Secrétariats 'Full Service' et prestataires de services (DmfAPPL)
Types
Il existe deux types de mandataires:
- Le Secrétariat 'Full Service' Secretariaat (SFS). Le label secrétariat 'full service' (SFS) est accordé, sous des conditions strictes, à un centre de calcul qui remplit les obligations relevant de la sécurité sociale au nom et pour le compte des administrations provinciales et locales.
- Le prestataire de service. Un prestataire de services est un centre de calcul ou une autre administration qui aide l'administration provinciale ou locale dans sa gestion sociale et à cette fin reçoit l'accès aux données sécurisées de la Sécurité sociale.
Pour être reconnu comme secrétariat full service, les conditions suivantes doivent être remplies:
- Un SFS doit représenter au moins 5 administrations, ou 2 administrations occupant ensemble au moins 1000 travailleurs.
- Le SFS doit traiter l’output de l’ONSS (notifications de calculs et d’erreurs dans la déclaration de sécurité sociale, notifications Dimona), le diffuser et éventuellement le corriger.
- Un SFS doit effectuer diverses transmissions de données via les canaux électroniques prescrits.
- Un SFS doit s’engager à respecter la loi du 8 décembre 1992 sur la vie privée.
Un centre de calcul qui veut se faire enregistrer comme Secrétariat 'Full Service' doit le mentionner via l'application Mahis sur le site portail de la sécurité sociale.
Bien que le SFS soit le mandataire des employeurs affiliés auprès de lui et exécute leurs mandats, il doit veiller à ce que les tâches qu’il exécute soient conformes aux dispositions légales et réglementaires.
Le SFS fonctionne de manière autonome et n’est pas un mandataire de l’ONSS, mais doit se soumettre aux instructions de l’Office qui exerce un certain contrôle sur son fonctionnement. Bien que le SFS soit le mandataire des employeurs affiliés auprès de lui et exécute leurs mandats, il doit veiller à ce que les tâches qu’il exécute soient conformes aux dispositions légales et réglementaires.
Toutefois, seul l’employeur reste civilement et pénalement responsable pour le non-respect de ses obligations dans le cadre de la législation de sécurité sociale. Puisque l’employeur est responsable pour la non-introduction d’une déclaration complète, il ne peut, en vue du respect de ses obligations en matière de sécurité sociale, s’affilier qu’à un seul prestataire de services ou secrétariat full service. Dans la pratique, la déclaration trimestrielle ne peut être introduite que par un seul prestataire de services ou un seul secrétariat full service.
Les données erronées ou incomplètes relatives à la relation existant entre une administration et un prestataire de services ou un secrétariat 'full service' dans le répertoire des employeurs ONSS peuvent donner lieu au rejet de la déclaration DmfAPPL et à une sanction pour cause de déclaration tardive. Toute modification dans les fichiers client d’un prestataire de services ou d’un secrétariat 'full service' doit immédiatement être communiquée à l’ONSS via Mahis.