Instructions intermédiaires - 2019/1

Les dispositions réglementaires spécifiques aux déclarations faites par voie électronique venant d’être publiées, Artist@Work, l’application électronique prévue par la loi du 21 décembre 2018 est désormais disponible (arrêté royal et arrêté ministériel du 2 mai 2019, MB du 6 mai 2019).

Grâce à cette application, les artistes peuvent:

• faire une demande de carte artiste dans le cadre du régime des petites indemnités, renouveler leur carte artiste ou demander un duplicata;
• faire une demande de visa artiste dans le cadre de l'article 1erbis de la loi du 27 juin 1969, renouveler leur visa artiste ou demander un duplicata;
• faire une demande de déclaration d'indépendant, renouveler leur déclaration d'indépendant ou demander un duplicata;
• enregistrer leurs prestations dans le régime des petites indemnités
• générer une attestation opposable au donneur d'ordre indiquant la prestation introduite dans le cadre du régime des petites indemnités;
• fournir au donneur d'ordre dans le cadre du régime des petites indemnités le nombre de prestations effectuées et les montants perçus par l'artiste au moment de la demande;
  
• suivre l'évolution de leurs différentes demandes;
• accéder à un volet informatif qui reprend des explications sur les documents pouvant être délivrés à l'artiste via la plateforme et des informations pouvant être pertinentes sur les artistes et/ou les activités artistiques.

Cette plateforme permet aussi au secrétariat de la Commission Artistes de gérer les demandes de carte, de visa et de déclaration d'indépendant des artistes, d'imprimer des rapports opérationnels et des statistiques. Artist@Work fournira, par ailleurs, un outil de contrôle aux organes d'inspection des différentes IPSS.

Les déclarations peuvent toujours être faites en version 'papier'.

Cependant, dans le cadre du régime des petites indemnités:

1) Lorsque le relevé des prestations que l'artiste doit tenir à la disposition des services d'inspection sur son lieu de travail, est délivré par la Commission sous format papier, ce relevé doit être complété par l'artiste afin de permettre d'établir, pour chaque prestation:

• la nature de la prestation
• la date de la prestation sous le régime des petites indemnités
• la durée de la prestation effectuée chez un même donneur d'ordre
• le montant reçu à titre d'indemnités
  
• l'adresse de la prestation
• les données d'identification du donneur d'ordre à savoir
  
  • pour une personne physique son nom, prénom et NISS,
    
  • pour une organisation de fait, sa dénomination, le nom, prénom et NISS de la personne responsable, et
    
  • pour une entreprise sa dénomination et son numéro BCE.

2) Lorsque l'artiste a reçu sa carte suite à la demande qu'il a introduite dans la plateforme Artist@Work, il doit introduire ses prestations dans la plateforme.

L'introduction de ces prestations dans la plateforme permet d'établir, pour chaque prestation, les mêmes informations que pour la version ‘papier’. Ces informations doivent être introduites au plus tard au moment où l'éxécution de la prestation débute.

La loi du 21 décembre 2018 (MB du 17 janvier 2019) prévoit une assurabilité généralisée des stagiaires non assujettis aux cotisations de sécurité sociale pour les accidents du travail. Un arrêté d'exécution en déterminera les modalités.

La législation sur les accidents du travail est rendue applicable à toutes les prestations de travail dans le cadre d'une formation en vue d'un travail rémunéré (donc pas dans le cadre du développement personnel ou du temps libre). À la demande de Fedris, un système de déclaration limitée est instauré pour des stagiaires qui à l'heure actuelle ne sont pas repris dans la DmfA.  Il n'y a pas de cotisations de sécurité sociale dues pour eux. L'ONSS intervient comme opérateur pour rassembler les données et fournir l'information nécessaire. Puisqu'il s'agit d'une obligation en matière d'assurance des accidents du travail, Fedris interviendra en cas de déclarations incorrectes ou manquantes.

La date prévue de l'entrée en vigueur est le 1^er janvier 2020 et vaut également pour les contrats de stage en cours à cette date. Cette intégration de la déclaration des stagiaires non assujettis dans la DmfA sera reprise dans les instructions administratives 1/2020.

Vous lisez déjà ci-dessous les principes de cette nouvelle déclaration. Il est possible qu'entretemps des précisions soient encore communiquées via une ou des communications intermédiaires.

Déclaration Dimona:

• Pour ces stagiaires, une déclaration Dimona avec un nouveau type ‘STG’ à créer devra être effectuée. Celle-ci remplace pour une grande partie la Dimona ‘DWD’ (Dimona without DmfA) qui est actuellement exigée pour une partie des stagiaires non assujettis.
  
• Stages de transition et Formations professionnelles individuelles gardent leur Dimona spécifique type (respectivement ‘TRI’ et ‘IVT’), mais seront à partir du 1/2020 également déclarés via une DmfA limitée.

Déclaration DmfA:

Deux codes travailleur distincts seront créés à cet effet (un pour un stagiaire ouvrier et un autre pour un stagiaire employé).

• Au niveau de la ligne travailleur (pas dans DmfAPPL):
  • Déclaration de la classe de risque pour les accidents du travail
    
    • Lorsque la déclaration doit être effectuée par le fournisseur de stage, celui-ci suit les mêmes règles que celles pour ses travailleurs ordinaires: à remplir uniquement lorsque le stagiaire appartient à une classe de risque qui diffère de l'activité principale de l'employeur; en cas de doute, il est préférable qu'il prenne contact avec son assureur. 
    • Lorsque la déclaration doit être effectuée par l'école, l'institut de formation, le centre de formation ou le service régional de l'emploi, cette donnée ne doit pas être complétée.
• Au niveau de la ligne d'occupation:
  • L' unité d'établissement: il faut toujours mentionner l'unité d'établissement fictive 8999999894.
  • La commission paritaire: toujours mentionner "999", ce qui signifie qu'aucune commission paritaire n'est d'application.
  • Le nombre de jours par semaine du régime de travail: toujours mentionner ‘5’.
  • Type de contrat: mentionner valeur = ‘1’ temps partiel.
  • Statut
    • F1: si le régime d'indemnisation est comme celui des apprentis (stagiaires avec une convention de stage rémunéré ou convention d'expérience non soumise aux cotisations de sécurité sociale);
    • F2: si le régime d'indemnisation est dérogatoire (stagiaires avec en principe un stage non rémunéré ou une convention d'expérience non rémunérée - ces catégories sont fixées dans un arrêté d'exécution).
  • Pour la DmfAPPL, le code-NACE.

Remarques:

• De plus amples informations pourront être obtenues auprès de Fedris afin de déterminer en cas de doute, 
  
  • qui doit être considéré comme employeur de ces stagiaires non assujettis aux cotisations de sécurité sociale,
    
  • s'il s'agit de stagiaires auxquels s'applique le régime d'accidents du travail assimilé à celui des apprentis (F1) ou le régime spécifique d'accidents du travail (F2).
    
• Normalement les personnes qui suivent un stage imposé par les règlements qui régissent l'accès à certaines professions libérales (par exemple: avocats, huissiers, architectes,...) ne sont pas liées par un contrat de travail. En fonction de la situation, il peut toutefois s'agir d'un stage en tant qu'indépendant. Ils ne tombent jamais sous ce régime. 
• La déclaration obligatoire Dimona et DmfA vaut pour tous les stagiaires qui effectuent des prestations hors de l'établissement d'enseignement ou de formation, dans le cadre d'une formation en vue d'un travail rémunéré, sauf pour les formations instituées en dehors de tout cadre légal.

Jusqu'à présent, l'allocation de mobilité (cash for cars) ne pouvait être octroyée qu'aux travailleurs disposant d'une voiture de société qui souhaitaient l’échanger. Le montant du budget était également fixé une fois pour toutes au moment où le travailleur rendait sa voiture. A partir du 1^er mars, ce règlement est modifié.

Les travailleurs qui, sur base de leur catégorie de fonction, sont éligibles à une voiture de société peuvent aussi, depuis le 1^er mars 2019, demander une allocation de mobilité s’ils satisfont aux conditions à remplir par les travailleurs:

• Au moment de la demande, ils sont éligibles à une voiture de société auprès de l'employeur actuel depuis au moins 3 mois consécutifs.
• Et qu’ils ont été éligibles à cette voiture de société pendant au moins 12 mois pendant ces 36 derniers mois auprès de l'employeur actuel.

Une exception est prévue pour les engagements ainsi que pour les changements de fonction et les promotions ayant eu lieu avant le 1^er mars 2019.

En raison de cette extension, la 'transférabilité' en cas de changement d’employeur est supprimée: un travailleur ne peut plus transférer son droit à l'allocation de mobilité ni la période pendant laquelle il a bénéficié d’une voiture de société chez son nouvel employeur.

Désormais, l'indemnité de mobilité peut également être ajustée si le travailleur change de fonction et a donc droit à une voiture de société d'une valeur supérieure ou inférieure.

Désormais, l'allocation de mobilité peut également être accordée:

• En remplacement du budget de mobilité (et inversement). Cependant, ils ne peuvent jamais être attribués conjointement. L'allocation de mobilité cesse automatiquement lorsque l'employé reçoit un budget de mobilité (et inversement).
• En remplacement de la compensation obtenue à la place d’une voiture de société (sauf si ces avantages résultent, en tout ou en partie, d'un remplacement ou d'une conversion de rémunération).

Depuis le 1^er mars 2019, les employeurs ont la possibilité de mettre en place le budget mobilité. Vous lisez ci-dessous en bref en quoi cela consiste et l’impact que ce budget a sur les cotisations de sécurité sociale et sur la déclaration. Les différents services publics collaborent entretemps à la mise à disposition de plus d'informations sur ce budget à destination des travailleurs.

Employeurs et travailleurs

Seuls les employeurs qui, pendant une période ininterrompue d’au moins 36 mois, ont mis une (ou plusieurs) voiture(s) de société à disposition d’un (ou plusieurs) travailleur(s) peuvent instaurer le système du budget mobilité.

Une exception à cette période est prévue pour les entreprises qui n’ont pas encore 36 mois d’existence. Ces nouveaux employeurs peuvent introduire le budget mobilité sans condition temporelle s’ils mettent une (ou plusieurs) voiture(s) de société à la disposition d'un (ou de plusieurs) travailleur(s).

Seuls les travailleurs qui, au moment de la demande, ont disposé (ou étaient éligibles pour pouvoir en bénéficier) pendant au moins 3 mois ininterrompus d’une voiture de société et ont disposé de cette voiture pendant au moins 12 mois auprès de l’employeur actuel durant les 36 mois précédant la demande, peuvent demander le budget mobilité. Une exception est prévue pour les engagements et changements de fonction et les promotions ayant eu lieu avant le 1^er mars 2019.

Le budget mobilité

C’est à l’employeur de décider s’il met en place le budget mobilité ou non. Il n’est pas obligé de le rendre accessible pour tous les travailleurs. Il peut, par exemple, faire une distinction entre certaines catégories objectives de travailleurs ou indiquer sous quelles conditions celui-ci peut être octroyé.

Seuls les travailleurs qui bénéficiaient de manière effective d’une voiture de société ou sont éligibles à une telle voiture peuvent décider de demander un budget mobilité. Cependant, ils ne sont pas obligés de le faire.

Calcul du budget mobilité

Le montant du budget mobilité est égal au coût total de la voiture de société pour l’employeur (ou le coût qu’il aurait dû avoir si le travailleur entrait en ligne de compte pour l’octroi d’une voiture de société sans faire usage de ce droit). Ce montant inclut le prix d’achat (moyennant un amortissement de 20% par année civile) ou le coût du leasing. Le cas échéant, les frais d’essence, d’assurance, toutes les taxes et frais parafiscaux, les frais de car-wash, parking, et tous les autres frais en lien avec la voiture de société sont également pris en compte pour le calcul du montant.

L’utilisation du budget mobilité

L’employeur peut lui-même décider des possibilités de dépenses qu'il souhaite offrir à quelle catégorie de travailleurs. S’il fait une différence entre les travailleurs, il doit pouvoir la justifier de manière objective. Il doit également faire connaitre les modalités de dépenses à tous ses travailleurs. Le travailleur peut alors décider librement à quoi il alloue son budget mobilité.

La loi prévoit trois catégories (ou piliers) parmi lesquelles le travailleur peut choisir:

• Pilier 1: Une voiture plus respectueuse de l’environnement
  • soit une voiture électrique;
  • soit une voiture répondant à certaines normes en matière d'émissions de CO₂ et de polluants atmosphériques. S’il reste une partie du budget après l’application éventuelle du premier pilier, le travailleur peut l’utiliser dans le pilier 2 et/ou 3.
    

• Pilier 2: L’emploi de moyens de transport durables parmi lesquels les transports en commun, les transports collectifs organisés, les vélos, les motocyclettes, le covoiturage, … Dans ce contexte, certains coûts de logement (loyer/intérêts sur emprunt hypothécaire pour une maison à proximité du lieu de travail, …) sont assimilés à des moyens de transport durable.
• Pilier 3: Enfin, le solde restant après les dépenses éventuelles du pilier 1et 2. Une fois par an, l’employeur verse ce solde en argent à son travailleur, après en avoir préalablement soustrait la cotisation spéciale de 38,07% (à verser à l’ONSS).

Gestion du compte de mobilité

L’employeur peut gérer lui-même le budget mobilité ou utiliser un compte de mobilité géré par un émetteur reconnu.

L’employeur décide lui-même de la façon dont le paiement a lieu. Pour cela, il peut choisir de rembourser les coûts supportés par le travailleur ou opter pour un paiement direct en vertu duquel les coûts sont immédiatement déduits du budget mobilité, ou encore, opter pour une combinaison des deux.

Ce qui est important, c’est que le travailleur soit toujours en mesure de voir un aperçu de son compte de mobilité.

Cotisations et déclaration ONSS

Voiture de société respectueuse de l’environnement: chaque trimestre

Lorsque le travailleur choisit une voiture de société respectueuse de l’environnement, celle-ci fait l’objet d’une cotisation de solidarité CO₂. Chaque trimestre, cette cotisation (code de cotisation 868 et montant de la cotisation) et l’avantage fiscal pour le travailleur (code de rémunération 10) sont indiqués au niveau de la ligne travailleur. La plaque d’immatriculation de la voiture respectueuse de l’environnement est indiquée au niveau de l’entreprise avec une mention spécifique dans une nouvelle zone qu'il s'agit d'une voiture respectueuse de l'environnement.

Solde restant: une fois par an

Une fois par an, en principe à la fin de l’année calendrier et, au plus tard avec le salaire du premier mois de l’année successive, l’employeur paie au travailleur le solde restant dû après application d’une cotisation spéciale de 38,07%. De cette manière, le travailleur se constitue certains droits sociaux (maladie, chômage et pension).

Ce solde (même lorsqu’il est de 0 euro) est indiqué sous le code rémunération 29. La cotisation de solidarité doit être indiquée au niveau de la ligne du travailleur (code de cotisation 869 et montant de la cotisation). Sur la déclaration de ce trimestre, le montant du budget de la mobilité lui-même est également indiqué dans le bloc occupation informations.

Depuis de nombreuses années, le projet « Formation 600 » offre la possibilité à des employés des secteurs fédéraux de la santé de suivre des études d’infirmier breveté (A2) ou de bachelier en soins infirmiers (A1) avec maintien du salaire.

Le projet offre de nouveau la possibilité à aux travailleurs de ce secteur de réaliser les 3,5 ou 4 années d'études dès septembre 2019. Si c’est l’enseignement de promotion sociale qui est suivi, il est accordé un maximum de 5 ans et de la manière suivante : en fonction de l’horaire réel hebdomadaire de travail, les 4 premières années à maximum mi-temps et la 5ème année à maximum temps plein.

Conditions d’accès

Pour pouvoir suivre cette formation, l’employé doit répondre, au 31 août 2019, aux conditions suivantes:

• Etre occupé dans une des institutions publiques relevant des secteurs fédéraux de la santé actuels ou anciens : hôpitaux, maisons de soins psychiatriques, initiatives habitations protégées, services de soins infirmiers à domicile, maisons de repos pour personnes âgées et maisons de repos et de soins, centres de soins de jour, maisons médicales et centres de revalidation ;
• Etre occupé au moins à mi-temps comme statutaire ou avec un contrat de travail à durée indéterminée ou encore avec un contrat de travail à durée déterminée avec la garantie de l’employeur que l’employé, une fois sélectionné pour la formation, restera en service pour la durée de la formation (preuve écrite indispensable lors de l’inscription) ;
• Avoir au début de la formation, une perspective de carrière de 5 ans par année d’études et avoir une expérience de minimum 3 ans dans une ou plusieurs institutions ressortissant du secteur fédéral (privé ou public) de la santé. S’il y a eu plusieurs occupations, le total doit donner au minimum 3 ans;
• Ne pas déjà posséder un brevet, un graduat ou un diplôme de bachelier en soins infirmiers ;
• Répondre aux conditions d’accès à l’enseignement que l’employé souhaite suivre ;
• S’engager à exercer, après la formation, durant au moins 5 ans comme infirmier (à temps plein ou partiel) dans le secteur.

Procédure

Nous vous demandons d’informer les travailleurs concernés de la prolongation du projet dans l’année scolaire 2019-2020.
Dès lors, les employés intéressés par cette proposition et qui remplissent les conditions d’accès, pourront poser leur candidature par courrier, à l’ONSS, en renvoyant le formulaire d’inscription, l’attestation de l’employeur, l’attestation scolaire et l’attestation d’aptitude dûment complétés avant le 6 mai 2019, date de la poste faisant foi.

Conditions supplémentaires

1. Lors de l’inscription au projet 600 le travailleur devra remettre, en même temps que sa candidature, une attestation d’aptitude à suivre les études d’infirmiers et à exercer comme infirmier, délivrée par le médecin conseil du travail de l’employeur puisqu’il s’agit d’un changement de fonction. Le conseiller en prévention/médecin du travail de l’employeur procède à cet examen préalable comme un examen de mutation (examen de recrutement) attendu qu’il s’agit d’un changement de fonction. En effet l’inscription à un tel cycle d’études d’infirmier modifie le panel de missions du travailleur (formation et stage) si bien qu’une évaluation de santé préalable par le conseiller en prévention/médecin du travail de l’employeur est nécessaire car il y a des nouveaux risques liés à cette formation et à ce stage. Le conseiller en prévention/médecin du travail remplit le point A du “formulaire d’évaluation de la santé” (voir modèle qui est ajouté en l’annexe I.4-2, 1re partie du Code du bien- être au travail du 28 avril 2017). Le travailleur doit joindre l’exemplaire qu’il a reçu à ses formulaires de candidature.
   2.    Si un travailleur a déjà suivi avec succès une partie des études il y a plus de 5 ans, soit dernière année réussie avant le 1er septembre 2013, il n’en sera pas tenu compte et en cas de sélection il devra reprendre un cursus complet et s’inscrire comme élève libre. Il devra prouver (via les résultats des examens et l’avis de l’école) qu’il est à niveau pour poursuivre les études.

Des travailleurs du secteur concerné auront la chance de suivre une formation pendant maximum 3 ans et demi (A2) ou 4 ans (A1) dans l’enseignement de plein exercice ou 5 ans dans l’enseignement de promotion sociale. La sélection des candidats sera réalisée par le Comité de gestion du Fonds Maribel Social du Secteur public au sein de l'ONSS début juin 2019, sur base du dossier introduit et de critères objectifs. Le résultat de la sélection sera communiqué aux candidats par écrit ainsi qu’à leur employeur.

L’admission à la formation sera définitive une fois que l’étudiant aura renvoyé le règlement « visé » pour accord, tant par lui que par l’employeur et qu’il aura participé à une des réunions d’information qui seront organisées. Ce règlement lui sera envoyé en même temps que la lettre annonçant son admission à la formation et reprendra les dispositions du protocole d’accord-cadre du 28 octobre 2009 relatif au projet de formation en vue de l’obtention du titre d’infirmier dans le secteur fédéral de la santé.

L’employé admis à la formation doit être remplacé par un autre employé. Pour le financement de cet emploi de remplaçant, l’employeur recevra du Fonds Maribel social une intervention financière annuelle de maximum € 35.065,96 par équivalent temps plein occupé.

Il faut savoir que dans le cas d’une formation dans l’enseignement de promotion sociale, l’employeur sera subsidié les 4 premières années à mi-temps et pour un temps plein la 5è année. L’intervention est adaptée en fonction de l’horaire réel hebdomadaire de travail.

Attention, pour les étudiants qui suivent la formation brevetée en 3 ans et demi, il y a une exception en ce qui concerne l’organisation des congés annuels et le travail pendant les mois de juillet et août de la dernière année d’étude. Les 6 mois supplémentaires en dernière année peuvent commencer plus tôt que septembre. Les étudiants dans cette situation ne pourront pas prester de jours de travail en juillet et août dans la dernière année d’étude.

A partir du 1^er janvier 2019, l'ONEM ne délivre plus de cartes de travail aux demandeurs d'emploi de longue durée et aux jeunes travailleurs pour une occupation dans les communes de la Communauté germanophone.

Cependant, l'ONEM délivre encore jusqu'au 30 juin 2019 des cartes pour les travailleurs qui sont entrés en service avant le 1^er janvier 2019 mais qui n'ont pas introduit de demande d'une carte de travail à temps, de manière à ce qu'ils puissent encore faire usage des mesures transitoires de la réduction groupe-cible demandeurs d'emploi de longue durée ou des mesures transitoirres de la réduction groupe-cible jeunes travailleurs.

Attention, la règle suivant laquelle la demande de délivrance d'une carte de travail au plus tard le 30^ème jour suivant le jour de l'entrée en service doit s'effectuer auprès du bureau de chômage compétent, reste valable. Toute demande qui intervient plus tard implique que la période au cours de laquelle la réduction peut être octroyée est diminuée d'une période qui débute le jour de l'entrée en service et se termine le dernier jour du trimestre au cours duquel l'introduction tardive de la demande d'une carte de travail est effectuée.

Pour rappel, les codes de réduction pour la réduction groupe-cible demandeurs d'emploi de longue durée catégorie générale restent maintenus pour les mesures transitoires, contrairement aux mesures transitoires de la réduction groupe-cible SINE pour lesquelles il y a de nouveaux codes de réduction.