Werkgever die voor de eerste maal personeel aanwerft

Identificatie bij de RSZ in het kader van de Kruispuntbank van de Ondernemingen

Vanaf 1 januari 2005 moet elke werkgever worden geïdentificeerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en beschikken over een uniek ondernemingsnummer. Indien de werkgever dit wenst kan hij zich vanaf diezelfde datum door de overheid laten identificeren, enkel op basis van zijn ondernemingsnummer (KBO-nummer).

De basisgegevens van elke onderneming, zijn dus beschikbaar bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Elke wijziging die zich in de schoot van de onderneming voordoet (maatschappelijke zetel, adres, activiteit, rechtsvorm, ...) wordt bijgehouden door deze gegevensbank die nu reeds fungeert als authentieke gegevensbron. Meer informatie kan u vinden op de website van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie .

Ter herinnering: elke onderneming moet ervoor zorgen dat zijn vestigingseenheden correct zijn ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen.

De RSZ heeft een dubbele rol ten overstaan van de KBO. Van de ene kant, signaleren wie de hoedanigheid van werkgever verkrijgt of verliest, en van de andere kant het ondernemingsnummer en het nummer van de vestigingseenheid toekennen, wanneer de inschrijving als werkgever gevraagd wordt door:

verenigingen/vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid;
werkgevers die enkel dienstboden of huispersoneel tewerkstellen;
in het buitenland gevestigde natuurlijke personen en rechtspersonen die niet duurzaam in België gevestigd zijn of er geen vestiging hebben.

Elke natuurlijke persoon of groepering van natuurlijke personen (bv. een feitelijke vereniging) of een rechtspersoon (vennootschap, vereniging zonder winstoogmerk...), die voor de eerste maal één of meer werknemers aanwerft, moet dit aan de RSZ meedelen om de hoedanigheid van werkgever te verkrijgen.

De identificatie verloopt via de toepassing " WIDE" (Werkgevers-IDentificatie/ion-Employeurs). Nadat de elektronische aanvraag behandeld is, ontvangt de werkgever een brief van de RSZ met:

het definitieve RSZ-nummer;
de NACE-code (nomenclatuur van de economische activiteiten in de Europese Gemeenschap) die de activiteit(en) van de onderneming omschrijft;
de toegekende werkgeverscategorie(ën).

Het erkend sociaal secretariaat van de werkgever ontvangt een elektronische versie van deze brief.

Bijkomende informatie 1

Bijkomende informatie - Herinnering aan de indificatieprocedure van een werkgever door een ESS

WIDE – Beveiligde omgeving	WIDE – Onbeveiligde omgeving
Het WIDE-formulier (ID122w) invullen (hetzij voorafgaand aan de indienstneming, hetzij op het moment van de indienstneming). De toepassing kent een voorlopig nummer 51.xxx.xxx-xx toe. Dat nummer moet worden gebruikt voor de DIMONA. De aanvraag ID122w moet niet worden afgedrukt, noch worden ondertekend door de werkgever, noch opgestuurd naar de RSZ. (De aanvraag wordt automatisch overgemaakt aan de directie Identificatie.) Een kopie (pdf) van de ID122w wordt naar de e-box van de aanvrager gestuurd.	Het WIDE-formulier invullen (hetzij voorafgaand aan de indienstneming, hetzij op het moment van de indienstneming). De toepassing kent een voorlopig nummer 51.xxx.xxx-xx toe. Dat nummer moet worden gebruikt voor de DIMONA. De aanvraag ID122w moet worden afgedrukt, ondertekend door de werkgever en per post opgestuurd naar de RSZ.
Na behandeling van de aanvraag kent de directie Identificatie een definitief nummer toe. De RSZ stuurt het (papieren) formulier ID101 naar de werkgever en naar de maatschappelijke zetel van het ESS. Dat formulier vermeldt het definitief nummer, de toegekende werkgeverscategorie(ën) en de NACE-code.	Na behandeling van de aanvraag kent de directie Identificatie een definitief nummer toe. De RSZ stuurt het (papieren) formulier ID101 naar de werkgever. Dat formulier vermeldt het definitief nummer, de toegekende werkgeverscategorie(ën) en de NACE-code.
Verzending van de papieren procuratie (ID818) door het ESS met daarop de vermelding van het voorlopige nummer of het ondernemingsnummer. Noodzakelijk om de DMFA te kunnen indienen	Verzending van de papieren procuratie (ID818) door het ESS met daarop de vermelding van het voorlopige nummer of het ondernemingsnummer. Noodzakelijk om de DMFA te kunnen indienen
Na behandeling van de procuratie stuurt de RSZ naar de maatschappelijke zetel van het ESS de papieren bevestiging (ID102) van de registratie van de procuratie.	Na behandeling van de procuratie stuurt de RSZ naar de maatschappelijke zetel van het ESS de papieren bevestiging (ID102) van de registratie van de procuratie.
-	Indien geen door de werkgever ondertekend formulier ID122w wordt ontvangen (binnen de maand na het invullen van het formulier in WIDE), wordt een systeem van 3 rappels geactiveerd gericht aan de werkgever.

Het gebruik van WIDE in beveiligde omgeving wordt sterk aanbevolen om zo veel mogelijk problemen te vermijden.