Woon-werkverplaatsing, bedrijfsvoertuigen en mobiliteitsvergoeding

Terugbetaling woon-werkverplaatsing

De bedragen die gelden als terugbetaling van de kosten die de werknemer maakt om zich van zijn woonplaats naar de werkplaats te begeven en terug, zijn uitgesloten uit het loonbegrip. Evenwel meent de RSZ dat er socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn op deze bedragen indien de raming ervan gebeurt op forfaitaire basis. Voor de berekening van de bijdragen mag men deze forfaitaire bedragen verminderen met de werkelijk gemaakte kosten waarvan het bedrag kan worden bewezen.

 

Gebruik bedrijfsvoertuig

Ook het voordeel dat een werknemer geniet als zijn werkgever hem een voertuig ter beschikking stelt, zowel voor de woon-werkverplaatsing als voor ander privégebruik, is uitgesloten uit het loonbegrip. Op dit voordeel is echter een forfaitaire solidariteitsbijdrage verschuldigd afhankelijk van het CO2-uitstootgehalte en het type van brandstof van het voertuig.

 

Mobiliteitsvergoeding

Vanaf 1 januari 2018 krijgen sommige werknemers die gebruik maken van een bedrijfsvoertuig, de mogelijkheid deze in te ruilen voor een mobiliteitsvergoeding. Wat de bijdragen betreft, geldt hetzelfde systeem als bij de bedrijfswagen: de mobiliteitsvergoeding zelf is vrijgesteld, maar de werkgever is een solidariteitsbijdrage verschuldigd. Die is even hoog als de solidariteitsbijdrage die de werkgever verschuldigd was voor de ingeruilde bedrijfswagen en wordt op dezelfde manier berekend zolang de mobiliteitsvergoeding wordt toegekend.

 

Wanneer kunnen bedrijfswagens worden omgeruild?

Werkgever

  • De werkgever moet gedurende een ononderbroken periode van minstens 36 maanden één of meerdere bedrijfswagens ter beschikking hebben gesteld; een uitzondering wordt gemaakt voor startende werkgevers (behalve voor voortzettingen van de activiteiten van een natuurlijke of andere rechtspersoon). Deze nieuwe werkgevers kunnen ook de mobiliteitsvergoeding invoeren als ze aan één of meerdere werknemers een bedrijfswagen ter beschikking stellen.
  • Hij moet het systeem van inruilen voorzien in de onderneming, dit bekend maken en de eventuele voorwaarden communiceren.

   

 Werknemer

  • Om een mobiliteitsvergoeding te kunnen aanvragen moet de werknemer op het moment van aanvraag bij zijn huidige werkgever:
    • gedurende minstens 3 maanden ononderbroken over een bedrijfswagen beschikken of er voor in aanmerking komen
    • én er minstens 12 maanden in de loop van de 36 voorafgaande maanden over beschikt hebben of er voor in aanmerking gekomen zijn.
    • Dit geldt niet in het geval de onderneming nog geen 36 maanden bestaat (behalve als hij de activiteiten van een natuurlijke of andere rechtspersoon voortzet).
    • Dit geldt evenmin bij aanwerving en in geval van een bevordering of functiewijziging die zich heeft voorgedaan voor 1 maart 2019.
  • De werknemer die beschikking heeft over verschillende bedrijfswagens kan slechts een mobiliteitsvergoeding ontvangen voor de inruiling van één bedrijfswagen. De inruiling van de andere wagen kan geen recht geven op een bijkomende mobiliteitsvergoeding.
  • Specifieke bepalingen gelden voor werknemers die in dienst treden én bij hun vorige werkgever reeds een mobiliteitsvergoeding hadden verkregen of beschikten over een bedrijfswagen.
  • De werknemer die beschikking heeft over verschillende bedrijfswagens kan slechts de vergoeding ontvangen voor de inruiling van een bedrijfswagen én de beschikking houden over een ander bedrijfsvoertuig, als hij voor alle bedrijfswagens aan de 'beschikkingsvoorwaarden' voldoet. Voldoet één van de bedrijfswagens niet aan de vereiste minimumtermijnen, dan moeten alle bedrijfswagens worden ingeruild voor één mobiliteitsvergoeding.
  •  

Bedrijfsvoertuig

  • Enkel de bedrijfsvoertuigen waarvoor de solidariteitsbijdrage verschuldigd is (of zou zijn) én waarvoor een voordeel alle aard wordt berekend (of zou moeten worden berekend) komen in aanmerking (dus wanneer er privégebruik is of zou zijn).

     

Mobiliteitsvergoeding

  • De werkgever beslist zelf om de mobiliteitsvergoeding al dan niet in te voeren. Hij is niet verplicht om dat mogelijk te maken voor alle werknemers. Hij kan bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen verschillende objectieve werknemerscategorieën of aangeven aan welke voorwaarden voldaan moet worden.
  • Alleen werknemers die een bedrijfswagen hebben of er op basis van hun functiecategorie aanspraak op maken, kunnen beslissen die in te ruilen voor een mobiliteitsvergoeding. Ze zijn daartoe niet verplicht. Het betreft een keuze.
  • Als de bedrijfswagen werd toegekend als vervanging of door omzetting van loon (of een ander voordeel, al dan niet onderworpen aan bijdragen), kan het systeem van de mobiliteitsvergoeding dat wettelijk werd voorzien, niet worden toegepast.
  • De mobilteitsvergoeding kan evenmin worden toegekend ter gehele of gedeeltelijke vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel of aanvulling (al dan niet onderworpen aan bijdragen).
  • Het systeem kan wel worden toegepast indien de werknemer geen gebruik maakte van zijn recht op de bedrijfswagen en in de plaats een compenserende vergoeding of voordeel kreeg.
  • De mobiliteitsvergoeding kan eveneens worden ingevoerd ter vervanging van het mobiliteitsbudget.
  • De toekenning van of beschikking over een mobiliteitsbudget beëindigt de mobiliteitsvergoeding de 1ste dag van de lopende maand.
  • Het recht op een mobiliteitsvergoeding vervalt de 1ste dag van de lopende maand bij verandering van functie waarvoor geen bedrijfswagen is voorzien in het loonsysteem van de werkgever.
  • Bij functieverandering of bevordering kan de mobiliteitsvergoeding ook verhogen of verlagen.

   

Veranderen van werkgever

De werkgever overhandigt de werknemer ten laatste op het einde van zijn arbeidsovereenkomst een document met de nodige informatie om bij zijn nieuwe werkgever een mobiliteitsvergoeding aan te vragen op basis van de bedrijfswagen die hem ter beschikking was gesteld of om de mobiliteitsvergoeding verder te zetten.

Gegevens die in het document moeten zijn opgenomen over het bedrijfsvoertuig waarop de mobiliteitsvergoeding gebaseerd is of zal zijn:

  • de periode gedurende welke het bedrijfsvoertuig ter beschikking werd gesteld
  • de cataloguswaarde conform de fiscale bepalingen
  • de CO2-uitstoot
  • type brandstof
  • desgevallend of de brandstofkosten voor de privékilometers geheel of gedeeltelijk door de werkgever werden ten laste genomen
  • desgevallend de eigen bijdrage van de werknemer gedurende de laatste maand vóór de inlevering
  • desgevallend of de toekenning van de bedrijfswagen werd gekoppeld aan een gehele of gedeeltelijke vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen, in natura of enig ander voordeel, al dan niet onderworpen
  • desgevallend het bedrag en de berekening van de mobiliteitsvergoeding op het moment van beëindiging van de overeenkomst
  • desgevallend de datum van inlevering in ruil voor de mobiliteitsvergoeding.

 

Impact

  • De mobilliteitsvergoeding zelf wordt geacht de vergoeding voor de woon-werkverplaatsingen te dekken. Alle verplaatsingsvergoedingen (woon-werk en privéverplaatsingen) die de werkgever bovenop de mobiliteitsvergoeding toekent aan de werknemer, zijn loon.
  • Als enige uitzondering komen de vrijgestelde verplaatsingsvergoedingen in aanmerking die de werkgever in het kader van de woon-werkverplaatsing in de drie maanden vóór de aanvraag tot inruilen van de wagen ook al toekende bovenop de bedrijfswagen. Het gaat daarbij dan ook enkel om bedragen die in dezelfde grootteorde liggen.

 

Berekening van de mobiliteitsvergoeding

  • De vergoeding stemt overeen met de waarde van het gebruiksvoordeel van de bedrijfswagen op jaarbasis:
    • 20% van 6/7 van de cataloguswaarde van de ingeleverde bedrijfswagen, of
    • 24% indien de werkgever (een deel van) de brandstofkosten voor het privégebruik van de wagen betaalde (via tankkaart of terugbetaling brandstofkosten.
  • Het gaat om de fiscale invulling van de cataloguswaarde:
    • de catalogusprijs van het voertuig in nieuwe staat bij verkoop aan een particulier, inclusief opties en werkelijk betaalde belasting over de toegevoegde waarde, zonder rekening te houden met enige korting, vermindering, rabat of restorno.
    • de eventuele bijdrage die de werknemer leverde voor het privégebruik in de maand voor de inlevering van de bedrijfswagen, wordt geëxtrapoleerd naar een jaarbedrag en in mindering gebracht.
  • Het is aan de werkgever om de hoogte van de mobiliteitsvergoeding waar de werknemer recht op heeft vast te stellen.
  • Het gaat om een vast bedrag dat wordt berekend op het moment van overschakeling. Er gebeurt enkel een indexering van de cataloguswaarde op 1 januari van elk kalenderjaar.
  • Het voordeel loopt totdat er opnieuw gebruik gemaakt wordt van een bedrijfsvoertuig voor woon-werk verkeer of voor privéverplaatsingen of totdat de werknemer in een functie belandt waarvoor geen bedrijfswagen is voorzien.

 

Formaliteiten, bijdrage en aangifte RSZ