussteller verwaltete Datenbank, in der die elektronischen Mahlzeitschecks gespeichert werden.
Mahlzeitschecks entsprechen dem Lohnbegriff, es sei denn, dass sie gleichzeitig alle unten stehenden Bedingungen erfüllen.
Mahlzeitschecks, die als Ersatz für oder zur Umsetzung von Lohn, Prämien, Sachvorteilen oder anderen Vorteilen gewährt werden, für die eventuell Sozialversicherungsbeiträge geschuldet werden, entsprechen jedoch stets dem Lohnbegriff. Ab 01.10.2011 dürfen Mahlzeitschecks oder eine Erhöhung des Arbeitgeberanteils an Mahlzeitschecks jedoch als Ersatz für Öko-Schecks überreicht werden (sofern alle nachfolgend angegebenen Bedingungen erfüllt werden). Für die Kumulation von Mahlzeitschecks und Mahlzeiten in der Betriebskantine gelten Sonderregeln.
Kollektives Arbeitsabkommen
Die Gewährung von Mahlzeitschecks muss in einem kaa festgehalten worden sein, der auf Sektor- oder Unternehmensniveau geschlossen wurde. Wenn ein KAA mangels einer Gewerkschaftsvertretung nicht geschlossen werden kann oder wenn es sich um eine Personalkategorie handelt, für die derartige Verträge nicht üblich sind, darf die Gewährung durch einen schriftlichen individuellen Vertrag geregelt werden. In diesem Fall darf der Betrag des Mahlzeitschecks den durch einen kaa im selben Unternehmen gewährten Betrag nicht überschreiten.
Alle Schecks, die ohne KAA oder individuellen Vertrag oder kraft eines KAA oder individuellen Vertrags gewährt wurden, die den folgenden Punkten nicht entsprechen, werden als Lohn betrachtet.
Ein Scheck pro Tag
Als allgemeine Regel gilt, dass die Anzahl der gewährten Mahlzeitschecks der Anzahl der Tage entsprechen muss, an denen der Arbeitnehmer effektiv Arbeitsleistungen erbringt. Für Feiertage, Ausgleichsruhetage, Urlaubstage, bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall usw. darf deshalb kein Mahlzeitscheck gewährt werden. Das heißt auch, dass ein Scheck für jede Tagesarbeit in Teilzeit, ungeachtet der Dauer, gewährt werden muss.
Wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen des bezahlten Bildungsurlaubs an einer Ausbildung teilnimmt und diese Ausbildung während normaler Arbeitsstunden stattfindet, ist ein Mahlzeitscheck für diejenigen Tage auszustellen, an denen die Ausbildung während dieser normalen Arbeitsstunden tatsächlich besucht wurde.
Alternative Zählung:
Unter bestimmten Bedingungen kann sich ein Arbeitgeber für folgende alternative Zählung der Anzahl der Tage entscheiden, an denen ein Mahlzeitscheck zu gewähren ist.
- wenn unterschiedliche Arbeitsregelungen für Leistungen innerhalb der Gruppe der Vollzeitbeschäftigten und/oder
- wenn unterschiedliche Arbeitsregelungen für Leistungen innerhalb der Gruppe der Teilzeitbeschäftigten bestehen.
Wenn innerhalb einer Gruppe unterschiedliche Arbeitsregelungen bestehen, darf die alternative Zählung ausschließlich für diese Gruppe oder das gesamte Unternehmen angewendet werden. Dieses System bietet den Arbeitgebern die Möglichkeit, Ungleichheiten zwischen Arbeitnehmern, die in einem System mit gleicher Arbeitszeit beschäftigt sind, aber unterschiedlichen Arbeitsregelungen unterliegen, zu vermeiden.
Nur Unternehmen, die verpflichtet sind, bei Mehrleistungen Artikel 26bis des Arbeitsgesetzes vom 16. März 1971 anzuwenden, können das System nutzen. Öffentliche Einrichtungen können dieses System analog anwenden, auch wenn sie nicht unter dieses Gesetz fallen.
Arbeitsregelung:
Hierbei handelt es sich um die Anzahl der Tage pro Woche, an denen davon ausgegangen wird, dass der Arbeitnehmer arbeitet (ungeachtet der Anzahl der Stunden pro Tag).
- Beispiel 1: Im Unternehmen A arbeiten die Vollzeitkräfte (38 Std.) nur in einer 5-Tage-Regelung. Die Teilzeitarbeitnehmer (19 Std. oder 30 Std.) arbeiten ebenfalls nur in einer 5-Tage-Regelung. Hier kann die alternative Zählung nicht angewandt werden.
- Beispiel 2: Im Unternehmen B arbeiten die Vollzeitkräfte (38 h) nur in einer 5-Tage-Regelung. Die Teilzeitarbeitnehmer (19 Std. oder 30 Std.) arbeiten nur in einer 4-Tage-Regelung. Hier kann die alternative Zählung nicht angewandt werden.
- Beispiel 3: Im Unternehmen C arbeiten ausschließlich Vollzeitbeschäftigte (38 Std.). Ein Teil der Vollzeitkräfte absolviert die gültigen 38 Stunden an 5 Tagen in der Woche, die anderen Vollzeitkräfte leisten die 38 Stunden an 4 Tagen in der Woche. Hier kann die alternative Zählung angewandt werden.
- Beispiel 4: Im Unternehmen B arbeiten die Vollzeitkräfte (38 Std.) nur in einer 5-Tage-Regelung. Die Teilzeitarbeitnehmer (30 Std.) arbeiten in einer 4-Tage-Regelung, andere (19 Std.) in einer 3-Tage-Regelung. Hier kann eine alternative Zählung ausschließlich für die Gruppe der Teilzeitbeschäftigten oder das gesamte Unternehmen angewendet werden.
Zählung:
Anzahl der tatsächlich geleisteten Stunden des Arbeitnehmers während des Quartals / normale Tagdauer im Unternehmen und aufrunden auf die höhere Einheit.
Die Anzahl der Mahlzeitschecks muss auf eine Höchstzahl von Tagen, an denen ein in Vollzeit beschäftigter Arbeitnehmer Arbeit im Unternehmen verrichten kann, beschränkt werden.
Normale Tagdauer:
Die Zahl der Stunden pro Tag, an denen üblicherweise gearbeitet wird (also nicht die durchschnittliche Anzahl der Stunden pro Woche). In vielen Unternehmen mit einer 40-Stunden-Woche in einer 5-Tage-Regelung sind dies 8 Stunden pro Tag. Arbeitszeitermäßigungstage und -stunden sind keine tatsächlich geleisteten Stunden.
- Beispiel 1: Ein Unternehmen beschäftigt Wochenendarbeiter und Wochenarbeiter. Die alternative Zählung wird für das gesamte Unternehmen (sowohl Wochenendarbeiter, als auch Wochenarbeiter) angewendet.
In der Annahme, dass Wochenarbeiter in einer 5-Tage-Woche von 38 Stunden arbeiten, wird die normale Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag für die Referenzperson‘ 7,6 betragen (38/5). Dies ergibt bei einer vollständigen tatsächlichen Beschäftigung:
- (tatsächlich geleistete Stunden auf Quartalsbasis/normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag = (65 x 7,6) /7,6 = 65 Mahlzeitschecks auf Quartalsbasis für einen Wochenarbeiter.
- (tatsächlich geleistete Stunden auf Quartalsbasis/normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag = (26 x 12)/7,6 = 42 Mahlzeitschecks auf Quartalsbasis für einen Wochenendarbeiter.
- Beispiel 2: Ein Unternehmen beschäftigt Wochenendarbeiter und Wochenarbeiter. Die alternative Zählung wird nur für die Wochenendarbeiter (die unterschiedliche Arbeitsregelungen haben) angewendet
- Für Wochenarbeiter wird das Prinzip von 1 Mahlzeitscheck pro Tag angewendet.
- Für die Wochenendarbeiter (12 Stunden/Tag) wird die alternative Zählung angewendet. in diesem Fall wird die ‚normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag der Referenzperson‘ 12 betragen (24/2).
Dies ergibt bei einer vollständigen tatsächlichen Beschäftigung:- (tatsächlich geleistete Stunden auf Quartalsbasis/normale Anzahl Arbeitsstunden pro Tag = 312/12 = 26 Mahlzeitschecks auf Quartalsbasis für einen Wochenendarbeiter.
Unternehmen, die sich für diese Alternative entscheiden, müssen dies in einem KAA festhalten. Unternehmen, die jedoch im Schnitt weniger als 50 Arbeitnehmer beschäftigen und in denen keine Gewerkschaftsvertretung vorhanden ist, können dies in die Arbeitsordnung aufnehmen. Der KAA oder die Arbeitsordnung bestimmt die normale Anzahl der Arbeitsstunden am Tag im Unternehmen sowie die Art und Weise, wie die höchste Anzahl der Tage berechnet wird, an denen höchstens im Unternehmen je Quartal gearbeitet werden kann. Diese Bestimmung darf nicht im Widerspruch zum Arbeitsgesetz stehen.
Die elektronischen Schecks werden jeden Monat, ein- oder mehrmals, entsprechend der Anzahl der Tage in diesem Monat, an denen der Arbeitnehmer vermutlich tatsächlich Arbeitsleistungen erbringen wird, dem Mahlzeitscheckkonto des Arbeitnehmers gutgeschrieben. Spätestens am letzten Tag des ersten Monats, der dem Quartal folgt, wird die Scheckzahl auf die exakte Tageszahl abgestimmt.
Alle Schecks, die zu viel oder zu wenig gewährt wurden, werden als Lohn betrachtet. Um zu ermitteln, ob zu viel bzw. zu wenig Schecks gewährt wurden, wird der Zustand am Ende des ersten Monats berücksichtigt, der dem Quartal folgt, auf das sich die Schecks beziehen.
Auf den Namen des Arbeitnehmers
Der Mahlzeitscheck wird auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt. Diese Bedingung ist erfüllt, wenn die betreffende Gewährung und die Angaben, die sich darauf beziehen (Anzahl der Mahlzeitschecks, Bruttobetrag der Mahlzeitschecks abzüglich des Arbeitnehmeranteils) auf der individuellen Rechnung des Arbeitnehmers gemäß den Regeln über das Führen von Sozialdokumenten vermerkt sind.
Alle Schecks, die gewährt wurden, ohne dass diese Bedingung erfüllt wurde, werden als Lohn betrachtet.
Gültigkeitsdauer
Die Gültigkeitsdauer des elektronischen Mahlzeitschecks ist auf 12 Monate begrenzt, ab dem Zeitpunkt, an dem der Mahlzeitscheck auf dem Mahlzeitscheckkonto eingeht, und er darf nur zur Bezahlung einer Mahlzeit oder zum Kauf verbrauchsfertiger Lebensmittel verwendet werden.
Arbeitgeberanteil
Der Arbeitgeberanteil am Mahlzeitscheck darf höchstens 6,91 EUR pro Scheck betragen. Alle Schecks mit einem Arbeitgeberanteil von mehr als 6,91 EUR werden als Lohn betrachtet.
Arbeitnehmeranteil
Der Arbeitnehmeranteil am Mahlzeitscheck muss mindestens 1,09 EUR pro Scheck betragen. Alle Schecks mit einem Arbeitnehmeranteil von weniger als 1,09 EUR werden als Lohn betrachtet.
Kumulierungsverbot Mahlzeitscheck und Kostenentschädigung für ein und dieselbe Mahlzeit für ein und denselben Tag
Wenn der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten einer oder mehrerer Mahlzeiten (außer dem Frühstück) an einem Tag übernimmt, ist der Arbeitgeberanteil des Mahlzeitschecks einmal vom Gesamtbetrag für diesen Tag abzuziehen, unabhängig von der Dauer des Werktags und der Anzahl der vom Arbeitgeber entschädigten Mahlzeiten.
Wenn sich der Arbeitgeber für eine pauschale Mahlzeitentschädigung entscheidet, berücksichtigt das LSS die Dauer des Werktags, um die zweite pauschale Mahlzeitentschädigung ggf. von Sozialversicherungsbeiträgen zu befreien:
- wenn der Arbeitstag höchstens acht Stunden dauert: Der Arbeitgeberanteil am Mahlzeitscheck ist von der pauschalen Mahlzeitentschädigung abzuziehen;
- wenn der Arbeitstag länger als acht Stunden dauert: Der Arbeitnehmer kann die pauschale Mahlzeitentschädigung und den Mahlzeitscheck erhalten, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer eine zweite Mahlzeit eingenommen hat.
Angaben auf der Abrechnung
Die Anzahl der Mahlzeitschecks und ihr Bruttobetrag abzüglich des persönlichen Arbeitnehmeranteils werden auf der Abrechnung angegeben, im Sinne von Artikel 15 Absatz 1 des Gesetzes vom 12.04.1965 über den Schutz der Entlohnung der Arbeitnehmer.
Kontrolle vor der Nutzung
Vor der Nutzung der elektronischen Mahlzeitschecks kann der Arbeitnehmer den Restbetrag und die Gültigkeitsdauer der Mahlzeitschecks überprüfen, die erteilt, aber noch nicht benutzt wurden.
Anerkannter Aussteller
Mahlzeitschecks in elektronischer Form können nur von einem Aussteller zur Verfügung gestellt werden, der gemeinsam vom Minister der Sozialen Angelegenheiten, dem Minister der Beschäftigung, dem für Selbstständigen zuständigen Minister und dem Minister der Wirtschaft anerkannt wird, gemäß den Bestimmungen im Königlichen Erlass vom 12.10.2010.
Diebstahl oder Verlust der Karte
Die Benutzung der elektronischen Mahlzeitschecks darf für den Arbeitnehmer keine Unkosten verursachen, außer bei Diebstahl oder Verlust unter den Bedingungen, die durch kollektives Arbeitsabkommen auf sektorieller oder Unternehmensebene festzulegen sind, oder durch die Arbeitsordnung, wenn die Gewährung durch ein individuelles schriftliches Abkommen geregelt ist. Auf keinen Fall dürfen die Kosten des Ersatzträgers bei Diebstahl oder Verlust den Nennwert eines Mahlzeitschecks überschreiten.
Öffentlicher Sektor
Arbeitgeber aus dem öffentlichen Sektor können für ihre Beamten (sowohl für vertragliche, als auch statutarische Beamte) unter denselben Bedingungen wie Arbeitgeber, die unter das Gesetz vom 05.12.1968 über die kollektiven Arbeitsverträge und Paritätsausschüsse fallen, unter denselben Zuweisungsbedingungen Mahlzeitschecks sozialversicherungsbefreit anwenden.