Caractère rémunératoire
A partir du 1er janvier 2016, les titres-repas ne peuvent être délivrés que sous forme électronique.
La délivrance des titres-repas électroniques se fait en créditant le compte titres-repas du travailleur. Ce compte est une banque de données dans laquelle un certain nombre de titres-repas électroniques seront enregistrés et gérés par un éditeur agréé.
Les titres-repas répondent à la notion de rémunération sauf si les conditions ci-dessous sont simultanément réunies. Les titres-repas octroyés en remplacement ou en conversion de la rémunération, d'avantages en nature ou d'un quelconque autre avantage, passible ou non des cotisations de sécurité sociale, répondent toujours à la notion de rémunération. Depuis le 1er octobre 2011, les titres-repas ou le relèvement de la part patronale des titres-repas (pour autant que les conditions reprises ci-dessous soient respectées) peuvent être octroyés en remplacement des éco-chèques. Le cumul de titres-repas et de repas dans un restaurant d'entreprise est soumis à des règles particulières.
Convention collective de travail
L'octroi de titres-repas doit être prévu par une convention collective de travail conclue au niveau sectoriel ou au niveau de l'entreprise. Si une telle convention ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale ou lorsqu'il s'agit d'une catégorie de personnel qui habituellement n'est pas visée par une telle convention, l'octroi peut être régi par une convention individuelle. Cette convention doit être écrite et le montant du titre-repas ne peut être supérieur à celui octroyé par convention collective de travail dans la même entreprise qui prévoit la valeur faciale du titre-repas la plus élevée.
Tous les titres-repas octroyés en l'absence de convention collective de travail ou d'une convention individuelle écrite, ou octroyés en vertu d'une convention collective de travail ou d'une convention individuelle qui n'est pas conforme à ce qui suit, constituent de la rémunération.
Un titre-repas par jour
Le nombre de titres-repas octroyés doit être égal au nombre de journées effectivement prestées par le travailleur. Dès lors, aucun titre-repas ne peut être octroyé pour les jours fériés, les jours de repos compensatoire, les journées de vacances, les jours de maladie, etc. Il résulte également de ce qui précède qu'un titre-repas doit être accordé par journée prestée à temps partiel, quelle qu'en soit la durée.
Quand un travailleur suit une formation dans le cadre du congé-éducation payé et que cette formation coïncide avec ses heures normales de travail, un titre-repas est dû pour les jours où une formation est effectivement suivie et qui coïncident avec ces heures de travail normales.
Le comptage alternatif:
Sous certaines conditions, un employeur peut opter pour un comptage alternatif du nombre de jours pour lesquels des titres-repas doivent être octroyés
- s'il y a différents régimes de travail pour les prestations dans le groupe des temps pleins et/ou
- s'il y a différents régimes de travail pour les prestations dans le groupe des temps partiels.
S'il y a différents régimes de travail dans un groupe, le comptage alternatif peut alors être appliqué seulement pour ce groupe ou pour toute l'entreprise. Ce système offre la possibilité aux employeurs de prévenir les inégalités entre travailleurs qui sont occupés dans un système avec une durée du travail égale mais qui ont un régime de travail différent.
Seules les entreprises qui sont obligées d'appliquerl'article 26bis de la loi sur le travail du 16 mars 1971 en cas de prestations supplémentaires, peuvent faire usage de ce système. Les institutions publiques peuvent par analogie faire usage de ce système, même si elles ne tombent pas sous cette loi.
Régime de travail:
C'est le nombre de jours par semaine que le travailleur est censé prester (indépendamment du nombre d'heures par jour).
- Exemple 1: Dans l'entreprise A les travailleurs à temps plein (38h) travaillent uniquement dans un régime 5 jours. Les travailleurs à temps partiel (19h ou 30h) travaillent aussi uniquement dans le régime 5 jours. Ici le comptage alternatif ne peut pas être appliqué.
- Exemple 2: Dans l'entreprise B les travailleurs à temps plein (38h) travaillent uniquement dans un régime 5 jours. Les travailleurs à temps partiel (19h ou 30h) travaillent uniquement dans un régime 4 jours semaine. Ici le comptage alternatif ne peut pas être appliqué.
- Exemple 3: Dans l'entreprise C les travailleurs travaillent uniquement à temps plein (38h). Une partie de ces travailleurs prestent les 38h sur 5 jours par semaine, les autres prestent ces 38h sur 4 jours par semaine. Ici le comptage alternatif peut être appliqué.
- Exemple 4: Dans l'entreprise D les travailleurs à temps plein (38h) travaillent uniquement dans un régime 5 jours. Les travailleurs à temps partiel (30h) travaillent dans un régime 4 jours semaine, les autres (19h) dans un régime 3 jours. Ici le comptage alternatif peut être appliqué pour le groupe des travailleurs à temps partiel seulement ou pour toute l'entreprise.
Comptage:
Nombre d'heures effectivement prestées du travailleur pendant le trimestre / durée journalière normale dans l'entreprise et arrondi à l'unité supérieure. >
Le nombre de titres-repas doit être limité au nombre maximum de jours ouvrables du travailleur occupé à temps plein dans l'entreprise.
Durée journalière normale:
Le nombre d'heures par jour qu'il est habituellement presté (donc pas le nombre moyen d'heures par semaine). Dans beaucoup d'entreprises avec une semaine de 40 heures dans un régime 5 jours, ce nombre est 8 heures par jour. Les jours et heures de réduction du temps de travail ne sont pas des heures effectivement prestées.
- Exemple 1: Une entreprise a autant de travailleurs de weekend que de travailleurs de semaine. Le comptage alternatif est appliqué pour toute l'entreprise (autant les travailleurs de semaine que les travailleurs de weekend).
A supposer que les travailleurs de semaine travaillent dans une semaine de 5 jours de 38 heures, le ‘nombre normal d'heures de travail par jour de la personne de référence' s'élèvera à 7,6 (38/5). Ce qui donne pour une occupation effective complète:- (heures effectivement prestées sur base trimestrielle/nombre normal d'heures de travail par jour) = (65 x 7,6) /7,6 = 65 titres-repas sur base trimestrielle pour un travailleur de semaine.
- (heures effectivement prestées sur base trimestrielle/nombre normal d'heures de travail par jour) = (26 x 12) /7,6 = 42 titres-repas sur base trimestrielle pour un travailleur de weekend.
- Exemple 2: Une entreprise a autant de travailleurs de weekend que de travailleurs de semaine. Le comptage alternatif est seulement appliqué aux travailleurs de weekend (qui ont différents régimes de travail)
- Pour les travailleurs de semaine le principe de 1 titre-repas par jour est appliqué.
- Pour les travailleurs de weekend (12 heures/jour) le comptage alternatif est appliqué. En ce cas le ‘nombre normal d'heures de travail par jour de la personne de référence' s'élèvera à 12 (24/2).
Ce qui donne pour une occupation effective complète:- (heures effectivement prestées sur base trimestrielle/nombre normal d'heures de travail par jour) = 312/12 = 26 titres-repas sur base trimestrielle pour un travailleur de weekend.
Les entreprises qui optent pour le comptage alternatif doivent le prévoir dans une CCT ou, à défaut, pour les entreprises qui occupent en moyenne moins de 50 travailleurs et n'ont pas de délégation syndicale, le consigner dans le règlement de travail. La CCT ou le règlement de travail détermine le nombre normal d'heures de travail au sein de l'entreprise et la manière dont le nombre maximum de jours de travail dans l'entreprise est calculé. Cette disposition ne pourra pas enfreindre la réglementation relative à la durée du travail.
Les titres-repas électroniques sont crédités chaque mois, en une ou plusieurs fois, sur le compte titres-repas du travailleur en fonction du nombre prévisible de journées du mois au cours desquelles des prestations de travail seront effectuées par le travailleur. Le nombre de titres-repas doit être mis en concordance avec le nombre de journées au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre.
Les titres-repas attribués en surnombre ou en nombre insuffisant constituent de la rémunération. La fixation du nombre de titres-repas attribués en surnombre ou en nombre insuffisant est déterminée sur base de la situation à l'expiration du premier mois qui suit le trimestre auquel les titres-repas se rapportent.
Au nom du travailleur
Le titre-repas est délivré au nom du travailleur. Cette condition est censée être remplie lorsque les éléments se rapportant à l'octroi du titre-repas (nombre de titres-repas, montant brut des titres-repas diminué de la quote-part personnelle du travailleur) figurent sur le compte individuel du travailleur, conformément à la réglementation relative à la tenue des documents sociaux.
Tous les titres-repas octroyés sans que cette condition soit remplie constituent de la rémunération.
Durée de validité
Le titre-repas sous forme électronique a une durée de validité limitée à douze mois à compter du moment où il est placé sur le compte titres-repas du travailleur et il ne peut être utilisé qu'en paiement d'un repas ou pour l'achat d'aliments prêts à la consommation.
Montant de l'intervention patronale
L'intervention patronale dans le montant du titre-repas ne peut pas être supérieure à 6,91 EUR par titre-repas.
Tous les titres-repas pour lesquels l'intervention patronale est supérieure à 6,91 EUR constituent de la rémunération.
Montant de l'intervention du travailleur
L'intervention du travailleur doit s'élever à au moins 1,09 EUR.
Tous les titres-repas pour lesquels l'intervention du travailleur est inférieure à 1,09 EUR constituent de la rémunération.
Interdiction de cumuler titre-repas et indemnité pour un même repas le même jour
Lorsque l'employeur rembourse le coût réel d'un ou de plusieurs repas (à l'exception du petit-déjeuner) sur une journée, la quote-part patronale du titre-repas doit être déduite une fois de l'indemnité totale correspondant à cette journée, quels que soient la durée de la journée de travail et le nombre de repas indemnisés par l'employeur.
Lorsque l'employeur opte pour une indemnité de repas forfaitaire, l'ONSS tient compte de la durée de la journée de travail pour exempter ou non la deuxième indemnité forfaitaire de repas du calcul des cotisations. Ainsi, si:
- la durée de la journée de travail ne dépasse pas huit heures: le montant équivalent à la quote-part patronale dans le titre-repas doit être déduit de l'indemnité forfaitaire;
- la journée de travail se prolonge au-delà de huit heures: le travailleur peut bénéficier de l'indemnité forfaitaire et du titre-repas si l'employeur peut démontrer que le travailleur a pris un deuxième repas.
Mentions sur le décompte
Le nombre de titres-repas et leur montant brut, diminué de la part personnelle du travailleur, sont mentionnés sur le décompte, visé à l'article 15, alinéa 1er, de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs.
Vérification avant utilisation
Avant l'utilisation de titres-repas sous forme électronique, le travailleur peut vérifier le solde ainsi que la durée de validité des titres-repas qui lui ont été délivrés et qui n'ont pas encore été utilisés.
Editeur agréé
Les titres-repas sous forme électronique ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé conjointement par le Ministre compétent pour les Affaires sociales, le Ministre compétent pour l'Emploi, le Ministre compétent pour des Indépendants et le Ministre compétent pour les Affaires économiques, conformément à l'arrêté royal du 12 octobre 2010.
En cas de vol ou de perte de carte
L'utilisation des titres-repas sous forme électronique ne peut pas entraîner de coûts pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte sous les conditions à fixer par une convention collective de travail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise, ou par le règlement de travail lorsque l'octroi est réglé par un accord individuel écrit. En tout cas, le coût du support de remplacement en cas de vol ou de perte ne peut pas être supérieur à la valeur nominale d'un titre-repas.
Secteur public
Les employeurs du secteur public peuvent, dans les mêmes conditions que les employeurs ressortissant au champ d'application de la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires, octroyer à leurs travailleurs (tant contractuels que statutaires), dans les mêmes circonstances d'octroi, des titres-repas exonérés des cotisations de sécurité sociale.