Formaliteiten in het kader van de multifunctionele aangifte

a) Verplichte gegevens

De aangifte voorziet een veld genoemd "identificatienummer van de lokale eenheid" zoals dit vastgelegd is in de schoot van de Kruispuntbank van de Ondernemingen. Deze informatie wordt opgevraagd bij de werkgevers die personeel tewerkstellen in meerdere vestigingseenheden, zelfs als die alle in dezelfde gemeente gevestigd zijn, en heeft alleen betrekking op de meest recente situatie van het betrokken kwartaal: men vraagt dus niet om de informatie op te splitsen indien een werknemer gedurende dat kwartaal tewerkgesteld was in meerdere vestigingen. Vanaf het 3^de kwartaal 2006 worden de gegevens met betrekking tot de vestigingseenheden elk kwartaal opgevraagd.

De werkgevers en de sociale secretariaten moeten voor elke werknemer die opgenomen is op de kwartaalaangifte, met inbegrip van de studenten, het identificatienummer van de vestiging waar hij/zij tewerkgesteld is vermelden. Deze verplichting is er enkel van zodra een onderneming op zijn minst twee vestigingseenheden heeft.

Belangrijk: deze verplichting geldt voor alle ondernemingen die personeel tewerkstellen in meerdere vestigingen. Indien een onderneming of sociaal secretariaat de vestigingseenheidsnummers nog niet kent, moet zij volgende procedure volgen.

b) De notie "vestigingseenheid" is niet vereist in de volgende gevallen:

wanneer de werkgever personen in het stelsel werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT) of aanvullende vergoedingen oudere werknemers (SWAV) aangeeft, voor wie één van de bijzondere bijdragen voor het SWT of voor het SWAV verschuldigd is, is er geen vestigingseenheid vereist voor die personen;
voor de personen aangegeven onder het werkgeverskengetal 027 of 028 (personen die als slachtoffer van een beroepsziekte of een arbeidsongeval een rente, een vergoeding of een kapitaal uitgekeerd krijgen, onderworpen aan een inhouding van persoonlijke bijdragen);
voor de personen aangegeven onder het werkgeverskengetal 033, 099, 199, 299 of 699 (meestal een fonds voor bestaanszekerheid dat werknemers aangeeft aan wie het, als derde betalende, een gedeelte van het loon uitbetaalt);
voor de statutaire personeelsleden van de overheidssector en de ermee gelijkgestelde werknemers, voor wie een aanvullende aangifte moet gebeuren om hun rechten op werkloosheidsvergoedingen en ziekte- en invaliditeitsuitkeringen te geven.

c) Enkele bijzondere gevallen:

- de bouwondernemingen zijn onderworpen aan specifieke regels wat betreft hun personeel tewerkgesteld op werven: alle werknemers die tewerkgesteld zijn op werven, ongeacht de duur van de werf, worden toegewezen aan de vestigingseenheid (administratieve of technische zetel) waarvan zij afhangen;
- reizend personeel (handelsvertegenwoordigers, transportpersoneel, onderhoudsploegen, controleurs,…) worden toegewezen aan de vestigingseenheid die hen in de eerste plaats tewerkstelt (sociale zetel, administratieve zetel, uitbatingszetel, enz…);
- uitzendkrachten ter beschikking gesteld van een onderneming door een uitzendkantoor worden toegewezen aan de zetel van het uitzendkantoor waarvan zij afhangen;
- het personeel bezoldigd door de VDAB, Actiris of de FOREM, en ter beschikking gesteld van werkgevers uit de non-profitsector (DAC's, projets PRIME, ...) wordt toegewezen aan de openbare tewerkstellingsdienst waarvan het afhangt;
- werknemers die tijdelijk gedetacheerd worden in het buitenland, maar die onderworpen blijven aan de Belgische sociale zekerheid, blijven afhangen van de vestigingseenheid waarvan zij afhingen vóór hun vertrek;
- het onderwijzend personeel en het ermee gelijkgesteld personeel, wordt toegewezen aan de vestiging van de onderwijsinstelling waar het oorspronkelijk aan werd toegewezen. Wanneer een onderwijsinstelling meerdere geografisch aparte vestigingen heeft, die elk dus over een uniek vestigingsnummer beschikken, moet het personeel worden verdeeld over deze vestigingen op zo een manier dat ieder personeelslid slechts aan één vestiging gekoppeld is.

Voor alle andere gevallen kan men steeds terecht bij de Directie voor Statistiek van de RSZ.

d) Verklarende nota met betrekking tot de notie “vestigingseenheid”

Op vraag van de sociale secretariaten werd een bijkomende verduidelijking opgesteld met betrekking tot de vestigingseenheid zoals deze voorkomt in de Kruispuntbank van de Ondernemingen, dit om een aantal betwistbare gevallen op te lossen.

Elke permanente plaats van tewerkstelling, welke ook de activiteit (commerciële of niet-commerciële), komt overeen met een vestigingseenheid van de onderneming. Er zijn nochtans enkele beperkingen.

Wanneer een werknemer thuis of bij een klant werkt, is de vestigingseenheid de plaats van waar hij afhangt of van waar uit hij zijn instructies krijgt en van waar uit het werk is georganiseerd. Dit impliceert bijvoorbeeld:
- dat voor interimkantoren, consultingbureaus, onderhoudsbedrijven, … er geen sprake kan zijn om een vestigingseenheid te creëren op het adres van de kliënt, zelfs als er langdurige contracten voor de dienstverlening worden afgesproken;
- dat de privé-adressen van de thuiswerkende werknemers geen vestigingseenheden zijn (telewerkers, inspecteurs, handelsvertegenwoordigers,…).
Vestigingseenheden dienen over een onafhankelijkheid te beschikken in de schoot van een permanente of semi-permanente structuur. Dit betekent dat het mogelijk moet zijn om de fysieke inplanting te kunnen identificeren op elke moment van de dag of van de nacht, dat de vestigingseenheid over een permanente infrastructuur en over een postadres moet beschikken:
- werven, standen op foren en dergelijke kunnen nooit als een vestig ingseenheid beschouwd worden;
- bloedafnames, consultaties van Kind en Gezin, de permanenties van de mutualiteiten, permanente opleidingen in lokalen van derden, … zelfs op regelmatige basis geven nooit aanleiding tot het creëren van een vestigingseenheid op deze adressen;
- lokalen van mutualiteiten, vakbonden, … die permanent zijn en voorbehouden zijn voor deze activiteiten, zelfs al zijn ze maar éénmaal per week open, geven daarentegen wel aanleiding tot het creëren van een vestigingseenheid op deze adressen.
De vestigingseenheden worden gecreëerd onder de onderneming waarvan ze afhangen:
- handelszaken die worden uitgebaat door onafhankelijke franchisenemers die over hun eigen ondernemingsnummer beschikken. Vestigingseenheden worden dus gecreëerd onder het ondernemingsnummer van die gerant. Zelfs als de overkoepelende keten bij die franchisenemers personeel ter plaatse stuurt voor herstellingen worden deze laatsten nooit beschouwd als vestigingseenheden van de keten;
- wanneer een cafetaria in een theater, zwembad, recreatiepark … is uitbesteed aan een derde, dan wordt een vestigingseenheid gecreëerd afhangend van het ondernemingsnummer van de uitbater van de cafetaria.
Elke onderneming moet op zijn minst over één vestigingseenheid beschikken. De enige uitzondering is het gevolg van de bescherming op de persoonlijke levenssfeer: het in dienst hebben van huispersoneel.