Les indemnités supplémentaires

En principe, il existe un code rémunération pour chacune des indemnités supplémentaires. Parmi ces codes, une distinction est faite entre les indemnités supplémentaires de nature générale et les indemnités supplémentaires spécifiques pour certaines catégories de personnel.

Les primes, allocations et indemnités supplémentaires de nature générale sont celles qui peuvent être octroyées à tous les membres du personnel. Elles sont déclarées sous les codes rémunération 401 à 499 et les codes rémunération 801 à 899.

Les primes, allocations et indemnités supplémentaires spécifiques à certaines catégories de personnel sont déclarées sous les codes rémunération 501 à 599 et 901 à 999. Ces codes rémunération s’utilisent pour les primes, allocations et indemnités octroyées uniquement à des catégories de travailleurs spécifiques (pompiers, personnel de police, personnel des établissements d’enseignement, personnel infirmier,…). Pour ces catégories spécifiques de personnel la zone « statut » doit aussi être renseignée. 

Dans la DmfAPPL, chaque code rémunération a une signification unique pour les travailleurs tant contractuels que définitifs. Les indemnités supplémentaires soumises aux cotisations de sécurité sociale doivent toujours être déclarées sous les codes rémunération 801 à 999. Les indemnités supplémentaires exonérées de cotisations de sécurité sociale doivent toujours être déclarées sous les codes rémunération 401 à 599.

Pour les membres du personnel nommé la distinction est maintenue entre les codes pour indemnités supplémentaires selon qu’ils répondent ou non aux conditions de l’article 30, §2, 4° de l’AR du 28-11-1969. Les indemnités supplémentaires qui ne satisfont pas à l’article 30 et qui sont par conséquent soumises aux cotisations de sécurité sociale, doivent comme pour les indemnités des membres du personnel contractuel, être déclarées sous les codes rémunération 801 à 999.

Tout code rémunération a une signification unique en fonction de l’assujettissement ou non aux cotisations de sécurité sociale. Le numéro du code rémunération ne contient aucune indication quant au caractère redevable de la cotisation de pension sur l’indemnité.

Les indemnités supplémentaires de nature générale

Les primes, allocations et indemnités complémentaires de nature générale sont renseignées sous les codes rémunération 401 à 499 et sous les codes rémunération 801 à 899.

Les avantages en nature ou sous forme de chèques doivent être déclarés dans la DmfAPPL sous le code rémunération 804 ou 806 si les avantages sont soumis aux cotisations de sécurité sociale. S’ils sont exonérés de cotisations, le code rémunération 404 ou 406 doit être utilisé.

Les codes rémunération 404 et 804 doivent être utilisés si les avantages sont octroyés en fonction du nombre de jours de travail effectif dans le trimestre déclaré. Les codes rémunérations 406 et 806 doivent être utilisés si les avantages sont octroyés indépendamment du nombre de jours de travail dans le trimestre (chèques-sport et culture, éco-chèques…).

Les avantages en nature (habitation, éclairage, chauffage…) d’un concierge qui en plus des avantages en nature perçoit aussi un salaire, sont déclarés sous les codes rémunération 404 ou 804.

Les cadeaux en nature, en espèces ou sous forme de chèques à l’occasion de la Saint-Nicolas, Noël, nouvel an, ou pour une distinction honorifique… sont déclarés sous le code rémunération 403.

Les autres allocations, primes et indemnités sont déclarées en utilisant les codes rémunération 433, 434, 833 et 834.

Lorsqu’elles sont octroyées indépendamment du nombre de jours effectivement prestés au cours du trimestre déclaré, il y a lieu d’utiliser les codes rémunérations 433 (exonéré) et 833 (soumis).

Lorsqu’elles sont directement liées aux prestations effectuées au cours du trimestre, les codes rémunérations 434 (exonéré) et 834 (soumis) doivent être utilisés.

Les allocations, primes ou indemnités suivantes sont déclarées sous les codes 433, 434, 833 et 834 :

• indemnités pour charge qui ne peuvent pas être considérées comme normales et inhérentes à la fonction ;
• supplément de traitement pour les concierges définitifs qui ne perçoivent pas de traitement barémique et qui sont payés par l’avantage en nature ;
• complément du pécule de vacances légal ;
• remboursement de frais en sus des frais réellement exposés ;
• la quote-part de l’employeur dans les chèques-repas qui ne remplissent pas les conditions d’exonération ;
• cadeaux en nature ou en chèques qui ne remplissent pas les conditions d’exonération ;
• gratifications, indemnités et primes de toutes natures ;
• avantages de toute nature ;
• bonification de rattrapage, supplément sectoriel ou prime annuelle assimilée ;
• indemnité pour la préparation, l’organisation et la surveillance des élections ;
• indemnité pour travail dangereux ou insalubre ;
• indemnité pour travail irrégulier ou imprévu ;
• prime de productivité ;
• augmentation de salaire minimale garantie pour un membre du personnel qui est promu à un grade d’un niveau supérieur;
• 74,37 EUR par an payé au personnel des services reconnus d’aide familiale et de personnes âgées ;
• prime de restructuration pour le personnel soignant, infirmier et paramédical (29,35 EUR/mois) ;
• indemnité pour prestations de soirée du personnel infirmier et soignant (plan d’attractivité) ;
• indemnité aux infirmiers qui sont porteurs d’une qualification professionnelle particulière ou d’un titre professionnel particulier (plan d’att ractivité) ;
• autres indemnités spécifiques pour personnel soignant et infirmier ;
• autres indemnités spécifiques pour les médecins.

Envers certaines catégories de travailleurs qui jouissent d’une protection spéciale contre le licenciement, tels qu’une travailleuse enceinte ou un travailleur en interruption de carrière, l’employeur qui ne respecte pas ses obligations légales, contractuelles ou statutaires, est redevable d’une indemnité légale en plus de l’indemnité de rupture. Cette indemnité est exonérée des cotisations de sécurité sociale et est déclarée sous le code rémunération 440.

Les frais propres à l’employeur sont déclarés sous le code rémunération 441. Ces frais se rapportent aussi bien au remboursement par l’employeur des vêtements de travail, à l’équipement et au transport (pour les déplacements de service) qu’à la mise à disposition des vêtements de travail, de l’équipement ou du transport, et sont exonérés des cotisations de sécurité sociale. Toutes les indemnités de vêtements, de transport et de frais de séjour sont déclarées sous le code rémunération 441.

L’allocation de foyer/résidence accordée aux travailleurs contractuels est soumise aux cotisations de sécurité sociale et doit être déclarée sous le code rémunération 821. Pour le personnel nommé à titre définitif, l’allocation est exonérée des cotisations et le code rémunération 421 doit être utilisé.

Les indemnités pour prestations de nuit, de samedi et de dimanche qui selon le cas sont exonérées ou soumises aux cotisations de sécurité sociale et qui ne sont pas soumises aux cotisations de pension pour les nommés à titre définitif sont déclarées sous les codes rémunérations 435 et 436 (exonéré) et sous les codes rémunérations 835 et 836 (soumis). Sous ces mêmes codes sont entre autres déclarés :

• l’indemnité pour les primes, exonérées ou soumises, de nuit, du samedi et du dimanche octroyée à d’autres membres du personnel que ceux du personnel de la police locale (ancien statut) et des services publics d’incendie ;
• les primes exonérées de nuit, du samedi et du dimanche pour le personnel de la police locale (ancien statut) et des services publics d’incendie (AR du 20-6-1994) ;
• le sursalaire soumis pour prestations de nuit qui est octroyé dans le cadre du plan d’attractivité
  • au personnel infirmier et soignant pour les prestations d’avant 20 heures ou d’après 6 heures ;
  • au personnel autre qu’infirmier et soignant.

Le montant de 135 EUR maximum par an qui est alloué à un travailleur en raison de l’adhésion à une organisation syndicale, est exonéré des cotisations de sécurité sociale et est déclaré sous le code rémunération 443.

Le supplément de traitement dans le cadre de la semaine volontaire de quatre jours (loi du10 avril 1995) est déclaré avec le code rémunération 851 (soumis aux cotisations de sécurité sociale et à la cotisation pension statutaires). La prime dans le cadre de la semaine de quatre jours (loi du 19 juillet 2012) est déclarée avec le code 852 (soumis aux cotisations de sécurité sociale). La prime dans le cadre du départ anticipé à mi-temps (loi du 10 avril 1995), du travail à mi-temps à partir de 50 ou 55 ans (loi du 19 juillet 2012) ou d'une fin de carrière en douceur est déclarée avec le code rémunération 452 (exonéré).

La rente allouée en raison d’une incapacité de travail permanente due à une maladie professionnelle ou à un accident de travail est intégralement exonérée de cotisations de sécurité sociale. Pour les membres du personnel encore en activité, la rente est déclarée sous le code rémunération 490. Les membres du personnel qui, après leur sortie de service, continuent de percevoir la rente de leur ancien employeur ne doivent pas être mentionnés sur la DmfAPPL.

Les indemnités supplémentaires spécifiques de certaines catégories de personnel

Les indemnités supplémentaires exonérées sont déclarées sous les codes rémunération 501 à 599, les indemnités supplémentaires soumises sont déclarées sous les codes rémunération 901 à 999.

Pour le personnel des établissements d’enseignement les indemnités de surveillance dans l’enseignement gardien et primaire ou pour l’accompagnement dans le transport scolaire qui sont effectués comme prestations complémentaires et qui sont exonérés de cotisations de sécurité sociale, sont déclarés sous le code rémunération 501.
Les indemnités pour des activités supplémentaires ou d’appoint liées à la fonction qu’effectue un membre du personnel nommé à titre définitif de l’enseignement gardien et primaire rémunéré par le Ministère de la Communauté flamande ou de la Communauté française ne sont pas prises en compte pour le calcul de la pension du secteur public. Elles doivent être déclarées à part sous les codes rémunérations 502 (exonéré) et 902 (soumis). Il s’agit des indemnités pour:

• la surveillance et le gardiennage en dehors des heures de cours effectués dans (ou en dehors d’) un établissement scolaire;
• la tenue de la bibliothèque scolaire;
• les leçons additionnelles ou d’appoint, données par un membre du personnel enseignant aux élèves de sa classe;
• la direction des activités ci-dessus et de toutes les leçons additionnelles et d’appoint.

Les suppléments qui n’ont aucun lien avec des prestations complémentaires (indemnité d’ancienneté, indemnité de diplôme) sont déclarés sous les codes rémunérations 506 (exonéré) et 906 (soumis).

Pour le personnel infirmier et soignant et le personnel paramédical, le supplément de traitement accordé pour des prestations extraordinaires telles que définies dans la circulaire du ministre de Santé publique et de la Famille du 3-11-1972, est déclaré sous le code rémunération 510 (exonéré) ou le code 910 (soumis). Sous l’appellation prestations extraordinaires est compris: 1) les services de nuit, 2) le travail dominical et les jours fériés, 3) les services à prestations variables ou interrompus.

Les indemnités pour le service de nuit sont déclarées sous les codes rémunérations 512 et 912. Sous ces codes sont également déclarés

• l’indemnité horaire de 2,05 EUR  telle que définie dans la Circulaire du 17-4-1989 du Ministre de la Santé publique et de l’Environnement ;
• le sursalaire pour prestations de nuit qui est octroyé dans le cadre du plan d’attractivité pour les prestations entre 20 heures et 6 heures.

Les suppléments de traitement pour les prestations pendant le week-end ou les jours fériés sont déclarés sous le code rémunération 916. Il s’agit entre autres du supplément de 1,021 EUR/heure qui est accordé sur la base de la circulaire de l’INAMI du 17-7-1992.

Pour la prime d’attractivité octroyée par les établissements du secteur public qui relèvent des secteurs de soins de santé fédéraux, c’est le code rémunération 917 qui est utilisé. Ce code doit être utilisé tant pour le personnel infirmier, soignant et assimilé, que pour le personnel administratif.

Pour les médecins, la quote-part variable dans le pool doit être déclarée sous les codes rémunérations 524 et 924.

Pour les pompiers volontaires et les ambulanciers volontaires, les indemnités pour prestations (régulières) prises en considération pour déterminer si le montant limite de 785,95 EUR a été atteint, sont déclarées dans la DmfAPPL sous le code rémunération 542 si le montant limite n’est pas dépassé. Si les indemnités dépassent la limite, le code rémunération 942 doit être utilisé. Dès lors votre administration doit vérifier elle-même si le montant limite en matière de prestations régulières est dépassé.

Le (double) pécule de vacances des pompiers volontaires et les ambulanciers volontaires doit être déclaré sous les codes rémunération 312, 314, 349 et 350.

Pour le personnel du service d’incendie les codes rémunérations 553, 557, 951, 954, 957, 974 et 975 sont utilisés.

La prime d’opérationnalité et de prestations irrégulières est exonérée de cotisations de sécurité sociale sur la base de l’article 30 de l’arrêté royal du 28-11-1969 et est déclarée sous le code 553.

Le supplément annuel pour le chef du service d’incendie et le supplément de traitement POL 44 sont soumis aux cotisations pension pour les nommés à titre définitif et sont déclarés sous les codes 557 ou 957 selon que le supplément est ou n’est pas soumis aux cotisations de sécurité sociale.

Le supplément annuel de traitement qui est octroyé aux officiers du corps des pompiers pour la permanence ne sont pas pris en compte par le SFP pour le calcul de la pension du secteur public et n’est pas soumis par l’ONSS aux cotisations pension; il doit être déclaré sous le code rémunération 951.

L’indemnité supplémentaire pour les heures opt-out prestées au-délà de l’horaire normal est soumise aux cotisations de sécurité sociale et est déclarée sous le code rémunération 954.

L’allocation pour le comptable spécial de la zone de secours est déclarée sous le code rémunération 974.

L’allocation de mandat pour le commandant de zone d’une zone de secours est déclarée sous le code rémunération 975.

Pour le personnel de police qui a opté pour l’ancien statut, les codes rémunération 556, 591 et 991 sont utilisés. Sous le code rémunération 556 est déclaré le remboursement des frais exposés dans l’exercice des missions de police judiciaire. Les codes rémunération 591 et 991 ne peuvent être utilisés pour les ex-gendarmes, les ex-membres de la police judiciaire et les ex-militaires qui optent pour l’ancien statut.

Pour le personnel de police ayant opté pour le nouveau statut, les codes rémunération 570, 961, 962, 970, 971, 974, 975 et 976, 992 et 993 doivent être utilisés.

Sous les codes rémunération 961 et 962 sont respectivement déclarés le supplément de traitement pour l’exercice d’un mandat et l’allocation pour les prestations de service effectuées les samedi, dimanche et jours fériés ou pendant la nuit.

Les « allocations diverses et indemnités visées par l’arrêté royal du 30-3-2001 », soumises aux cotisations de sécurité sociale, sont déclarées dans la DmfAPPL sous le code rémunération 970 qui recouvre entre autres:

• l’allocation pour personnel contactable et rappelable ;
• l’allocation pour service ininterrompu de plus de 24 heures ;
• l’allocation de fonction ;
• l’allocation de formateur ;
• l’allocation forfaitaire pour certains membres du personnel chargés de missions en matière de politique fédérale d’immigration ;
• l’allocation de mentor ;
• l’allocation « Région Bruxelles-Capitale » ;
• l’allocation pour prestations aériennes occasionnelles ;
• l’allocation pour missions d’enseignement ;
• l’allocation de sélection ;
• la prime aux membres du personnel du cadre opérationnel, et du cadre administratif et logistique de la police fédérale et des corps de police locale chargés de tâches informatiques en 2001.

Les « allocations diverses et indemnités NON assujetties aux cotisations de sécurité sociale » sont déclarées dans la DmfAPPL sous le code rémunération 570 et recouvrent entre autres les remboursements de frais suivants :

• l’indemnité pour frais réels d’enquête ;
• l’indemnité de téléphone ;
• l’indemnité d’entretien pour chien policier ;
• l’indemnité de déplacement dans le cadre de la navigation intérieure ;
• l’indemnité pour frais funéraires en cas de décès du conjoint (ou de la conjointe) ou d’un enfant.

Sous le code 570 est déclarée l’indemnité pour service permanent auprès du SHAPE et la partie exonérée de l’allocation pour les ex-militaires recrutés qui sont transférés à la zone de police locale. Ces indemnités sont, pour les nommés à titre définitif, exonérées sur la base de l’article 30, § 2, 4° de l’AR du 28-11-1969.

Les “allocations et indemnités diverses autres que celles prévues dans l’AR du 30-3-2001” qui sont soumises aux cotisations de sécurité sociale, sont déclarées sous le code rémunération 971. Sous ce code est également déclarée la partie soumise à cotisations de l’allocation des ex-militaires recrutés qui sont transférés à la zone de police locale.

L’allocation octroyée au comptable spécial de la zone de police locale doit être déclarée sous le code 974. De même, pour déclarer l’allocation octroyée à un receveur régional qui passe au cadre administratif et logistique de la police locale en tant que comptable spécial, ce code doit être utilisé.

Sous le code rémunération 975 est déclarée l’allocation du secrétaire de la zone de police locale.

Sous le code 976 est déclarée la prime de compétence qui est payée une fois par an dans le courant du mois de septembre au membre du personnel qui a suivi avec succès une formation certifiée.

Sous le code 992 sont déclarés un certain nombre de suppléments de transition applicables aux membres du personnel du cadre opérationnel.

Sous le code 993 sont déclarées l’allocation annuelle de formation et l’allocation annuelle de maîtrise octroyées aux ex-militaires transférés.

Indemnités supplémentaires octroyées indépendamment du nombre de jours de travail effectif durant le trimestre de la déclaration

Pour les indemnités supplémentaires qui sont octroyées indépendamment du nombre de jours de travail effectif durant le trimestre de la déclaration, et qui sont soumis aux cotisations de sécurité sociale, il faut tenir compte de règles spéciales. Cela concerne les indemnités suivantes:

• la prime de fin d’année (code rémunération 817) ;
• l’avantage en nature ou sous forme de chèques (code rémunération 806) ;
• les autres allocations et primes comme la prime d’ancienneté ou la prime de mariage (code rémunération 833) ;
• les suppléments accordés au personnel des établissements d’enseignement qui ne sont pas tenus à des prestations supplémentaires (code rémunération 906) ;
• la prime d’attractivité (code rémunération 917) ;
• les suppléments de salaire octroyés aux officiers qui prennent part aux permanences des corps de police et de pompier (code rémunération 951) ;
• le supplément de salaire annuel en faveur du chef de service incendie (code rémunération 957).

Cela concerne les primes, les indemnités et allocations dont le montant de base s’élève à plus d’un trimestre, ou les primes ou indemnités uniques qui sont accordées au travailleur. Elles sont généralement déclarées pendant le trimestre durant lequel elles sont payées.

S’il s’agit de primes payées tous les six mois ou plus, et qui sont plus élevées de 20% des autres salaires de la période de référence, elles sont uniformément divisées entre les différents trimestres de la période de référence.

Si elles sont payées durant un trimestre pendant lequel le travailleur n’est déjà plus en service, il convient de les mentionner sur la déclaration du dernier trimestre durant lequel le travailleur était en service.

Pour tous ces avantages indiqués sous ces codes, la périodicité du paiement doit également être indiquée.

Par dérogation à la règle générale, ces montants sont seulement totalisés pour autant qu’il s’agisse d’avantages payés avec la même périodicité. Si dans le courant du trimestre différentes primes avec une périodicité différente sont payées, il faut scinder les montants.

Aucune des institutions qui fait usage des données mentionnées dans la DmfAPPL ne doit connaître cette donnée par ligne d’occupation. Il n’y a donc aucune objection à ce que, s’il doit y avoir plusieurs lignes d’occupation pour un travailleur, le montant total de cet avantage pour l’ensemble du trimestre soit rassemblé sur une seule ligne d’occupation.